Instructivo para el llenado de la matriz Obras en Proceso Mediante la presente matriz, se pretende llevar un control más estricto de todos los movimientos que tienen relación directa con la cuenta Construcciones en proceso, como una necesidad imperante de establecer el registro adecuado y oportuno de las obras en proceso por concepto de construcciones de edificios, de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público, de bienes históricos y culturales de la Administración Central y de sistemas informáticos. Para ello, las instituciones deberán enviar en forma trimestral los detalles de avance de cada obra en proceso, tanto a la Dirección de Bienes como a la Dirección de Contabilidad Nacional, de acuerdo a lo especificado en la directriz N xxxxx, y han de custodiar la documentación de cada obra, como soporte y respaldo de cada proyecto. REGISTRO DE LAS OBRAS EN PROCESO NOMBRE Y CÓDIGO INSTITUCIÓN (1) CÓDIGO DEL PROYECTO (2) NOMBRE DEL PROYECTO (3) TIPO DE PROYECTO (4) CUENTA CONTABLE (5) CONTRATACIÓN (6) COSTO TOTAL PROYECTO (7) COSTO SEGÚN CONTRATACION (8) COSTO SEGÚN ADENDUM (9) COSTO SEGÚN MEJORAS (10) FECHA INICIO DEL PROYECTO (11) FECHA FINAL DEL PROYECTO (12) NÚMERO ORDEN DE COMPRA (13) (1) Nombre y Código Presupuestario de la Institución: en este apartado se detalla el nombre completo y código de la institución responsable en llevar a cabo el proyecto. Ej. NOMBRE Y CÓDIGO INSTITUCIÓN: Ministerio de Hacienda 206
(2) Código del Proyecto: en este apartado se consigna el código otorgado al proyecto de obra. Ej. CÓDIGO DEL PROYECTO: 206-1 (3) Nombre del proyecto: detallar con claridad el nombre completo del proyecto. Ej. NOMBRE DEL PROYECTO: Construcción de Edificio para la Contabilidad Nacional (4) Tipo de proyecto: especificar el tipo de proyecto que se va a realizar (construcciones en proceso de Edificios, o de Bienes de Infraestructura, Beneficio y uso público, o de Bienes Culturales del Sector Público o de Sistemas Informáticos). Ej. TIPO DE PROYECTO: Construcciones en Proceso Edificios (5) Cuenta contable: consignar el número de cuenta contable que le corresponde a la obra. Ej. CUENTA CONTABLE: 1230 001 002 (6) Contratación: indicar el tipo de contratación por el cual se llevará a cabo el proyecto, así como su número. Ej. CONTRATACIÓN: 2013LN-000001-99999 (7) Costo total del proyecto: este apartado ya está dado por fórmula, por lo que no deberá ser llenado. Corresponde al resultado de la sumatoria de los costos de: la contratación, del adendum(s) y las mejoras o bien solo adendum, solo mejoras o ninguna de las dos. Ej. COSTO TOTAL PROYECTO: $130.000,00 65.650.000,00 Este valor no se digita (es por fórmula) Este valor no se digita (es por fórmula)
(8) Costo según contratación: se debe detallar el monto (en dólares y en colones), que se pacto en el contrato, utilizando para ello el tipo de cambio de Venta vigente según el Banco Central de Costa Rica, al momento de que queda en firme la contratación, para hacer la conversión. Ej. COSTO SEGÚN CONTRATACIÓN: $100.000,00 50.500.000,00 (9) Costo según adendum: en caso de existir adendums al proyecto original, se debe consignar el monto correspondiente (en dólares y en colones), utilizando el tipo de cambio vigente según el BCCR, al momento en que queda en firme el adendum. Ej. COSTO SEGÚN ADENDUM: $25.000,00 12.625.000,00 (10) Costo según mejoras: en caso de existir mejoras relacionadas al proyecto original, se debe consignar el monto correspondiente (en dólares y en colones), utilizando el tipo de cambio vigente según el BCCR, al momento en que queda en firme el documento que soporta o ampara las mejoras. Ej. COSTO SEGÚN MEJORAS: $5.000,00 2.525.000,00 (11) Fecha Inicio del proyecto: Indicar la fecha en que inicia el proyecto. Ej. FECHA INICIO DEL PROYECTO 01/03/2014 (12) Fecha final del proyecto: Indicar la fecha en que concluye el proyecto. Ej. FECHA FINAL DEL PROYECTO 15/09/2014 (13) Número de Orden de compra: Consignar el número orden de compra con que se pagará a futuro el proyecto. Ej. NÚMERO ORDEN DE COMPRA 450-2014
FECHA FACTURA (14) NUMERO FACTURA (15) NUMERO DE DOCUMENTO (FORMA DE PAGO) (16) PARTIDA PRESUPUESTARIA (17) NOMBRE DEL PROVEEDOR (18) DESCRIPCIÓN DE LA OBRA (19) DÉBITOS (20) CRÉDITOS (21) SALDO (22) (14) Fecha de factura: Indicar la fecha de cada factura por avance de obra. (15) Número de Factura: Colocar el número de cada factura. (16) Número de documento: Indicar el documento por medio del cual se realiza el pago (cheque, transferencia, acuerdo de pago, entre otros). (17) Partida Presupuestaria: Indicar la partida presupuestaria en que se registra (de acuerdo al tipo de proyecto). (18) Nombre del Proveedor: Indicar la razón social completa del proveedor que realizará el proyecto (no consignar el nombre comercial). Ej. NOMBRE DEL PROVEEDOR Constructora la CIMA S.A. (19) Descripción de la Obra: Describir de forma detallada el tipo de trabajo que se está realizando (Construcción, Desarrollo, Mantenimiento, ó Adiciones-Mejoras, ó, una combinación), y si existen porcentajes de avance señalados en la factura, se deben también señalar. Ej. DESCRIPCIÓN DE LA OBRA Avance 10% Construcción Edificio para la Contabilidad Nacional Avance 20% Construcción Edificio para la Contabilidad Nacional (20) Débitos: Se consignan los pagos efectuados por el avance de la obra (de los trabajos que se vayan haciendo contra factura presentada).
(21) Créditos: Se consignará el monto total del proyecto al momento de finalizar la obra, cuyo registro, reversará la cuenta dejando saldo cero. (22) Saldo: Casillas establecidas por fórmula, que se irán modificando conforme se registren los débitos o crédito(s) del proyecto, por lo que no se deberán llenar ni modificar. Aunado a los datos que se señalaron anteriormente, esta matriz para el control de las obras en proceso, posee 3 apartados adicionales, a saber: Observaciones: en el cual se podrá indicar algún dato importante a destacar del proyecto. Hecho por: Se ha de consignar el nombre completo y firma del Encargado de Bienes, de la institución. Revisado por: se ha de consignar el nombre completo y firma del jefe inmediato, del encargado de bienes.