COD. CI-P-03 3 2 1 Se actualizó la imagen institucional en conmemoración de los 40 años de la institución. Se actualizó el procedimiento según los lineamientos nuevos establecidos. 0 Documento inicial Pedro Rodríguez Apoyo a procesos Pedro Rodriguez Apoyo a procesos Olaris J. Magdaniel Amaya Jefe Asesora de Eicer mejía Apoyo a procesos Eicer mejía Apoyo a procesos Comité del SIGUG Milena moscarella Asesor Comunicaciones Milena moscarella Asesor Comunicaciones Carlos A. Robles J. Rector 17-02-16 24-04-15 15-09-11 REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: CI-P-03 Página 1 de 8
CONTENIDO Pág. 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. PROCEDIMIENTO... 4 5.1. GENERALIDADES... 4 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 5 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA... 6 6. AUTORIDAD... 8 7. FORMATO... 8 CI-P-03 Página 2 de 8
1. OBJETO Definir las actividades para la organización del brindis y la ceremonia de grado. 2. ALCANCE Inicia cuando se recibe la fecha para la ceremonia y termina con la realización del evento. 3. REFERENCIAS Ley 872:2003. Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993 Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Acuerdo 042:2002, por lo cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regulan el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley 594, Resolución 0359:2010. Por medio de la cual se crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011. Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010. Que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Estatuto General de la Universidad de La Guajira. Manual de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión. SIGUG. NTCGP 1000. Sistema de gestión de la calidad. Requisitos. MECI 1000:2005. Modelo estándar de control de interno. 4. DEFINICIONES Ceremonias institucionales. Son actos de carácter académico, cultural, social y/o deportivos, organizados y realizados por las áreas competentes. Se podrá contar con la asesoría de la Oficina de y la Oficina de Prensa en lo referente a la consecución y revisión de publicaciones, libretos, material promocional, con el fin de respetar la identidad gráfica de la institución. Son ceremonias institucionales: Celebración de efemérides Celebración días clásicos (programados por cada facultad) Firma de convenios Entrega de becas Eventos artísticos Evento de bienvenida a alumnos de primer semestre CI-P-03 Página 3 de 8
Inauguración de exposiciones Inauguración de obras arquitectónicas y/o espacios institucionales Presentación e inauguración de nuevos programas académicos y proyectos Presentación de libros Presentación de proyectos Reconocimiento y homenajes Ceremonias solemnes. Son aquellas que se desarrollan anualmente, semestralmente o según sea el caso y cuya realización debe guiarse por un ceremonial especial decretado o preestablecido. Son ceremonias solemnes: Posesión del Rector. La mesa principal estaría conformada por: (Rector saliente, Rector entrante, miembros del Consejo Superior y Secretario General). Posesión de Decanos y Directivos: la mesa principal estará conformada por:(rector, Vicerrectores, Secretario General, Decano y Jefe de Talento Humano). Celebración de acto ecuménico con ocasión del aniversario de la Universidad de La Guajira. Mesa principal: Rector, Vicerrectores y Secretario General). Distinción al servicio cumplido (jubilación). Graduaciones colectivas: la mesa principal estará conformada por el Rector, Vicerrectora Académica, Decanos y Secretaría General. Los diplomas deberán ser entregados únicamente por el rector. El traje deberá ser formal. Procedimiento. Documento del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) que establece la forma específica para llevar a cabo un conjunto de actividades que hacen parte de un proceso. Describe qué debe hacerse, quién debe hacerlo, cuándo, dónde, cómo se hace y los recursos que son necesarios. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira. SI. Proceso de Soporte al Sistema Integrado de Gestión. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES La asesora de protocolo es responsable por la implementación y divulgación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste. CI-P-03 Página 4 de 8
5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Se debe contar con el apoyo económico para la realización del brindis y ceremonia de grados. Contar con la disponibilidad de las dependencias para la ceremonia de grados (Admisiones y registros, rectoría, secretaria general, vicerrectoría administrativa, recursos académicos, biblioteca, audiovisuales y prensa) que intervienen en la organización del evento. Contar con la disponibilidad de las dependencias para el brindis (rectoría, vicerrectoría administrativa, vicerrectoría Académica, recursos académicos, biblioteca, audiovisuales y prensa) que intervienen en la organización del evento. Los integrantes de la mesa principal para la ceremonia de grados, en el caso de los hombres, deberán vestir con traje entero, en el caso de las mujeres, el vestido deberá ser formal. En las extensiones el traje para los hombres será guayabera. En la ceremonia de grados, los egresados deberán vestir con toga azul turquí y zapatos negros, con estola y camisa blanca. La estola debe llevar el nombre del programa y el escudo institucional. Los fotógrafos deberán vestir camisa manga larga en el caso de los hombres, en el caso de las mujeres traje formal. Los fotógrafos para tener derecho a asistir a la ceremonia de grados, deberán previamente inscribirse en la Oficina de, soportando dicha inscripción con fotocopia de documento de identidad y una foto tamaño cédula. El sorteo a los fotógrafos, se hace en la Oficina de 3 días antes de la ceremonia de grados. La entrega de escarapelas se hace un día antes del evento. En la ceremonia de grados, no se aceptan niños menores de 12 años. El Secretario General leerá solamente el Acta de grado y el Diploma. La presentación de las Ceremonias de Grados estará a cargo de un maestro de ceremonias. CI-P-03 Página 5 de 8
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/ TIEMPO La Asesora de protocolo recibe por parte de secretaría general fecha para la ceremonia de Asesora de Calendario grado un mes antes de su realización, para la académico organización de la misma. 1. Recepción de la programación. 2. Definición de la fecha del brindis 3. Solicitud de requerimientos 4. Invitación La Asesora de protocolo define fecha del brindis y realiza presupuesto para ambos eventos (Brindis y ceremonia de grado). La Asesora de protocolo solicita a través de correo electrónico disposición del personal de servicios generales a la Dirección de Recursos Físicos y Académicos tanto para brindis como para la ceremonia de grado. Para el brindis se cursa invitación a los egresados y a los integrantes de la mesa principal (Rector, Vicerrector académico, Director de Postgrados, Presidente de la Asociación de Egresados) Para la ceremonia de grados se le cursa invitación a los directivos y a los integrantes de la mesa principal (Rector, Vicerrector Académico, Decanos, Secretaria General) DOCUMENTO SOPORTE Oficio Asesora de 1 día Presupuesto Asesora de Asesora de 3 día Email Calendario Académico Oficio de Invitación PUNTO DE CONTROL X CI-P-03 Página 6 de 8
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/ TIEMPO La presentación del evento la realiza el Asesor (a) de Prensa, se inicia con la intervención del Rector, luego continua el vicerrector académico, seguidamente el Director de Postgrado, continua el Director del Centro de Egresados, después de las intervenciones se 1 a 3 horas hace el brindis a cargo del Rector, se ameniza con una serenata musical, se cierra con la entrega de tarjetas de invitación a la ceremonia de grados. 5. Desarrollo del Brindis 6. Desarrollo de la ceremonia de grados. La presentación estará a cargo de un maestro de ceremonias, se continua con el himno nacional, seguidamente el rector hace su pronunciamiento rectoral, se continua con la toma de juramento a los egresados, luego de hace la lectura del acta de grados y del diploma, se procede a la entrega de los diplomas por parte del rector, terminada la entrega de diplomas, se procede al cierre de la ceremonia con el himno institucional. Asesora de 1 a 2 horas. DOCUMENTO SOPORTE Listado de asistencia, registro fotográfico Registro fotográfico PUNTO DE CONTROL X X CI-P-03 Página 7 de 8
6. AUTORIDAD Asesor de. 7. FORMATO AD-01. Listado de Asistencia CI-P-03 Página 8 de 8