Solución Integrada y Centralizada para la Gestión de Clínicas Odontológicas Página 1 de 18
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Menú General de la Solución La navegación por las opciones de la aplicación está optimizada y es ágil para el usuario. Página 3 de 18
Archivos Pacientes Búsqueda por cualquier campo (común en todos los archivos maestros). Forma de contacto preferida (email, teléfono, sms, correo postal, ). Envíos masivos o individuales por email. Compañía a la que pertenece, doctor habitual, tarifa de precios, observaciones, En la propia ficha del paciente tendremos el histórico de expedientes y de citas. Podrán cambiarse los datos de un paciente para facturar y también poner los responsables (para niños). Impresión de tarjeta de cliente y acceso al historial clínico del paciente. Opciones sobre el expediente actual. Se tienen opciones como cambio de odontograma infantil, apertura y cierre de expediente, cierre de la cita actual de la agenda y vuelta a la agenda del doctor de nuevo, Página 4 de 18
Personal Se indica el horario de la persona para cada tramo de fechas y días de la semana. También se podrá anotar las excepciones al horario genérico y los periodos de ausencias. Para cada persona se pueden configurar sus preferencias excluyendo/incluyendo especialidades según días y horas. Ficha de todo el personal de la clínica: Información genérica. Datos para el cálculo de comisiones: hay que indicar si el doctor va a comisionar y cuál es su porcentaje de comisión general. También puede recibir comisión según el tratamiento. Página 5 de 18
Tratamientos Con las Clases podemos clasificar los tratamientos en función de las especialidades de cada uno. Con los Tipos indicamos las diferentes formas de aplicación de los tratamientos y su representación. Se podrán indicar otros precios del tratamiento en función de diferentes tarifas según tipos de pacientes. Información genérica de cada tratamiento: Clase, tipo de tratamiento, precio, Cada tipo de tratamiento nos muestra cómo deseamos su aplicación, color, tipo de representación en el odontograma, Por compañía se podrá definir un precio del tratamiento para la compañía y/o para el paciente. Calendarios Calendario genérico de la clínica. Se indica el horario habitual y los días de apertura. Se podrán indicar las excepciones por tramos de fechas que se realizarán sobre el horario genérico. Página 6 de 18
Otros Archivos Compañías, tipos de tratamientos, clases de tratamientos, motivos de consulta, diagnósticos, patologías, especialidades, plantillas anamnesis, etc. Bancos propios. Formas de pago y cobro. Página 7 de 18
Servicios Agenda de citas Pantalla de anotación o modificación de citas: Se podrá solicitar manualmente, generar nueva cita o bien al seleccionar cita en cualquiera de las vistas de la agenda nos aparecerá esta pantalla para inserción de nueva cita. Dispone de diferentes vistas: Agenda diaria, planning diario de consulta, mensual por doctor, horario general, buscador y anotaciones de citas. Indicación de doctor, gabinete y paciente. Existe la posibilidad de tener un cliente genérico y completar su ficha el día de la consulta. Se indicará la fecha y la hora previstas de consulta. El doctor indicará en su agenda la nueva cita. En caso de conflictos de horas el sistema avisará de citas solapadas en el tiempo. Posibilidad de seleccionar un determinado tratamiento y cambiar importes, estado de realización, Sobre el paciente seleccionado se podrán realizar acciones como imprimir expediente, presupuesto, cobrar tratamientos, finalizar cita, cerrar e incluso facturar el expediente, En todo momento y en cualquier vista podremos ver el número de pacientes en espera, gabinete y fuera de consulta. Se mostrará un detalle de los Página 8 de 18
pacientes que se encuentran en la sala de espera y los que se encuentran dentro de consulta con los tiempos de retraso según la estimación que se tenía. Se podrán realizar búsquedas de citas delimitando por varios aspectos; fechas, horas, etc. Muestra la agenda de toda una semana de un determinado doctor en todos sus gabinetes. Se mostrará la diferente información según lo seleccionado en cada momento: El nombre del paciente, el motivo de la consulta, tiempo asignado, tiempo libre, Agenda Doctor Agenda diaria de doctor: Se identifica el doctor y gabinete apareciendo la agenda del día marcado y el expediente actual en caso de tener un paciente en consulta. Al seleccionar una cita de la agenda aparecerá toda la información y directamente se podrá dar paso a gabinete al paciente. Lista de citas previstas para el día seleccionado ordenadas por hora de entrada. El color de fondo identificará el estado actual de cada cita. Página 9 de 18
Expedientes Médicos Información del paciente, doctor, compañía, fechas de apertura y cierre, estado, tratamientos aplicados, diagnóstico, tratamientos recomendados, peticiones y envíos a laboratorios externos, imágenes y documentos asociados (gestión documental centralizada). Histórico de las citas asociadas al expediente actual y acceso directo a cada una de ellas. Completa información administrativa del expediente, total general, importe que paga el paciente y la compañía si es el caso, importes pendientes por cada uno, Posibilidad de imprimir el expediente o un presupuesto, cerrar el expediente, facturarlo o realizar informes detallados. Página 10 de 18
Anamnesis Histórico de anamnesis realizadas a pacientes (relacionadas con expedientes) Se utiliza una plantilla predefinida y se responden las preguntas fijadas. Consentimientos informados Posibilidad de imprimir el consentimiento para la firma del paciente. También puede enviarse por email, fax, Histórico de los consentimientos informados asociados a pacientes y expedientes. Se hace uso de los consentimientos prefijados con plantillas y se completan con los datos del expediente. Periodontograma Periodontograma asociado a un determinado Expediente de un paciente. Se realizan las anotaciones necesarias. Se podrá mostrar desde el expediente y también enviar a imprimir. Recetas Anotación de recetas a pacientes. Se anotará toda la información necesaria a la receta y quedará en el histórico del expediente y del paciente. Se podrá enviar a imprimir. Trabajo con laboratorios Recepciones de trabajos de los laboratorios: Se puede anotar en la recepción el número de solicitud de trabajo original. Se puede imputar el coste de la línea a uno de los tratamientos del expediente. Por línea de trabajo recibido se anota el número de expediente y la referencia. Con la entrada desde laboratorio el trabajo pasa a estado recibido tanto en el expediente como en la solicitud de trabajo. En cada línea se indica si el trabajo solicitado ha sido ya entregado por el laboratorio o se encuentra pendiente Se podrán generar informes de los trabajos realizados y/o pendientes por laboratorio. También se puede imprimir el envío para el laboratorio. Envíos a Laboratorio: Cada envío contiene una lista de trabajos, por cada uno de ellos tenemos el número de expediente y el identificador de trabajo. Página 11 de 18
Administración Citas Fecha y hora de cada cambio de estado de la cita: Se podrá sacar posteriormente informes de tiempos de retraso, tiempos de espera, tiempos en consulta,. Fichero histórico de citas de la Clínica: Fecha de anotación, estado actual de la cita, paciente y datos de nombre y teléfono para citas a pacientes que no tienen ficha abierta. Motivo de la consulta, doctor asignado y gabinete, tiempo estimado de la consulta, Impresión de la cita y posibilidad de informes estadísticos de las citas. Observaciones y anotaciones del doctor para el departamento de administración. Saldos pendientes Proceso de control para conocer en todo momento los saldos pendientes de cada paciente. Muestra un resumen indicando por paciente lo pendiente en expedientes sin facturar y lo pendiente en facturas emitidas. Al seleccionar un paciente nos muestra el detalle de todos los expedientes y facturas con saldos pendientes. Liquidación de expedientes Proceso para generar un anticipo de cobro de un expediente abierto. Avisa de los totales del expediente, pagado y pendiente tanto completo como calculado en función de estado de realización de los tratamientos. Además muestra una lista con todos los anticipos de cobro actuales del expediente. Al pulsar sobre un determinado expediente nos muestra un detalle de los tratamientos aplicados, estado de terminación, precios, Nos indica todos los expedientes pendientes de cobro que tiene el paciente seleccionado. Página 12 de 18
Facturación de expedientes Se seleccionan expedientes abiertos y expedientes cerrados pendientes de facturar. Lista de expedientes cerrados pendientes de facturar. Se muestra el importe pendiente de facturar. Al seleccionar un expediente se muestra su detalle en la parte de abajo Posibilidad de generar la factura del paciente, la factura de la compañía o ambas. Facturas emitidas Datos de cabecera de Factura: Paciente, fecha, expediente, Lista de tratamientos aplicados con importes. Generar cobros desde la misma factura. Observaciones y cobros de la factura. Cuadrante de caja Página 13 de 18
Informe resumen de caja diaria. Indicada una fecha nos muestra resumen de movimientos de tesorería. Por cada concepto nos indica detalle por tipo: Efectivo, tarjeta, Si seleccionamos un concepto nos muestra el detalle a nivel de registro con posibilidad de acceso al mismo Gestión de avisos Se buscan avisos y citas con fecha pendiente comprendida en el rango de fechas establecido. Para algunas formas de comunicación (por ejemplo SMS) es necesario tener activo el módulo de comunicaciones SMS específico. Nos aparece todo lo pendiente de avisar a paciente clasificado en función de la forma de aviso preestablecida. Proceso para gestionar avisos pendientes. Se seleccionan los avisos pendientes que se tienen en la gestión de avisos anterior y se le añaden las citas en las que el paciente tiene en sus datos algún método de comunicación establecido. Al indicar una determinada forma de contacto detalla todos los avisos pendientes. Se podrá modificar la forma de aviso o confirmarla Los avisos confirmados aparecen en esta lista. Al Enviar Avisos estos quedarán con estado a Enviados anotando fecha y hora de envío. Se indica paciente, persona que anota, estado actual del aviso y tipo. También se anota el día previsto del aviso y la forma de contacto con el paciente. Se anota el mensaje que se enviará al paciente. Además de las citas en firme que se tienen en la agenda de visitas, se podrán anotar otros avisos a pacientes. Cálculo de comisiones Cálculo de comisiones: selección de doctores a los que se les aplica las comisiones. Lista de expedientes a los que aún no se les ha aplicado la comisión, con el importe de comisión que le corresponde. Marcamos los expedientes a los que queremos aplicar la comisión, también podemos cambiar el importe a comisionar. Página 14 de 18
Compras Artículos Clasificación de artículos por grupos y familias. Acceso al artículo por código, referencia de proveedor(es) y/o códigos de barras. Histórico de todos los movimientos del proveedor (pedidos, albaranes y facturas), con acceso directo a cada movimiento. Estadística de compras y ventas del artículo en importe, beneficio y unidades desde la propia ficha comparando dos ejercicios. Control de precios de distintos proveedores para el mismo artículo, referencias por cada proveedor. Tarifas de precios de venta (es posible definir más de 30). Número de almacenes ilimitado. Control de stock máximo y mínimo por almacén. Gestión de cálculo de máximos y mínimos a partir de información de ventas anteriores. Descripción extendida del artículo. Imagen asociada al artículo. Informes de inventario actual por grupos, artículos o familias. Acceso a página web del artículo Pedidos a proveedor Control de unidades recibidas por cada línea de pedido de forma automática. Control automático del estado general del pedido con las entradas de mercancía. Duplicar pedidos de forma instantánea. Impresión valorada o sin valorar con referencias del proveedor. Envío por email y fax (* requiere Active Fax). Cálculo automático del peso del pedido. Creación automática a partir de una lista de pedidos de cliente. Informe de artículos pendientes de recibir por proveedor. Generación de compras Selección de pedidos pendientes de recibir del proveedor indicado. Página 15 de 18
Detalle del pedido seleccionado indicando las unidades que se han recibido. Lista de pedidos pendientes de recibir. Albaranes de compra Entrada de albaranes de compra manual o automatizada a partir de pedidos a proveedor con la mercancía pendiente. Proceso de generación automatizada de albaranes de compra a partir de un conjunto de pedidos a proveedores pendientes. Se informa de los artículos recibidos por cada pedido. Impresión de etiquetas de código de barras de productos. Duplicar albaranes de forma instantánea. Estadísticas de compras por artículo, grupos, familias, resumidos y detallados por proveedor o artículos. Proceso de conformación de facturas recibidas a partir de albaranes de compra. Dependiendo de la forma de pago al proveedor, se puede generar automáticamente la previsión de pagos en cartera. Conformación de facturas recibidas Se seleccionan las recepciones pendientes de facturar y se generarán facturas de forma automática por cada uno de los proveedores seleccionados. Se pueden modificar las bases y el I.V.A. y los vencimientos. Facturas recibidas y Gastos varios Conceptos y precios en caso de factura recibida manual o lista de albaranes de compra cancelados con la recepción de factura. Posibilidad de traspaso automático de pagos a cartera. Lista de vencimientos previstos y documentos de pago actuales de la factura. Se puede indicar de forma opcional las cuentas de contabilidad a utilizar en el asiento contable y se podrá almacenar documentación asociada a la factura (por ejemplo el original escaneado). Fichero de Gastos Varios: Se podrán anotar pequeños gastos en los que no se tiene que abrir ficha al proveedor. En el propio gasto se definen los importes, conceptos y cuentas de bases para su posterior contabilización. Página 16 de 18
Gestión de Almacén Recuentos de inventario para mantener un inventario permanente. Informes de costes por diferencias de inventarios. Trasvases entre almacenes. Tesorería Cobros y remesas a banco Generación de registros de cobros en cartera. Cancelación automática de facturas al generar el cobro. Informes de previsión de cobros por bancos, clientes, meses, documentos en cartera + facturas pendientes,... Selección automática de facturas pendientes al introducir un cobro manual. Generación automática de remesas de cobro a banco por tipo de documento. Impresión de remesas de cobro para bancos. Envío telemático a bancos de remesas de cobro mediante CSB 19 y 58. Control de devoluciones de clientes. Control de gastos financieros en remesas. Pagar facturas recibidas Se podrán seleccionar las facturas pendientes de pago y generar pagos de forma automática. Cartera de pagos y remesas al banco Indicando banco y tipo de pago se cargan automáticamente los pagos pendientes de remesar. También se pueden indicar los pagos manualmente. Generación de cuadernillos CSB. Informes de previsión de pagos, por fechas, meses, proveedores, bancos, Movimientos caja-banco Se pueden indicar movimientos de efectivo entre caja y banco. Página 17 de 18
Conexión Contable Si dispone de nuestra solución de contabilidad general y analítica, podrá contabilizar todos los movimientos de forma automática. Página 18 de 18