CÓDIGO IT-DSC-009 PÁGINA 1 DE 7 1. OBJETIVO Establecer las actividades para realizar la actualización de datos de los clientes en el sistema de información Intelisis. 2. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO 2.1. Por qué actualizar los datos del cliente? Uno de los factores más importantes para retener y fidelizar los clientes de Tracker de Colombia es mantener los datos de los clientes actualizados, de esto depende que podamos contactarlos para prestar los servicios de las diferentes líneas de negocios, comercializar el portafolio de servicios, atender los requerimientos, gestionar las diferentes campañas desde el Contact Center y en general mantener un contacto seguro con nuestros clientes. Es importante tener en cuenta que el cumplimiento de las metas organizacionales, no solo es un beneficio para los Accionistas de la empresa; es la continuidad del negocio, del cual todas las partes interesadas nos vemos beneficiados (Accionistas, Proveedores, Clientes, Empleados, Comunidad). De tal forma invitamos a los Asesores y personal relacionado, a realizar la actualización de datos en todo contacto que tengan con los clientes. Para realizar esta actividad deben interactuar con el sistema de información Intelisis, a continuación se describen las instrucciones generales: 2.2. Ingresar al Sistema de Información Intelisis Para actualizar los datos lo primero que se debe hacer es ingresar al sistema, para esto previamente es asignado a cada Asesor un usuario y una clave. Adicionalmente en cada PC se ha instalado el programa de Intelisis. Inicialmente se ingresa al IT Connect: Aprobado Gerente de Servicios y Gestión de Clientes Fecha 16/04/2015 Revisión No.: 3 Para Utilizar este documento siempre se debe consultar el documento en el aplicativo Q Net
PÁGINA 2 DE 7 Posteriormente se ingresa a la base de datos de Intelisis, haciendo doble click en el icono Intelisis Colombia : Posteriormente aparece una validación para ingreso, se debe dar click en la opción RUN
PÁGINA 3 DE 7 Se debe seleccionar la base de datos a la cual desea ingresar, aparece un listado donde se selecciona la base de Colombia identificada como ProdColombia. Se debe dar click en la opción OK. Por último se ingresa la segunda clave (usuario y contraseña) De esta forma se obtiene acceso al sistema de información.
INSTRUCTIVO PARA ACTUALIZACIÓN PÁGINA 4 DE 7 2.3. Instrucciones para Actualizar los Datos del Cliente Una vez hayan ingresado al sistema de información, deben ubicar la suite Cuentas, al ubicar el cursor en la suite y dar click, se despliega un menú de opciones, deben seleccionar la opción Clientes, esta a su vez tiene dos opciones habilitadas, deben ubicar el cursor y dar click sobre la opción Clientes. Al seleccionar esta opción se abre el catálogo de clientes donde se puede buscar por el COC, por el número de cedula o NIT, o por el nombre del cliente. El sistema realiza una búsqueda de acuerdo a la información suministrada y arroja los resultados posibles, deben seleccionar el cliente del listado que aparezca y dar click sobre el botón Abrir.
PÁGINA 5 DE 7 Al realizar este procedimiento se abre una nueva ventana con los datos del cliente, esta ventana tiene varias pestañas donde se puede registrar diversa información, siempre va a aparecer la pestaña de datos generales, que es donde se registra la información principal. En esta ventana se realiza la actualización de la dirección, en el campo dirección, después de realizar cambios se debe obturar la tecla Enter ; teléfono fijo en el campo teléfonos, después de realizar cambios se debe obturar la tecla Enter, en el campo teléfono 2 se registra el número celular, después de realizar cambios se debe obturar la tecla Enter. En los campos de teléfonos solo se permite registrar un número telefónico en cada campo, no se pueden registrar dos números separados por comas u otros caracteres. Únicamente se pueden registrar números, no se pueden registrar letras u otros caracteres No se debe modificar la información que se encuentra encerrada en el recuadro de color verde. En el campo contactos, se registra el nombre del contacto que el cliente autorice para recibir información de sus servicios, después de realizar cambios se debe obturar la tecla Enter ; en el campo correo electrónico digitamos el correo electrónico suministrado por el cliente, después de realizar cambios se debe obturar la tecla Enter. Al finalizar se debe guardar la información por la opción de guardar (disco).
INSTRUCTIVO PARA ACTUALIZACIÓN PÁGINA 6 DE 7 En caso que el cliente suministre más de dos números telefónicos se deben registrar en el menú Edición / Otros teléfonos, una vez registrados los teléfonos se debe dar click en guardar y cerrar. Se pueden ingresar n cantidad de teléfonos ya que no hay límite de ingreso.
PÁGINA 7 DE 7 Para verificar los cambios efectuados desde la ventana clientes, se digita Ctrl H, este menú es el control de cambios realizados. En este menú hay una lista desplegable que permite elegir el rango de consulta (por mes o por semana). De esta manera puede verificar que los cambios realizados, se hayan registrado efectivamente. Cualquier duda o inquietud sobre este instructivo, puede consultarla con su Jefe inmediato.