UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA LLACTA UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DEL RECTORADO MOF
Dr. JUAN ALVA FAJARDO Rector Dr. FRANCISCO CHAPARRO ZAPANA Vice- Rector Administrativo Mag. RULMAN FRANCO LINARES Vice- Rector Académico
UNIVERSIDAD NACIONAL SAN LUIS GONZAGA DE ICA =============================================================== OFICINA GENERAL DE RACIONALIZACIÓN MAG. MAURO RAMIREZ HERRERA Director General Lic. Adm. Luz Hernández Herrera Secretaria OFICINA DE DISEÑO ORGANIZACIONAL Bach. Ing. Qca. Ruth B. Escobar Montes Directora Unidad Srta. Brenda I. Hernández Pisconte Secretaria AREA TÉCNICA Lic. Adm. Elena Meza Muñante Lic. Adm. Madeleine Rivas Huamán
PRESENTACION El Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Oficina del RECTORADO, constituye un documento técnico normativo, auxiliar de la gestión administrativa, que establece las funciones específicas, atribuciones, responsabilidades y requisitos mínimos a nivel de cargo desarrollándolos a partir de la Estructura Orgánica y las funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones; así como en base a los requerimientos de cargo considerados en el Cuadro para Asignación de Personal. El MOF de la Oficina del Rectorado es un documento que, sirve para el control y la evaluación de las funciones que desarrollan el personal Administrativo que comprende el Rectorado.
. I N D I C E Presentación... I. Índice... 05 II. Generalidades... 06 2.1. Utilidad... 06 2.2. Alcance... 06 2.3. Base Legal... 06 III. De la Organización... 07 3.1. Estructura Orgánica..... 07 3.2. Organigrama Estructural... 07 IV. Cuadro Orgánico de Cargos... 08 V. Descripción de Funciones a Nivel de Cargos... 09 5
II. GENERALIDADES 2.1 UTILIDAD Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura de la Organización, así como lo referente a las interrelaciones formales. 2.2. ALCANCE El Manual de Organización y Funciones es de aplicación y cumplimiento por todo el personal que presta servicios dentro del ámbito de la Oficina del Rectorado 2.3 BASE LEGAL El presente Manual de Organización y Funciones se sustenta en los siguientes dispositivos legales: Ley Universitaria No. 23733 Estatuto de la U.N. ICA Reglamento de Organización y Funciones (R.O.F.) Resolución Jefatural No. 095-95-INAP/DNR Normas para la Formulación del MOF Directiva No. 001-95-INAP/DNR Normas para la Formulación del MOF Directiva Nº 002-95-INAP/DNR Lineamientos Técnicos para formular los documentos de Gestión en un Marco de Modernización Administrativa. 6
III. DE LA ORGANIZACIÓN 3.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA La Oficina del Rectorado tiene la siguiente estructura orgánica: ORGANO DE DIRECCIÓN Rectorado 3.2. ORGANIGRAMA ASAMBLEA UNIVERSITARIA CONSEJO UNIVERSITARIO R E C T O R A D O 7
IV. CUADRO ORGANICO DE CARGOS Nº DE DENOMINACION DE LA UNIDAD ORGÁNICA TOTAL Nº DEL ORDEN CARGO CLASIFICADO O ESTRUCTURAL CARGOS CAP OFICINA DEL RECTORADO OBSERVACION 1 Rector 1 Docente 2 Secretaria V 1 71 3 Secretaria IV 1 72 4 Técnico Administrativo III 1 75 8
V. DESCRIPCION DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGO 5.1 DEL RECTOR El Rector es el personero y representante legal de la Universidad 5.2 SON FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DEL RECTOR a) Representar a la Universidad en su calidad de titular del pliego. b) Cumplir y hacer cumplir la Ley, Estatuto y Reglamento General de la Universidad, así como los Reglamentos de las Facultades, Escuela de Post Grado, Dependencias y Servicios de la Universidad. c) Convocar y presidir las Sesiones de la Asamblea Universitaria y del Consejo Universitario, cumplir y hacer cumplir sus acuerdos. d) Ejercer derecho a voto en la Asamblea Universitaria, En el Consejo Universitario y dirimir en caso de empate. e) Dirigir la actividad académica de la Universidad y su gestión administrativa, económica y financiera. f) Autorizar los gastos que debe efectuar la Universidad con cargo a las respectivas partidas presupuestarias. g) Presentar al Consejo Universitario para su aprobación el Plan Anual de Funcionamiento y Desarrollo de la Universidad, y su Memoria Anual a la Asamblea Universitaria. h) Extender los nombramientos de Rector, Vice Rectores, Decanos, Director de Escuela de Post Grado, Miembros electos para la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario, Consejo de Facultad y Consejo de la Escuela de Post Grado. i) Refrendar los diplomas de los Grados Académicos, Títulos Profesionales, distinciones Universitarias conferidas por el Consejo Universitario. j) Expedir la Cédula de Cesantía, Jubilación y Montepío del personal docente, administrativo y de los servicios de la Universidad. k) Dictar las medidas académicas, administrativas, económicas y disciplinarias orientadas al orden y progreso de la Universidad. 9
l) Autorizar los avisos y publicaciones a nombre de la Universidad. m) Dedicar no menos de ocho (08) horas diarias a la atención de las funciones inherentes al cargo. n) Cumplir los acuerdos aprobados por el Consejo Universitario, no establecidas en el presente Estatuto. o) Presentar su declaración Jurada de Bienes y Rentas de acuerdo a Ley. 5.3 LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION 5.3.1 LÍNEA DE AUTORIDAD La Oficina del Rectorado está representada por el Rector, quien depende jerárquicamente del Consejo Universitario y la Asamblea Universitaria y ejerce autoridad sobre las demás dependencias de la universidad. 5.3.2 LÍNEA DE RESPONSABILIDAD El Rector como titular del Pliego, es responsable de dirigir la actividad académica de la Universidad y su gestión administrativa, económica y financiera; garantizando su normal funcionamiento. 5.3.3 LÍNEA DE COORDINACIÓN Coordina internamente con todas las Unidades Orgánicas de la Universidad, y a nivel externo con diversas universidades y organismos de carácter local, regional, nacional e internacional. 10
DE LA SECRETARIA V a) Registrar y clasificar los documentos que ingresan, determinar la distribución de documentos a las dependencias correspondientes y archivar los documentos de la Oficina del Rectorado. b) Organizar y supervisar las actividades de apoyo administrativo y secretarial. c) Efectuar el despacho de los documentos administrativos ingresados a la oficina. d) Prestar apoyo a las actividades de formulación, programación y evaluación de las Actividades de la Oficina. e) Atender el teléfono, efectuar llamadas y concertar citas y/o reuniones. f) Atender y orientar el público en general sobre consultas y gestiones relacionadas con la oficina. g) Recepcionar y atender a comisiones o delegaciones en asuntos relacionados con la entidad. h) Administrar documentos clasificados y prestar apoyo secretarial especializado. i) Velar por la seguridad y conservación del acervo documental. j) Otras funciones afines al cargo que le asigne el Rector DE LA SECRETARIA IV a) Coordinar la recepción, registro, tramitar y archivar la documentación de la Oficina del Rectorado. b) Redactar proveídos y otros documentos de acuerdo a modelos establecidos. c) Efectuar el seguimiento, verificación y control de los documentos recibidos y remitidos d) Manejar equipos de video en conferencias y velar por su seguridad y conservación. 11
e) Fotocopiar diversos documentos de las Oficinas Administrativas de la Universidad. f) Mantener la existencia de los materiales de la Oficina, y encargarse de su distribución. g) Otras funciones afines al cargo que le asigne su Jefe Inmediato TECNICO ADMINISTRATIVO III a) Apoyar en las actividades relacionadas con el registro, procesamiento, clasificación, verificación y archivo del movimiento documentario. b) Recoger información y apoyar en la elaboración de procedimientos técnicos. c) Apoyar en la recepción, almacenamiento e inventario de materiales y equipo. d) Dar información relativa al área de su competencia e) Distribuir la documentación que sale del Rectorado f) Otras funciones afines al cargo que le asigne su Jefe Inmediato 12