Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Índice Introducción... - 2 - Objetivo... - 2 - Qué es Excel?... - 3 - Para qué sirve?... - 3 - Ventajas... - 3 - Libro de trabajo... - 3 - Cómo empezar a trabajar con Excel?... - 4 - Hoja de cálculo... - 5 - Elementos de la ventana de Excel... - 6 - Barra de título... - 6 - Barra o pestañas de opciones... - 6 - Cinta de opciones... - 6 - Archivo... - 6 - Inicio... - 7 - Insertar... - 7 - Diseño de página... - 7 - Formulas... - 7 - Datos... - 7 - Revisar... - 8 - Vista... - 8 - Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel... - 9 - Archivo... - 9 - Inicio... - 9 - Insertar... - 9 - Diseño de página... - 9 - Fórmulas... - 9 - Datos... - 9 - Vista... - 9 - Barra de fórmulas... - 10 - Barra de etiquetas... - 10 - Barra de estado... - 10 - Barras de desplazamiento... - 10 - Empecemos a trabajar.... - 12 - Cómo introducir datos en mi hoja de cálculo?... - 12 - Cómo editar la información?... - 12 - Cómo borrar datos?... - 12 - Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas?... - 13 - Combinar y centrar celdas... - 14 - Insertar fórmulas y funciones... - 14 - Elaborar gráficas... - 15 - Cómo cierro mi hoja de cálculo?... - 16 - Conclusión... - 17 - - 1 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Introducción En la actualidad existen distintos programas que se pueden utilizar para llevar las cuentas familiares o hasta los más complejos cálculos financieros sin la necesidad de ser un experto en matemáticas para poder utilizarlos. Uno de los programas que nos permite realizar este tipo de operaciones es Excel, pues es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentran integradas en el conjunto de programas Microsoft Office. Quizás pensemos que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora, pero qué ocurre si nos equivocamos al introducir un número en una suma de 20 dígitos, tendríamos que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si nos equivocamos al introducir un dato, simplemente corregimos el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Objetivo Al finalizar el curso los participantes adquirirán los conocimientos básicos de los elementos de Excel con la finalidad de que puedan utilizarlo en su ámbito laboral y personal. - 2 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Qué es Excel? Excel es una aplicación del tipo de hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows, y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal, base de datos, programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de marcos; todo dentro de la misma aplicación. Para qué sirve? Se utiliza para organizar, calcular y analizar datos económicos. Una hoja electrónica de cálculo de Excel permite crear, manipular y analizar la información de una manera eficiente y sencilla. También permite elaborar gráficas con la misma información que procesa. Ventajas La hoja de cálculo electrónica es utilizada en administración o cómputos de oficinas, además se puede dar diferentes usos en hogares para la elaboración de listas de consumo, o cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de obras, requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas). Se pueden crear gráficos fácilmente, así como intercambiar información con otros programas como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint para que ésta pueda ser presentada a otros, en cualquier formato. Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xlsx para que la computadora los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft Excel. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si observamos la parte inferior de la ventana de Excel encontraremos las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la siguiente manera: Hoja1, Hoja2... - 3 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro. Cómo empezar a trabajar con Excel? La forma correcta de iniciar Excel es utilizar el botón Inicio ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, posteriormente nos desplazamos por los siguientes botones: Todos los Programas / Microsoft Office / Microsoft Office Excel 2010. 3 4 1 2 Otra manera de abrir Excel es directamente del escritorio haciendo doble clic sobre el ícono correspondiente al programa. - 4 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Hoja de cálculo La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas; una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras. Una fila es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La intersección de una columna y una fila se denomina como Celda y se nombra con la letra de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. Nota: Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16,384 columnas (XFD) y 1, 048,576 filas. - 5 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Elementos de la ventana de Excel Barra de título La barra de título es la que se encuentra en la parte superior de nuestra pantalla, en ella aparece el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) y el nombre del archivo que está abierto en el momento. Barra o pestañas de opciones La barra o pestañas de opciones permite abrir los menús que dan acceso a los comandos más importantes del programa los cuales son archivo, inicio, insertar, diseño de página, formulas, datos, revisar y vista. Cinta de opciones La cinta de opciones, dispone de los íconos (botones) con los que se pueden hacer las operaciones más comunes e importantes; esta barra cambia dependiendo de la pestaña de opción que esté seleccionada. Archivo Contiene aquellos comandos relacionados con la administración de archivos, así como las opciones para guardar el documento, preparar la página antes de imprimir y sus opciones de impresión. - 6 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Inicio Contiene los comandos que corresponden a la modificación del texto; aquellos que permiten copiar o mover información, así como comandos para dar formato a las celdas, búsqueda y sustitución de palabras. Insertar Contiene los comandos que permiten agregar todo tipo de elementos en una hoja de cálculo, tales como tablas, imágenes (prediseñadas o desde archivo), formas, gráficas, encabezado, pie de página, símbolos, entre otros. Diseño de página Con él se accede a todos aquellos comandos que nos sirven para configurar la presentación de la hoja de cálculo; es decir, los cambios de temas, configuración, ajustar área de impresión y algunas opciones de la hoja. Formulas Contienen todos los comandos para la biblioteca de funciones, nombres definidos y la auditoría de fórmulas. Datos Muestra los comandos para administrar las conexiones con otros libros de texto, ordenar y filtrar los contenidos de la hoja de cálculo, herramientas de datos y los iconos para la creación de esquemas. - 7 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Revisar Facilita el corrector ortográfico, los sinónimos, idiomas, comentarios, entre otros. Vista Contiene los comandos de visualización de la hoja de cálculo; tales como vista normal, diseño de página, zoom y las opciones de la ventana. En caso de que la cinta de opciones no esté visible será necesario activarla, para esto hay que ubicarse en la barra o pestañas de opciones, dar clic derecho con el mouse para desplegar el menú contextual y posteriormente dar clic en la opción minimizar cinta de opciones para activarla (puede corroborar que la cinta de opciones se ha activado cuando NO aparezca a un lado de la opción minimizar cinta de opciones) - 8 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Comandos más importantes de las Cintas de Opciones de Excel Archivo Nuevo documento en blanco. Abrir archivo. Guardar archivo. Imprimir. Inicio Combinar y centrar Estilo porcentual Estilo millares Formato de números de contabilidad Aumentar decimales Disminuir decimales Estilos Autosuma (suma) Ordenar y filtrar Insertar Tabla dinámica Tabla Gráficos Minigráficos Ecuación Símbolos Diseño de página Temas Fondo Ancho Alto Fórmulas Insertar función Autosuma Datos Orden A a Z Orden Z a A Ordenar Filtro Vista Normal Diseño de página Zoom Inmovilizar - 9 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo, crear nuevas o modificar las ya existentes. Barra de estado En la parte inferior de la ventana está la barra de estado, muestra los controles de vista de la hoja en la que se está trabajando. Barras de desplazamiento Las barras de desplazamiento horizontal y vertical se encuentran ubicadas en los bordes de la pantalla y permiten desplazarse por la hoja de cálculo en forma rápida. V e r t i c a l Horizontal - 10 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Actividad Coloca el nombre correspondiente a cada una de los elementos que conforman la pantalla de Excel. - 11 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Empecemos a trabajar. Cómo introducir datos en mi hoja de cálculo? Para introducir datos en nuestra hoja de cálculo, tenemos que realizar el siguiente procedimiento. 1. Posiciónese en la celda en la que desea escribir. 2. De un clic izquierdo sobre la celda para que se active. 3. Introduzca la información que desee. 4. Por último de enter. Cómo editar la información? Existen tres formas para editar los datos que ingresamos en una celda, a continuación se describe cada una de ellas. La forma más común es dando doble clic sobre la celda que queremos editar, al instante aparecerá el cursor dentro de la celda para que podamos modificar la información. Otra manera de cambiar el contenido de la celda, es seleccionando la celda que queremos editar y dar clic directamente en la barra de fórmulas. La tercer forma, es seleccionando la celda que deseamos editar y presionar la tecla F2 de nuestro teclado de funciones. Nota: Al igual que en Word y PowerPoint, se puede dar formato al contenido de las celdas, es decir, podemos modificar el tipo, tamaño y color de fuente, la alineación, activar las negritas, cursivas, etc. Cómo borrar datos? En lugar de editar una celda se puede borrar el contenido; para ello realicemos los siguientes pasos. 1. Seleccione la(s) celda(s) que desee borrar. 2. Dé clic derecho para desplegar el menú contextual. 3. Por último seleccione la opción borrar contenido. Nota: También puede borra el contenido de una celda seleccionando la celda y oprimiendo el botón Suprimir de nuestro teclado. - 12 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Cómo cambiar el tamaño de las columnas y filas? Para cambiar el grosor de una columna, es necesario posicionarse en el extremo derecho del nombre de la columna, el puntero del mouse debe convertirse en dos flechas apuntando hacia la derecha y la izquierda; en caso de las filas, para cambiar el alto, tenemos que posicionarse en el extremo inferior del número de la fila que deseamos modificar, el puntero se debe convertir en unas flechas apuntando hacia arriba y abajo. Ya que aparece el puntero en forma de flechas, hay que dar un clic izquierdo y dejar presionado, ahí podemos hacer más grande o pequeño el grosor de la columna o el alto de la fila. Nota: Si ya ingresamos datos a alguna de las celdas, al dar doble clic sobre el extremo de la columna o de la fila, estas se autoajustarán a las dimensiones del contenido de la celda. - 13 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 Combinar y centrar celdas Si lo que queremos es fusionar dos o más celdas para que formen una sola, es necesario seguir estos pasos. 1. Seleccione las celdas que desea combinar. 2. Diríjase al botón combinar y centrar ubicado en la pestaña Inicio. 3. De clic en combinar y centrar, las celdas seleccionadas se convertirán en una sola. Insertar fórmulas y funciones Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más (+) o el menos (-), para producir un nuevo valor a partir de otros existentes. Las fórmulas y las funciones siempre comienzan con el signo igual (=). Algunas reglas a tener en cuenta al elaborar una fórmula son: Las operaciones se realizan de izquierda a derecha. Los Operadores permitidos son suma (+), resta (-), multiplicación (*), división (/), exponencial (^), cociente ((). Los paréntesis indican en una fórmula el orden o prioridad de cálculo que se desea, lo que alterará el resultado. Ejemplo: No es lo mismo 3+2*4=11 que (3+2)*4=20. Nota: Los operadores * y / tienen prioridad mayor que los + y - - 14 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Por su parte, las funciones son fórmulas matemáticas simplificadas que ya vienen definidas por el programa Excel. De este modo se hace mucho más fácil trabajar con cálculos largos y complicados. Algunas de las funciones que se van a utilizar son suma, promedio, máxima, mínima, y contar. SUMA: suma todos los números de un rango, por ejemplo: =SUMA (Número 1; Número 2; ) =SUMA (3,2) es igual a 5 Si desea especificar celdas: Si las celdas A1 hasta E1 contienen: =SUMA (A1:C1) es igual a 50 =SUMA (A1:E1) es igual a 150 PROMEDIO: es la función que mostrará la media aritmética de los números de un rango encerrado entre paréntesis, por ejemplo: =PROMEDIO (Número1; Número2;..) =PROMEDIO (A1:E1) devolverá el promedio del rango A1 hasta E1 MAX y MIN: estas funciones devuelven los valores máximos y mínimos respectivamente de una lista de números. CONTAR: cuenta las veces que aparece un elemento numérico en una lista de datos. Elaborar gráficas El gráfico es una herramienta muy útil a la hora de interpretar resultados, crea una representación visual que facilita la comprensión global de los resultados numéricos. Los gráficos pueden crearse de modo que queden plasmados en la hoja de cálculo en la que se está trabajando, así como en otra hoja independiente del libro de trabajo si así se desea, además, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos personalizados, según las necesidades de cada usurario. Para crear una gráfica es necesario realizar los siguientes pasos: 1. Seleccione las celdas que contienen los datos que se desean presentar en el gráfico. - 15 -
Centro de Oportunidades Digitales ADOC 2.0 2. Diríjase a la pestaña insertar y posiciónese en el apartado de gráficos. 3. De clic en el tipo de gráfico que deseas insertar. (En el ejemplo se inserta una gráfica de columnas) 4. La gráfica aparecerá en la hoja de cálculo. Cómo cierro mi hoja de cálculo? Para cerrar Excel se puede optar por el botón cerrar, ubicado en los botones de control (parte superior derecha de la ventana). Si el archivo tiene cambios que todavía no se han guardado, Excel pregunta si se desea actualizar el archivo antes de cerrar el documento, usted elija la opción que desee y con esto concluirá su hoja de cálculo. - 16 -
Hoja de Cálculo Microsoft Office Excel 2010 Conclusión Excel 2010, es un programa que nos permite organizar, calcular y analizar datos económicos, de igual manera facilita la manipulación y análisis de la información de una manera eficiente y sencilla. También permite elaborar gráficas con la misma información que procesa. Este programa puede ser utilizado en la administración, además se puede dar diferentes usos en hogares para la elaboración de listas de consumo, o cualquier aplicación que necesite de cálculos (cálculos de obras, requerimientos de materiales para la elaboración de productos, estadísticas). - 17 -