Tipo: Asunto: Instrucción General Actuaciones de gestión y control sobre el suministro de alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas más Desfavorecidas en España (2014-2020) Clave temática: 308 Unidad: Subdirección General de Regulación de Mercados Número: 1/2015 Vigencia: Programa 2015 y siguientes Sustituye o modifica: Sustituye a la IG 1/2014
SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN DE GARANTÍA AGRARIA Í N D I C E Página 1. EXPOSICION DE MOTIVOS... 1 2. RMATIVA DE APLICACIÓN... 1 3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS... 2 3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas.... 2 3.2. Organizaciones asociadas de distribución.... 2 3.3. Organizaciones asociadas de reparto.... 3 3.4. Medidas de acompañamiento.... 3 3.5. Destinatarios finales de los alimentos.... 4 3.6. Unidades de control.... 5 3.7. Comité de seguimiento... 5 3.8. Comisiones provinciales.... 5 3.9. REDABAL.... 6 4. PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS-PO FEAD (2014-2020)... 6 4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de distribución.... 6 4.2. Organizaciones asociadas de distribución.... 8 4.2.1. Obligaciones de las organizaciones asociadas de distribución en relación al suministro de los alimentos.... 8 4.2.2. Obligaciones de las oad en relación a la distribución de los alimentos. 8 4.2.2.1. En relación al procedimiento de distribución.... 8 C/ BENEFICENCIA, 8 28004 - MADRID TEL: 913476500 FAX: 915219832
4.2.2.2. En relación a las oar a las que se distribuyen los alimentos.... 10 4.3. Organizaciones asociadas de reparto.... 10 4.3.1. Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR... 11 5. TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA... 11 6. DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONTROLES... 12 7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA... 14 8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL)... 15 8.1.1. Controles a las empresas suministradoras.... 15 8.1.2. Controles del alimento suministrado por las empresas suministradoras...15 8.1.3. Control analítico en los CAD.... 16 8.2. Controles a las OAD y CAD.... 17 8.3. Controles a las OAR.... 17 9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD... 18 10. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR... 18 11. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS... 18 12. POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS.... 19 ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL PROGRAMA... 20 ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS... 28 ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS... 30
ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE DISTRIBUCIÓN DEL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS 31 ANEXO 6 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 6.... 37 ANEXO Nº 7- ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE REPARTO (OAR)... 40 ANEXO 7 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO 7... 47 ANEXO Nº 8 - PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES BENEFICIARIOS... 50
1. EXPOSICION DE MOTIVOS La Unión Europea ha aprobado a través del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, el Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas para el periodo 2014-2020. El artículo 4 del citado Reglamento establece que el Fondo financiará los programas nacionales que distribuyen a las personas más desfavorecidas alimentos y/o asistencia material básica a través de organizaciones asociadas seleccionadas por los Estados miembros y, en el artículo 20 de este Reglamento, se establece que la tasa de cofinanciación comunitaria será del 85 %, corriendo el 15 % restante a cargo del Estado Miembro. La Comisión Europea, mediante decisión de fecha 17 de diciembre de 2014, aprobó el Programa Operativo español sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas (FEAD) para el periodo 2014-2020. La Autoridad de Gestión del Programa Operativo es la Subdirección General Adjunta de Gestión de la Subdirección General de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE), adscrita a la Dirección General del Trabajo Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las Empresas del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Por otro lado, se ha designado como Organismo Intermedio al Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, a través del Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA), que tiene asignadas, entre sus funciones, la compra de alimentos mediante un procedimiento de licitación pública, para su distribución entre las personas más desfavorecidas. Las Áreas funcionales de Agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, en adelante unidades de control, son las unidades que, en nombre del FEGA, verificarán el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria en el ámbito territorial de su competencia. La presente Instrucción General establece las normas generales que regulan las actuaciones de gestión y control del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015 y sucesivos. 2. RMATIVA DE APLICACIÓN - Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas. - Reglamento Delegado (UE) Nº 1255/2014 de la Comisión, de 17 de julio de 2014, que complementa el Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas mediante 1
el establecimiento del contenido de los informes de ejecución anuales y del informe de ejecución final, incluida la lista de indicadores comunes. - Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España, aprobado mediante Decisión de Ejecución de la Comisión, de fecha 17 de diciembre de 2014 (CCI 2014ES05FMOP001). - Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, en adelante TRLCSP. - Pliegos de cláusulas administrativas particulares para el suministro de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. - Pliegos de especificaciones técnicas para el suministro y distribución de alimentos, en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. - Resoluciones del Fondo Español de Garantía Agraria, por las que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 2015 y sucesivos. - Real Decreto 1801/2008, por el que se establecen las normas relativas a las cantidades nominales para productos envasados y al control de su contenido efectivo. 3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS 3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. En el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España (2014-2020), para el Programa anual correspondiente de ayuda alimentaria se prevé la compra en el mercado, mediante licitación, de alimentos para su suministro a las organizaciones asociadas de distribución, de dimensión nacional, quienes las distribuirán a las organizaciones asociadas de reparto autorizadas para que, a su vez, los pongan gratuitamente a disposición de las personas más desfavorecidas. 3.2. Organizaciones asociadas de distribución. Son organizaciones de dimensión nacional, sin ánimo de lucro, que reciben en sus centros de almacenamiento y distribución (en adelante CAD) los alimentos de las empresas suministradoras que hayan resultado adjudicatarias de las licitaciones y los distribuyen a las organizaciones asociadas de reparto (en adelante OAR). Las organizaciones asociadas de distribución (en adelante OAD) son designadas para tal fin, mediante Resolución anual del FEGA en la que se establece el procedimiento para la designación de organizaciones asociadas 2
de distribución, en el marco del correspondiente Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. En el desempeño de su labor, informan y asesoran al FEGA para garantizar la correcta ejecución del programa, a través del Comité de Seguimiento. 3.3. Organizaciones asociadas de reparto. Son organizaciones sin ánimo de lucro que reciben los alimentos de las OAD y los entregan directamente a las personas más desfavorecidas, junto con medidas de acompañamiento. La entrega de dicho alimento puede ser: - Mediante entrega directa de lotes de comida. - Mediante la elaboración de comidas preparadas para ser consumidas en sus instalaciones (entidad de consumo). 3.4. Medidas de acompañamiento. Son un conjunto de actuaciones dirigidas a favorecer la inclusión social de las personas más desfavorecidas destinatarias de la ayuda alimentaria. Todas la OAR deben ofrecer medidas de acompañamiento excepto en aquellos casos en los que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares. Todas la OAR ofrecerán como medida de acompañamiento básica información sobre los recursos sociales más cercanos. Esta información será elaborada por el Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad. La medida de acompañamiento básica se pondrá a disposición de todas las personas beneficiarias de la ayuda alimentaria, las cuales deberán firmar una hoja de registro indicando la recepción de la información. Están exentas de firmar esta hoja de registro las personas beneficiarias de las entidades de consumo y las personas sin hogar. En el caso de las entidades de consumo, la medida de acompañamiento básica se podrá poner a disposición de los beneficiarios de la ayuda alimentaria de varias formas, por ejemplo, mediante, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o poniendo a disposición de las personas atendidas hojas que contengan dicha información, entre otras. Esta medida de carácter básico está contemplada particularmente para que aquellas OAR que, disponiendo de menor capacidad administrativa y de gestión, puedan cumplir con la obligación reglamentaria habida cuenta de que se trata de entidades con recursos humanos (personas voluntarias en su mayoría) y financieros muy escasos y que, sin embargo, han resultado y resultan fundamentales para la entrega de alimentos, pues su localización y las características de su actividad les permite estar más cerca de las personas más necesitadas. 3
Aquellas OAR que dispongan de mayores recursos y experiencia en el ámbito socio laboral podrán poner a disposición de las personas destinatarias medidas de acompañamiento más completas: - Derivación/reorientación a los recursos sociales, previo contacto con los mismos para establecer los canales de derivación e informando a la persona beneficiaria del programa o actividad a la que se le quiere derivar. - Prestación directa de servicios, programas y actividades dirigidas a la inserción socio-laboral, siempre que la entidad cuente con una persona o un equipo de personas competentes en la materia. En relación a las medidas de acompañamiento, el FEGA y en su nombre, las unidades de control, únicamente deberá verificar, que todas la OAR ofrecen como medida de acompañamiento obligatoria información sobre los recursos sociales más cercanos y que disponen de hojas de registro firmadas que indiquen la recepción de la información. Los demás aspectos relacionados con las medidas de acompañamiento serán competencia del Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad. En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están exentas de disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la medida de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición de las personas a las que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo, la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o la puesta a disposición de las personas atendidas hojas que contengan dicha información, entre otras. 3.5. Destinatarios finales de los alimentos. Son las personas más desfavorecidas que, a su vez, se definen como aquellos individuos, familias, hogares o grupos que se encuentren en situación de pobreza económica, así como las personas sin hogar y otras personas en situación de especial vulnerabilidad social. Estas circunstancias se determinarán mediante informe de los servicios sociales públicos o de las entidades participantes en el programa siempre que éstas últimas cuenten con trabajadores sociales o profesionales que realicen funciones asimiladas de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad No será necesaria la presentación del informe social en aquellos casos en que el reparto de alimentos se realice en comedores sociales o a personas sin hogar. En aquellos casos en los que el inspector no pueda verificar la existencia de dicho informe, por considerarse éste confidencial, las OAR deben poner a su disposición un documento alternativo que permita al inspector verificar que las 4
personas a las que las OAR proporcionan los alimentos del Programa disponen de dicho informe. 3.6. Unidades de control. Las unidades de control son las áreas funcionales de agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, que en nombre del FEGA verifican el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria en el ámbito territorial de su competencia mediante la realización de controles. Podrán realizar controles bien a empresas, CAD y organizaciones asociadas, tanto de distribución como de reparto. 3.7. Comité de seguimiento Comité formado por el FEGA y las OAD, cuyas funciones serán las de revisar las solicitudes de participación de las OAR en el Programa de ayuda alimentaria, proponiendo su alta baja o modificación, informar sobre el funcionamiento del Programa correspondiente y proponer las medidas necesarias para la correcta ejecución de dicho Programa. A las reuniones del Comité de Seguimiento, se podrá invitar a expertos en los asuntos que se vayan a tratar. En particular, podrán participar representantes de la Dirección General de la Industria Alimentaria, como asesores expertos en aspectos nutricionales. También se invitará a participar a representantes de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Empleo y Seguridad Social y de la Dirección General de Servicios para la Familia y la Infancia del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, como Autoridad de Gestión y Organismo Intermedio de Gestión del Programa, respectivamente. El Comité de Seguimiento se reunirá por primera vez antes del comienzo del suministro de alimentos de cada Programa y, una vez iniciado éste, al menos, una vez antes del inicio de cada una de las fases en las que esté prevista la entrega de alimentos a las OAD. 3.8. Comisiones provinciales. Son comisiones que, de cara a mejorar la gestión del Programa de ayuda alimentaria, se pueden crear, de manera voluntaria, con el propósito de analizar y evaluar la ejecución del Programa a nivel provincial y promover iniciativas que se consideren necesarias para mejorar su funcionamiento. El FEGA recomienda la creación de comisiones provinciales en todo el territorio nacional, dado que son consideradas una herramienta que contribuye significativamente a la buena gestión del programa. 5
Las comisiones estarán constituidas, al menos, por un representante de cada una de las OAD en la provincia y un representante de las Áreas Funcionales de Agricultura de las Delegaciones o Subdelegaciones del Gobierno. Serán presididas por el representante de las áreas funcionales de agricultura. Existe una Guía para el establecimiento de comisiones provinciales del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas, en la que se detalla la composición y el funcionamiento de dichas comisiones. 3.9. REDABAL. Es una herramienta informática de gestión del Programa de ayuda alimentaria, puesta a disposición de las OAD y de las unidades de control. Las unidades de control podrán utilizar dicha aplicación como soporte en las labores de control sobre empresas, OAD, CAD, OAR y duplicidades de beneficiarios. Si una unidad de control no dispone de acceso a REDABAL deberá solicitar el mismo a través de correo electrónico dirigido a la dirección ayudaali@fega.es indicando el número del documento nacional de identidad (letra incluida), el nombre y apellidos, provincia y correo electrónico. Para facilitar el manejo de la aplicación existe un manual de usuario y una guía del módulo de control, dentro del apartado documentos de REDABAL. 4. PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS-PO FEAD (2014-2020) 4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de distribución. El FEGA, a través de un proceso de licitación pública, obtiene mediante la compra directa a las empresas del sector agroalimentario que hayan resultado adjudicatarias, los tipos de alimentos que se hayan considerado necesarios y adecuados. Estas empresas suministran los alimentos en los CAD de las OAD, distribuidos en todas las provincias del territorio español y en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. El FEGA establece la distribución territorial de los alimentos, que se realiza de forma equitativa en base a indicadores objetivos de la situación socioeconómica de cada Comunidad Autónoma, que son: la tasa de riesgo de pobreza o exclusión social (AROPE), tasa de desempleo y número de personas destinatarias del reparto anterior, ponderados en un 40 %, 10 % y 50 % respectivamente. 6
El establecimiento de los coeficientes a nivel provincial, parte del número de destinatarios del reparto anterior, puesto que no existen datos oficiales sobre indicadores objetivos de la situación socioeconómica a este nivel. El FEGA establece las fases o periodos de suministro indicando, para cada fase, un periodo de suministro de alimentos que finalizará a los quince días naturales desde la fecha de inicio de cada fase, salvo que, por motivos justificados, autorice un plazo mayor. Las empresas suministradoras deben entregar los alimentos dentro del periodo establecido. Si vencido dicho período, una empresa no ha entregado el alimento en los CAD previstos, sin que exista una autorización previa del FEGA, este adoptará las medidas oportunas, de acuerdo con el Pliego de Cláusulas Administrativas correspondiente. Los alimentos serán entregados, descargados y apilados por las empresas en los almacenes autorizados por el FEGA. No obstante, las OAD podrán acordar con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se lleven a cabo por sus propios medios. Los alimentos suministrados deben cumplir con las características técnicas establecidas en los pliegos de licitación. En relación a la presentación y etiquetado de los envases, embalajes y palets las empresas deberán cumplir con lo especificado en el Pliego de especificaciones técnicas correspondiente, a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción. Los alimentos suministrados a las OAD por el FEGA se encontrarán identificados en su envase con el logotipo establecido en el Anexo 1 de esta Instrucción General. Las empresas suministradoras deberán acompañar la mercancía con un albarán y copia legible, que deberá ser firmado, sellado y fechado por los responsables de los CAD receptores como prueba de la formalización de la entrega del alimento. Al final de cada fase de suministro, las empresas remitirán al FEGA una copia de los albaranes, firmados, sellados y fechados, a efectos de que éste verifique la conformidad del suministro Los albaranes deberán incluir, al menos, los siguientes datos: - Identificación de la empresa - Número/código de identificación del albarán - Identificación del destinatario - Alimento suministrado - Cantidad suministrada: número de embalajes y peso neto o volumen neto - Lote/-s de fabricación de las cantidades suministradas - Fecha del suministro El FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de consumo preferente de cada uno de los alimentos que se vayan a suministrar así como 7
la relación de empresas que hayan resultado adjudicatarias y el valor de los alimentos. Con anterioridad al comienzo de cada fase, el FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de suministro de los alimentos para esa fase, así como las cantidades de alimento y los lugares en los que se vayan a ser suministrados. 4.2. Organizaciones asociadas de distribución. Con carácter general, las OAD deberán: Ofrecer en sus sitios web una breve descripción del programa, que incluya sus objetivos y resultados y destaque la ayuda financiera recibida de la Unión Europea. Estar en disposición de facilitar información sobre los indicadores de resultados, relativos a la ayuda alimentaria distribuida, establecidos en los epígrafes 12), 13), 14) del anexo del Reglamento Delegado (UE) nº 1255/2014 de la Comisión, así como otros datos solicitados por las autoridades competentes. Los valores relativos a estos indicadores se establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados en información proporcionada por los beneficiarios finales. En cualquier caso estos datos se proporcionarán de manera agregada. Por otra parte, en virtud del artículo 32.4.b) del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, las OAD deberán llevar una contabilidad aparte de los gastos subvencionables realmente contraídos con cargo al Programa. 4.2.1. Obligaciones de las organizaciones asociadas de distribución en relación al suministro de los alimentos. Las OAD facilitarán el suministro de los alimentos en las cantidades y en los plazos acordados asegurando un horario suficientemente amplio y flexible de los CAD. Cualquier modificación en relación a los datos de los CAD deberá ser puesta en conocimiento del FEGA. Las cantidades de alimentos recepcionadas deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como movimientos de entrada en REDABAL. 4.2.2. Obligaciones de las OAD en relación a la distribución de los alimentos. 4.2.2.1. En relación al procedimiento de distribución. Los CAD distribuirán los alimentos recibidos entre las OAR autorizadas por el FEGA. 8
Los CAD de las OAD deberán exponer, en sus instalaciones, y en un lugar fácilmente visible por el público, un cartel informativo, que les será facilitado al efecto por el FEGA, en el que figure la mención Programa de ayuda a las personas más de desfavorecidas y el emblema del FEAD. Las OAD deberán utilizar REDABAL en la gestión de la distribución de los alimentos, en particular, para el cálculo del reparto de alimentos entre las OAR que tengan asignadas, así como para llevar una contabilidad material de la distribución. La distribución se debe realizar, por regla general, de forma directamente proporcional al número de beneficiarios por cada tipo de alimento. No obstante, en casos puntuales y debidamente justificados, las OAD podrán distribuir los alimentos en base a otros criterios de actuación que pondrán en conocimiento del FEGA, cuando así se les requiera. En estos casos se deberá aplicar en REDABAL los coeficientes correctores correspondientes. El periodo de distribución de los alimentos a las OAR en cada fase de suministro deberá finalizar antes del inicio de la fase siguiente. Por este motivo, los CAD deberán estar vacíos antes del inicio de la fase siguiente. No obstante, en situaciones justificadas, el FEGA podrá autorizar una ampliación del plazo de distribución. La última fase de distribución de alimentos a las OAR deberá finalizar, a más tardar, el día anterior a la fecha, que establezca el FEGA, de finalización del Programa de ayuda alimentaria. Al finalizar el Programa de ayuda alimentaria correspondiente, las unidades de control deberán comunicar al FEGA que los almacenes están vacíos. Los CAD acreditarán la retirada de los alimentos por la OAR mediante la cumplimentación, por duplicado, de un acta de distribución según el modelo del Anexo 2. Una vez cumplimentada y firmada, tanto por el representante del centro de almacenamiento como de la OAR, se entregará un ejemplar a cada uno. La OAD custodiará esta documentación durante un periodo mínimo de 5 años y, en caso de serle requerida, la pondrá a disposición de las unidades de control o de cualquier otra autoridad competente para efectuar los controles oportunos. Las OAD determinarán las fechas y plazos en las que las OAR deberán retirar los alimentos que les correspondan. En caso de que la cantidad retirada por la OAR difiera de la que teóricamente le hubiera correspondido, se dejará constancia de la diferencia en el acta de distribución. Las cantidades de alimentos retiradas por las OAR deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como movimientos de salida en REDABAL. 9
Se considerará que un alimento se ha distribuido cuando ha sido entregado a las OAR y dicha entrega ha quedado correctamente registrada en REDABAL. 4.2.2.2. En relación a las OAR a las que se distribuyen los alimentos. Las OAD no podrán distribuir alimentos a OAR que no se encuentren autorizadas por el FEGA o que no estén asociadas a ellas. Las OAD no repercutirán cantidad económica alguna sobre las OAR a las que distribuyen los alimentos con destino a las personas desfavorecidas. Las OAD serán responsables de la verificación del cumplimiento por parte de las OAR a las que entreguen los alimentos, de los requisitos y obligaciones que éstas deben cumplir, del seguimiento de las mismas, de la actualización de sus datos, así como de la propuesta de entrega de alimentos a nuevas organizaciones o de la propuesta de interrupción en la entrega de alimentos a petición de la organización o por otra causa justificada, de acuerdo con las indicaciones que les proporcione el FEGA al respecto. Respecto al tratamiento de los datos de carácter personal, las OAD, deberán cumplir con lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. Igualmente, las OAD deberán fomentar la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual en el acceso a la ayuda, así como velar por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas. 4.3. Organizaciones Asociadas de Reparto. Para que una organización sea autorizada como OAR para participar en el Programa de ayuda alimentaria debe cumplir con los requisitos y obligaciones indicados en las Resoluciones anuales del Fondo Español de Garantía Agraria, por las que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas de distribución y los requisitos que deben cumplir las organizaciones asociadas de reparto, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas correspondiente. En el documento Guía de organizaciones asociadas de reparto se detallan los requisitos y obligaciones que deben cumplir las OAR, así como una serie de aclaraciones que pueden resultar de utilidad al inspector a la hora de realizar los controles sobre dichas OAR. El FEGA será el organismo encargado de autorizar o interrumpir la participación de las OAR en los Programas de ayuda alimentaria. Con anterioridad al inicio del primer suministro de los alimentos de cada Programa, el FEGA autorizará la participación en el mismo de todas las OAR propuestas y verificadas por las OAD y aceptadas por el FEGA. 10
Con anterioridad a cada uno de los suministros que se vayan a realizar en el Programa, las OAD podrán solicitar al FEGA que autorice la participación de nuevas OAR. Los plazos de presentación de solicitudes de alta y la relación de OAR autorizadas que deriven de estos procedimientos, se publicarán en la página web del FEGA (www.fega.es). No obstante, las OAD comunicarán a las OAR su participación en la distribución de alimentos del Programa de ayuda alimentaria. El FEGA interrumpirá la participación en el Programa de distribución de alimentos a las OAR que así lo soliciten a través de su OAD. Las unidades de control informarán al FEGA sobre los resultados del control realizado, quien, a la vista de los incumplimientos detectados por la unidad de control, podrá interrumpir la participación de una OAR si se comprueba que la misma ha dejado de cumplir los requisitos y obligaciones establecidos en la Resolución del FEGA 1. El FEGA informará de las interrupciones de participación de las OAR en el Programa de ayuda alimentaria en el correspondiente Comité de Seguimiento. 4.3.1. Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR. Las OAR podrán solicitar el cambio de asignación a otra OAD mediante una solicitud motivada dirigida a la organización de la que dependan. Las OAD solicitarán al FEGA a través de REDABAL el cambio de asignación deseado. Los cambios de OAD se llevarán a efecto previo consenso entre las organizaciones afectadas. De no alcanzarse un acuerdo, el FEGA dirimirá la cuestión en el marco del Comité de Seguimiento. Los cambios de asignación, y por tanto del número de beneficiarios finales atendidos, que se efectúen con anterioridad al comienzo del Programa podrán tenerse en cuenta en el reparto de alimentos entre las OAD. Sin embargo, una vez iniciado el Programa, dicho reparto permanecerá estable, al estar ya pactadas con las empresas suministradoras de los alimentos las cantidades y los puntos de entrega. 5. TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA Los controles a realizar por las unidades de control podrán ser de tres tipos: Controles programados: controles recogidos en el Plan de control cuya realización es obligatoria salvo casos debidamente justificados. 1 Más información en el documento Guía de organizaciones asociadas de reparto. 11
Controles dirigidos: controles a realizar por indicación de la Subdirección General de Mercados, en adelante SGRM, como consecuencia de una denuncia, de algún posible fraude o irregularidad. Controles no programados: controles que se realizan a iniciativa del inspector cuando tenga indicios de que se está cometiendo algún fraude o irregularidad y cuando así lo considere necesario. Los controles dirigidos serán comunicados directamente por la SGRM a la unidad de control responsable de su realización. En el caso de que una unidad de control no pueda realizar un control programado deberá notificarlo, a la mayor brevedad, a la SGRM para que se tomen las medidas que se consideren necesarias. Siempre que sea posible, las unidades de control se apoyarán, para la realización de sus comprobaciones, en la información registrada en REDABAL. 6. DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONTROLES a. Preparación. Las actuaciones de control se deben recoger en los modelos de actas que estén vigentes en el momento de su realización. Los modelos de actas de control se deben obtener de la Instrucción General vigente en el momento de realización del control debiéndose poner especial cuidado en no utilizar modelos de actas de control obsoletos. En la aplicación REDABAL se pueden consultar y obtener los diferentes datos e informes necesarios para la correcta realización del control. b. Programación. Los controles deben programarse de tal manera que en el momento de la inspección se estén llevando a cabo las operaciones objeto de control. Por tanto, los controles se deben realizar en fechas en las que el inspector tenga la seguridad de que en las instalaciones a controlar dispongan de alimentos del Programa de ayuda alimentaria. c. Comunicación. La realización del control se deberá comunicar dejando constancia documental de dicha comunicación y con una antelación de, cómo máximo, 10 días. No obstante, en casos excepcionales debidamente justificados se podrá autorizar la ampliación de este plazo. En dicha notificación se informará de la naturaleza del control, la fecha y hora de personación de los controladores y la información que debe ser facilitada al inspector, (entre otros, para los CAD, albaranes y actas de distribución; y para las OAR estatutos, inscripción registral, justificación de 12
la condición de beneficiarios, listado actualizado de beneficiarios, actas de distribución, notas de entrega, etc.). No obstante, podrán efectuarse controles sin previo aviso cuando el propósito del control así lo aconseje. d. Identificación. Al inicio del control, los controladores se identificarán y solicitarán la identificación y acreditación de la representatividad de la persona que firme el acta y le informarán al interesado sobre las comprobaciones que van a realizar e. Envío. Las actas de control se deben remitir a la SGRM a través de la aplicación REDABAL. Las instrucciones de carga de actas se encuentran en la Guía del módulo de controles dentro del menú Documentos de REDABAL. En el caso de que en las actas de control reflejen irregularidades que contravengan lo establecido en la normativa, la unidad de control correspondiente elaborará un informe complementario a las actas de control en el que se detallarán con la mayor claridad posible qué puntos de la normativa, han sido contravenidos. Asimismo en dicho informe se incluirán de manera clara y concisa las conclusiones obtenidas de dicho control. Las actas de control deben cargarse en REDABAL a la mayor brevedad tras la finalización del control, con el fin de que en caso necesario se actúe rápidamente sobre la organización en cuestión. Las actas de control únicamente se grabarán en REDABAL una vez finalizado el control en su totalidad, es decir, si el inspector ha detectado alguna incidencia que requiera la aportación de alguna aclaración o documentación posterior por parte de la organización que ha sido objeto del control, no deberá grabar el acta en REDABAL hasta que el inspector haya recibido y valorado las mismas, debiendo informar en todo caso a la SGRM del resultado final del mismo. Dado que la aplicación únicamente permite la carga de un único fichero, deben incluirse en el mismo todos los documentos que el inspector quiera hacer llegar a la SGRM (actas, informes, etc.). Si con posterioridad a la carga de un acta de control se pusieran de manifiesto nuevas actuaciones, con informes o nuevas actas, no se deberá eliminar el registro ya grabado sino únicamente se deberá sustituir el archivo antiguo por el nuevo. Hay que tener en cuenta que en la realización de los controles la unidad de control manejará ficheros de datos de carácter personal relativos a los datos de beneficiarios que atienden las OAR controladas. En este sentido se deberá tener presente en todo momento las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. 13
En caso de sufrir algún problema en la carga de las actas en REDABAL se podrá contactar con el Servicio de atención a Usuarios (SAUS) en el teléfono: f. Otros. 91 322 50 61 Los inspectores podrán emplear en el control los métodos y equipos de medición, pesaje o contabilización necesarios para obtener un resultado de la precisión adecuada, dejando constancia de los mismos en el acta de control. 7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA El FEGA se encargará de facilitar a las unidades de control toda la información necesaria para el correcto desempeño de sus funciones de control. El FEGA mantendrá reuniones periódicas con las unidades de control para la coordinación y el seguimiento de la ejecución del programa de ayuda alimentaria. El resultado de los controles debe reflejarse en las actas de control proporcionadas en esta Instrucción que podrán ir acompañadas de un informe en caso necesario. En casos debidamente justificados, se podrá remitir al FEGA el resultado del control en un informe firmado por el inspector en lugar de hacerlo en el acta de control correspondiente. La información incluida en el acta por el inspector debe ser el resultado de las comprobaciones llevadas a cabo por el inspector y, en ningún caso, deben tratarse de manifestaciones del representante de la organización objeto del control. La información reflejada en el acta de control debe ser coherente y no debe ser contradictoria en los diferentes puntos de la misma. El inspector debe tener presente en todo momento que las no conformidades reflejadas en un acta de control conllevan, en todo caso, a una actuación por parte del FEGA que puede derivar en la interrupción de participación de un CAD o de una OAR en el programa de ayuda alimentaria o en la imposición de una penalización a una empresa, entre otros. El inspector debe comprobar y cumplimentar todos y cada uno de los puntos de las actas de control, marcando una sola casilla de las establecidas. La SGRM no considerará válidas actas de control con apartados sin valorar, es decir, en blanco. El control se formalizará en una única acta de control, aunque el mismo se realice en varias visitas. Si tras realizar un control se pusiera de manifiesto la existencia de incidencias y/o irregularidades consideradas de gravedad por parte del inspector que pudieran afectar al buen desarrollo del programa de ayuda, se informará de manera inmediata a la SGRM, quien podrá establecer que se efectúen nuevos controles, en caso necesario. 14
En caso de que en el acta se solicite incluir la manera en la que se justifica un determinado punto, el inspector, debe cumplimentar dicha justificación y, en ningún caso, dejar este apartado en blanco. Si en el acta se marca el punto controlado como conforme, el inspector, en la medida de lo posible, no debe incluir información adicional en el apartado observaciones a menos que sea estrictamente necesario y, en ningún caso, debe reflejar observaciones que contradigan la respuesta marcada por el inspector. En todo control se deberá reflejar el tiempo total de duración del mismo (tanto el control sobre el terreno, como en control documental). Las actas que no se ajusten a los puntos anteriores darán lugar a que la SGRM pueda solicitar al inspector las aclaraciones oportunas e incluso la repetición del control. 8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones exigidas para participar en el Programa tanto por parte de empresas, CAD, OAD y OAR, el FEGA establece anualmente un plan de control en base a los criterios de riesgo que se establecen en el mismo. Los controles programados se efectuarán dentro del período de ejecución del programa de ayuda y afectarán a empresas, CAD, OAD y OAR. 8.1.1. Controles a las empresas suministradoras. Los controles sobre empresas serán realizados por las unidades de control. Este control tiene como finalidad verificar la calidad de los alimentos destinados al programa, así como que éstos cumplen los requisitos exigidos en los correspondientes pliegos. Esta verificación incluirá: Controles sobre los alimentos suministrados por las empresas en el CAD. Controles analíticos de los alimentos mediante la toma de muestras en los CAD. Las unidades de control realizarán estos controles sobre los alimentos y en los CAD que el FEGA determine en el plan de control. 8.1.2. Controles del alimento suministrado por las empresas suministradoras. Este control será realizado por las unidades de control en los CAD y en él se verificará: 15
La identidad del alimento, es decir, que los alimentos depositados en el CAD, cumplen con la descripción del alimento establecida en el Anexo 1 del pliego de especificaciones técnicas correspondiente, pertenece a la marca comercial y cumple con los periodos de consumo preferente, establecidos y comunicados por el FEGA. Presentación y etiquetado del envase, embalaje y paletización, es decir que los envases, embalajes y palets de los alimentos cumplen con lo establecido en el punto 2 del pliego de especificaciones técnicas a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción. Condiciones en las que se han suministrado los alimentos El resultado de dicho control debe reflejarse en el anexo 3. El FEGA proporcionará a las unidades de control la información necesaria y los pliegos de especificaciones técnicas correspondientes para que los inspectores puedan proceder adecuadamente a este control. 8.1.3. Control analítico en los CAD. La toma de muestras deberá programarse con el fin de que se pueda realizar en el momento en que se realicen los controles en los CAD. Las muestras se tomarán por triplicado. El inspector enviará una unidad de muestra al laboratorio y custodiará las otras dos que podrán ser analizadas en caso de que el resultado analítico sea no conforme. Los envases que se vayan a enviar a analizar se deben seleccionar de manera aleatoria y en las cantidades indicadas en la tabla que, según el tipo de alimento de que se trate, el FEGA pondrá a disposición de las unidades de control. El inspector levantará un acta de control (anexo 5) por triplicado, del que se dejará una copia al CAD objeto del muestreo. Otra copia deberá acompañar a la muestra y una tercera copia se remitirá a la dirección que establezca el FEGA. El inspector indicará al responsable del CAD que grabe en la aplicación REDABAL las cantidades tomadas en el muestreo. Si el inspector ha realizado una toma de muestras debe marcar la casilla se realiza toma de muestras del anexo 3. Las muestras deberán ser custodiadas por la unidad de control hasta su recogida por parte del FEGA quien las enviará al laboratorio designado para el control analítico. Tanto la toma de muestras en el CAD como la custodia de la misma serán realizadas por la unidad de control, mientras que su recogida y remisión al laboratorio corresponderá al FEGA. 16
Una vez que se hayan preparado la/s muestra/s para su recogida, las unidades de control, se pondrán en contacto con las direcciones que le facilitará el FEGA, con el fin de proporcionar la siguiente información: Dirección donde se localizan las muestras. Persona de contacto de la unidad de control. Número de envases/bultos. 8.2. Controles a las OAD y CAD. Estos controles se llevarán a cabo en los CAD y, en caso necesario, en las dependencias de la OAD. El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la OAD, de los requisitos y obligaciones recogidos en la Resolución del FEGA, así como comprobar las operaciones de entrada y salida de los alimentos, sus condiciones de almacenamiento y la comparación entre las existencias contables y las existencias físicas. Las actuaciones derivadas de los controles a los CAD se reflejarán en el anexo 6. Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado controles, en el punto Gestión de actas de CAD, lo antes posible tras la finalización de dicho control. En caso de detectarse alimentos deteriorados se deberá actuar conforme a lo establecido en la Guía para el procedimiento de retirada y destrucción de alimentos deteriorados. En caso necesario, el inspector levantará acta de retirada de alimentos deteriorados conforme al modelo establecido en el anexo 4. En caso de no poder examinar íntegramente la totalidad de los alimentos disponibles en el almacén en el momento de realizar el control, el inspector seleccionará una muestra representativa. El inspector deberá describir en el acta de control (punto 4 del anexo 6) el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población. 8.3. Controles a las OAR. El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la OAR, de los requisitos y obligaciones recogidos en la Resolución del FEGA. Las actuaciones derivadas de los controles a las OAR se reflejarán en el anexo 7. 17
Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado controles, en el punto Gestión de actas de EEBB, lo antes posible tras la finalización de dicho control. 9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD De acuerdo a lo establecido en la Resolución del FEGA, el incumplimiento por parte de la organización asociada de distribución (OAD) de los requerimientos establecidos en la ejecución del programa anual, podrá ser motivo de exclusión de dicha organización en el proceso de designación de futuros programas, en función de la gravedad de dicho incumplimiento. Además la Resolución también establece que, el FEGA, adoptará todas las disposiciones necesarias para garantizar el correcto desarrollo de las operaciones de ejecución del programa y para prevenir y sancionar las irregularidades. A tal fin, podrá suspender la participación total o parcial de las organizaciones asociadas de distribución en función de la naturaleza y gravedad de los incumplimientos o de las irregularidades detectadas 10. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR Cuando, como consecuencia de un control, se determine que una OAR incumple los requisitos del programa, el FEGA realizará las actuaciones oportunas para interrumpir la participación de esta OAR en el Programa de ayuda alimentaria. En concreto, el FEGA comunicará a la OAR las incidencias comprobadas y le otorgará un plazo de diez días hábiles para el ejercicio del trámite de audiencia, de conformidad con el artículo 84 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Transcurrido dicho plazo, el FEGA podrá interrumpir la participación de dicha OAR y procederá a comunicárselo al interesado. El FEGA informará de estas interrupciones de participación en el correspondiente Comité de Seguimiento. Cuando, como consecuencia de un control, se detecte que los datos correspondientes a la OAR (datos de contacto, número de beneficiarios, etc.) son incorrectos, el FEGA modificará los datos comunicados por la Unidad de control en REDABAL y comunicará los mismos a la OAD correspondiente. 11. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS La aplicación REDABAL, al amparo de lo dispuesto en la Orden AAA/985/2012, de 30 de abril, por la que se modifica la Orden ARM/2952/2008, de 1 de octubre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal gestionados por el Fondo Español de Garantía Agraria, dispone de una herramienta de control para detectar duplicidades de beneficiarios en distintas OAR. Por ello, en el ámbito de sus competencias, las unidades de control, podrán realizar el control de duplicidades de beneficiarios. 18
En el anexo 8 se establecen las instrucciones, para la cumplimentación de los ficheros de beneficiarios. Las instrucciones para la carga del fichero en la aplicación REDABAL se pueden consultar en el manual de usuario de la aplicación. 12. POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS. En aquellos casos en los que una unidad de control reciba una denuncia por parte de un tercero, ya sea verbal o por escrito, sobre la venta de alimentos del programa en un establecimiento o cualquier otro tipo de fraude o conducta tipificada en la normativa vigente, deberá instarle a que interponga la denuncia correspondiente ante las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda. No obstante, en tales supuestos de venta de alimentos o detección de cualesquiera otras irregularidades tipificadas, la unidad de control solicitará el apoyo de fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda para la realización del control. EL PRESIDENTE, Firmado electrónicamente por Ignacio Sánchez Esteban DESTI: Secretaría General y Subdirecciones Generales del FEGA, Abogacía del Estado e Intervención Delegada en el Organismo. Áreas Funcionales de Agricultura o Agricultura y Pesca de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno 19
ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL PROGRAMA (AÑO) 20
ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN (Anverso) ACTA DE DISTRIBUCIÓN Nº OAD CENTRO PROVINCIA: FASE: En a de de, en ejecución del Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 20 PO FEAD 2014-2020, se hace entrega de los alimentos que se relacionan a continuación a la organización asociada de reparto (OAR): Código: Domicilio: Población Provincia: NIF: Denominación: Teléfono: En el dorso de este documento se establecen los requisitos y compromisos a cumplir por esta OAR. El incumplimiento de los mismos dará lugar a que se interrumpa la participación de esta OAR en el Programa de ayuda alimentaria, sin perjuicio de las demás responsabilidades que se deriven del incumplimiento. Alimento Nº Benef. Cantidades asignadas Cantidades retiradas(*) Diferencia(*) Nº Alim. Entid. Nº Embal. Envas. (Total) kg/l Tot. Nº Nº kg/l kg/l Embal. Envas. Tot. Totales: (*) A cumplimentar únicamente en caso de que no coincida con la cantidad asignada. POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE REPARTO (OAR) DISTRIBUCIÓN (OAD) Recibido y conforme: Entregué: Fdo. Fdo.: DNI DNI. Sello de la Organización Asociada Organización asociada de distribución (1 ejemplar). Organización asociada de reparto (1 ejemplar). 21