D IR EC T IV A N 04-2 00 7 /GRP -GRP PA T SGRD I LINEAMIENTOS GENERALES PARA EL USO, SUPERVISION Y CONTROL DE LAS BITACORAS EN EL GOBIERNO REGIONAL PIURA. I. OBJETIVO. Establecer criterios y lineamientos que regulen el procedimiento para el uso, supervisión y control de Bitácoras para las unidades vehiculares del Gobierno Regional. Piura. II. FINALIDAD. Contar con un documento de gestión que oriente el uso correcto, supervisión y control de la información contenida en las Bitácoras y que deberán cumplir los chóferes que tengan asignado en uso unidades vehiculares en la Sede Central y Gerencias Sub Regionales Luciano Castillo Colonna y Morropón Huancabamba del Gobierno Regional Piura. III. BASE LEGAL. Ley N 27181 Ley General de Transportes. Resolución N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado (24.03.98). Resolución de Contraloría N 072-98/CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público- Normas del 300.0 I al 300.08 Normas Técnicas de Control Interno para el Área de Abastecimientos y Activos Fijos. Ordenanza Regional N 014-2003/GRP-CR, Reglamento de altas, bajas y enajenaciones de la propiedad mobiliaria del Gobierno Regional Piura. Ordenanza Regional N 111-2006/GRP-CR, aprueba Reglamento de Organización y Funciones -ROF del Gobierno Regional Piura. Resolución de Contraloría N 123-2000-CG, Mantenimiento de diversas Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público NTC- 700-06 Contrataciones y Adquisiciones de Bienes y Servicios y Obras. IV. ALCANCE. La presente Directiva es de estricta aplicación para los chóferes nombrados y contratados con relación laboral que tengan asignadas unidades móviles en la Sede Central, Gerencias Sub Regionales Luciano Castillo Colonna y Morropón Huancabamba y Aldeas Infantiles del Gobierno Regional Piura. V. VIGENCIA. Las disposiciones contenidas en la presente Directiva regirán a partir del primer día hábil siguiente de su aprobación y permanecerán vigentes hasta la aprobación de nuevas normas que las modifiquen. VI. APROBACION. La presente Directiva será visada por la Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial y la Sub Gerencia Regional de Desarrollo Institucional y será aprobada con Resolución Ejecutiva Regional visada por la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y
Acondicionamiento Territorial, Oficina Regional de Administración, Oficina Regional de Asesoría Jurídica y la Gerencia General Regional y firmada por el Presidente Regional. VII. NORMAS GENERALES. 7.1. Definición de Términos. Bitácora.- Es una Libreta de Control Vehicular que contiene información detallada sobre el uso y mantenimiento de la unidad móvil y que es registrada por cada conductor que tiene asignado vehículo del Gobierno Regional Piura bajo los siguientes conceptos: Datos de identificación vehicular. Instrucciones para el chofer. " Reporte Quincenal:' que contiene: Nombres y apellidos del conductor responsable del vehículo, nombre de la unidad orgánica que tiene asignado el vehículo, fecha, número de vale, cantidad de galones de combustible, kilómetros recorridos, destino del servicio, lectura del velocímetro indicando inicio y termino del servicio vehicular, firma del conductor y visto bueno del jefe inmediato. Mantenimiento preventivo del vehículo (adjuntar Informe Técnico). Registro de llantas. Registro de Revisiones Técnicas Registro de Inspecciones Registro de Siniestros y/o Accidentes, y; Observaciones. Servicio de Transporte Actividad económica que proveen los medios para realizar el transporte terrestre. Transporte Terrestre. Desplazamiento en vías terrestres de personas y mercancías. 7.2. De la entrega y registro de la información de las Bitácoras. Todas las Unidades Móviles deberán llevar una BITACORA que será revisada periódicamente por el responsable de Transportes. El responsable de Transportes de la Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial hará entrega de la bitácora a cada uno de los conductores (chofer) que tenga asignado vehículo, así como a los nuevos conductores; al inicio de cada mes, quincenalmente y cuando se asigne unidad móvil. El conductor (chofer), de cada unidad móvil asignada llenará los datos conforme los consignados en la Tarjeta de Propiedad Vehicular. 7.3. Del Contenido de la Bitácora. 1. Instrucciones para el Conductor en el llenado de Libreta de Control del Vehículo (Bitácora). Los conductores deberán leer minuciosamente las instrucciones que se indican en la bitácora, las cuales deben ser cumplidas al pie de la letra debiendo tener cuidado al llenar la información y que sea la correspondiente al vehículo que
tienen asignado, la misma que deberá ser registrada en forma clara, precisa, sin borrones ni enmendaduras. 2. Reporte quincenal. Se anotará en detalle la información siguiente: Nombres y Apellidos del conductor responsable. Nombre de la unidad orgánica que tiene asignada la unidad móvil. Fecha diaria por día laborado Número de vale del combustible que recibe. Cantidad de galones de combustible Kilómetros recorridos por día laborado. - En destino Indicar el lugar para Comisión de servicio y cuando se trate de apoyo local. Lectura del velocímetro: registrar la salida y llegada Total de galones de combustible consumidos y kilómetros recorridos durante la quincena. Firma del conductor responsable Visto bueno del Responsable de Transportes Firma del Jefe Inmediato Fecha de Entrega de la bitácora. 3. Mantenimiento Preventivo. Si la unidad móvil recibe mantenimiento se deberá adjuntar el Informe Técnico respectivo tomando en cuenta la Programación que se indica en el Anexo N 02 de la presente directiva. 4. Registro de Llantas. El conductor del vehiculo anotará las veces que realice parchado de llantas y cambio de llantas en la fecha, hora, lugar, detallando el monto y la fecha del recibos de caja chica si hubiera como sustento de la acción realizada. 5. Registro de Revisiones Técnicas. Aquí se anotará la fecha de las revisiones técnicas a que ha sido sometida la unidad móvil, adjuntando copia del Diagnostico Situacional que ha arrojado la revisión técnica y documentos sustenta torios. 6. Registro de Inspecciones. El conductor del vehículo anotará las veces que el vehículo a su cargo recibe inspección técnica interna por parte de los mecánicos encargados de Transportes del Gobierno Regional Piura. 7. Registro de Siniestros y/o Accidentes.
En caso que la unidad móvil sufra daños por siniestros u otra emergencia, el de la ocurrencia especificando los hechos transcurridos; asimismo informará de inmediato al Responsable de Transportes para los fines de gestión pertinentes. 8. Observaciones. Aquí los técnicos de transportes anotarán las observaciones si el caso 10 amerita en el transcurso del control y supervisión de la bitácora correspondiente. VIII. NORMAS ESPECÍFICAS. 8.1. Instrucciones para la presentación de la Bitácora. La información que se anotará en la libreta de control vehicular (Bitácora) debe ser llenada en forma diaria, en la fecha y hora de la ocurrencia de los hechos. La información debe ser llenada por el conductor del vehiculo siendo el, único responsable del extravío o pérdida. El conductor de cada vehículo hará entrega de -la bitácora (libreta de control vehicular) para su revisión y control en forma quincenal y cada vez que se le solicite al Responsable de Transportes..El registro de la información deberá ser presentada sin errores ni enmendaduras, en forma clara y precisa. La bitácora deberá ser visada por el responsable de Transportes y firmada por el Jefe inmediato de la Unidad Orgánica que tiene unidad móvil asignada. 8.2. Instrucciones para el Usuario (Conductor). El uso del vehículo asignado es únicamente para fines oficiales de orden institucional. Abstenerse de permitir el uso del vehículo asignado a personas distintas a las autorizadas. Concluidos los horarios de trabajo o cumplidas. las Comisiones designadas, depositar el vehículo en los lugares previamente establecidos por el responsable del control vehicular para tales efectos y según disposiciones vigentes. Mantener el vehículo en óptimas condiciones de funcionamiento, limpieza y presentación, revisando diariamente los niveles de agua, lubricante s, presión, temperatura y en general todo lo que conduzca a la adecuada conservación y mantenimiento del vehículo. Abstenerse de reparar el vehículo por si mismo o por interpósita personas sin previa documentación administrativa vigente (Orden de Servicio), salvo casos excepcionales con la autorización del responsable de Transportes y de Adquisiciones y Servicios. Registrar diariamente las anotaciones de los actos ocurridos con relación al vehículo asignado. Asegurarse de que el vehiculo cuente con el equipo y herramientas e inspecciones necesarias antes de efectuar cualquier viaje en comisión de servicio. Toda unidad móvil debe contar con los siguientes documentos de identidad vehicular: Tarjeta de propiedad vehicular Certificado de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito-SOAT Seguro de Responsabilidad Civil Seguro vehicular (en caso tenerlo) Permiso para el uso de lunas polarizadas
Bitácora (Libreta de Control Vehicular) Logotipo del Gobierno Regional Piura Brevete Profesional vigente del Conductor Otras Licencias Especiales según sea el caso Llevar en la gaveta del vehículo todos estos documentos exceptuándose el logotipo que va impreso en la unidad móvil. IX. RESPONSABILIDADES: De la Oficina Regional de Administración La ORA d e la Sede y las Oficinas Sub Regionales de Administración de la Gerencia Sub Regional Luciano Castillo Colonna y Morropón Huancabamba son responsables del cumplimiento estricto de la presente directiva. Supervisar que todas las unidades móviles cuenten con una póliza vigente de Seguro Obligatorio de Accidentes de transito. Supervisar que todas las unidades móviles cuenten de forma obligatoria con un Velocímetro (horómetro) el cual permitirá regular el consumo de combustible. Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial La Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, a través del responsable de Transportes de la Sede o quien haga sus veces en las Gerencias Sub Regionales Luciano Castillo Colonna y Morropón Huancabamba son responsables de supervisar, revisar y controlar el uso correcto y registro de la información en forma diaria y quincenal de las Bitácoras correspondientes según Registro de Vehículos que posee el Gobierno Regional Piura. La Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial a través del responsable de Transportes y la Oficina de Tecnología de la Información se implemente un Programa que consolide un estado de gastos generales mensual por vehículo bajo los siguientes conceptos: vales de combustible, papeletas de salida, servicios por caja chica y otros relacionados al uso y mantenimiento vehicular. El responsable de Transportes de la Oficina de Abastecimiento, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial implemente un registro y archivo por cada unidad móvil que contenga lo siguiente: Ficha técnica actualizada con los datos de identificación vehicular, diagnóstico situacional del estado del vehículo y las libretas de control vehicular (bitácora) quincenales de cada vehiculo adjunto con los Informes Técnicos de mantenimiento, orden de servicio, vales de combustible y recibos de caja chica que genere cualquier tipo de gasto del vehiculo. Del Conductor del vehículo: Portar Brevete. No manejar en estado etílico comprobado. No usar el vehiculo para fines particulares o de lucro. Ser responsable por cualquier accesorio o herramienta del vehículo. Están bajo la custodia y cuidado del conductor del vehículo, los documentos que recibe para uso vehicular y de las herramientas, accesorios que recibe en la acta de entrega de cargo. Cualquier violación de las leyes de tránsito será de responsabilidad única del conductor del vehículo. Los conductores deberán comunicar de forma inmediata al responsable de Transportes de cualquier tipo de ocurrencia de accidente de transito, robo, siniestro, etc. que tenga la unidad vehicular a su cargo.
Cada vez que al vehículo se le designe nuevo conductor, se hará un acta de entrega del vehículo, incluyendo las anotaciones contenidas en esta libreta. Los conductores tomarán en cuenta la Programación que se indica en el Anexo N 01 de la presente Directiva para el Mantenimiento Preventivo de las unidades móviles que tienen a su cargo. Informar oportunamente a su Jefe inmediato superior las fallas mecánicas del vehículo. Registrar la información correctamente en la Bitácora, según los hechos ocurridos. Los conductores que no cumplan con las disposiciones vigentes serán sancionados de conformidad al Capitulo V de la ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Publico y al Capitulo XII del Reglamento de la Carrera Administrativa -D.S. N 005-90/ PCM y de conformidad al capítulo VII de la Ley Marco del Empleado Público Nº 28175. X. ANEXOS. Anexo N 01: Programación Mantenimiento Preventivo (gasolineros y petroleros) Anexo N 02: Guía de Distancias en el Departamento de Piura. Anexo N 03: Bitácora (Libreta de Control Vehicular).