Dirección de Sistemas Claudio Schicht
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Definición de sistemas. Dato. Información. Características y atributos de la información. Concepto y función de los sistemas de información. Sistemas según los niveles de la organización. Sistema de procesamiento de transacciones. Sistemas para la administración táctica. Sistemas para la administración estratégica. Los sistemas según su aporte a las metas organizacionales. Sistemas de información estratégica y sistemas para la administración del cambio organizacional
QUÉ ES UN DATO? Un dato es un elemento de conocimiento que carece de significado por sí mismo o que está fuera de su contexto.
QUÉ ES LA INFORMACIÓN? N? Es un dato (o un conjunto de datos) elaborado y situado en un contexto, de modo que tiene un significado para alguien, en un momento o lugar determinado.
QUÉ ES UN SISTEMA? Es un conjunto de componentes o partes que interactúan entre sí para alcanzar algún objetivo. Sistema solar, sistema nervioso, sistema decimal, lenguaje, sistema binario, una organización, una fábrica, una universidad
RELACIÓN N ENTRE DATOS E INFORMACIÓN DATOS Se consideran como la materia prima para producir información. Es el SISTEMA mecanismo o proceso por el cual se generará información. INFORMACIÓN Está formada por datos que, en un contexto, tienen significado para alguien.
ATRIBUTOS DE LA INFORMACIÓN Exactitud: Representa la situación a la cual hace referencia? Forma: Cualitativa, cuantitativa, numérica, gráfica, impresa. Frecuencia: Cada cuánto tiempo se la procesa? Cada cuánto tiempo se la requiere? Temporalidad: Información pasada, Información actual o Información proyectada. Relevante: La información que se toma es por si acaso? Completitud: Es posible responder todas las preguntas con la información brindada? Oportunidad: Información actualizada y disponible cuando se la necesita
QUÉ FACTORES AFECTAN A LA INFORMACIÓN? N? Incertidumbre: Situación en la cual la información necesaria esta sujeta a factores de probabilidad de que se materialice. Ruido: Errores o distorsiones en la transmisión de información. Redundancia: Repetición de parte o de todo un mensaje para evitar el ruido. Conocimiento: Información valorada, información sometida a un proceso de juicio.
TIPOS Y FUENTES DE LA INFORMACIÓN Interna o externa: Dónde se originó, dentro o fuera del sistema? Básica o secundaria: La información en algún proceso de transformación? Primaria: Observada, experimentada o valorizada subjetivamente. Secundaria: Publicaciones, Organismos oficiales.
DEBEMOS CONSIDERAR La calidad de los datos obtenidos Sin desvíos Relevantes Confiables Homogéneos Con antigüedad INFORMACIÓN VALORADA TOMA DE DECISIONES
Procesos de Negocio Un proceso de negocio es un conjunto estructurado de actividades coordinadas, organizadas y enfocadas para producir una salida determinada o lograr un objetivo. Los procesos de negocio describen cómo es realizado el trabajo en la empresa. OBJETIVO SATISFACCIÓN N DE LAS DEMANDAS DEL CLIENTE Y LOS MERCADOS
Ejemplos de Procesos de Negocio Area Funcional Manufactura y Producción Venta y Marketing Finanzas y Contabilidad Recursos Humanos Proceso de Negocio Ensablar el producto Vender de producto Pagar acreedores Contratar Empleados Proceso de ejecución de un pedido Ventas Genera el pedido Remite el pedido Contabilidad Verifica el crédito Aprueba el crédito Genera Factura Manufactura y Producción Ensambla el producto Distribuye el producto
Sistema Informático Hardware + Sistema Computarizado Software + Datos
Sistema Informático lo podemos visualizar como un conjunto de funcionalidades operativas que son requeridas por un Proceso de Negocio. Por lo cual un Sistema Informático apoya al Proceso de Negocio.
Quien Quien: individuos, grupos de personas o departamentos organizacionales. Recurso: Entradas, Salidas, Resultados que son requeridos, consumidos o utilizados por la actividad Herramientas son necesarios y usados por la actividad. Ejemplo: Sistema Informático tico.
Qué es un Sistema de Información? Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar distribuir información para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control de una empresa o negocio. y
Forma Manual o Automatizada Procesamie nto Entrada Salida Almacenamie nto
personal personal hardware hardware software datos Combinar Redes de Comunicaci ón procedimientos procedimientos Sistemas de Información Para crear Capacidad de Procesamiento y Almacenamiento de Información Qué Proporciona Información n para la toma gerencial de decisiones
Quienes utilizan los SI? Los sistemas de información ayudan a los administradores y al personal de la Organización a analizar problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos. TODOS
Cuáles son las actividades básicas de los SI? Entrada: Toma o relevamiento de los datos necesarios. Almacenamiento: Guardar la información. Procesamiento: Transformación de datos fuentes en información utilizada para la toma de decisiones. Salida: Sacar la información procesada. Las cuatro actividades puede ser en forma manual o automática.
Cuáles son las actividades básicas de los SI? Clientes Entrada Medio Ambiente Organización Sistema de Información Procesamiento Clasificar Ordenar Calcular Retroalimentación Proveedores Salida o Producto C o m p e t i d o r e s Accionistas
Cuáles son las actividades básicas de los SI? Un sistema de información contiene datos sobre la Institución y su entorno. Tres actividades básicas (entrada, procesamiento y salida) producen la información necesaria para las instituciones. La retroalimentación es el producto regresado a personas o actividades apropiadas en la institución para evaluar y afinar la entrada.
Cuáles son los objetivos básicos de los SI? Eficiencia Efectividad Procesos de Negocio Toma gerencial de decisión Colaboración entre los grupos de trabajo en un mercado tan cambiante Eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viable Efectividad es la capacidad de lograr un efecto esperado.
Cuáles son los objetivos básicos de los SI? Automatizar procesos operativos. Apoyo para el proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso. Proporcionar la comunicación y el poder de análisis que muchas empresas requieren para llevar a cabo el comercio y administrar los negocios a una escala global.
Sabemos Gerentes de nivel estratégico son los que establecen las estrategias a largo plazo y fijan los objetivos corporativos y las políticas en conformidad a esos objetivos. (largo plazo) Gerentes de nivel táctico son los responsables en poner en práctica los objetivos y las políticas establecidas en el nivel estratégico (mediano plazo) Gerentes de nivel operativo realizan las tareas especificas bajo la dirección de los gerentes de nivel táctico. (corto plazo)
Cómo evolucionaron los SI en una Organización? Período Concepción de la Información 1950-1960 Requerimiento burocrático y necesario. Dragón de papel 1960-1970 Apoyo a propósitos generales 1970-1980 Control administrativo a las necesidades del usuario SI Máquinas electrónicas de contabilidad (MEP) SI para administración Sistema de soporte gerencial Finalidad Velocidad en la contabilidad y en procesamiento de documentos Velocidad a los requerimientos generales de información a ser presentada Mejorar y adaptar de manera especifica la toma de decisiones 1985... Recurso estratégico Ventaja competitiva Arma estratégica Sistemas estratégicos Promover la sobrevivencia y prosperidad de la institución
Clasificación de SI Clientes Sistemas Estratégicos Proveedores Sistemas de apoyo a las decisiones (Nivel Gerencial y altos ejecutivos) Sistemas transaccionales (Nivel Operativo)
Podemos definir que SI existen Sistemas transaccionales (Nivel de oficina y Operativo) Automatización de tareas operativas de la organización. Manejo de gran cantidad de información. Sistema de Apoyo a las decisiones (Nivel Táctico) Apoyo para los mandos medios y la alta administración. Poco entrada y salida de datos e intensivos cálculos. Gran cantidad de información relevante y oportuna para la toma de decisiones en ambientes con incertidumbre Sistemas estratégicos (Nivel Estratégico) Desarrollo in house. Apoyan el proceso de innovación de productos y procesos dentro de la empresa.
Clasificación de SI Clientes ESS Proveedores DSS GDSS EDSS EIS MIS TPS
Tipo de Sistemas TPS Sistema: Ventas y Marketting Sistema de Pedidos de Venta Sistema de Investigación de Mercados Comisiones por Venta Administración de Ventas Investigación de Mercado Promociones Manufactura y Producción Sistema de Producción Sistema de Ordenes de compra Sistema de Control de Inventarios Contabilidad y Finanzas Contabilidad Cuentas por Cobrar y Pagar Sistema de Administración de Fondos Recursos Humanos SI de Sueldos y Jornales SI Administración de Personal Sistema de Gestión de RRHH Programación Presupuestos Registración de Personal Compras Facturación Búsqueda de Personal Embarque y Contabilidad de Capacitación Recepción Costos Fijación de Precios Operaciones Registración de asientos Productos Nuevos Otros Tipos (Ejemplo Universidad) Sistema de Registro de alumnos Sistema de control de planes de estudio Sistema de registro académico Admisiones Calificaciones Registro de cursos Registro de Personal Docente SI F u n c i o n e s
Nivel Gerencial Archivos de Datos MIS: Sistema de Información Gerencial Sistema de Procesamiento de Pedidos Archivos de MIS (Datos) Ventas Sistema de Planeación de materiales Producto Costo unitario MIS Informes Productos Sistema de De Contabilidad Gastos
Nivel Gerencial EIS: Sistema de Información para ejecutivos. GDSS: Sistema de Apoyo a la toma de decisiones en grupo. (Hardware Software Procedimientos - RRHH) Datos Componentes Administrador de datos EDSS: Sistema Expertos de apoyo a la toma de decisiones. (Modelos de Simulación) DSS: Sistema de apoyo a la toma de decisiones (Diferentes escenarios = If ) Administrador de modelos Modelos de Decisión Inventarios Control de Proyectos Programación Lineal Simulación Distribución Análisis Estadísticos Generación de Escenarios Planeación financiera Otros Interfase de Usuario
Nivel Gerencial EDSS: Sistema Expertos de apoyo a la toma de decisiones. (Modelos de Simulación) ExtendSim v7
Resultados C o
Nivel Estratégico ESS: Sistema de apoyo a ejecutivos. ESS Datos Externos DSS. MIS TPS A qué negocio nos debemos dedicar? Qué están haciendo los competidores?.
Ejemplos Pronósticos de ventas a 5 años Planeación de mano de obra Planeación de Utilidades Análisis por territorio de ventas Diagramación de Producción Análisis de costos para presupuesto anual Análisis de costos contratos Seguimiento de pedidos Procesamiento de pedidos Control de pedidos Control de movimientos de materiales Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Administración de impuestos Informaciones al BCRA Renuneraciones Registro y datos de empleados Ventas y Markerting Manufactura Finanzas Contabilidad Recursos Humanos
Ejemplo: Sistema de Información de Ventas y Marketing Procesamiento de Pedido Análisis del Mercado Sistema Descripción Nivel Organizacional Análisis de fijación de precios Pronóstico de tendencias de ventas Ingresar, procesar y registrar pedidos Identificar a los clientes y mercados utilizados datos tendencias y comportamiento del consumidor, del mercado y demográficos Determinar precios para productos y servicios Preparar pronóstico de ventas a mediano plazo Operativo Transaccional Conocimiento Creación de información Gerencial Estratégico
Ejemplo: Sistema de Información de Recursos Humanos Sistema Descripción Nivel Organizacional Entrenamiento y Desarrollo Registro de las capacidades Transaccional y habilidades del personal Trayectoria profesional Diseñar puesto de trabajo Conocimiento Análisis de remuneraciones Supervisar la distribución de Gerencial sueldos y prestaciones de empleados Planeación de recursos humanos Planificar la necesidad de RRHH. a largo plazo Estratégico
Estructura Tradicional de los Sistemas P R O V E D O R E S Manufactura Contabilidad Finanzas Procesos de Negocio Sistema de manufactura Procesos de Negocio Sistema de contabilidad Procesos de Negocio Sistema de finanzas Ventas y Marketing Procesos de Negocio Sistema de Ventas y marketing Recursos Humanos Procesos de Negocio Sistema de RRHH C L I E N T E S Sistemas de Información
SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO Módulo 1 Módulo 2 Proveedores Procesos de negocio Procesos de negocio Procesos de negocio Procesos de negocios de toda la empresa Clientes Otros Organismos Módulo 3 Base de Datos Módulo n Módulo n-1
Control de Existencias Administrar nuevos productos Relaciones con los clientes Análisis de Presupuesto Planeamiento de la Producci ón La Empresa? Programaci ón de ventas Gesti ón con los proveedores Gesti ón de pedidos Preparaci ón del presupuesto Etcétera.
SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO Es un sistema que puede integrar los procesos de negocios clave de una empresa en un solo sistema de software y el dato ingresa por un único punto del sistema, y como consecuencia de ellos, produce la actualización en tiempo real de la base de datos de todos los módulos del sistema que hacen uso de esa información. Módular Integral Adaptativo
SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO Recepción de materiales SISTEMA INTEGRADO Actualización de archivo de existencias de materias primas y materiales Generación de información para procesar el pago a proveedores Imputación contable Etcétera
SISTEMAS DE INFORMACIÓN INTEGRADOS Empresa Planificación de recursos empresariales ERP Sistema de Administración Cadena de Abastecimiento SCM Proveedores Sistema de administración de la relación con el cliente CRM Clientes
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ERP (Enterprise Resourse Planning) Set de aplicaciones de software que coordina y apoya los procesos básicos funcionales del negocio de una empresa desde la evaluación de los materias primas hasta la facturación de cliente. Columna Vertebral del Negocio
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES P R O V E D O R E S Compras y cuentas a pagar Administración de planta Inventario entrada Planeación Demanda Fabricación Logística Distribución Pedidos Programación y Fabricación Finanzas y Contabilidad Recursos Humanos Control y Almacenamiento Distribución y cuentas por cobrar C L I E N T E S
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Ventajas o Integración de producción, ventas, finanzas, recursos humanos y contabilidad. o Reduce o Costos de logística y producción o Inventario o Personal o Tiempo de comercialización Coordinación o Mejora la Información para la toma de Decisiones o Ventaja estratégica sobre los competidores
PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES Desventajas o La implementación requiere cambios en la empresa y en sus procesos. o Compleja implementación. o Capacitación continua de los empleados.
ADMINISTRACIÓN DE LA RELACIONES CON LOS CLIENTES CRM (Customer Relationship Managament) Sistema empresarial interfuncional que integra y automatiza los procesos de atención al cliente en ventas, marketting, y servicios al cliente que interactúan con los clientes de una empresa.
ADMINISTRACIÓN DE LA RELACIONES CON LOS CLIENTES Estrategia de negocio Enfocada CLIENTE Cliente Adquirir Incrementar Retener Empresa Herramientas Operativas: Automatización de fuerzas de ventas y centros de servicios al cliente Analíticas: Analizar, predecir y pronosticar ventas Colaborativas: Sistemas de autoservicio para los clientes, coordinación de ventas, servicios a clientes en canales
ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO SCM (Supply ChainManagement) La cadena de abastecimiento es un sistema interfuncional e interempresarial que une todos los procesos de todas las empresas que participan en la producción, distribución, manipulación, almacenamiento y comercialización de un producto y sus componentes.
ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO Integración de la cadena de abastecimiento Proveedor Fabricante Distribuidor Vendedor Consumidor Datos compartidos
ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO oprocesamiento de Pedidos más rápidos oreducción de niveles de inventarios oagilidad y capacidad de respuesta hacia los clientes omenores costos de transacción orelaciones estratégicas con los proveedores ocomunicación y coordinación con proveedores oinformación para la toma de decisiones en tiempo real
PROVEEDORES SAP ORACLE JDEdwards PeopleSoft Siebel SSAGlobal (Baan) Tango Bejerman Calipso
APLICACIONES DE NEGOCIOS ELECTRÓNICOS Internet Extranets Proveedores y otros Socios de negocio Límite de la empresa SCM Intranets ERP Intranets CRM Extranets Consumidores y Clientes del negocio
SISTEMA INTEGRADO PARA LA GESTIÓN INMOBILIARIA Software de Gestión Inmobiliaria Registrar datos de las propiedades ABM (Alta, Baja y Modificación de Datos) Consultas de datos Registrar datos de los clientes (ABM) Enviar información por e-mail a los clientes Registrar visitas a propiedades I mprimir reportes Confeccionar estadísticas WebSite Compartir datos con otras inmobiliarias asociadas Otros
PROVEEDORES INFOCASA XINTEL GLOBAL-SYSTEM