CURSO DE COMPUTACIÓN A2 ADMINISTRATIVO MÓDULO CONFIGURABLE Uso educativo
Menú Mantenimiento REGISTROS: En el menú mantenimiento es donde se hace la carga de información de datos importantes: departamentos, depósitos, inventario, zonas, clientes, vendedores, tarjetas de crédito, monedas, proveedores, bancos, conceptos y beneficiarios. Al hacer clic en el Menú Mantenimiento aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura. En el menú mantenimiento se incluyen los registros. A continuación se procede por recomendación el siguiente orden para incluir los registros en este menú del Menú Mantenimiento.
Menú mantenimiento: Vendedores Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no paga las mismas (El pago de las mismas las realiza el usuario encargado, puede utilizar la herramienta Transacciones Bancos). En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, e-mail, etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicación son: Comisiones: Por Departamento: Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad que las comisiones por venta. Para mayor información sobre como configurar las comisiones por Departamento haga clic aquí. Por ventas: Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor. Por Cobranza: Se establecen comisiones por la cobranza, a razón de los porcentajes configurados o establecidos por el administrador o gerente de ventas.
Por Volumen: Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje. Por Utilidad: Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión establecida. En esta comisión se toma en cuenta es la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de pérdida. Paso a Paso: Crear un registro de vendedor: 1. Haga clic en el botón de Incluir de la barra de botones. 2. Introduzca los datos requeridos del vendedor. Si el vendedor tendrá comisiones haga clic en la barra de botones en los iconos de comisiones e indique los valores de comisión. 3. Para grabar haga clic en botón Grabar. Si desea cancelar haga clic en el botón Cancelar. 4. Para terminar haga clic en el botón Salir. Modificar o Borrar: 1. Para modificar haga clic en el botón de Modificar de la barra de botones. Para borrar haga clic en el botón de Borrar. En ambas opciones se muestra la lista de Vendedores para ser seleccionado uno de ellos. Si eligió borrar confirme su acción. 2. Para grabar haga clic en botón de Grabar. 3. Para terminar haga clic en el botón de Salir. Clientes por Vendedor: Clientes por Vendedor
Opción Detalle: Comisiones sobre las Ventas (Vendedores): Son las comisiones más fáciles de configurar, simplemente se establece los porcentajes a pagar de comisión por venta realizada para cada tipo de precio y oferta. Como funciona: De cada ítem vendido en el periodo se calcula el porcentaje aplicado al cada precio u oferta utilizada, se realiza la sumatoria de todas las comisiones para obtener un total general.
En el cuadro Tenga en cuenta que en cada casilla de comisión usted puede colocar el monto en moneda o el porcentaje, debido que no es lo mismo: 2, que 2%, ya que el sistema tomará el valor 2 como 2Bs., y si usted coloca el 2% entonces el sistema desglosará el porcentaje de venta de un producto al precio elegido. Qué son precio 1, precio 2, precio 3.? Existen algunos negocios o empresas que utilizan varios precios de venta para sus productos. Ejemplo: Una nevera se venderá al precio: Precio 1: Venta al detal 10,000 Bs Precio 2 Venta al mayor 8,000 Bs Entonces, A la vendedora María Pérez le corresponderá por cada nevera vendida: Precio 1: 2 Bs Precio 2 1 Bs Si el caso fuera en porcentajes y no en Bolívares, entonces, A la vendedora María Pérez le corresponderá por cada nevera vendida al precio 1: Bs200, y al precio 2: 80Bs.
Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes a aplicar para cada tipo de precio y ofertas. 2. Haga clic en el botón de Aceptar Comisiones sobre Cobranzas (Vendedores): Las comisiones por cobranza se estipulan en dos etapas, en la primera parte se introduce los porcentajes de: Comisión por Cobranza: Aplicado al total cobrando en el periodo a documentos no vencidos, su cálculo nace de la suma algebraica de todos los recibos de caja adjudicados al vendedor. Del total se obtiene el valor en moneda basado en el porcentaje introducido. El segundo valor requerido es para las retenciones a aplicar al vendedor por cheques devueltos y descuentos adjudicados a clientes de él. En el caso de documentos vencidos se aplica la tabla de comisiones estipulada por rangos de días y porcentajes los cuales deben ser menores a la comisión por cobranza antes mencionado. Se puede introducir comisiones fijas en moneda o porcentajes del monto cobrado.
Paso a Paso: 1. Escriba los porcentajes requeridos en la primera parte de las comisiones por cobranza. 2. Para configurar la tabla de comisiones para documentos vencidos haga clic en el botón titulado Tabla. 3. En la tabla: haga clic en la segunda columna primera fila titulado Días, introduzca el Hasta del rango a trabajar, presione ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda). 4. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 5. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Repita este paso. Comisión por Volumen de Ventas (Vendedores): Las comisiones por volúmenes son utilizadas en los casos donde se busque pagar comisiones a través de metas de ventas al personal de ventas, normalmente se establecen rangos que comienzan a dar frutos altos, con la intención de incentivar al departamento a lograr las metas sugeridas. Las estrategias de utilizadas para este tipo de comisiones son variadas, desde márgenes ínfimos en los primeros rango y muy atractivos en los más altos, hasta una escalera balanceada de porcentajes según el rango.
Paso a Paso: 1. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el porcentaje o monto (para usar montos activa el cuadro de verificación ubicado en la parte inferior izquierda). 2. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 3. Para finalizar haga clic en el botón Aceptar. Comisión por Margen de Utilidad Bruta sobre las ventas (Vendedores): En este tipo de comisiones hay que tener en cuenta que si los artículos o productos del inventario han sido creados sin establecer un costo real, traería como consecuencia que el cálculo de utilidad sea errado lo cual repercutirá directamente en las ganancias de la empresa, además de pagar montos excesivos a los vendedores.
En la tabla se permite entrar tanto el rango y la comisión en montos fijos o porcentajes, lo cual abarca un gran abanico de posibilidades en los rangos. Cabe destacar que no se pueden mezclar montos fijos en un rango y en el siguiente porcentaje. Paso a Paso: 1. Seleccione en los cuadros de verificación ubicados en la parte inferior izquierda, como serán ingresados los valores. 2. En la tabla haga clic en la segunda columna primera fila titulado Valor Final, introduce el Hasta del rango a trabajar, presione la tecla ENTER y escriba el valor 3. Repita los pasos 2 y 3 tantas veces como rangos requiera. 4. Para finalizar haga clic en el botón de Aceptar.
Transacciones de Ventas por Vendedor: Podemos visualizar: Número de Operaciones (Facturas Procesadas) Total Ventas en Moneda Total Cobros en Moneda Estadísticas y Proyecciones Vendedores: Estadísticas y Proyecciones Vendedores