PROCEDIMIENTO DE FORMULACION, EJECUCION Y SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Y PLANES DE ACCION

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 5 Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para mantener y mejorar el direccionamiento estratégico que le permita a la Universidad del Atlántico cumplir con las líneas estratégicas y proyectos establecidos en el corto, mediano y largo plazo. Aplica a todos a los procesos establecidos en el mapa de procesos de la Universidad JEFE OFICINA DE PLANEACIÓN. 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABLES Es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo REPRESENTANTES DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA Son los encargados de representar a los diferentes órganos colegiados para participar en la formulación de los Planes Estratégicos. 4. GLOSARIO Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulado y coherente con las tendencias nacionales e internacionales de las Instituciones de Educación Superior, el cual permite establecer lineamientos, motores de desarrollo, visiones de futuro, familias de estrategias y estrategias a seguir por la Universidad del Atlántico en el largo plazo. PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL: Herramienta gerencial institucional, articulada y coherente con el Plan Estratégico Institucional, el cual establece el conjunto de proyectos, actividades y metas de las distintas áreas funcionales de la Universidad del Atlántico durante un periodo de aplicación y ejecución inferior al Plan Estratégico Institucional. LINEA ESTRATEGICA: Es la definición de un propósito institucional y fundamental para la generación de ventajas competitivas y comparativas en el largo plazo. MOTORES DE DESARROLLO: Son visiones de futuro que por el mismo periodo establecido para la ejecución del Plan Estratégico Institucional, darán cumplimiento a lo propuesto en las líneas estratégicas. ESTRATEGIAS: Son patrones que permiten integrar las políticas formuladas en las líneas estratégicas y motores de desarrollo a fin de establecer acciones coherentes. FAMILIA DE ESTRATEGIAS: Son grupos de estrategias que reúnen características similares y atienden las intenciones o propósitos institucionales.

2 PÁGINA: 2 DE 5 PROYECTO: Es un medio de planificación que permite realizar acciones para el cumplimiento de una meta establecida por el lapso de tiempo definido para el Plan de Acción Institucional. OBJETIVO: Elemento que describe el propósito o intención de un proyecto del Plan de Acción Institucional. INDICADOR: Relación entre variables que permiten medir el nivel de cumplimiento cualitativo o cuantitativo (absoluto o porcentual) de un proyecto con relación a la meta establecida. LINEA BASE: Dato estadístico-histórico que a la fecha de formulación del Plan de Acción Institucional, debe expresar la base cuantitativa del indicador de un proyecto. META: Medio cuantitativo o cualitativo que establece acciones para el cumplimiento del objetivo establecido en un proyecto del Plan de Acción Institucional. RESPONSABLES: Áreas funcionales responsables de la formulación, ejecución y seguimiento del Plan de Acción Institucional. PLANES ESTRATEGICOS: Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Institucional 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: La Oficina de Planeación debe establecer las metodologías para el direccionamiento estratégico y será la encargada de liderar cada una de las fases identificadas para la formulación de los planes estratégicos. Los Actores Institucionales que tendrán participación en la formulación de los planes estará conformado por: Consejo Superior, Consejo Académico, Rectora, Vicerrectores, Decanos, Mentores, Asesores Externos e Internos. Los estará conformado por: El Comité Directivo de Planeación, Consejo de Facultades y la Comisión Técnica Asesora. El procedimiento se empleará cuando sea estrictamente necesario actualizar o reformular con pertinencia y objetividad el Plan Estratégico Institucional. Los Planes Estratégicos deben contar con presupuesto y plan de inversiones proyectado. Los Planes Estratégicos deben ser aprobados por el Consejo Superior. La periodicidad para realizar el seguimiento al cumplimiento de proyectos contenidos en el Plan de Acción Institucional será semestral. El Plan Estratégico Institucional será reformulado una vez se logre identificar el cumplimiento total de lo establecido en los motores de desarrollo.

3 PÁGINA: 3 DE 5 El Plan Estratégico Institucional podrá ser ajustado anualmente, cuando las circunstancias, así lo ameriten o por instrucciones del Consejo Superior y/o Rectoría. La Oficina de Planeación debe definir una estrategia de sensibilización, motivación y alineación con todos los servidores públicos. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables Documento/ Registros 1 Conformar los 2 Identificar Líneas Estratégicas Oficina de Planeación Resolucion Rectoral Formular la visión prospectiva de las Líneas Estratégicas Definir los documentos soporte para la aproximación conceptual de los Planes Estratégicos. Definir las visiones de Futuro de las líneas Estratégicas 6 7 Identificar los motores de desarrollo y definir las visiones de futuro. Verificar la coherencia y pertinencia de las visiones de futuro de los motores de desarrollo respecto a las visiones de futuro de las líneas estratégicas. Si: Ir al siguiente paso NO: Regresar al paso numero 2 8 Identificar y definir las familias de estrategias Distribuir las estrategias según las familias de estrategias establecidas. Verificar la coherencia y pertinencia de las estrategias respecto a las visiones de futuro de los motores de desarrollo. NO: Regresar al paso numero 8 Formular proyectos con base en las estrategias formuladas. Definir objetivos, indicador, línea base y metas del proyecto formulado por las Vicerrectorias.

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. Descripción Responsables Verificar las unidades de medidas establecidas en el indicador, línea base y meta del proyecto. NO: Regresar al paso 12 Verificar la coherencia y pertinencia de los proyectos respecto a las estrategias y visiones de futuro de los motores de desarrollo. NO: regresar al paso numero 11 Definir la participación de las áreas funcionales en los proyectos. Describir las actividades y metas de las áreas funcionales respecto a los proyectos. Verificar la coherencia y pertinencia entre las actividades y metas propuestas por las áreas funcionales. Si: ir al paso siguiente NO: regresar al paso numero 16 Verificar las unidades de medidas establecidas en las metas formuladas por las áreas funcionales respecto a las unidades de medida establecidas en la meta del proyecto. SI: ir al paso siguiente NO: regresar al paso numero Diagramar e imprimir ejemplares Socializar y divulgar por diferentes medios los Planes Estratégicos a la comunidad universitaria. Ejecutar los proyectos establecidos en el Plan de Acción Institucional. Elaborar matriz de seguimiento del Plan de Acción Institucional Controlar el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en los proyectos del Plan de Acción Institucional Elaborar informe de seguimiento del Plan de Acción. Rectoría Vicerrectorias Facultades Áreas funcionales Documento/ Registros Plan Estratégico Plan de Acción Matriz de seguimiento Informe de seguimiento 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5 PÁGINA: 5 DE 5 Ley 30 de 1992 Proyecto Educativo Institucional Universidad del Atlantico Acuerdos Superiores y Resoluciones rectorales existentes y expedidas en el ejercicio del presente procedimiento 8. REGISTROS Resoluciones Rectorales Planes Estratégicos Planes de Acción Matriz de seguimiento Informes de seguimiento 9. CONTROL DE CAMBIOS VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 1 Noviembre 24 de 2009 Septiembre 2 de 2013 Jaime Barros Valencia Jaime Barros Valencia VERSION ORIGINAL Se cambia política de operación del procedimiento en la periodicidad para realizar el seguimiento al cumplimiento de proyectos contenidos en el Plan de Acción Institucional; de trimestral a semestral