SISTEMA DE PRESUPUESTACIÓN Y REPORTING PARA LA EMPRESA Autor: Cobreros Herrera, Pablo. Director: Ferrer Hernández, José Manuel. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO El presupuesto es uno de los documentos más importantes y significativos en una administración o empresa. La realización de presupuestos e informes financieros precisos, útiles y detallados ha sido uno de los objetivos principales de las empresas desde hace años. La planificación de los objetivos y las operaciones presupuestarias y administrativas y su posterior seguimiento supone hoy en día algo vital en toda organización empresarial para una mejora en la toma de decisiones. Por todas estas necesidades los sistemas de información gerencial y las herramientas Business Intelligence están tratando de beneficiarse de las oportunidades que existen actualmente en el mercado. Se ha producido una gran evolución en dichos sistemas por parte de los fabricantes en los últimos años. Los sistemas denominados ERPs (Enterprise Resource Planning) y CRMs (Customer Relationship Management) se desarrollaron para el control, gestión y planificación de los recursos y contactos de las compañías, pero no trataban los desarrollos y el seguimiento de los presupuestos e informes presupuestarios. Es en los últimos años cuando se ha tratado de elaborar herramientas capaces de ello, estas herramientas son las denominadas CPMs (Corporate Performance Management) encargadas de la evaluación general del rendimiento de las compañías. Todas estas herramientas están dirigidas a grandes compañías con un amplio volumen de información, sin embargo, no existen demasiadas herramientas de gestión similares para pequeñas y medianas empresas (PYMES). Las motivaciones del proyecto propuesto son por un lado la necesidad que tienen las pequeñas y medianas empresas de herramientas de presupuestación y reporting, y de herramientas de planificación y por otro lado la gran oportunidad que hay en el mercado descrito y la evolución de los sistemas citados.
En este Proyecto Final de Carrera se ha desarrollado un sistema Web basado en informes presupuestarios, que siendo más económico que las herramientas de información gerencial actuales y más adecuado para las pequeñas y medianas empresas, pretende elaborar presupuestos e informes de comparación de forma automática, basándose en el análisis de históricos, y permitir su posterior seguimiento. Por su potencia de desarrollo en soluciones Web, integración de funciones, facilidad de uso y documentación existente, el proyecto ha sido desarrollado en el leguaje de programación java (jdk 1.5.08) (compilador y librerías) con el entorno de desarrollo Eclipse-SDK-3.1.1. y el banco de trabajo MyEclipse 5.0. Por razones similares el servidor de aplicaciones y el servidor de bases de datos utilizados han sido Apache Tomcat 5.5 y MySQL Server 4.1 respectivamente. Asimismo las funciones de carga de datos maestros en la base de datos se han desarrollado en el lenguaje de programación Microsoft Visual Basic 6.3 (compilador y librerías). El sistema permite al usuario la administración de los usuarios, las unidades presupuestarias y las zonas de la empresa, la carga de informes con los datos que se dieron en la realidad y la generación y seguimiento de presupuestos e informes de comparación entre los presupuestos y los datos reales, todo ello con un tiempo de respuesta mínimo y un interfaz de usuario sencillo e intuitivo. Los tipos de informes que puede generar y manejar el sistema son los siguientes: - Presupuestos - Informes de comparación: Son informes que muestran las diferencias existentes entre un presupuesto que se generó en el sistema y las cifras que se dieron posteriormente en la realidad. Dichas cifras son cargadas con la funcionalidad de carga de datos externos. - Informes de datos reales: Son los informes procedentes de tablas de ficheros Excel con los importes que se dieron en la realidad. La estructura de los informes utilizada mostrará todos los apuntes realizados en el informe. Cada apunte constará de la cuenta contable utilizada, la descripción de dicha cuenta y el saldo de la misma. Las posibles cuentas a manejar son las descritas en el texto legal que regula la contabilidad de las empresas: el Plan General de Contabilidad. En la siguiente figura se muestra un presupuesto generado por el sistema:
Figura 1 El sistema lleva un control de los usuarios y sus perfiles. Cada perfil asignado le concederá al usuario los privilegios en la aplicación que conlleve el mismo. Se definen los siguientes perfiles para administración, visualización de datos, generación de informes y carga de datos: - Administrador: Usuario con todos los permisos. - Jefe de Zona: Usuario con permisos únicamente para su zona. - Jefe de Unidad: Usuario con permisos únicamente para su unidad presupuestaria. La aplicación se divide en cuatro módulos que permiten realizar las funcionalidades descritas: - Módulo de administración: Permite al usuario con perfil administrador añadir, buscar, modificar y eliminar tanto usuarios, unidades presupuestarias y zonas. - Módulo de seguimiento: Permite al usuario visualizar y modificar todos los informes, tanto presupuestos como informes de comparación e informes de datos reales pertenecientes a las unidades presupuestarias que le conciernen.
- Módulo de generación: Permite la generación automática basada en análisis de históricos de presupuestos e informes de comparación. Módulo de carga de datos reales: Permite la carga de informes en el sistema con los datos que se dieron en la realidad, procedentes de tablas de archivos Excel.
BUDGETING AND REPORTING SYSTEM FOR THE ENTERPRISE The budget is one of the most significant documents of any administration and any enterprise. The accurate, useful and detailed budgeting and reporting development has been one of the essential objetives of companies for years. Nowadays, the planning of aims and the budgetary and administrative operations and its later follow-up is something vital for companies in order to improve the making decision process. Due to these needs the systems of managerial information and the tools of Business Intelligence are trying to benefit each other from the opportunities that exist nowadays on the market. A great evolution has taken place in the above mentioned systems on the part of the manufacturers in the last years. The systems named ERPs (Enterprise Resource Planning) and CRMs (Customer Relationship Management) have been developed for the control, management and planning of the resources and contacts of the companies, but they were not dealing with the development and the follow-up of the budgets and budgetary reports. Only recently have new tools been developed, they are known as CPMs (Corporate Performance Management)and are in charge of a global evaluation of the performance of the company. All these tools are aimed at big companies with a large sum of information. However, there are not too many tools fit for small and medium companies. The motivation for the proposed project are on one hand, the need that have small and medium companies of budgeting and reporting tools and on the other hand the great opportunity that exists on the described market and the evolution of the mentioned systems. In this final Project, has been developed a Web system based on budgetary reports, that being more economical than the current managerial information tools and more adapted for small and medium companies, tries to elaborate budgets and financial reports automatically, based on the historical analysis, and allows their later follow-up. The project has been totally developed under java language, due to its development power in Web solutions, function integration, easiness of use and existing documentation. The workbench used has been MyEclipse 5.0. Due to similar reasons, the aplications server used and the database server have been Apache Tomcat 5.5 and MySQL Server 4.1 respectively. Moreover, the programming
language used for scripts that load the first entries in the database has been Visual Basic 6.3 ( compiler and libraries). The system allows to manage the users, budgetary units and departments of the company, to load real information and to generate and follow-up the budgets and reports. All of this, with a short response time and with an intuitive and simple user interface. The system can manage three types of reports: - Budgets - Comparison Reports - Real Data Reports The structure of the reports used will show all the notes created in the report. Every note will consist of the account number, description of the account mentioned and its balance. The possible accounts to handle are described in the legal text that regulates the accounting of the companies: The General Plan of Accounting. In the following figure appears a budget generated by the system:
Figure 1 The system takes control of the users and their profiles. Every assigned profile will grant the privileges to the user in the application. The following profiles are defined for administration, visualization of information, generation of reports and data load: - Manager: User with all permissions - Chief of Zone: User with permissions only for his zone. - Chief of Unit: User with permissions only for his budgetary unit. The application is divided in four modules that allow to realize the described functionalities: - Administration module: It allows the user with administrator profile to add, delete, modify and search users, budgetary units and zones. - Follow-up module: It allows the user to visualize and to modify all reports, as much as budgets as reports of comparison and reports of real data belonging to budgetary units concerned.
- Generation module:it allows to generate reports automatically, based on the historical analysis of budgets and reports of comparison. - Real Data load module: It allows to load reports in the system with the real data that belongs to Excel files.