Instrucción General. Indefinida

Transcripción

1 Tipo: Asunto: Instrucción General Actuaciones de gestión y control para el suministro de alimentos, en el marco de la ayuda a las personas más desfavorecidas 2014 Clave temática: 308 Unidad: Subdirección General de Regulación de Mercados Número: 1/2014 Vigencia: Indefinida Sustituye o modifica: Sustituye a la Instrucción General nº 8/2013

2 SECRETARÍA GENERAL DE AGRICULTURA Y ALIMENTACIÓN Í N D I C E Página 1. EXPOSICION DE MOTIVOS RMATIVA DE APLICACIÓN GENERALIDADES DEL PLAN DE AYUDA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS Plan 2014 de ayuda a las personas más desfavorecidas Organizaciones asociadas Entidades sociales Destinatarios finales de los alimentos Unidades de control Comité de seguimiento Comisiones Provinciales REDABAL PLAN DE AYUDA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS Adquisición de alimentos del plan de ayuda y su suministro a los CADs de las organizaciones asociadas Organizaciones asociadas Obligaciones de las organizaciones asociadas en relación al suministro de los alimentos Obligaciones de las organizaciones asociadas en relación a la distribución de los alimentos Entidades sociales Solicitud de cambio de organización asociada por parte de una entidad social TIPOS DE CONTROLES DEL PLAN DE AYUDA DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONTROLES ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) C/ BENEFICENCIA, MADRID TEL: FAX:

3 8.1. Controles a las empresas suministradoras Controles in situ en las instalaciones de empresas suministradoras Control físico en los CAD Control analítico en los CAD Controles a los CADs Controles a las entidades sociales CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN ENTIDADES SOCIALES CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PLAN EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN ANEXO Nº 3. ACTA DE CONTROL A EMPRESAS SUMINISTRADORAS ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS EL REPRESENTANTE QUE PROCEDE A LA RETIRADA (FIRMA) ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL DE SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS ANEXO 6 BIS. PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO ANEXO Nº 7. ACTA DE CONTROL A ENTIDADES SOCIALES ANEXO 7 BIS. PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL ANEXO ANEXO Nº 8. PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES BENEFICIARIOS... 46

4 1. EXPOSICION DE MOTIVOS El Fondo Español de Garantía Agraria (FEGA) ha sido el Organismo responsable de la ejecución de los Planes de ayuda alimentaria a las personas más necesitadas de la Unión Europea que se han venido desarrollando en España desde finales de los años 80, así como el encargado de convocar una licitación pública para llevar a cabo el suministro y distribución de los alimentos, establecer el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas y establecer los requisitos que deben cumplir las entidades sociales encargadas de la distribución de los alimentos en dichos Planes. La Unión Europea, ha aprobado a través del Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014 un Fondo de Ayuda Europea para las personas más desfavorecidas para el periodo , en el que los Estados miembros podrán comprar, entre otros, alimentos que serán entregados a través de organizaciones asociadas a las personas más desfavorecidas. El retraso en la aprobación de este Fondo podría haber repercutido directamente en los más de 2 millones de personas que se han beneficiado del Plan 2013 de ayuda alimentaria a las personas más necesitadas. Por ello, el Gobierno de España ha previsto una dotación presupuestaria de 40 millones de euros en el presupuesto del Fondo Español de Garantía Agraria como medida extraordinaria para dar continuidad al Programa de alimentos a las personas más desfavorecidas durante el año Las áreas funcionales de agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de gobierno, en adelante unidades de control, son las unidades que, en nombre del FEGA, verificarán el correcto desarrollo del plan de ayuda en el ámbito territorial de su competencia. La presente Instrucción General establece las normas generales que regulan las actuaciones de gestión y control del Plan 2014 de ayuda a las personas más desfavorecidas. 2. RMATIVA DE APLICACIÓN - Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por Real Decreto legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, en adelante TRLCSP. - Pliego de cláusulas administrativas particulares para el suministro de alimentos en el marco de la ayuda a las personas más desfavorecidas Pliego de especificaciones técnicas para el suministro y distribución de alimentos, en el marco de la ayuda a las personas más necesitadas. 1

5 - Resolución de 2 de abril de 2014, del Fondo Español de Garantía Agraria, por el que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas y los requisitos que deben cumplir las entidades sociales, encargadas de la distribución de alimentos en el marco del Plan de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas. - Real Decreto 1801/2008, de 3 de noviembre, por el que se establecen las normas relativas a las cantidades nominales para productos envasados y al control de su contenido efectivo. 3. GENERALIDADES DEL PLAN DE AYUDA A LAS PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS 3.1. Plan 2014 de ayuda a las personas más desfavorecidas Es un programa nacional de ayuda alimentaria que tiene una dotación presupuestaria de 40 millones de euros, y que comprende la compra de alimentos adquiridos en el mercado, su suministro a las organizaciones asociadas, quienes los distribuyen entre las entidades sociales autorizadas para que, a su vez, lo pongan gratuitamente a disposición de las personas más desfavorecidas Organizaciones asociadas Son organizaciones caritativas designadas por el FEGA que colaboran en las labores de almacenamiento y distribución de los alimentos adquiridos por el FEGA, a través de los centros de almacenamiento y distribución (en adelante CADs) que disponen en prácticamente todas las provincias y que, velan para que los alimentos se destinen finalmente a quienes más lo necesitan. En el desempeño de esta labor, informan y asesoran al FEGA para garantizar la correcta ejecución del Plan, a través de los Comités de Seguimiento. Para el Plan 2014 las organizaciones asociadas son la Federación Española de Bancos de Alimentos (FESBAL) y Cruz Roja Española Entidades sociales Son entidades autorizadas por el FEGA, que reciben alimentos de las organizaciones asociadas y los distribuyen entre las personas más desfavorecidas, de dos formas: - Mediante el reparto de los alimentos de forma directa a las personas que acuden a sus locales, como parroquias, fundaciones, servicios sociales de ayuntamientos, etc. (entidades de reparto), o 2

6 - Mediante el consumo directo de los productos en sus instalaciones donde se preparan los alimentos para ser consumidos, como comedores sociales (entidades de consumo) Destinatarios finales de los alimentos Las personas más desfavorecidas que acudan a las entidades sociales autorizadas para participar en el Plan de Ayuda, entendiéndose por ello a las personas más desfavorecidas las personas físicas, ya sean individuos, familias, hogares o grupos compuestos por estas personas, cuya necesidad de asistencia se haya establecido con criterios objetivos que hayan sido fijados por las autoridades nacionales competentes en consulta con las partes interesadas pertinentes, evitando conflictos de intereses, o determinados por las organizaciones asociadas y aprobados por esas autoridades competentes, y que comprenden elementos que permitan definir las personas más desfavorecidas de determinadas zonas geográficas Unidades de control Las unidades de control son las áreas funcionales de agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno, que en nombre del FEGA verifican el correcto desarrollo del plan de ayuda en el ámbito territorial de su competencia mediante la realización de controles. Podrán realizar controles bien a empresas, CADs o entidades sociales Comité de seguimiento Es un Comité formado por el FEGA y las organizaciones asociadas, en el cual se estudian las solicitudes de alta, baja y modificaciones de entidades sociales además de velar por el buen funcionamiento del Plan de ayuda Comisiones Provinciales Son comisiones que, de cara a mejorar la gestión del Plan de ayuda, se pueden crear, de manera voluntaria, con el propósito de analizar y evaluar la ejecución del Plan de ayuda a nivel provincial y promover iniciativas que se consideren necesarias para mejorar su funcionamiento. El FEGA recomienda la creación de comisiones provinciales en todo el territorio nacional dado que son consideradas una herramienta que contribuye significativamente a la buena gestión del plan. Existe una Guía para el establecimiento de comisiones provinciales del Plan de ayuda a las personas más desfavorecidas del FEGA en la que se detalla la composición y el funcionamiento de dichas comisiones. 3

7 3.8. REDABAL Es una herramienta informática de gestión del plan de ayuda puesta a disposición de las organizaciones asociadas y de las unidades de control. Las unidades de control podrán utilizar dicha aplicación como soporte en las labores de control sobre empresas, CADs, entidades sociales y duplicidades de beneficiarios. Si una unidad de control no dispone de acceso a Redabal deberá solicitar el mismo a través de correo electrónico dirigido a la dirección ayudaali@fega.es indicando el número del documento nacional de identidad (letra incluida), el nombre y apellidos, provincia y correo electrónico. Para facilitar el manejo de la aplicación existe un manual de usuario y una guía del módulo de control, dentro del apartado documentos de Redabal. 4. PLAN DE AYUDA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS 4.1. Adquisición de alimentos del plan de ayuda y su suministro a los CADs de las organizaciones asociadas. El FEGA, a través de un proceso de licitación pública, obtiene mediante la compra directa a las empresas del sector agroalimentario que hayan resultado adjudicatarias, los tipos de alimentos que se hayan considerado necesarios y adecuados. Estas empresas suministran los alimentos en los CADs de las organizaciones asociadas distribuidos en todas las provincias del territorio español y en las ciudades autónomas de Ceuta y Melilla. El FEGA establece la distribución territorial de los alimentos que se realiza de forma equitativa en base a indicadores objetivos que tienen en cuenta la tasa de paro, índice de pobreza y exclusión social y número de personas desfavorecidas en cada provincia. El FEGA establece las fases o periodos de suministro. El FEGA establece para cada fase un periodo de suministro de alimentos que finalizará a los quince días naturales desde la fecha de inicio de cada fase; salvo que, por motivos justificados, el FEGA autorice un plazo mayor. Las empresas suministradoras deben entregar los alimentos dentro del periodo establecido. Si vencido dicho período, una empresa no ha entregado el alimento en los CADs previstos, sin que exista una autorización previa del FEGA, este adoptará las medidas oportunas, de acuerdo con el Pliego de Cláusulas Administrativas correspondiente. 4

8 Los alimentos serán entregados, descargados y apilados por las empresas en los almacenes autorizados por el FEGA. No obstante, las organizaciones podrán acordar con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se lleven a cabo por sus propios medios. Los alimentos suministrados deben cumplir con las características técnicas establecidas en los pliegos de licitación. En relación a la presentación y etiquetado de los envases, embalajes y palets las empresas deberán cumplir con lo especificado en el Pliego de especificaciones técnicas correspondiente que se especifica en el anexo 1, a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción. Los alimentos suministrados a las organizaciones asociadas por el FEGA se encontrarán identificados en su envase con el logotipo establecido en el Anexo 1. Las empresas suministradoras deberán acompañar la mercancía con un albarán y copia legible, que deberá ser firmado y fechado por los responsables de los CADs receptores como prueba de la formalización de la entrega del alimento. Al final de cada fase de suministro, las empresas remitirán al FEGA una copia de los albaranes, firmados y fechados, a efectos de que éste verifique la conformidad del suministro Los albaranes deberán incluir, al menos, los siguientes datos: - Identificación de la empresa - Número/código de identificación del albarán - Identificación del destinatario - Alimento suministrado - Cantidad suministrada: número de embalajes y peso neto o volumen neto - Lote/-s de fabricación de las cantidades suministradas - Fecha del suministro El FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de consumo preferente de cada uno de los alimentos que se vayan a suministrar así como la relación de empresas que han resultado adjudicatarias y el valor de los alimentos. Con anterioridad al comienzo de cada fase, el FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de suministro de los alimentos para esa fase, así como las cantidades de alimento y los lugares en los que se van a suministrar Organizaciones asociadas 5

9 Obligaciones de las organizaciones asociadas en relación al suministro de los alimentos. Las organizaciones podrán acordar con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se lleven a cabo por sus propios medios. En cualquier caso, las organizaciones asociadas facilitarán la entrega de los alimentos en los plazos acordados asegurando un horario suficientemente amplio y flexible de los CADs. Cualquier modificación en la relación a los datos de los CADs deberá ser puesta en conocimiento del FEGA. Las cantidades de alimentos recepcionadas deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CADs o de la organización asociada, como movimientos de entrada en REDABAL Obligaciones de las organizaciones asociadas en relación a la distribución de los alimentos En relación al procedimiento de distribución Los CADs distribuirán los alimentos recibidos entre las entidades sociales autorizadas por el FEGA. Las organizaciones asociadas deberán utilizar Redabal, en particular, para el cálculo del reparto de alimentos entre las entidades sociales que tengan asignadas, así como para llevar una contabilidad material de la distribución. La distribución se debe realizar, por regla general, de forma directamente proporcional al número de beneficiarios por cada tipo de alimento. No obstante, en casos puntuales y debidamente justificados, las organizaciones asociadas podrán distribuir los alimentos en base a otros criterios de actuación que pondrán en conocimiento del FEGA, cuando así se les requiera. En estos casos se deberá aplicar en REDABAL los coeficientes correctores correspondientes. El periodo de distribución de los alimentos a las entidades sociales en cada fase de suministro deberá finalizar antes del inicio de la fase siguiente. Por este motivo los CADs deberán estar vacíos antes del inicio de la fase siguiente. No obstante, en situaciones justificadas, el FEGA podrá autorizar una ampliación del plazo de distribución. La última fase de distribución de alimentos a las entidades sociales deberá finalizar, a más tardar, el día anterior a la fecha de finalización del Plan que establezca el FEGA. Al finalizar el plan correspondiente las unidades de control deberán comunicar al FEGA que los almacenes están vacíos. 6

10 Los CADs acreditarán la retirada de los alimentos por la entidad social mediante la cumplimentación, por duplicado, de un acta de distribución según el modelo del anexo 2. Una vez cumplimentada y firmada, tanto por el representante del centro de almacenamiento como de la entidad social, se entregará un ejemplar a cada uno. La organización asociada custodiará esta documentación durante un periodo mínimo de 5 años y, en caso de serle requerida, la pondrá a disposición de las unidades de control o de cualquier otra autoridad competente para efectuar los controles oportunos. Las entidades sociales deberán retirar los alimentos que les correspondan en las fechas y plazos que la organización asociada determine. En caso de que la cantidad retirada por la entidad difiera de la que teóricamente le hubiera correspondido, se dejará constancia de la diferencia en el acta de distribución. Las cantidades de alimentos retiradas por las entidades sociales deberán registrarse, a la mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la organización asociada, como movimientos de salida en REDABAL. Se considerará que un alimento se ha distribuido cuando ha sido entregado a las entidades sociales y dicha entrega ha quedado correctamente registrada en Redabal En relación a las entidades a las que se distribuyen los alimentos Las organizaciones asociadas no podrán distribuir alimentos a entidades que no se encuentren autorizadas por el FEGA o que no estén asociadas a ellas. Las organizaciones asociadas no repercutirán cantidad económica alguna sobre las entidades sociales a las que distribuyen los alimentos con destino a las personas desfavorecidas. Las organizaciones asociadas serán responsables de la puesta al día y actualización de la información relativa a las entidades sociales que tengan asignadas. Las modificaciones de los datos que se refieran al nombre de la entidad, su NIF o al número total de beneficiarios y tipo de entidad deberán solicitarse al FEGA a través de REDABAL. El FEGA estudiará la solicitud y modificará los datos en la aplicación, si procede Entidades sociales Para que una entidad social sea autorizada para participar en el plan debe cumplir con los requisitos establecidos en la Resolución de 2 de abril de 2014, del Fondo Español de Garantía Agraria, por la que se establece el procedimiento para la designación de las organizaciones asociadas y los requisitos que deben cumplir las entidades sociales, encargadas de la distribución de alimentos en el marco de la ayuda a las personas más desfavorecidas. 7

11 En el documento Guía de entidades sociales se detallan los requisitos que deben cumplir las entidades sociales así como una serie de aclaraciones que pueden resultar de utilidad al inspector a la hora de realizar los controles sobre dichas entidades. De manera general ninguna entidad social autorizada a participar en el plan podrá recibir alimentos, de otra entidad social, esté o no autorizada a participar en el plan. No obstante, en situaciones excepcionales justificadas, el FEGA podrá autorizar esta práctica siempre y cuando quede debidamente justificada la entrega de alimentos al beneficiario final. Las entidades sociales, deben distribuir los alimentos entre personas cuya situación de necesidad haya sido debidamente justificada. Los criterios utilizados por las entidades sociales para valorar dicha necesidad de asistencia deberán ponerse en conocimiento de las organizaciones asociadas a través de la solicitud de participación como entidad social en el Plan 2014 de ayuda a las personas más desfavorecidas (anexo 2 de la guía de entidades sociales).las organizaciones asociadas los pondrán en conocimiento del FEGA en el Comité de seguimiento. Este Comité se reúne al menos, una vez antes del inicio de cada una de las fases de distribución de alimentos. Tras cada Comité, el FEGA autoriza las altas, bajas y modificaciones de entidades sociales correspondientes a la fase que comienza. Las unidades de control podrán proponer al FEGA la interrupción de participación de una entidad social cuando, a raíz de sus actuaciones de control, se compruebe que la entidad ha dejado de cumplir los requisitos establecidos en la Resolución del FEGA Solicitud de cambio de organización asociada por parte de una entidad social. Las entidades sociales podrán solicitar el cambio de asignación a otra organización asociada mediante una solicitud motivada dirigida a la organización de la que dependan. Las organizaciones asociadas solicitarán al FEGA a través de Redabal el cambio de asignación deseado. Los cambios de organización asociadas se llevarán a efecto previo consenso entre las organizaciones afectadas. De no alcanzarse un acuerdo, el FEGA dirimirá la cuestión en el marco del Comité de Seguimiento. Los cambios de asignación, y por tanto del número de beneficiarios finales atendidos, que se efectúen con anterioridad al comienzo del plan podrán tenerse en cuenta en el reparto de alimentos entre las organizaciones 1 Más información en el documento Guía de entidades sociales. 8

12 asociadas. Sin embargo, una vez iniciado el plan, dicho reparto permanecerá estable, al estar ya pactadas con las empresas suministradoras de los alimentos las cantidades y los puntos de entrega. 5. TIPOS DE CONTROLES DEL PLAN DE AYUDA Los controles a realizar por las unidades de control podrán ser de tres tipos: Controles programados: controles recogidos en el Plan de control cuya realización es obligatoria salvo casos debidamente justificados. Controles dirigidos: controles a realizar por indicación de la Subdirección General de Mercados, en adelante SGRM, como consecuencia de una denuncia, de algún posible fraude o irregularidad. Controles no programados: controles que se realizan a iniciativa del inspector cuando tenga indicios de que se está cometiendo algún fraude o irregularidad. Los controles dirigidos serán comunicados directamente por la SGRM a la unidad de control responsable de su realización. En caso de que una unidad de control no pueda realizar un control programado deberá notificarlo, a la mayor brevedad a la SGRM para que se tomen las medidas que se consideren necesarias. Siempre que sea posible, las unidades de control se apoyarán, para la realización de sus comprobaciones, en la información registrada en REDABAL. 6. DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS CONTROLES a. Preparación Las actuaciones de control se deben recoger en los modelos de actas que estén vigentes en el momento de su realización. Los modelos de actas de control se deben obtener de la Instrucción General vigente en el momento de realización del control debiéndose poner especial cuidado en no utilizar modelos de actas de control obsoletos, de planes anteriores. En la aplicación Redabal se pueden consultar y obtener los diferentes datos e informes necesarios para la correcta realización del control. b. Programación Los controles deben programarse de tal manera que en el momento de la inspección se estén llevando a cabo las operaciones objeto de control. Por 9

13 tanto, los controles se deben realizar en fechas en las que el inspector tenga la seguridad de que en las instalaciones a controlar dispongan de alimentos del plan. c. Comunicación La realización del control se deberá comunicar dejando constancia documental de dicha comunicación y con una antelación de, cómo máximo, 5 días. No obstante, en casos excepcionales debidamente justificados se podrá autorizar la ampliación de este plazo. En dicha notificación se informará de la naturaleza del control, la fecha y hora de personación de los controladores y la información que debe ser facilitada al inspector, (entre otros, para los CADs, albaranes y actas de distribución y para entidades sociales, estatutos, inscripción registral, criterios de selección y valoración de beneficiarios, listado actualizado de beneficiarios, actas de distribución, notas de entrega, etc.). No obstante, podrán efectuarse controles sin previo aviso cuando el propósito del control así lo aconseje. d. Identificación Al inicio del control, los controladores se identificarán y solicitarán la identificación y acreditación de la representatividad de la persona que firme el acta y le informarán al interesado sobre las comprobaciones que van a realizar. e. Envío Las actas de control se deben remitir a la SGRM a través de la aplicación Redabal. Las instrucciones de carga de actas se encuentran en la Guía del módulo de controles dentro del menú Documentos de Redabal. En el caso de que en las actas de control reflejen irregularidades que contravengan lo establecido en la normativa, la unidad de control correspondiente elaborará un informe complementario a las actas de control en el que se detallarán con la mayor claridad posible qué puntos de la normativa, han sido contravenidos. Asimismo en dicho informe se incluirán de manera clara y concisa las conclusiones obtenidas de dicho control. Las actas de control deben cargarse en Redabal a la mayor brevedad tras la finalización del control, con el fin de que en caso necesario se actúe rápidamente sobre la organización en cuestión. Las actas de control únicamente se grabarán en Redabal una vez finalizado el control en su totalidad, es decir, si el inspector ha detectado alguna incidencia que requiera la aportación de alguna aclaración o documentación posterior por parte de la organización que ha sido objeto del control, no deberá grabar el acta en Redabal hasta que el inspector haya recibido y 10

14 valorado las mismas, debiendo informar en todo caso a la SGRM del resultado final del mismo. Dado que la aplicación únicamente permite la carga de un único fichero, deben incluirse en el mismo todos los documentos que el inspector quiera hacer llegar a la SGRM (actas, informes, etc.). Si con posterioridad a la carga de un acta de control se pusieran de manifiesto nuevas actuaciones, con informes o nuevas actas, no se deberá eliminar el registro ya grabado sino únicamente se deberá sustituir el archivo antiguo por el nuevo. Hay que tener en cuenta que en la realización de los controles la unidad de control manejará ficheros de datos de carácter personal relativos a los datos de beneficiarios que atienden las entidades sociales controladas. En este sentido se deberá tener presente en todo momento las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. En caso de sufrir algún problema en la carga de las actas en Redabal se podrá contactar con el Servicio de atención a Usuarios (SAUS) en el teléfono: f. Otros Los inspectores podrán emplear en el control los métodos y equipos de medición, pesaje o contabilización necesarios para obtener un resultado de la precisión adecuada, dejando constancia de los mismos en el acta de control. 7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS ACTAS AL FEGA El FEGA se encargará de facilitar a las unidades de control toda la información necesaria para el correcto desempeño de sus funciones de control. El FEGA mantendrá reuniones periódicas con las unidades de control para la coordinación y el seguimiento de la ejecución del plan de ayuda. El resultado de los controles debe reflejarse en las actas de control proporcionadas en esta Instrucción que podrán ir acompañadas de un informe en caso necesario. En casos debidamente justificados, se podrá remitir al FEGA el resultado del control en un informe firmado por el inspector en lugar de hacerlo en el acta de control correspondiente. 11

15 La información incluida en el acta por el inspector debe ser el resultado de las comprobaciones llevadas a cabo por el inspector y, en ningún caso, deben tratarse de manifestaciones del representante de la organización objeto del control. La información reflejada en el acta de control debe ser coherente y no debe ser contradictoria en los diferentes puntos de la misma. El inspector debe tener presente en todo momento que las no conformidades reflejadas en un acta de control conllevan, en todo caso, a una actuación por parte del FEGA que puede derivar en la interrupción de participación de un CAD o de una entidades sociales en el Plan o en la imposición de una penalización a una empresa, entre otros. El inspector debe comprobar y cumplimentar todos y cada uno de los puntos de las actas de control, marcando una sola casilla de las establecidas. La SGRM no considerará válidas actas de control con apartados sin valorar, es decir, en blanco. El control se formalizará en una única acta de control, aunque el mismo se realice en varias visitas. Si tras realizar un control se pusiera de manifiesto la existencia de incidencias y/o irregularidades consideradas de gravedad por parte del inspector que pudieran afectar al buen desarrollo del Plan, se informará de manera inmediata a la SGRM, quien podrá establecer que se efectúen nuevos controles, en caso necesario. En caso de que en el acta se solicite incluir la manera en la que se justifica un determinado punto, el inspector, debe cumplimentar dicha justificación y, en ningún caso, dejar este apartado en blanco. Si en el acta se marca el punto controlado como conforme, el inspector, en la medida de lo posible, no debe incluir información adicional en el apartado observaciones a menos que sea estrictamente necesario y, en ningún caso, debe reflejar observaciones que contradigan la respuesta marcada por el inspector. En todo control se deberá reflejar el tiempo total de duración del mismo (tanto el control sobre el terreno, como en control documental). Las actas que no se ajusten a los puntos anteriores darán lugar a que la SGRM pueda solicitar al inspector las aclaraciones oportunas e incluso la repetición del control. 8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) Con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para participar en el plan tanto por parte de empresas, CADs y entidades sociales, el FEGA 12

16 establece anualmente un plan de control en base a los criterios de riesgo que se establecen en esta Instrucción. Los controles programados se efectuarán dentro del período de ejecución del plan y afectarán tanto a empresas como a CADs como a entidades sociales Controles a las empresas suministradoras Los controles sobre empresas serán realizados por el personal designado por las áreas funcionales de agricultura y pesca para realizar las labores de control del Plan de ayuda a las personas más desfavorecidas. El FEGA enviará una comunicación a aquellas unidades de control que deban realizar controles a empresas. El control a empresas tiene como finalidad verificar la calidad de las partidas de alimentos destinadas al Plan, así como que éstos cumplen los requisitos exigidos en los correspondientes pliegos. Esta verificación se realizará a tres niveles: controles in situ, en las instalaciones de las empresas, controles físicos del envase, embalaje y palet de los alimentos en los CADs, controles analíticos de los alimentos mediante la toma de muestras en los CADs Controles in situ en las instalaciones de empresas suministradoras Las actuaciones derivadas de los controles in situ en las empresas suministradoras se reflejarán en el anexo 3. El control a las empresas adjudicatarias se realizará una vez que el producto haya sido elaborado y/o procesado, envasado y listo para ser suministrado a los CADs. El control a realizar en las instalaciones de las empresas comprenderá: Un control físico; Un control documental; Un control del contenido efectivo; 13

17 Control físico El control físico se realizará mediante una visita a las instalaciones de la empresa adjudicataria objeto de control, en la que se verificará: Identidad del producto Etiquetado Envasado Embalaje y paletización Condiciones de estiba y almacenamiento Control documental En el control documental se verificará la documentación referente al registro, en el que deben figurar los datos señalados en la cláusula del Pliego de cláusulas administrativas particulares Control del contenido efectivo Uno de los aspectos a verificar es el control del contenido efectivo de los productos envasados, según lo establecido en el Real Decreto 1801/2008, por el que se establecen las normas relativas a las cantidades nominales para productos envasados y al control de su contenido efectivo. Dicho control tiene como objetivo verificar que la empresa tiene implantado un sistema de control sobre el contenido efectivo de su producto envasado Control físico en los CAD El inspector verificará: Que los alimentos suministrados se corresponden con los alimentos depositados en el almacén y con las empresas, tipos y marcas de alimentos comunicados por el FEGA. El resultado de dicho control debe reflejarlo en el punto 1 del anexo 6. Que los envases, embalajes y palets de los alimentos cumplen con lo establecido en el pliego de especificaciones técnicas (punto 2 del pliego) a menos que, por motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción. 14

18 El resultado de dicho control debe reflejarlo en el punto 2 del anexo Control analítico en los CAD Las unidades de control tomarán muestras de alimento en los CADs que el FEGA determine en el plan de control. La toma de muestras deberá programarse con el fin de que se pueda realizar en el momento en que se realicen los controles en los CADs. Las muestras se tomarán por triplicado. El inspector enviará una unidad de muestra al laboratorio y custodiará las otras dos que podrán ser analizadas en caso de que el resultado analítico sea no conforme. Los envases que se vayan a enviar a analizar se deben seleccionar de manera aleatoria y en las cantidades indicadas en la siguiente tabla según el tipo de alimento de que se trate: TOMA DE MUESTRAS ALIMENTOS PLAN 2014 Nº ENVASES QUE LA ALIMENTO ENVASE Nº ENVASES QUE DEBE TOMAR LA UDC UDC DEBE ENVIAR AL LABORATORIO Arroz blanco 1 kg 3 1 Lentejas (Legumbre seca) 1 Kg 3 1 Leche de continuación en polvo 800 gr. 3 1 Judías verdes en conserva 780 gr 6 2 Pasta alimenticia (Macarrón) 500 gr 6 2 Leche entera UHT 1 l 3 1 Galletas 800 gr 3 1 Potitos 250 gr 12 4 Tomate frito en conserva 400 gr 6 2 Todos los envases de la muestra deberán ser del mismo lote de fabricación. Las muestras deben ser adecuadamente embaladas. El inspector levantará un acta de control (anexo 5) por triplicado, del que se dejará una copia al CAD objeto del muestreo. Otra copia deberá acompañar a la muestra y una tercera copia se remitirá a la dirección que establezca el FEGA. El inspector indicará al responsable del CAD que grabe en la aplicación REDABAL las cantidades tomadas en el muestreo. Si el inspector ha realizado una toma de muestras debe marcar la casilla se realiza toma de muestras del anexo 6. 15

19 Las muestras deberán ser custodiadas por la unidad de control hasta su recogida por parte del FEGA quien las enviará al laboratorio designado para el control analítico. Tanto la toma de muestras en el CAD como la custodia de la misma serán realizadas por la unidad de control, mientras que su recogida y remisión al laboratorio corresponderá al FEGA. Una vez que se hayan preparado la/s muestra/s para su recogida, las unidades de control, se pondrán en contacto con las direcciones que le facilitará el FEGA, con el fin de proporcionar la siguiente información: Dirección donde se localizan las muestras. Persona de contacto de la unidad de control. Número de envases/bultos Controles a los CADs Los controles se llevarán a cabo en los centros de almacenamiento y distribución y, en caso necesario, en las dependencias de la organización asociada. El objetivo fundamental de estos controles será comprobar las operaciones de entrada y salida de los alimentos, así como sus condiciones de almacenamiento y la comparación entre las existencias contables y las existencias físicas. Las actuaciones derivadas de los controles a los CADs se reflejarán en el anexo 6. Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado controles, en el punto Gestión de actas de CADs, lo antes posible tras la finalización de dicho control. En caso de detectarse alimentos deteriorados se deberá actuar conforme a lo establecido en la Guía para el procedimiento de retirada y destrucción de alimentos deteriorados. En caso necesario el inspector levantará acta de retirada de alimentos deteriorados conforme al modelo establecido en el anexo 4. En caso de no poder examinar íntegramente la totalidad de los alimentos disponibles en el almacén en el momento de realizar el control, el inspector seleccionará una muestra representativa. El inspector deberá describir en el acta de control (punto 13 del anexo 6) qué muestra se ha considerado representativa y el procedimiento por el cual se ha procedido a la selección de la misma. 16

20 8.3. Controles a las entidades sociales El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la entidad, con los requisitos recogidos en la Resolución del FEGA. Las actuaciones derivadas de los controles a las entidades sociales se reflejarán en el anexo 7. Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en REDABAL dentro del apartado controles, en el punto Gestión de actas de EEBB, lo antes posible tras la finalización de dicho control. 9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN ENTIDADES SOCIALES Cuando, como consecuencia de un control, se determine que una entidad social incumple los requisitos del Plan de ayuda, el FEGA realizará las actuaciones oportunas para interrumpir la participación de esta entidad en el Plan de ayuda. En concreto, el FEGA comunicará a la entidad social las incidencias comprobadas y le otorgará un plazo de diez días hábiles para el ejercicio del trámite de audiencia de conformidad con el artículo 84 de la Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Transcurrido dicho, el FEGA podrá interrumpir la participación de dicha entidad y procederá a comunicárselo al interesado. El FEGA informará de estas interrupciones de participación en el correspondiente Comité de Seguimiento. Cuando, como consecuencia de un control, se detecte que los datos correspondientes a la entidad social (datos de contacto, número de beneficiarios, etc.) son incorrectos, el FEGA modificará los datos comunicados por la Unidad de control en REDABAL y comunicará los mismos a la organización asociada correspondiente. 10. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS La aplicación REDABAL, al amparo de lo dispuesto en la Orden AAA/985/2012, de 30 de abril, por la que se modifica la Orden ARM/2952/2008, de 1 de octubre, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal gestionados por el Fondo Español de Garantía Agraria, dispone de una herramienta de control para detectar duplicidades de beneficiarios en distintas entidades sociales. Por ello, en el ámbito de sus competencias, las unidades de control, podrán realizar el control de duplicidades de beneficiarios. 17

21 En el anexo 8 se establecen las instrucciones, para la cumplimentación de los ficheros de beneficiarios. Las instrucciones para la carga del fichero en la aplicación REDABAL se pueden consultar en el manual de usuario de la aplicación. 11. POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL PLAN EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS. En aquellos casos en los que una unidad de control reciba una denuncia por parte de un tercero, ya sea verbal o por escrito, sobre la venta de alimentos del plan en un establecimiento o cualquier otro tipo de fraude o conducta tipificada en la normativa vigente, deberá instarle a que interponga la denuncia correspondiente ante las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda. No obstante, en tales supuestos de venta de alimentos o detección de cualesquiera otras irregularidades tipificadas, la unidad de control solicitará el apoyo de fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades que en cada caso corresponda para la realización del control. EL PRESIDENTE, Firmado electrónicamente por Ignacio Sánchez Esteban DESTI: FEGA: Secretaría General, Subdirecciones Generales, Abogacía del Estado e Intervención Delegada de Hacienda. Áreas Funcionales de Agricultura o Agricultura y Pesca de las Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno 18

22 ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES

23 ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN (Anverso) ACTA DE DISTRIBUCIÓN Nº ORG. ASOCIADA: CENTRO PROVINCIA: FASE: En a de de, en ejecución del plan 2014 de ayuda a las personas más desfavorecidas, se hace entrega de los alimentos que se relacionan a continuación a la entidad: Código: Domicilio: Población Provincia: CIF: Denominación: Teléfono: En el dorso de este documento se establecen los requisitos y compromisos a cumplir por esta entidad social con su participación en la de ayuda a las personas más desfavorecidas. El incumplimiento de los mismos dará lugar a que se interrumpa la participación de esta entidad social en el Plan de ayuda, sin perjuicio de las demás responsabilidades que se deriven del incumplimiento. Nº Benef. Cantidades asignadas Cantidades retiradas(*) Diferencia Alimento Alim. Entid. Nº Embal. Nº Envas. (Total) kg/l Tot. Nº Embal. Nº Envas. kg/l Tot. kg/l Totales: (*) A cumplimentar únicamente en caso de que no coincida con la cantidad asignada. POR LA ENTIDAD SOCIAL Recibido y conforme: Fdo. DNI POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA Entregué: Fdo.: DNI. Sello de la Organización Asociada Organización asociada (1 ejemplar). Entidad social (1 ejemplar). 20

24 ANEXO Nº 2 (Reverso) Requisitos y compromisos a cumplir por la entidad social con su participación en el plan de ayuda a las personas más desfavorecidas. a) La entidad está legalmente constituida como entidad sin ánimo de lucro y no es una sociedad mercantil. b) La entidad está legalmente registrada, inscrita en el registro correspondiente (Ministerio del Interior, Registro de Fundaciones, Ministerio de Justicia, registro de su comunidad autónoma, etc.), o es una entidad social religiosa exenta de registro (parroquias, circunscripciones territoriales y diócesis de la Iglesia católica) o es un Ayuntamiento o entidad de las administraciones públicas exenta de registro. c) Entre sus fines estatutarios se encuentre la prestación de asistencia social y la atención a personas y colectivos desfavorecidos. d) La entidad se compromete a poner los alimentos a disposición de las personas necesitadas de forma gratuita no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las personas a las que les entregan los alimentos. e) La entidad se compromete a justificar el número de personas desfavorecidas que declara atender. f) La entidad se compromete a tener establecidos criterios objetivos que permitan definir las personas desfavorecidas a las que se entregan los alimentos. g) La entidad se compromete a justificar que se entregan los alimentos en base a los criterios establecidos. h) La entidad se compromete a disponer de medios humanos y materiales suficientes para realizar la correcta distribución de alimentos entre las personas desfavorecidas a las que atiende. i) La entidad se compromete a atender a 10 ó más personas desfavorecidas. Por razones de operatividad y de eficacia administrativa, las entidades sociales que atiendan a menos de diez personas no se considerarán entidades sociales, siendo atendidas sus solicitudes de alimentos a través de otras entidades sociales colaboradoras de mayor dimensión. j) La entidad, si es de reparto, se compromete a disponer de una relación actualizada de los destinatarios de los alimentos del plan así como de los documentos justificativos de entrega de los mismos debidamente cumplimentados, que deberán ajustarse, al menos, al modelo establecido en el anexo 2 de la Resolución de 2 de abril de k) La entidad se compromete a recabar el consentimiento de las personas a las que atienden para que sus datos puedan ser comunicados a las autoridades competentes en materia de gestión y control del Plan de acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal. l) La entidad se compromete a colaborar con las autoridades competentes, debidamente acreditadas, en la realización de actuaciones de control a fin de supervisar la correcta distribución de alimentos del Plan a las personas más desfavorecidas, en particular, facilitándoles el acceso a los locales donde se almacenen y se consuman o repartan los alimentos y a la información que justifique el destino final de los alimentos. m) La entidad se compromete a conservar los documentos y justificantes relacionados con el Plan de ayuda durante un periodo mínimo de 5 años, permitiendo a las autoridades competentes el acceso a los mismos para efectuar los controles necesarios. n) La entidad se compromete a desarrollar medidas de acompañamiento, entendidas éstas como el conjunto de actuaciones dirigidas a favorecer la inclusión social de las personas más desfavorecidas, entre otras, la prestación de información sobre los recursos sociales disponibles. o) La entidad se compromete a retirar los alimentos en la fecha, hora y lugar que le comunique el centro de almacenamiento y distribución (CAD) de la organización asociada que le corresponda, a devolver a dicho CAD los alimentos que no vaya a utilizar con una antelación suficiente a su caducidad para que puedan ser redistribuidos a otras entidades; a no ceder por su cuenta los alimentos a ninguna otra entidad aunque también distribuya alimentos del Plan; a comunicar al CAD, con la mayor brevedad posible, cualquier tipo de incidencia en la distribución, sin tomar ninguna decisión individual sin el consentimiento del CAD, y a informar al CAD de cualquier cambio en los datos recogidos en la presente propuesta. p) La entidad conoce la normativa que regula el Plan de ayuda alimentaria, que está a su disposición, entre otros, en la página web del FEGA ( y acepta de forma expresa e incondicional todos sus requisitos y condiciones que se compromete a asumir. 21

25 ANEXO Nº3. ACTA DE CONTROL A EMPRESAS SUMINISTRADORAS PLAN 2014 DE AYUDA A LAS PERSONAS MÁS DESFAVORECIDAS Nº ACTA DATOS DE LA EMPRESA Nombre: CIF: Teléfono: Dirección: DATOS DEL ESTABLECIMIENTO A INSPECCIONAR Establecimiento: Dirección: Teléfono: Alimento/s a inspeccionar: En a de de, se persona el funcionario D. en la empresa denominada sita en, y en presencia del representante de la citada empresa, D., con DNI, se procede, de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este plan, a efectuar el control, necesitando para su realización un tiempo de (horas, días, meses). El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las empresas suministradoras de lo establecido en los Pliegos de Cláusulas administrativas y técnicas para el suministro de alimentos en el marco de la ayuda a las personas más desfavorecidas La empresa lleva un registro en el que figurarán, al menos, los siguientes datos en relación a los alimentos del Plan: Nº de lotes fabricados y sus claves de identificación Nº de envases que integran cada lote CADs de destino de cada lote 22

26 Fechas de salida de fábrica, de entrega y número de albarán Autocontrol de la calidad del producto fabricado Lote de fabricación Observaciones: 2. La empresa lleva a cabo los Registros de Puntos de Control Críticos definidos en el proceso en los alimentos del Plan Observaciones: 3. La empresa dispone de un sistema de trazabilidad de los alimentos del Plan. Observaciones: 4. El producto, tras una inspección visual, está en buen estado, libre de alteraciones o daños: Observaciones: 5. La identidad del producto corresponde con las especificaciones del FEGA. Descripción del producto de acuerdo con las especificaciones del Plan Pertenece a una marca comercial de la empresa adjudicataria, no tratándose de marca blanca Fecha de caducidad o periodo de consumo preferente de acuerdo con las especificaciones de la ficha técnica 23

27 Observaciones: 6. Que el etiquetado del envase es correcto. Se suprime el código de barras comercial (Código EAN 13) Contiene en posición visible, el logotipo identificativo establecido en el Anexo 2 del Pliego de Especificaciones técnicas en cada envase y en su cara o caras más visibles. La etiqueta del plan anteriormente indicada figura en cada envase. Observaciones: 7. El envasado es correcto El (nombre del alimento) está envasado en de de peso/volumen neto El (nombre del alimento) está envasado en un envase que no altere las características del producto y lo preserven durante su transporte y almacenamiento El envase es con el que, normalmente, comercialice la empresa el (nombre del alimento) El envase carece de fugas, abolladuras, hinchazón, u otras alteraciones Observaciones: 8. La empresa, de conformidad con lo establecido en el Real Decreto 1801/2008, tiene implantado un sistema de control de contenido efectivo del producto envasado, y lo lleva a cabo en las partidas destinadas al plan de ayuda alimentaria de las personas más necesitadas de la UE Observaciones: 24

28 9. Los embalajes cumplen con lo establecido en el punto 2.3 del pliego de Especificaciones técnicas. Los embalajes contienen (indicar número de envases según el pliego de especificaciones técnicas) envases Los embalajes cumplen con lo establecido en el punto 2.3 del pliego de Especificaciones técnicas. Los embalajes son de una calidad y características similares a los utilizados comercialmente por el fabricante, garantizando unas condiciones de resistencia suficientes para evitar roturas y desperfectos en su manipulación Observaciones: 10. Los embalajes cumplen con los requisitos de etiquetado establecidos en el apartado 2.4 del Pliego de cláusulas específicas en relación a los siguientes puntos: 1, El nombre de la empresa La denominación del alimento La fase de entrega La mención a la ayuda a las personas más desfavorecidas 2014 La mención a que está prohibida su venta 11. La paletización de los alimentos cumple con los requisitos establecidos en el apartado 2.5 del Pliego de cláusulas específicas en relación a los siguientes puntos Los embalajes ocupan la máxima superficie posible del palet. El conjunto va protegido bajo una funda de plástico transparente o similar suficientemente resistente que evite durante su manipulación y/o transporte el desplazamiento o caída de los embalajes. Cada palet contendrá una cantidad máxima que garantice que no se producirán aplastamientos y deterioros de la mercancía 1 Se debe tener en cuenta a la hora de cumplimentar este apartado si el FEGA ha autorizados alguna excepción de etiquetado para este alimento. 25