ESTUDIO DE SOLUCIONES DE BUSINESS INTELLIGENCE

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1 ESTUDIO DE SOLUCIONES DE BUSINESS INTELLIGENCE Autor: Jover Sanz-Pastor, Teresa. Director: Cesteros García, Francisco José. Entidad colaboradora: AVANSIS Integración. RESUMEN Hoy en día en todas las empresas diariamente se generan grandes cantidades de datos imposibles de analizar. La mayor parte de estos datos generados no aportan información a la toma de decisiones empresarial, pues para poder usarlos es necesario que se transformen en información útil para los usuarios. Una herramienta de Business Intelligence (BI) ofrece la posibilidad de gestionar estos datos, basándose en procesos ETL (Extract, Transform y Load). Este tipo de procesos se encarga de extraer los datos de estas bases de datos corporativas, transformarlos en información útil, usando las formulas del negocio y de cargarlos en una aplicación de usuario en un formato adecuado para su comprensión. En el mercado actual podemos encontrar muchas herramientas de BI que ofrecen al usuario la posibilidad de realizar procesos de ETL, como pueden ser el análisis y la realización de informes. Estos procesos se adaptarán en función del perfil del usuario final en distintos formatos de presentación, como pueden ser aplicaciones de análisis, informes, scorecards o cuadros de mando. Este proyecto consta de dos partes diferenciadas: por una parte el estudio de ciertas herramientas de BI y por otra la elección de una solución de BI adaptada al perfil de la entidad colaboradora del proyecto AVANSIS Integración. AVANSIS Integración es una empresa que opera en el sector de las nuevas tecnologías y cuya principal actividad es el apoyo para la realización de determinados proyectos de IT así como la atención a empresas que requieren los servicios de expertos en nuevas tecnologías. En el estudio se eligieron tres herramientas del mercado para realizar la comparativa, dos de ellas dedicadas íntegramente a procesos de Business Intelligence como son Cognos 8 y MicroStrategy 8, y por otra parte un sistema gestor de bases de datos que incluye herramientas de BI: SQL Server

2 Uno de los motivos principales del estudio es comprobar si el SQL Server 2005 es una alternativa válida en temas de BI a las otras dos herramientas, lo cual para una empresa que lo usara como gestor de bases de datos supondría un ahorro de coste en las licencias ya que están incluidas. Para el estudio de las herramientas los parámetros utilizados se han separado en diferentes apartados según la naturaleza de los mismos. Algunos de estos apartados representan los diferentes perfiles de usuario de una herramienta de BI, como son procesado y análisis de la información, reporting y gestión del rendimiento del negocio. El resto de parámetros analizados son la administración del sistema, los requisitos hardware y software que necesita la aplicación, los costes de licencia ya algunas otras características como la arquitectura o otras aplicaciones incluidas en la suite. Como conclusiones del estudio se ha podido comprobar que las tres herramientas son capaces de ofrecer al usuario servicios de BI, aunque también se han encontrado grandes diferencias de una a otra. Por ejemplo en la parte de análisis, SQL Server 2005 no ofrece una herramienta de usuario final que permita realizar el análisis, sino que es un modulo para Excel. Mientras tanto MicroStrategy, al tener metadatos basados en ROLAP, mientras que las demás se basan en MOLAP, ofrece menores posibilidades de gestión de metadatos. Sobre las posibilidades de análisis cabe destacar que Cognos 8 es la única de las tres capaz de ofrecer procesado analítico avanzado, como por ejemplo análisis predictivo de los datos. En el apartado de realización de informes o reporting las tres aplicaciones incluyen herramientas de reporting con acceso Web que dan la posibilidad al usuario de crear informes ad-hoc con posibilidades muy similares, como uso de gráficos. Referente a la gestión de negocio, en las tres herramientas existen funcionalidades que permiten la gestión y publicación de los indicadores de negocio (KPI). La única diferencia notable en este campo, es el hecho de que solo Cognos 8 ofrece herramientas para planificación y presupuestación lo cual ofrece una ventaja significativa en la gestión del negocio. En los apartados de requisitos software tanto MicroStrategy como Cognos son compatibles con entornos Windows y Linux, mientras que el SQL Server solo funciona en plataformas Windows. En los requisitos de hardware, Cognos necesita mucha más cantidad de memoria y CPU que SQL Server. Por ultimo, si para el coste de las licencias de las herramientas ponemos un caso de ejemplo con unos 25 usuarios el coste de SQL Server 2005 es una tercera parte del de Cognos, lo cual ofrece a la herramienta - 2 -

3 de Microsoft una ventaja significativa en empresas que no necesiten análisis de datos muy avanzados. La información corporativa de AVANSIS se encuentra actualmente en forma distribuida, debido a que las aplicaciones internas de negocio de la empresa poseen bases de datos separadas. La solución a la que se ha llegado se basaría en un servidor de reporting centralizado con plataforma Web basado en la herramienta SQL Server Para llegar a dicha conclusión, se han tenido en cuenta los siguientes factores: Posibilidad de realizar reporting ad-hoc Baja capacidad de análisis Las aplicaciones usan como sistema gestor de base de datos SQL Server 2005 Número de usuarios aproximadamente 20 para reporting y 8 para análisis Coste de licencia bajo Dentro de cada aplicación concreta se definirán dos tipos de perfiles distintos como son: Dirección de la empresa: en este perfil se incluirán informes donde los datos se muestren de manera resumida. Dirección de departamento: en los informes definidos para este perfil se podría obtener un detalle más profundo. Se distinguen dos tipos de niveles de servidores de informes según el nivel de análisis que se requiere: Nivel de aplicación la fuente de datos será exclusivamente el cubo de la aplicación. Generará informes referentes a los datos manejados por la misma. El nivel de análisis será bajo. Para este nivel se definirán todas las variables que serán necesarias para la realización del cubo de metadatos además de especificar las consultas básicas interesantes para la toma de decisiones. Nivel alto se podrán incluir varios cubos como fuentes de datos para poder analizarlos en conjunto como por ejemplo sacar datos de costes de candidatos según perfiles y teniendo en cuenta su nómina bruta. Este tipo de análisis o cruce de datos proporciona una visión mucho más global de la empresa

4 BUSINESS INTELLIGENCE TOOLS RESEARCH ABSTRACT Nowadays, a great amount of data is generated every day in every company, and is impossible to analyse. A great part of that generated data does not provide any information to business decision making, and it must thus be transformed into useful information for the users. A Business Intelligence (BI) tool provides the possibility of managing that data, based on ETL processes (Extract, Transform and Load). This type of process can extract data from corporative data bases, transform it in useful information and load it into the user interface with the right format for that information to be understood. In the actual market, we can find many BI tools that offer the user the possibility of using ETL processes, such as analysing data and reporting. Those processes will be adjusted depending on the end user profile, in different presentation formats such as analysis applications, reporting, scorecards or dashboards. This project has two different parts: on one hand, the research of certain BI tools and on the other hand, the BI solution adapted to the profile of AVANSIS Integración, which is the collaborator company of the project. AVANSIS Integración is a company, which operates in the IT sector of the market, and whose principal activity is to give support for IT projects in other companies and to give support to other companies who want experts in new technologies. Three tools were chosen for the research to compare them; two of them are fully dedicated to BI processes namely Cognos 8 and MicroStrategy 8, and the third one is a database system with some BI tools included in the suit: the SQL Server One of the main reasons for the research is to check if SQL Server 2005 is an appropriate alternative in BI processes to the others tools, which would mean for a company who uses the database s Microsoft solution for managing the databases and for BI processes, a huge reduction in licence costs, because the BI costs are included in the database managing license

5 For the tool s research the used parameters have been separated into different sections according to its type. Some of those sections represent the different profiles of BI tool user. Those user profiles are information analysis and process, reporting and business performance managing. The other analyzed parameters are the tool management facilities, the requirements of hardware and software that the application needs, the costs of license or some other characteristics like the architecture or other applications including in the suite. As conclusions of the study, it has been verified that the three tools are able to offer to the user services of BI, although also there are great differences from one to another one. For example in the part of analysis, SQL Server 2005 does not offer a tool of end user which would allow him to make the analysis, but there is an add-in for Excel. Meanwhile MicroStrategy, when having metadata based on ROLAP, whereas the others are based on MOLAP, offers minors possibilities of management of metadata. On the analysis possibilities it is possible to emphasize that Cognos 8 is the unique one of the three able one to offer advanced analytical processing, like for example predictive analysis of the data. In the section of reporting the three applications include tools of reporting with Web access that give to the user the possibility of creating ad-hoc reporting with very similar possibilities, as the use of graphics. In reference to the business management, all the tools there have functionalities that allow managing and public the business key performance indicators (KPI). The only remarkable difference in this section is the fact that only Cognos 8 offers tools for planning and budgeting, which offers a significant advantage in business management. In the sections of software requirements MicroStrategy and Cognos are compatible with Windows and Linux operating systems, whereas the SQL Server 2005 only works in Windows platforms. About hardware requirements, Cognos needs more amount of memory and processor than SQL Server. Finally, in order to analyse the licence cost of the tools we choose a example of about 25 users, and the cost of SQL Server 2005 is one third part of the one of Cognos, which offers to the tool of Microsoft a significant advantage in companies that do not need very advanced analysis of data

6 The corporative information of AVANSIS is at the moment in a distributed form, because the internal business applications of the company have separated data bases. The solution at which it has been arrived would be based on a server of reporting centralized with Web platform based on the tool SQL Server In order to reach this conclusion, the following factors have been considered: Possibility of reporting ad-hoc. Low analysis requirements. The current applications use SQL Server 2005 as database management system. Number of users: 20 for reporting and 8 for analysis. Low license cost Within each application makes specific will define two types of different profiles as they are: Company management: in this profile information will be included in a summarized way. Department management: the reports defined for this profile a deeper detail could be obtained. Two types of reporting servers are distinguished according to the analysis level that is required in the company: Application level: the source of data will be exclusively each application cube. It will generate referring reports to the data handled by the application. The analysis level will be low. For this level all the variables will be defined that will be necessary for making the cube of metadata besides to specify the most interesting queries for the decision making. High level: several cubes from the low level could be included as sources of data to be able to analyze them altogether. This type of analysis or crossing of data provides a global vision of the company. In this level for example the costs of candidates can be analyzed according to profiles and considering their payslip