PÁGINA: 1 de 5 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 Jefe de Control Interno: Andrea Palacios Periodo Evaluado: 03/2013 a 30/06/2013 Fecha de elaboración: 02/07/2013 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO El código de ética y valores de la entidad no es aplicado por los servidores públicos, generando un ambiente de control poco productivo para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Desconocimiento por parte del Nivel Directivo en la ejecución de Políticas para fortalecer el Talento Humano en la entidad. Los planes de acción no son realizados por todos los responsables de los procesos. La administración del riesgo no es aplicada en la entidad, generando incertidumbre frente a posibles riesgos que se puedan presentar en el cumplimiento de los objetivos de los procesos. La misión, visión institucional y objetivos no se encuentran realizadas, limitando a la entidad a un cumplimiento de objetivo institucional y solo enfocándola a cumplir la visión y objetivos del Plan de Desarrollo.
PÁGINA: 2 de 5 La entidad se encuentra en plan de mejora por procesos en lo referente al proceso de Talento Humano y Protocolos Éticos, donde han dado avance en la realización de los planes de capacitación, bienestar e inicio en la ejecución de los mismos, la vez se socializo el código de ética y valores y suscribieron acta de compromiso con los servidores públicos. Se estableció procedimiento para expedición de los CDP ; el cual se basa en el requerimiento previo de viabilidad sobre el recurso, conforme las necesidades del Plan de Desarrollo, lo cual muestra un avance en la articulación entre el Plan de Desarrollo y Presupuesto. La entidad está desarrollando un proceso sensibilización y socialización para construcción colectiva de la misión y visión de la entidad SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION Los procedimientos de la entidad se encuentran desactualizados, lo cual genera desorden en la ejecución de actividades y la falta de responsabilidad. La falta de procedimiento contractual, inducción y reinducción, genera un cumplimiento bajo en el desarrollo de cada una de las actividades del proceso de contratación y la poca definición de los responsables, provoca que se repitan actividades Los indicadores no cumplan su objetivo de medición, esto generado por la desactualización de los procesos. El plan de mejoramiento por procesos suscrito por el responsable de gestión documental no se cumplió, lo cual limita avances en el proceso. El proceso de comunicación en la entidad no tiene definido un responsable, lo cual genera que no se cumplan algunas directrices establecidas por medio de actos administrativos. Existe poca comunicación entre las áreas; los temas internos y actos administrativos son poco socializados con los servidores públicos.
PÁGINA: 3 de 5 Los servidores públicos junto con asesores externos están revisando los procesos para efectuar los respectivos ajustes. La entidad pública la información de contratación en el Secop y algunos actos administrativos e información interna de la entidad la publica en las carteleras. SUSBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION La auto-evaluación del control y la gestión no se aplica en la entidad, ya que los servidores públicos no tienen claro el objetivo de esta temática. Las auditorías Internas no se ejecutan en las fechas programadas conforme lo establecido en el plan de auditorías internas aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno, esto generado por que no existe personal multidisciplinario que apoye el área en las diferentes disciplinas para lograr mayor efectividad, a la vez al existir un sistema de control interno poco operativo, con lleva a que la verificación, seguimiento y control sean extenuantes para el cumplimiento de los objetivos del área. Los responsables de procesos incumplen con los planes de mejora por procesos e institucional suscritos con la Oficina de Control Interno y entes de control. Pocas directrices para el cumplimiento de los planes de mejoramiento. La alcaldía contrato apoyo de personal especializado para realizar auditoria interna del proceso económico, financiero y presupuestal de la entidad. Los servidores públicos están recibiendo sensibilización y capacitación sobre la importancia de la autoevaluación de la gestión y control ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PÁGINA: 4 de 5 El sistema de Control interno en la entidad está en un nivel bajo, lo cual genera un riesgo alto para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la entidad, esta situación se fundamenta por la falta de conocimiento por parte de los servidores públicos de la estructura del sistema de control interno y del nivel de importancia que tiene dentro de la entidad para lograr una gerencia efectiva. Frente lo expuesto, existe componentes que han limitado que el sistema cumpla su objetivo desde su implementación desde al año 2008 y está basado en que la entidad tiene una planta de cargos de 18 servidores públicos, donde el 33% son del nivel directivo y el 67% son servidores públicos en nivel de auxiliar administrativo de los cuales el 33% están en carrera administrativa, esto generado por ser un municipio que tiene un nivel de ingresos bajo el cual cumple algunas expectativas para hacer inversión cuando se hacen alivios tributarios y pasivos que superan un porcentaje representativo del presupuesto de ingresos anual de la entidad. Al tener el anterior escenario, la entidad contrata personal de apoyo para el desarrollo de algunas actividades, el cual es cambiante y limita la continuidad en cada uno de los procesos de sensibilización y socialización sobre el sistema de Control Interno, esto teniendo en cuenta que el sistema lo sostiene son aquellos que tienen continuidad dentro de la administración ( auxiliares administrativo en carrera ) los cuales son pocos y disponen de poco tiempo por las multiplex funciones que deben desarrollar. Es así, como el Sistema de Control Interno, se está afectando para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. RECOMENDACIONES 1. Cumplir los responsables de los procesos con los planes de mejora sugeridos en los informes de Auditoria Interna. 2. Establecer políticas que generen que el componente de ambiente de control sea sostenible para mejorar el sistema en los demás componentes. 3. Actualizar los procedimientos de la entidad. 4. Implementar la administración del riesgo para mitigar situaciones que afecten el cumplimiento de los objetivos de la entidad. 5. Apoyar al Oficina de Control interno con personal especializado para el cumplimiento del Plan de Auditorías Internas.
PÁGINA: 5 de 5 6. Capacitar los servidores públicos en la importancia de la Auto-evaluación del control y gestión para el cumplimiento de los objetivos. 7. Establecer directrices que generen el cumplimiento de los planes de mejoramiento por procesos. 8. Construir con todos los servidores públicos la misión, visión y objetivos de la Alcaldía de la Cumbre Valle, para contribuir a la planeación estratégica de la entidad.