QUÉ ES EL CONTROL INTERNO? Conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y UNIDOS A LAS PERSONAS que conforman una organización pública, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender. El Control Interno tiene por objetivo proporcionar una seguridad razonable en el logro de objetivos y metas, dentro de las siguientes categorías: I. Eficacia, eficiencia y economía de las operaciones, programas y proyectos; II. III. IV. Confiabilidad, veracidad y oportunidad de la información financiera, presupuestaria y de operación; Cumplimiento del marco jurídico aplicable a las Instituciones, y Salvaguarda, preservación y mantenimiento de los recursos públicos en condiciones de integridad, transparencia y disponibilidad para los fines a que están destinados.
CUÁLES SON LOS BENEFICIOS EN LA APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO? Ayuda a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales. Integración y asimilación del personal de las metas de la organización. Ayuda al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo. Contribuye a evitar fraudes y corrupción interna. Facilita a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos.
NIVELES DE CONTROL El Sistema de control Interno institucional por su implementación y actualización se divide en 3 niveles: NIVEL PRÓPOSITO Estratégico Director General y Directores de Área Lograr la misión, visión, objetivos y metas institucionales. Directivo Subdirectores de Área Que la operación de los procesos y programas se realice correctamente Operativo Jefes de Departamento Que las acciones y tareas requeridas en los distintos procesos se ejecuten de manera efectiva
INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO 1. Informe Anual del estado que guarda el Sistema de Control Interno Institucional (SCII), el Titular del Instituto realizará por lo menos una vez al año, la autoevaluación del estado que guarda el SCII por Norma General con corte al 30 de abril. 2. Encuestas para la autoevaluación del SCII aplicación en los tres niveles de Control Interno; mismas que deberán de contestar los servidores públicos de acuerdo con el nivel del Sistema de Control Interno Institucional. Se podrán determinar acciones de mejora mismas que se implementarán en un plazo máximo de seis meses. 3. Integración y seguimiento del Programa de Trabajo de Control Interno (PTCI) incluirá las acciones de mejora, fechas compromiso, actividades y fechas específicas de inicio y de término, responsables directos de su implementación, medios de verificación y los resultados esperados; en su caso, se incorporarán las recomendaciones que emitan otros órganos fiscalizadores y evaluadores, distintos al OIC. 4. Evaluación del Órgano Interno de Control al Informe Anual Instrumentos de Control Interno. Los servidores públicos en el nivel del Sistema de Control Interno Institucional, serán responsables de conservar la evidencia documental y/o electrónica suficiente, competente, relevante y pertinente que acredite las afirmaciones efectuadas en la Encuesta.
Qué es la Administración de Riesgos Institucional (ARI)? El proceso sistemático que deben realizar las instituciones para evaluar y dar seguimiento al comportamiento de los riesgos a que están expuestas en el desarrollo de sus actividades, mediante el análisis de los distintos factores que pueden provocarlos, con la finalidad de definir las estrategias y acciones que permitan controlarlos y asegurar el logro de los objetivos y metas de una manera razonable. Participantes: Director General Coordinador de Control Interno (Directora de Planeación Estratégica y Desarrollo Organizacional). Enlace de Administración de Riesgos (Jefa del ). Unidades Administrativas (Direcciones, Subdirecciones de Área, Jefaturas de Departamento). La administración de riesgos, tiene su eje de supervisión y seguimiento en el Comité de Control y Desempeño Institucional, órgano colegiado que contribuye al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; a impulsar el establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno, y al análisis y seguimiento para la detección y administración de riesgos.
Etapas mínimas de la Administración de Riesgos I. Evaluación del Riesgo Identificación, selección y descripción de riesgos. Se realizará con base en las estrategias, objetivos y metas de los proyectos, programas, áreas y/o procesos de la Institución, lo cual constituirá el inventario de riesgos institucional; Clasificación de los riesgos. Se realizará en congruencia con la descripción del riesgo: administrativos, de servicios, sustantivos, legales, financieros, presupuestales, de salud, obra pública, seguridad, TIC s, recursos humanos, de imagen u otros que se determinen de acuerdo a la naturaleza de la Institución; Identificación de factores de riesgo. Atenderá a los factores internos y externos que indican la presencia de un riesgo o tiendan a aumentar la probabilidad de materialización del mismo; Identificación de los posibles efectos de los riesgos. Se describirán las consecuencias negativas en el supuesto de materializarse el riesgo, indicando los objetivos y metas que en su caso se afectarían; Valoración inicial del grado de impacto. Valoración inicial de la probabilidad de ocurrencia.
Etapas mínimas de la Administración de Riesgos II. Evaluación de Controles. Se realizará conforme a lo siguiente: Descripción de los controles existentes para administrar el riesgo; Descripción de los factores que sin ser controles promueven la aplicación de éstos; Descripción del tipo de control preventivo, correctivo y/o detectivo, y Determinación de la suficiencia (documentado y efectivo), deficiencia (no documentado y/o ineficaz ) o inexistencia del control para administrar el riesgo. Determinar si el riesgo esta controlado suficientemente III. Valoración Final de Riesgos respecto a Controles. Se realizará conforme a lo siguiente: Se dará valor final al impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo con la confronta de los resultados de las etapas de evaluación de riesgos y de controles, y La Institución establecerá los criterios necesarios para determinar la valoración final del impacto y probabilidad de ocurrencia del riesgo, así como su ubicación en el cuadrante correspondiente del Mapa de Riesgos Institucional, a partir de la suficiencia, deficiencia o inexistencia de los controles.
Etapas mínimas de la Administración de Riesgos IV. Mapa de Riesgos Institucional. Los riesgos se ubicarán por cuadrantes en la Matriz de Administración de Riesgos Institucional y se graficarán en el Mapa de Riesgos, conforme a los cuadrantes siguientes: Cuadrante I. Son críticos por su alta probabilidad de ocurrencia y grado de impacto Cuadrante II. Son significativos por su alta probabilidad de ocurrencia y su bajo grado de impacto; Cuadrante III. Son menos significativos por su baja probabilidad de ocurrencia y alto grado de impacto, y Cuadrante IV. Son de baja probabilidad de ocurrencia y grado de impacto.
Etapas mínimas de la Administración de Riesgos V. Definición de Estratégicas y Acciones para su administración. Las estrategias constituirán las opciones para administrar los riesgos, basados en su valoración respecto a controles, permiten tomar decisiones y determinar las acciones de control y pueden ser: Evitar el riesgo.- Se aplica antes de asumir cualquier riesgo. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejora, rediseño o eliminación, resultado de controles suficientes y acciones emprendidas. Reducir el riesgo.- Se aplica preferentemente antes de optar por otras medidas más costosas y difíciles. Implica establecer acciones dirigidas a disminuir la probabilidad de ocurrencia (acciones de prevención) y el impacto (acciones de contingencia), tales como la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. Asumir el riesgo.- Se aplica cuando el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarse sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen, y Transferir el riesgo.- Implica la administración del riesgo de un tercero que tenga la experiencia y especialización necesaria para asumirlo. A partir de las estrategias definidas, se describirán las acciones viables jurídica, técnica, institucional y presupuestalmente, tales como la implementación de políticas, optimización de programas, proyectos, procesos, procedimientos y servicios, entre otras.
Etapas mínimas de la Administración de Riesgos Seguimiento de Estratégicas, Acciones y Análisis Comparativo de Riesgos. 1. Se elaborará un Programa de Trabajo de Administración de Riesgos (PTAR) institucional, el cual incluirá los riesgos, estrategias y acciones de la Matriz de Administración de Riesgos Institucional (MAR); así como, unidad administrativa y responsable de implementación, fechas de inicio y de término, medios de verificación, los resultados esperados, fecha de autorización, nombre y firma del Titular de la Institución. 2. La actualización del PTAR, la MAR y el Mapa de Riesgos Institucionales se presentará trimestralmente en las sesiones ordinarias del COCODI. 3. El Reporte de Avances de las acciones del PTAR institucional se realizará trimestralmente, el Titular de la Institución lo presentará al COCODI en la sesión ordinaria que corresponda al trimestre reportado. 4. Se realizará un análisis anual del comportamiento de los riesgos, con relación a los determinados en la Matriz de Administración de Riesgos Institucional del año inmediato anterior.
Comité de Control y Desempeño Institucional Los COCODIS tendrán los siguientes objetivos: I. Contribuir al cumplimiento oportuno de los objetivos y metas institucionales con enfoque a resultados; II. Impulsar el establecimiento y actualización del Sistema de Control Interno Institucional, con el seguimiento permanente a la implementación del Modelo Estándar de Control Interno; III. Contribuir a la Administración de Riesgos Institucionales con el análisis y seguimiento de las estrategias y acciones determinadas en el PTAR; IV. Impulsar la prevención de la materialización de riesgos, a efecto de evitar la recurrencia de las observaciones de órganos fiscalizadores, atendiendo la causa raíz de las mismas; V. Promover el cumplimiento del programas de la Institución y temas transversales de la Secretaría y VI. Agregar valor a la gestión institucional con aprobación de acuerdos que se traduzcan en compromisos de solución a los asuntos que se presenten.
Comité de Control y Desempeño Institucional Integración I. Presidente Director General del Instituto II. Vocal Ejecutivo: III. Vocales: Titular del Órgano Interno de Control Representante de la Coordinadora de Sector IV. Invitado permanente: Coordinadora de Control Interno y el Enlace del COCODI. V. Otros Invitados: Comisario Público de Sector. Enlace del COCODI. Enlace del Sistema de Control Interno Institucional y de Administración de Riesgos. Directores de Área. Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal. Subdirectora de Recursos Financieros. Subdirectora de Recursos Materiales y Servicios Generales. Titular del Departamento de Asuntos Jurídicos. Auditor Externo. El COCODI celebrará cuatro sesiones al año de manera ordinaria, las cuales deberán celebrarse dentro del trimestre posterior al que se reporta.