Escuela de Turismo Gastronomía Costos y Presupuestos Tema: Costos indirectos del servicio COSTOS INDIRECTOS DEL SERVICIO CIS Los costos indirectos del servicio, comprenden los bienes naturales, semielaborados o elaborados de carácter complementario, así como servicios personales, públicos y generales y otros insumos indispensables para la terminación adecuada del producto final. Pueden llegar a representar un 25% del costo total de un producto en promedio. CARACTERÍSTICAS: 1.- Complementarios pero indispensables: los componentes indirectos resultan fundamentales en el proceso de producción, sin ellos no se podría concluir adecuadamente un producto, lote o parte de éste. 2.- De naturaleza diversa: Están constituidos por bienes permanentes, suministros que se incorporan al producto y otros que sirven para mantenimiento y limpieza, servicios personales, generales de distinta índole, y en fin, componentes tan variados, que tratarlos, registrarlos, controlarlos y asignarlos es una tarea complicada. 3.- Prorrateables: A diferencia de los costos directos, que son fácilmente rastreables, los CIS, necesitan mecanismos idóneos de distribución, dada la naturaleza y variedad de sus componentes, requieren un control exigente y adecuado. 4.- Aproximados: Generalmente no se puede valorar y cargar con precisión a los productos en proceso debido, entre otras razones, a que una orden de trabajo puede iniciarse y terminarse en cuestión de horas o días, en tanto que los CIS reales se identifican a fin de mes, por lo que conviene asignarlos mediante aproximaciones razonables. Materia prima indirecta (MPI): Son los materiales y suministros menores y complementarios, de los que no se puede prescindir para la fabricación de un producto por ejemplo: entre los materiales menores para la producción de libros están las tintas, adhesivos, hilos, plásticos, fundas de empaque, entre otros. Y si lo enfocamos en actividades gastronómicas pudiéramos decir que los condimentos o especias, esencias, sal o pimienta al gusto, pueden representar materias primas indirectas puesto que primero: en su gran mayoría no se puede establecer una base predeterminada en cada receta porque es según el gusto de quien la prepara y segundo en la mayoría de los casos son insumos que se incorporan adicionalmente al proceso es decir no son la esencia de la receta. 2.- Mano de Obra Indirecta: Representa el costo de las remuneraciones devengadas por los y trabajadores que ejercen funciones de planificación, supervisión, diseño, y apoyo a las actividades productivas, en este grupo se ubican las remuneraciones de jefes de producción, control de calidad, 1
bodegueros de materias primas, meseros, empacadores, conserjes, beneficios y prestaciones sociales, etc. Carga Fabril: Otros costos indirectos de producción, comprende los servicios o bienes que no han sido incluidos en los conceptos anteriores. Por ejemplo: Depreciaciones de maquinaria, equipo, edificio, y otros activos fijos utilizados en la producción. Servicios básicos (luz, agua, teléfono) consumidos en el sector productivo. Seguros de personas y bienes de fábrica. Mantenimiento de maquinaria y otros activos fijos. Arriendos de equipos y edificio de fábrica. Por ejemplo: Insumos de fábrica como: Encendedores, desengrasantes, desinfectantes, útiles de aseo, etc. Combustibles y lubricantes. Alimentación y refrigerios del personal de producción. Accesorios y repuestos de hornos y equipos en general. Tiempo improductivo (opción válida en caso de no cargar al gasto). Otros conceptos que aparezcan según el tipo de empresa y naturaleza del producto. DEPRECIACIONES DE ACTIVOS FIJOS DE FÁBRICA. A la producción se asigna bienes de carácter permanente como: edificios, muebles, equipo. Maquinarias, equipos industriales, herramientas, entre otros. Calcular y registrar periódicamente, ya sea mensual, semestral e inclusive anual, la depreciación de estos bienes. Para hacerlo existen varios métodos reconocidos por las normas contables. Método lineal.- Es el más usual, porque permite distribuir el costo de los activos fijos de manera uniforme, entre los períodos establecidos objetivamente como de vida útil. Es apto para muebles y enseres, equipos de cómputo, y bienes que van depreciándose de manera constante en el tiempo. Su fórmula es: Depreciación = Valor o costo de adquisición/períodos de vida útil Ejemplo: Industrias Alimenticias S.a., ha asignado a su proceso productivo muebles y enseres por $5.000.000, bienes que se irán depreciando mensualmente, por el método lineal, bajo las siguientes condiciones: Fecha de asignación: 1 de abril del 2014 2
Vida útil estimada: 120 meses (10 años) Calcular la depreciación al final de abril Depreciación = $5.000.000 / 120 = $41.667 La depreciación para el mes de abril es de $41.667 Tabla de vida útil para activos fijos depreciables: Activo Años Meses Equipo de computación 5 60 Equipo de oficina y enseres 10 120 Maquinaria y Equipo 10 120 Equipo de transporte 5 60 SERVICIOS CON CARGO A PRODUCCIÓN Es común primero recibir los servicios de energía eléctrica, telefonía, agua, mantenimiento y otros servicios para la producción y luego pagarlos. En estos casos el precio que se contabiliza es exacto, aunque no necesariamente oportuno, ya que estos costos se conocen días después de haber cerrado el período mensual, por lo cual se permite estimarlos y, tan pronto se conoce el costo real, se hace un ajuste al alcance, si un servicio ya está devengado (CONSUMIDO), debe ser registrado aunque no esté pagado todavía. Ejemplo: Suponga que al cierre del mes de Agosto del 2014, se consumió energía eléctrica por un valor indefinido, se sabe que el mes anterior se utilizaron 800 kwh y que este consumo está cerca del promedio anual, por lo que este CIS se acepta como estimado de agosto; si además se conoce que cada kilovatio hora cuesta $500, se debe calcular el valor a registrar por este concepto en el mes en cuestión: Costo asignable de energía eléctrica: 800 x $500= $500.000 El gas se mide em M 3 y cuesta $900 y se estima que para el mes el consumo con referencia al mes anterior es de 100 M 3 Costo asignable de Gas: 100 x $900= $90.000 TALLER CIS Banquetes & Banquetes, atiende eventos los fines de semana y para el mes de agosto de 2014 realizó las siguientes transacciones referidas a costos indirectos: 1. Compras de Materias primas indirectas por $2.500.000. de los cuales se consumió en prestación de servicios 1.800.000 2. Paga con cheque una póliza de seguros contra incendio; el valor de la prima anual asciende a $3.600.000 3
3. Remunera 6 meseros que trabajan solo los fines de semana (viernes, sábado y domingos) a razón de $60.000 por día. 4. La factura mensual EPM por el consumo de energía eléctrica asciende a $320.KWH a $430= $137.600 El gas consumido fue de 250 M 3 y cuesta $920= $230.000 Acueducto y saneamiento $180.000 Total Servicios públicos $547.600 5. Los activos fijos depreciables ascienden a $18.000.000 de los cuales $12.000.000 son maquinaria y equipo y $6.000.000 muebles y enseres 6. Paga vigilancia a la compañía Atempi por valor de $900.000 al mes. Al finalizar el mes se atendieron 12 eventos con un total de 1.250 invitados. Cuál será el CIS unitario por cada invitado? Solución: Materias Primas indirectas $1.800.000 Seguros y Fianzas (3.600.000/12) 300.000 Mano de obra indirecta 4.320.000 Servicios Públicos 547.600 Depreciación: 150.000 Vigilancia 900.000 TOTAL 8.017.600 CIF unitario= 8.017.600/1.250= $6.414 Lo que significa que para prestar el servicio a uno de los 1.250 invitados en el mes el costo indirecto del servicio requerido es de $6.414 que se le sumará a la MOD y MP para obtener el costo unitario y total del producto o servicio CIS REALES Y CIS APLICADOS Debido a la naturaleza en la composición de los costos indirectos y a las condiciones del sistema Ordenes de producción, resulta casi imposible asignarlos a la hoja de costos respectiva, con base en costos históricos o reales; por lo tanto, se debe buscar mecanismos de aplicación sistemática a las órdenes respectivas, para ello se debe preparar el presupuesto que dará origen a la tasa predeterminada (TP), y al contabilizarlos se usa la cuenta CIS-Aplicados. Dicho con un ejemplo: Si se quiere costear los CIS con valores históricos, como con el costo primo, para una orden de producción que comienza a ejecutarse el 2 de septiembre y termina el día 5, habrá que esperar al menos hasta el día 31 del mes para reconocer todos los consumos de bienes y servicios indirectos de Septiembre; así el producto que está listo para ser vendido el día 5 debería esperar 26 días para 4
determinar el costo total y poder facturarlo para su venta. Esto sería insoportable, ya que la contabilidad no debe detener el flujo comercial, sino impulsarlo. El mecanismo apropiado aunque tenga falencias e imprecisiones, consiste en calcular por anticipado los costos de todos y cada uno de los conceptos que integran los CIS, bajo un proceso presupuestario, de aquí se obtiene una tasa o valor que debe ser aplicada (cargo contable) a las órdenes de producción y registrada contablemente en las hojas de costos respectivas. CLASIFICACIÓN DE LOS CIS SEGÚN SU COMPORTAMIENTO 5
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PRESUPUESTOS DE CIS CIS PRESUPUESTADOS: Tasa predeterminada No existe ningún procedimiento para calcular con exactitud el monto de los CIS que se debe registrar en las hojas de costos. Los datos serán siempre estimados. METODOLOGÍA PARA PRESUPUESTAR LOS CIS 1. Definir el periodo presupuestario 2. Obtener la mayor cantidad de información 3. Determinar el nivel de producción 4. Obtener información histórica reciente 5. Preparar una hoja de cálculo 6. Clasificar los distintos conceptos del CIS 7. Proyectar las CIS históricos 8. Ponderar las CIS al nuevo nivel de producción 9. Sumar los costos indirectos esperados en el periodo presupuestado 10. Calcular la tasa predeterminada de CIS (razón, cuota o constante) 7
METODOLOGÍA PARA PRESUPUESTAR LOS CIS 1. Definir el periodo presupuestario.- normalmente puede ser de un mes. 2. Obtener la mayor cantidad de información.- de la competencia, clientes, proveedores, economía del país. 3. Determinar el nivel de producción.- definir la unidad de medida a través de la cual se fijará el volumen de producción. (capacidad real: Inventario Final + Ventas esperadas Inventario Inicial); 4. CIS Presupuestados: Tasa predeterminada CIS-TP= CIS FIJOS+CIS TV(NOP) CIS-TP= 1.350.000+5.334(1.250) CIS-TP= $8.017.500 8.017.500/1250= $6.414 Cis Unitario De donde $8.017.600 separamos los CIS que tienen comportamiento fijo que corresponden a $1.350.000 (Seguro $360.000, Depreciación $150.000 y vigilancia $900.000). El resto son costos variables que según el nivel de operación podrían cambiar. Para establecer la tasa variable, en esta oportunidad y por diferencia 8.017.600-1.350.000= obtenemos $6.667.600 que serían los costos variables que al dividirlos entre el NOP 1.250 el resultado es $5.334 de tasa variable Donde: TP= Tasa predeterminada TV= Tasa variable de cis NOP= Nivel de operación 5. Obtener información histórica reciente.- sobre el monto gastado en los distintos conceptos de los CIS 6. Preparar una hoja de cálculo.- en Excel o cualquier otro programa. 7. Clasificar los distintos conceptos del CIS.- fijos (F), variables (V) y mixtos (M). si es del caso 8. Proyectar los CIS históricos.- Pasar los precios actuales a condiciones futuras, bajo las nuevas condiciones del mercado, dependiendo de la inflación. 9. Ponderar los CIS al nuevo nivel de producción.- se deben ajustar las CIS de los costos variables y mixtos (en la parte variable), considerando la cantidad a producir en el nuevo periodo, incrementándolos o disminuyéndolos proporcionalmente. 8
10. Sumar los costos indirectos esperados en el periodo presupuestado.- Se debe conocer el monto de los costos fijos y variables por separado. 11. Calcular la tasa predeterminada de CIS (razón, alícuota o constante).- Se conoce dividiendo el total de los costos indirectos presupuestados del periodo (un mes o año) para el volumen de producción de producción presupuestado para el mismo periodo, la cual estará expresada en unidades físicas, horas de MOI o costo de esas horas, horas / máquina reales o costo de MPI, etc. Tasa predeterminada de los CIS FÓRMULA CIS presupuestados (fijos + variables) TP= ------------------------------------------------------- Volumen de producción presupuestado 9