MÓDULO 4: PLANTA DE PERSONAL El módulo de Planta de personal es donde el usuario podrá administrar la planta de personal de su institución, definiendo la denominación de cada uno de los empleos (código, grado, naturaleza del empleo, tipo de planta a la que pertenece el empleo, la dependencia, jornada laboral y número de empleos) Allí mismo se realizará la creación de los diferentes perfiles de un cargo, atendiendo lo establecido en el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, así como la distribución de la Planta de Personal por dependencia y grupo interno de trabajo, identificado el empleo donde se ubica el Representante Legal Finalmente, se incorporaran los criterios establecidos en el manual de funciones para cada uno de los perfiles, donde además de la identificación del empleo, se desarrollará el contenido funcional describiendo el propósito, las funciones esenciales, los criterios de desempeño, conocimientos básicos, requisitos de estudio y requisitos de experiencia y su alternativa, si la entidad lo establece, y finalmente las competencias funcionales. Paso 1 Ingresar al Módulo de Planta de Personal en la opción Administración de Planta de Personal. Nota: se puede utilizar tanto el árbol de contenidos de la parte izquierda de la pantalla como la ventana que aparece en el centro de la pantalla.
Paso 2 Posteriormente se abrirá en el ábol de contenidos la pestaña Administración Planta de Personal, donde se ingresaran los datos relacionados con la clasificación de la planta de personal y la clase de planta.
a. Para ingresar información se debe escoger la opción Nuevo y se habilitarán las casillas para escribir. En el campo de Clasificación de la Planta escoja el tipo de planta que se va a crear (Planta de Empleados Públicos, Planta Trabajadores Oficiales, Docentes e Instructores, Planta Privada). TENGA EN CUENTA: que cada vez que se da clic en Nuevo se creara un registro en el cual se debe ingresar información. Si por error se crea un registro, al momento de guardarse el sistema arrojará un error datos obligatorios requeridos. Por lo que es preciso que antes de guardar la información se debe revisar y en caso requerir suprimir el registro creado que no va a utilizarse se debe realizar la siguiente opción:
b. En la opción clase de planta, se hará click en el botón, en donde se desplegará una ventana con la lista clase de planta (permanente, temporal, transitoria, no aplica). Allí se seleccionará un registro y hacer clic en aceptar. Nota: la opción fecha de inicio se actualizará automáticamente una vez se asigna la norma al proceso y se guarden los cambios.
Paso 3 Posteriormente, debe ubicarse en el Árbol de contenidos y seleccione la opción Asignación de Nomenclatura y dar clic en Nuevo.
a. En el campo nombre de la nomenclatura, se hará clic en el botón, y aparecerá el filtro Nomenclatura de la Institución. Para aplicar un filtro, introduzca el nombre de la nomenclatura que seleccionó previamente en el módulo de Nomenclatura y escala salarial, haciendo la búsqueda en Descripción Nomenclatura (digite las iniciales de General o General-territorial dependiendo de su Entidad) hacer clic en : Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti
b. Seleccione un registro en el cuadro de Lista de Nomenclatura de la Institución que se abrirá a continuación y hacer clic en Aceptar: Nota: la opción fecha de inicio se actualizará automáticamente.
Paso 4 Nuevamente, ubíquese en el árbol de contenidos y seleccione la opción Denominaciones de empleo y dar clic en clic en Nuevo. Opción nuevo TENGA EN CUENTA: que cada vez que se da clic en Nuevo se creará un nuevo registro, por lo que es preciso que se verifique que la cantidad de empleos a ingresar en el sistema corresponda al número de empleos relacionados en el acto administrativo de planta de personal de la entidad.
Paso 5 a. En denominaciones del empleo se debe diligenciar las casillas que se habilitan para escribir de la siguiente manera: En el campo Código dar clic en el Botón, allí aparecerá el filtro Histórico nomenclatura denomin. Para aplicar el filtro, se debe introducir valores en los campos y hacer clic en Siguiente (en caso de desconocer el código dejar el campo vacío y dar clic en ):
b. Aparecerá una ventana de advertencia la cual indica que el resultado no se mostrará completo, dar clic en Aceptar. c. Luego aparecerá la lista Histórico nomenclatura denomin, se debe seleccionar un registro y haga clic en Aceptar. d. Al dar clic en aceptar, la información de los campos Grado y Código de la Escala Salarial se actualizarán automáticamente:
e. En el campo Naturaleza del empleo se debe hacer clic en el Botón, el cual desplegará la Lista de Naturaleza del empleo. Se recomienda seleccionar un registro de las opciones, dependiendo de la denominación del empleo y luego se da clic en Aceptar. Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti
f. Utilizando la barra de desplazamiento lateral deslice hacia abajo para seguir diligenciando los demás campos (tipo de planta, dependencia, jornada laboral total de empleos por norma) Tú sirves a tu país, nosotros te servimos a ti
g. En el caso del campo Tipo de Planta se debe dar clic en el botón ya que se debe seleccionar (estructural o global), según la opción que corresponda al cargo que se está ingresando. h. Para asignar la Dependencia, dar clic en el botón el cual desplegará la Lista de Dependencias. Seleccionar un registro y dar clic en Aceptar.
TENGA EN CUENTA: que el procedimiento anterior se realiza con los cargos que hacen parte del despacho (alcalde, gobernador, rector, etc). En el caso de la planta global, la asignación de dependencia se realiza en el módulo de distribución de planta de personal. i. En el campo de Jornada Laboral desplegar la lista y seleccionar la(s) hora(s) correspondiente(s).
j. Finalmente, digite el número de empleos requeridos teniendo en cuenta el nivel jerárquico en el campo de Total de Empleos por Norma, es decir el número de empleos que aparecen identificados en el acto administrativo de planta de personal. TENGA EN CUENTA: que para garantizar que la información ingresada no se pierda, el sistema ofrece una opción previo al guardado con norma, y para este caso se escoge en el menú Acciones la opción de Guardar Parcialmente.
Paso 5 Ubicado en el Árbol de contenidos seleccionar la opción Administración de Planta de personal, luego en el menú de Enlaces ubicado al lado inferior izquierdo, haga clic en Asignar norma a proceso.
a. Aparecerá el filtro en Asignar norma al proceso y allí en el campo Número de la norma debe asignar el número del acto administrativo de creación de planta de personal y dar clic en siguiente. b. En la ventana de Asignar norma a proceso seleccionar la norma correspondiente a la creación de planta de personal y luego, en el menú Acciones ubicado en el lado superior izquierdo, debe dar clic en Asignar norma a proceso.
c. El sistema arrojará un mensaje de advertencia para confirmar si se desea asignar la norma anteriormente seleccionada. En caso de ser afirmativo dar clic en Sí. d. Si la norma es asignada correctamente, aparecerá la siguiente ventana: e. Después de que se realice el guardado, en la parte superior de la aplicación, se podrá cerrar la ventana de Administración de personal, si el procedimiento se realizó correctamente, aparecerá un mensaje informando que los datos se guardaron correctamente, dar clic en Aceptar, y posteriormente cerrar la ventana dando clic en el símbolo