ELEMENTOS CONTABLES Recuerda la última vez que fue donde el médico? Para qué era su chequeo? O tal vez fue por algún tratamiento? En todo caso, es un buen ejemplo el comparar el diagnóstico que realizan los médicos sobre la salud de las personas, en relación al diagnóstico que desde la contabilidad nos permite saber el estado de nuestro negocio o nuestras finanzas personales. Al parecer a la mayoría de personas no nos gusta ir donde un médico porque es sinónimo de enfermedad. Pero no siempre debe ser así; los niños, por ejemplo, a veces son llevados para una rutina de control, para obtener recomendaciones de cómo alimentarlos mejor, ayudarles a crecer sanos y fuertes. Acaso no debería ser igual con nuestros emprendimientos o finanzas? No esperemos estar enfermos para ir donde el doctor. No esperemos estar al borde de la quiebra para analizar nuestros estados financieros y para nutrir nuestras finanzas. Debemos tener finanzas sólidas. La contabilidad nos ayudará a dar ese diagnóstico que estamos requiriendo. Nos ayuda con la presentación ordenada de la información financiero-contable y nos ayuda además con herramientas para el análisis correspondiente y mejor toma de decisiones. A continuación recordaremos algunos conceptos elementales de la contabilidad y aprenderemos otros cuantos. Prestemos mucha atención a los mismos.
En términos financieros-contables, lo que se tiene se denomina Activos; lo que se debe, Pasivos y la diferencia entre los Activos y los Pasivos es el Patrimonio o Capital. Esto en términos generales, en el siguiente módulo abordaremos de manera más específicas los componentes de cada uno de estos grupos de cuentas. En el siguiente gráfico ilustramos lo que acabamos de mencionar ACTIVOS (lo que tengo) PASIVOS (-) (lo que debo) (=) CAPITAL (lo que me queda) Es entonces una buena decisión empezar teniendo la responsabilidad con sí mismo, el compromiso para que perdure este nuevo hábito financiero y el buen criterio para discernir entre lo suntuario y lo necesario. Cuando utilizamos por ejemplo tarjetas de crédito, por lo general, estamos gastando un dinero no propio, un dinero que aspiramos tener al final del mes pero que en la práctica aún no se crea. Porque la única fuente de su creación real es la producción y esa producción aún no ha dado los resultados monetarios esperados. Entonces no deberíamos anticiparnos a gastar algo que no tenemos. En todo caso, es válido el propósito por producir más, generar mayores ingresos producto de sus conocimientos y habilidades en la generación de bienes o servicios. Y sin embargo, se debe mantener la austeridad. En relación a estos grupos de cuentas como lo son los activos, pasivos y el patrimonio, tenemos una subclasificación bastante amplia de la cual tomaremos únicamente los datos más generales.
Activo Activo Corriente o Circulante: Es aquel del cual se espera obtener beneficios económicos en un período operativo, en un plazo no menor a un año. Un ejemplo de ello son los inventarios de mercancías que nos permiten, mediante la venta, obtener la liquidez (dinero en efectivo) correspondiente para poder operar. Otras cuentas bastante utilizadas son caja, banco, mercancías, inventarios, inversiones, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, entre otros. Activo No Circulante: De esta clase de activos se esperan beneficios en un período mayor al de la operación normal, o que se conviertan en efectivo en un plazo mayor a un año. Por ejemplo, un activo fijo como un edificio cabe dentro de esta clasificación. Otras cuentas de este tipo son los terrenos, las maquinarias, planta y equipo, las patentes, entre otros. Pasivo Pasivo Circulante: Aquellas obligaciones que vencen en el corto plazo, es decir en un periodo menor a un año. Por ejemplo, las cuentas por pagar. Otras cuentas también consideradas parte de los pasivos circulantes son ciertos impuestos, sobregiros, sueldos y salarios, documentos por pagar a bancos, etc. Pasivo No Circulante: Son las obligaciones que nos serán exigidas en un período mayor al año fiscal. Por ejemplo, ciertas deudas adquiridas a largo plazo. Otras cuentas pertenecientes a este grupo son las deudas a largo plazo, los pagos diferidos, las hipotecas, etc.
Capital Capital Social: Se refiere a los aportes que los socios o accionistas han dado a la empresa, por lo general exigidos por la autoridad correspondiente. Capital Ganado: Se refiere a la pérdida o ganancia generada en el ejercicio del período contable, fruto de las operaciones de la empresa. Existen además otros grupos de cuentas como los ingresos y los gastos. Ingresos: Constituyen valores que aumentan el dinero de la persona o compañía. Por ejemplo dentro de los ingresos operativos, es decir generado por la actividad propia de la empresa, tenemos los ingresos por ventas ya que al vender nuestro producto (que también puede ser nuestra fuerza de trabajo), obtenemos un ingreso monetario como un pago por la venta (también podemos considerar al salario un pago por la venta de nuestro factor trabajo). Gastos: Son los pagos en unidades monetarias que se realizan por diversos aspectos de la gestión empresarial o personal. Estos valores se causan por aspectos como los operativos, administrativos, logísticos o financieros. Un ejemplo de los gastos constituye el pago a los proveedores también llamado compras, costo de ventas o sencillamente proveedores. Esta es la compra que se realiza por la adquisición de la materia prima, factor de producción o inclusive producto, que nos permitirá luego contar con una mercancía para la venta, pero que en un inicio generarán pagos. Cuando calculamos la diferencia entre lo que ingresa y lo que egresa (lo que se gasta), determinaremos cuál es la utilidad o pérdida del ejercicio. Es decir, cuando llevamos las cuentas podemos observar y luego analizar si hemos tenido ganancias o pérdidas. Cómo? Pues deduciendo los gastos al valor de los ingresos y viendo si el resultado es positivo o negativo. Si es positivo tendré ganancias y caso contrario tendré pérdidas. Lo que se busca es tener ganancias. Si el total de mis gastos en el año 2014 fue de USD 11820 mientras que tuve un ingreso de 12000, tendré un resultado positivo aunque mínimo- que ya podemos considerar una ganancia o utilidad.
Esto se revisa detalladamente en un formato contable diseñado para el caso y que se denomina Estado de Resultados. Se lo registra y presenta anualmente y sirve para el análisis y toma de decisiones. Existen además otras herramientas contables como el Diario General, el Estado de Situación Inicial o el Balance General, en los mismos que se registrarán las diferentes cuentas de los grupos que hemos revisado y que nos sirven para hacer un diagnóstico de la salud general de nuestras finanzas. Por otra parte también contamos con estados de flujos del efectivo para ver cuáles son los movimientos de dinero que se realizan, qué cantidad, desde dónde y hacia dónde. Estas entradas y salidas de dinero también nos ayudan a ver la liquidez de la empresa o persona. La liquidez es un concepto que tiene que ver con la transformación inmediata o casi inmediata de los activos en dinero en efectivo. Por ejemplo, la venta de un producto de rápida rotación (osea que no permanece guardado en inventarios sino que se vende rápido) contribuirá a generar ingresos e inyectará liquidez como lo hace también un préstamo que podamos adquirir de una institución financiera.