CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE

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1 Página 1 de 5 CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE ELABORO REVISO APROBO Diana Patricia Quintero Iván Alonso García A. Enrique Moreno Echeverri Jefe de Operaciones Coordinador de Calidad Gerente General

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Reglamentar y establecer el procedimiento a seguir en el reporte de las ventas y los recaudos de dineros, que diariamente se realizan en la compañía diligenciando la Relación de Recaudo y Ventas Diarias FR ALCANCE Este procedimiento debe ser efectuado por todos los cajeros o personal designado para tal fin, y revisado por el Jefe de la Oficina o Encargado del Área Administrativa según sea el caso, en cada una de las oficinas de ventas. 3. DEFINICIONES No Aplica 4. RECOMENDACIONES GENERALES 4.1 La Relación de Recaudos y Ventas Diarias FR debe presentarse con sus respectivos soportes para tener validez. 5. CONTENIDO 5.1 Relación No. : Se colocara el número consecutivo que lleva cada oficina, en la presentación del informe. 5.2 Oficina: Se diligenciara con el nombre completo de la oficina a que corresponde el reporte. 5.3 Funcionario Responsable: Corresponde al nombre completo del funcionario responsable de realizar el reporte. 5.4 Este aparte del reporte corresponde a la información de las ventas que en el día realiza la oficina.

3 Página 3 de 5 Factura: se debe colocar al número inicial y el número final de las facturas emitidas durante el día (rango de facturación). El número inicial es el que por consecutivo siga después del número final registrado en el reporte inmediatamente anterior. Ventas de Contado: Es el valor total de las ventas de contado realizadas durante el día. Ventas a Crédito: Corresponde al valor total de las ventas a crédito realizadas durante el día. Las ventas a crédito son las efectuadas a clientes que tienen aprobado cupo de crédito en cartera, y que por lo tanto no habrá pago inmediato de la factura. Ventas Totales Del día: Son las ventas totales de la oficina en el día del reporte. Es la suma de las ventas de contado y las ventas a crédito. En la hoja de cálculo anexa, esta celda (H18) se encuentra formulada por lo que con diligenciar las ventas de contado y a crédito, se llena automáticamente. 5.5 COBRO DE CARTERA Este aparte del reporte corresponde a la información de los recaudos que realice la oficina y que provengan del cobro de la cartera comercial con clientes. Cliente: Nombre del cliente que efectúa el pago. Factura: Numero de factura que están cancelando. Valor: Valor de la factura que están cancelando. El formato tiene espacio para cinco facturas, y tiene una celda (H27) que totaliza el valor de todas las facturas cobradas durante el día (la celda esta formulada). 5.6 RECAUDO En este aparte del reporte se consolida la información correspondiente al recaudo de la oficina en el día. Recaudo Total del día: Es la suma de las ventas de contado mas el total del cobro de cartera. En la hoja de calculo esta celda (H30), se encuentra formulada, por lo que se llena automáticamente. Recibos de Caja Provisionales: Se debe colocar el número inicial y el número final de los recibos de caja provisionales emitidos durante el día (rango de los recibos). El número inicial es el que por consecutivo siga después del número final registrado en el reporte inmediatamente anterior.

4 Página 4 de 5 Descripción del Recaudo: Corresponde al desglose que cada oficina debe de hacer, de acuerdo a la manera como se realizo el recaudo. Hay una casilla para cada tipo de recaudo, y en ella se debe de colocar el valor total recaudado por cada uno de ellos. En Efectivo COP y USD En Cheques al día En Cheques Posfechados En Tarjetas Crédito En Tarjetas Debito Total: Corresponde al total del recaudo. En la hoja de calculo anexa, esta celda (F39) se encuentra formulada. Es importante destacar que el valor de esta celda debe de ser igual al arrojado en la celda H30 (si son diferentes, se debe de revisar la información digitada para detectar los errores). 5.7 DETALLE DE DOCUMENTOS RECIBIDOS En este aparte del reporte se debe detallar la información correspondiente a los pagos recibidos mediante tarjetas de crédito (todas) y tarjetas debito (únicamente Visa Electrón). Clase de Documento: Nombre de la tarjeta de crédito o debito (Máster Card, Diners, American Express, Visa, Visa Electrón, Credencial). Numero de Tarjeta. Numero del Pagare Aerolínea: Nombre de la aerolínea o proveedor a que corresponda la venta. Valor: Valor total del pagare. 5.8 DETALLE CONSIGNACIONES En este aparte del reporte se debe detallar la información correspondiente a las consignaciones realizadas en los diferentes bancos y que provienen de los recaudos realizados en efectivo y cheques al día. Valor en Efectivo Valor en Cheques Valor Total de la Consignación: Esta celda se encuentra formulada. Banco: Nombre del banco en donde se efectuó la consignación. Numero Cuenta: Numero de la cuenta bancaria de Pullman Tours en donde se efectuó la consignación.

5 Página 5 de DETALLE DE CHEQUES POSFECHADOS En este aparte del reporte se debe detallar la información correspondiente a los recaudos realizados con cheques posfechados. Banco: Nombre del banco a que corresponde el cheque. Numero Cuenta: Numero de la cuenta bancaria a que corresponde el cheque. Numero del Cheque Fecha de Consignación. Valor 6. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS REFERENCIADOS Relación de Recaudos y Ventas Diarias FR ANEXOS No aplica