Autor: Juana Figueroa Reséndiz.

GUÍAS Y TEXTOS DE CÓMPUTO Manejador de bases de datos ACCESS

GUÍAS Y TEXTOS DE CÓMPUTO Manejador de bases de datos ACCESS Autor: Juana Figueroa Reséndiz.

ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN... 1 1.1 CONCEPTOS...1 1.2 REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE...1 1.3 INICIAR Y SALIR DE ACCESS...2 1.4 ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS...3 1.5 DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO...3 2. HERRAMIENTAS DE DISEÑO... 5 2.1 CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS...5 2.2 CREACIÓN DE UNA TABLA...5 2.3 ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS...15 2.4 INSERCIÓN DE DATOS EN LAS TABLAS...18 3. DISEÑO DE CONSULTAS... 20 3.1 CREACIÓN DE UNA CONSULTA...20 3.2 CREACIÓN DE CONSULTAS USANDO VARIAS TABLAS...23 3.3 CREACIÓN DE CONSULTAS CON PARÁMETROS...27 3.4 CREACIÓN DE CONSULTAS AGRUPADAS...30 3.5 TIPOS DE CONSULTAS...33 4. DISEÑO DE FORMULARIOS... 36 4.1 CREACIÓN DE UN FORMULARIO...36 4.2 MODIFICACIÓN DE UN FORMULARIO...38 4.3 AGREGAR OTRO TIPO DE OBJETOS AL FORMULARIO...40 5. DISEÑO DE INFORMES... 45 5.1 CREACIÓN DE UN INFORME...45 5.2 MODIFICACIÓN DE UN INFORME...47 5.3 INFORMES CON TOTALES Y EXPRESIONES...50 5.4 ETIQUETAS POSTALES...55 6. MACROS... 58 6.1 QUÉ ES UNA MACRO?...58 6.2 POR QUÉ SE UTILIZAN LAS MACROS?...58 6.3 CREAR UNA MACRO...58 ANEXO 1... 61 BIBLIOGRAFÍA...64

1. INTRODUCCIÓN 1.1 Conceptos Antes de comenzar con Access, veamos algunos conceptos relacionados con el tema. Access es un manejador o administrador de bases de datos relacional, lo que significa que almacena y recupera datos, presenta cierta información y automatiza algunas tareas repetitivas. El hecho de ser relacional indica que es capaz de manejar una o más tablas de base de datos a la vez. Se entiende por base de datos a una colección de datos que al manipularlos o analizarlos nos darán como resultado cierta información importante para los usuarios de la misma. Además las bases de datos permiten organizar la información en tablas y relacionarlas de forma lógica con la idea de poder formular preguntas para obtener información, las cuales son llamadas consultas o querys. Una tabla es un contenedor de datos que almacena la información en filas y columnas. Las filas son llamadas registros y las columnas campos. En una base de datos relacional la información es almacenada en varias tablas que se relacionan para presentar información y manipular datos de forma eficiente con el objetivo de simplificar la entrada de datos y minimizar la redundancia de los mismos. 1.2 Requisitos de hardware y software Para instalar Access en su equipo es necesario que cuente con los siguientes elementos de Hardware y software: Mínimos?? Computadora personal compatible con microprocesador Pentium a 75MHz. Óptimos?? Computadora Personal Compatible con microprocesador Pentium II a 233MHz o superior.?? 32 megabytes de memoria RAM.?? 64 megabytes en RAM o más.?? Unidad de CD-ROM.?? Unidad de CD-ROM y unidad de 3 ½.?? 60 megabytes de espacio libre en el disco duro.?? 100 megabytes de espacio libre en disco duro o más.?? Adaptador gráfico VGA.?? Adaptador gráfico SVGA. O UVGA.?? Mouse.?? Mouse.?? Microsoft Windows 95.?? Microsoft Windows 98, NT o 2000.?? Impresora soportada por la versión de Windows que tenga instalada 1

Juana Figueroa Reséndiz 1.3 Iniciar y salir de Access Existen diversas maneras de iniciar Access, pero es importante que identifique el ícono que representa a esta aplicación, el cual se muestra a continuación: Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones: En el Menú de Inicio de Windows elija la opción Programas y después dé clic en el ícono de Microsoft Access 1. Si existe un ícono de acceso directo a Access sobre el escritorio de Windows, dé doble clic sobre éste. También puede ir al Explorador de Windows y buscar la carpeta donde está instalada la aplicación 2. Una vez ahí, busque el archivo Msaccess.exe y de doble clic en él. Al entrar a Access verá una pantalla similar a la siguiente: En este momento tiene dos opciones: a) Crear una base de datos nueva 3, que puede ser una base de datos en blanco o una base de datos con ayuda de un asistente. 1 El ícono de Access puede estar en otro lugar, si se ha modificado la configuración de Windows en la máquina en la que se encuentre trabajando. 2 Generalmente c:\archivos de programa\microsoft Office\ 3 Si elige esta opción, Access le solicitará enseguida el nombre de la base de datos nueva. 2

Uso del manejador de bases de datos Access b) Abrir una base de datos que ya exista, seleccionando de la lista un archivo usado recientemente o eligiendo la opción Más archivos... para abrir el cuadro de diálogo Examinar y buscar la base de datos manualmente. Cuando haya decidido lo que desea hacer, verá aparecer la ventana de aplicación de Access. En ese momento ya está listo para utilizar Access. 1. Para salir de Access puede usar cualquiera de los siguientes caminos: 2. Dar un clic en el botón de Cerrar de la barra de Título. 3. Dar doble clic en el icono del menú de Control de Access. 4. Elegir la opción Salir del menú Archivo. 5. Pulsar Alt+F4. Antes de salir, Access le preguntará si desea guardar los cambios que se hayan hecho y aún no estén guardados. 1.4 Abrir y cerrar una base de datos Para abrir una base de datos de Access, inicie Access y elija la opción Mas archivos... en el cuadro de diálogo que aparece al entrar. Busque el archivo de base de datos y dé clic en el botón Abrir. Si ya está ejecutándose Access, elija la opción Abrir del menú Archivo. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar. Busque el archivo de base de datos y dé clic en el botón Abrir. Tome en cuenta que esta acción cerrará la base de datos que tenga abierta para abrir la que acaba de seleccionar. 1.5 Descripción del entorno de trabajo Una vez que esté trabajando en Access tendrá una ventana similar a la que se muestra más adelante, donde aparecerá, además de la barra de menús y la barra de herramientas de la aplicación, la ventana de Base de Datos, que es el centro de control de la base de datos que se está utilizando en un momento dado. A continuación se describe cada elemento de la pantalla: Barra de título de Access: generalmente aquí aparece el título de la aplicación, en este caso Microsoft Access. Barra de menús: contiene todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de datos. Para muchas de las opciones que contiene cada menú existe una forma diferente de ejecutarla, por ejemplo a través de una tecla de método abreviado, un ícono en la barra de herramientas o una opción en la ventana de Base de Datos. Barra de herramientas: contiene un acceso rápido a algunas de las opciones de los menús con la ventaja de que se encuentran más a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar 4. Título de la ventana de Base de datos: muestra el nombre de la base de datos abierta. 4 Coloque el puntero del mouse, sin dar clic, unos segundos sobre alguno de los íconos para obtener un mensaje que indica el comando u opción que representa. 3

Juana Figueroa Reséndiz Barra de Objetos de la ventana de Base de Datos: contiene una lista de todos los objetos que es posible crear y manipular en una base de datos de Access (tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos). Accesos directos para creación de nuevos objetos de la ventana de Base de datos: es una lista que muestra las diferentes formas que existen para crear un nuevo objeto 5. Barra de título Barra de menús Barra de herramientas Título de la ventana de base de datos Barra de herramientas de la ventana de Base de Datos Accesos directos para la creación de nuevos objetos Barra de objetos Barra de estado 5 Las opciones que aparecen dependen del tipo de objeto que se tenga seleccionado en la barra de objetos. 4

Uso del manejador de bases de datos Access 2. HERRAMIENTAS DE DISEÑO 2.1 Creación de una base de datos Para crear una base de datos seleccione la opción Nueva en el menú Archivo. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. En la pestaña llamada General aparece el ícono de Base de datos, al cual debe dar doble clic. Después aparecerá una pantalla pidiéndole el nombre del archivo donde se guardará la base de datos, este archivo tendrá extensión mdb. 2.2 Creación de una tabla Lo primero que hará al trabajar con Access será crear tablas que le permitan almacenar datos donde la información será organizada en forma de filas y columnas. Para agregar una tabla dé doble clic en la opción Crear una tabla en vista de diseño 6. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: 6 Existen diversas formas para comenzar la creación de una tabla o cualquier otro objeto en Access, pero en este texto se verá la creación de los mismos a través de la vista de diseño que es la forma más directa de hacerlo y permite al usuario darse mejor cuenta del efecto que produce cada modificación que va realizando. 5

Juana Figueroa Reséndiz En esta ventana va a crear la estructura de la tabla, es decir, debe indicar qué campos contendrá, de qué tipo y cuáles serán las propiedades de cada uno, además de indicar cuál será la llave primaria y los índices que se van a utilizar. Cada renglón contendrá los atributos de cada campo con los siguientes datos. Nombre del campo. Éste identifica al campo dentro de la tabla y permite al usuario saber en un momento dado qué información está almacenada. El nombre del campo puede tener de 1 a 64 caracteres (letras, números y algunos caracteres especiales excepto puntos (.), signos de admiración (!), corchetes ([]), acento grave (`), caracteres ASCII con valores del 0 al 31 y no puede comenzar con espacio en blanco. Es muy recomendable que use sólo letras del alfabeto inglés y no utilice espacios en blanco en los nombres de campo para no perder compatibilidad con otros manejadores de bases de datos, por si en algún momento deseara migrar su base de datos. Tipo de dato. Indica el tipo de valores que podrá contener el campo que está definiendo. Access permite utilizar nueve tipos de datos que se pueden seleccionar de una lista que aparece cuando se coloca en el renglón Tipos de datos. Tipo de dato Descripción Texto Puede contener hasta 255 caracteres (el tamaño predeterminado es 50 caracteres). Memo Numérico Puede almacenar grandes cantidades de texto (hasta 64,000 caracteres). Permite almacenar datos numéricos enteros o fraccionales y positivos y negativos. Se emplean con datos con los que se vayan a realizar cálculos, ya que si tiene datos numéricos como teléfonos o códigos postales es mejor utilizar el tipo Texto. 6

Uso del manejador de bases de datos Access Fecha/Hora Moneda Autonumérico í/no: Objeto OLE Hipervínculo Asistente de búsqueda Almacena fechas y horas con las cuales se pueden realizar después ciertos cálculos como el número de días transcurridos entre fecha y fecha por ejemplo. Permite almacenar datos numéricos con el formato de moneda establecido en la configuración de Windows, permitiendo indicar el símbolo de moneda, el separador de miles y el separador de decimales. Puede almacenar valores enteros que se incrementan automáticamente cada vez que se agrega un registro nuevo. Generalmente pueden utilizarse como campos llave. Permite almacenar valores lógicos. Se utilizan en aquellos casos donde sólo hay dos valores posibles para el campo: Verdadero o Falso, Sí o No, 0 o 1. Se emplea para guardar datos generados en otras aplicaciones de Windows como imágenes, sonidos, videos, etc. Almacena un vínculo con un recurso en Internet que puede ser una dirección de una página Web o una dirección de correo electrónico. Permite restringir la entrada de datos a una lista de valores o datos de otra tabla. Descripción. La descripción es de uso opcional, pero es muy útil para recordar exactamente qué dato se debería almacenar en un campo dado o para hacer observaciones que son importantes a la hora de manipular los datos. También hace más sencillo el mantenimiento de la base de datos. Propiedades del campo. Las propiedades del campo dependen del tipo de dato que se haya seleccionado y aparecen en la parte inferior de la pantalla de diseño de la tabla en una ficha llamada General, similar a la que aparece enseguida: Tamaño del campo. Determina el número máximo de caracteres que puede contener un campo de tipo Texto o el tipo de número en un campo de tipo numérico de acuerdo con la siguiente tabla: 7

Juana Figueroa Reséndiz Tipo de número Intervalo Número máximo de decimales Tamaño Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte Entero -32768 a 32767 Ninguno 2 bytes Entero largo -2147483648 a 2147483647 Ninguno 4 bytes Doble -1.797 10 308 a 1.797 10 308 15 8 bytes Simple -3.4 10 38 a 3.4 10 38 7 4 bytes Formatos. El formato permite modificar la presentación de los datos y varían de acuerdo al tipo de dato. El formato no afecta la manera en que están almacenados los datos. Formatos para tipo Texto y Memo Caracter @ & Significado Caracter de texto requerido. Caracter de texto no requerido. > Aparecen todos los caracteres a mayúsculas. < Aparecen todos los caracteres en minúsculas. Los símbolos @ y & se aplican a cada carácter y los símbolos < y > aplican para toda la cadena. Ejemplos: Formato Entrada Salida > Juana Figueroa JUANA FIGUEROA < Juana Figueroa juana figueroa (@@@)@@-@@-@@ 921852596 (921)85-25-96 Formatos para tipo Numérico y Moneda Para los números existen más símbolos para dar formato y también existen algunos formatos predefinidos que facilitan mucho su manejo. Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al momento de ubicarse en la propiedad Formato, los cuales son: 8

Uso del manejador de bases de datos Access Tipo de formato General Moneda Fijo Estándar Porcentaje Científico Significado Muestra el número tal y como se introduce. Aplica la configuración de Moneda establecida en la Configuración regional del Panel de control de Windows. Aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, en Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Utiliza el separador de miles; aplica la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Multiplica el valor por 100 y le agrega el símbolo de porcentaje (%). Utiliza la notación científica estándar. También existen símbolos que pueden utilizarse para crear formatos propios. Caracter Significado. (punto) Separador de miles., (coma) Separador de decimales. 0 Muestra un dígito o un cero, se utilizan cuando se desea que sean mostrados los ceros a la izquierda o los ceros a la derecha del punto decimal. # Muestra un dígito o nada. $ Muestra el símbolo de pesos. % Multiplica el valor por 100 y le agrega el símbolo de porcentaje (%). E+ o e+ Muestra el número en notación científica con un signo de +. E- o e- Muestra el número en notación científica con un signo de -. 9

Juana Figueroa Reséndiz Ejemplos: Formato Entrada Salida General 3897.5 3897.5 Moneda 3897.5 $3,897.50 Fijo 3897.5 3897 Estándar 3897.5 3,897.5 Porcentaje.258 25.8% Científico 3897.5 3.89E+03 $###.##0,00 3897.5 $3,897.50 000.0 25 025.0 Formatos para tipo Fecha/Hora Los formatos para fechas y horas permiten mostrar la fecha/hora de diversas maneras, haciendo que el uso de este tipo de datos proporcione información clara. Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al colocarse en la propiedad Formato y son los siguientes: Tipo de formato Ejemplo Fecha general 30/09/01 16:38:00 Fecha larga Jueves, 30 de Septiembre de 2001 Fecha mediana 30-sep-01 Fecha corta 30/09/01 Hora larga Hora mediana 4:38:00 PM 4:38 PM Hora corta 16:38 Para las fechas existen muchos símbolos que permiten crear formatos personalizados, a continuación se presentan algunos de ellos: 10

Uso del manejador de bases de datos Access : (dos puntos) Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. / Separador de fecha. d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). dd Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). ddd dddd Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del día de la semana (Lunes a Dom). m Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). mm Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). mmm mmmm Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). a Número de día del año (1 a 366). aa Dos últimos dígitos del año (01 a 99). aaaa Año completo (0100 a 9999). h Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). hh Hora en dos dígitos (00 a 23). n Minuto, en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). nn Minuto en dos dígitos (00 a 59). s Segundo, en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). ss Segundo en dos dígitos (00 a 59). AM/PM am/pm AMPM Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado. Reloj de doce horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado. Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado, establecido en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. 11

Juana Figueroa Reséndiz Ejemplos: Formato Entrada Salida d/mmm/aaaa 23/12/01 23/Dic/2001 dddd d de mmmm 23/12/01 Domingo 23 de Diciembre 7 hh:mm:ss 2:05 02:05:00 h:m AM/PM 15:35 3:35 PM Formatos para tipo de datos Sí/No Formato Sí/No Verdadero/Falso Activado/Desactivado Significado Guarda 1 para Sí y 0 para No Guarda 1 para Verdadero y 0 para Falso Guarda 1 para Activado y 0 para Desactivado ;Esterilizado;Fértil Guarda 1 para Estéril y 0 para Fértil 8 Lugares decimales. Indica el número de decimales a la derecha del punto decimal en un campo de tipo numérico o moneda. El número de decimales por omisión es dos. Máscara de entrada. Permite controlar la entrada de datos, a través de símbolos en cada posición, que indican entradas válidas para el campo. La siguiente tabla muestra algunos de los caracteres que se pueden utilizar, está tomada del cuadro de Ayuda que incluye Access 2000. Caracter Descripción 0 Dígito (0 a 9, entrada obligatoria 9, signos más [+] y menos [-] no permitidos). 9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). 7 Note que para que aparezca la palabra de, ésta se encierra entre comillas. 8 También se pueden crear formatos personalizados utilizando la notación de siguiente: un punto y coma al principio, en seguida el valor para Sí, seguido de un punto y coma y a continuación el valor para No. 9 Entrada obligatoria indica, que donde aparece ese símbolo, el usuario tendrá que teclear forzosamente un caracter válido, a diferencia de la entrada opcional, en donde puede quedar un espacio en blanco. 12

Uso del manejador de bases de datos Access # Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). L Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). A a & C Letra o dígito (entrada obligatoria). Letra o dígito (entrada opcional). Cualquier caracter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier caracter o un espacio (entrada opcional).., : ; - / Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el caracter depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows). < Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. > Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. \ Hace que el caracter siguiente se muestre como un caracter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A). Los caracteres le permiten crear sus propias máscaras de entrada, pero también puede usar las máscaras de entrada ya definidas en el Asistente para máscaras de entrada que aparece si da un clic en el botón de tres puntos suspensivos que aparece cuando se coloca en la propiedad Máscara. Si crea máscaras de entrada, que utilizará en varios campos de su base de datos, puede agregarlas a la lista de máscaras de entrada que aparece en el Asistente, éste le indicará la forma en que debe construir y agregar a la listas sus propias máscaras o cómo debe utilizar las ya creadas. Ejemplos: Campo de ejemplo Descripción Máscara de entrada Código postal Cinco dígitos de entrada obligatoria. 00000 RFC Cuatro letras de entrada obligatoria en mayúsculas, seis dígitos de entrada obligatoria y tres caracteres cualesquiera de entrada opcional. >AAAA000000aaa 13

Juana Figueroa Reséndiz Contraseña No. de Inventario Teléfono Un campo donde se guardarán las contraseñas de usuario. Requiere que la entrada de datos aparezca como asteriscos, aunque realmente se guarde lo que se está tecleando. Un número de mínimo 5 a 10 dígitos máximo que deben ser introducidos de izquierda a derecha. Se guardarán con la clave lada de dos dígitos para el país y dos dígitos para la población seguida de los ocho dígitos del número local, aunque las claves lada serán opcionales. Contraseña 10!#####00000 (99)(99)(0000-0000) Note que en el último ejemplo se incluyeron algunos caracteres literales adicionales a los caracteres para máscaras de entrada. Por omisión, Access no almacena los caracteres literales para la máscara de entrada, si desea que eso suceda la máscara de entrada deberá aparecer de la siguiente manera: (99)(99)(0000-0000);1. El número 1 después del punto y coma le indica a Access que guarde también los caracteres literales. Título. Establece un alias o nombre alternativo para el nombre del campo y utilizarse en los formularios e informes. Valor predeterminado. Es el valor del campo que aparecerá automáticamente al agregar un nuevo registro en la tabla. Regla de validación: indica los valores permitidos para que el dato sea aceptado en el campo, es decir que permite limitar la entrada de datos. Se pueden utilizar expresiones matemáticas o funciones de Access u operadores lógicos y relacionales dependiendo del tipo de dato de que se trate. Por ejemplo en un campo de Edad donde el promedio de vida de una persona es de 80 años, pudiera haber alguien de 130 años pero no más de eso, podría limitarse entonces el rango de entrada de 1 a 130, para evitar tener entradas inadecuadas, en ese caso la regla quedaría así: >0 y <=130 o 0 130. Otro ejemplo podría ser el campo Sexo, donde sólo es posible tener dos valores, masculino o femenino (M o F), en ese caso la regla quedaría así: F,M. También es posible usar reglas de validación en campos de tipo fecha para delimitar un rango de fechas, por ejemplo Entre?1/1/2001? y Fecha(). Texto de validación. Es el mensaje que aparecerá cuando el usuario introduzca un dato que no sea aceptado por la regla de validación. Aparecerá en un cuadro de mensaje con un botón de OK. Requerido. Si está en SÍ, indica que al agregar un nuevo registro, el campo deberá tener un valor y no puede quedar con valor nulo, donde el valor nulo se refiere a un valor indefinido. Permitir longitud cero. Si está en SÍ, indica que se permiten cadenas vacías. Indexado. El índice permite que las búsquedas y acceso a datos sean más rápidos y dinámicos. 10 Es una de las máscaras predefinidas de Access. 14

Uso del manejador de bases de datos Access Selección de la clave principal La clave o llave principal es una manera de identificar de forma única a cada registro de una tabla, así que Access verificará que no se repitan los valores de los campos de la clave principal. La clave principal puede formarse con uno o más campos, generalmente no más de tres, si se quiere una base de datos consistente. Si no se específica una clave principal, Access intentará crear una de forma automática. Para crear un clave principal hay que decidir primero qué campo o campos actuarán como clave principal. Estando en la ventana de diseño de la tabla dé un clic sobre el campo si se trata de uno solo o arrastre el mouse por la zona gris si la clave estará compuesta por varios campos, después de eso dé un clic en el ícono de la llave que aparece en la barra de herramientas. Aparecerá una llavecita del lado izquierdo del campo(s), indicando que esa es la llave principal, parecido a como se muestra en la pantalla siguiente. 2.3 Establecer relaciones entre tablas El siguiente paso después de crear las tablas es establecer las relaciones entre ellas. Las relaciones permiten mantener la integridad de la base de datos y evitan la redundancia de los datos. Antes de explicar cómo se crean las relaciones en una base de datos de Access, se va a plantear un problema con el cual se trabajará a lo largo de los siguientes capítulos. Se trata de crear una base de datos donde se registren los cursos que se imparten en una escuela de computación, así como las inscripciones de alumnos a dichos cursos 11. Las tablas que contendrá la base de datos son: Alumno, Curso, Profesor, Grupo e Inscripciones. 11 Para ello se ha creado una base de datos de ejemplo llamada Escuela de computación.mbd, cuya descripción puede ver en el Anexo 1, el cual muestra la estructura y nombre de la base de datos a la que se hace referencia, así como las tablas involucradas y la explicación de lo que contendrá cada una de éstas. 15

Juana Figueroa Reséndiz Para crear las relaciones entre las tablas use el icono Relaciones que aparece en la barra de herramientas: Aparecerá una pantalla similar a la siguiente: El cuadro de diálogo Mostrar tablas muestra todas las tablas que contiene la base de datos. Seleccione la tabla o tablas que va a relacionar y dé un clic en el botón Agregar. En el ejemplo que se está revisando, serán las cinco tablas las que se agregarán. Para relacionar una tabla con otra hay que arrastrar el campo de la tabla que quiere relacionarse, y soltarlo sobre su correspondiente en la otra tabla. Es importante que tomé en cuenta que los 16

Uso del manejador de bases de datos Access nombres de los campos que van a relacionarse no tienen necesariamente que llamarse igual, pero es una buena costumbre hacerlo de esa manera; lo que si es necesario, es que el tipo de dato coincida y que tengan la misma longitud. Cuando arrastre un campo sobre el otro, aparecerá un cuadro de diálogo parecido al siguiente: En el ejemplo, se arrastró el campo ClaveCurso de la tabla Curso sobre el campo ClaveCurso de la tabla Grupo. Esos son los datos que aparecen en la esquina superior izquierda del cuadro de diálogo. Note que dicho campo es llave primaria en la tabla Curso. Seleccione la opción Exigir integridad referencial para que al dar de alta un registro en la tabla Grupo no pueda indicar una Clave de curso que no exista en la tabla Curso. Elija la opción Actualizar en cascada los campos relacionados para que al cambiar una clave en la tabla Curso, ésta se actualice en todos los registros que tengan la misma clave en la tabla Grupo. Seleccione Eliminar en cascada los registros relacionados para que al borrar un registro en la tabla Curso se borren todos los registros de la tabla Grupo que tengan esa misma clave que se está borrando. Debe tener cuidado al elegir esta opción porque corre el riesgo de perder datos que no desea borrar. Suponga que eligió borrar en cascada los campos de la tabla Inscripciones relacionados con la tabla Grupo. Al borrar un grupo accidentalmente borraría también todos los registros de inscripciones que ya tuviera y si se trata de un grupo con unos 20 alumnos eso significaría volver a capturar 20 registros en Inscripción y 1 en Grupo. Al final, las tablas del ejemplo quedarán relacionadas como se muestra a continuación. Después de eso ya puede cerrar la ventana de relaciones, pero antes de cerrarla se le preguntará si desea guardar los cambios. Dé clic en Sí, y con esto quedarán establecidas la relaciones. 17

Juana Figueroa Reséndiz 2.4 Inserción de datos en las tablas Una vez que se ha establecido la estructura de las tablas y las relaciones entre ellas, lo más lógico es que se vayan introduciendo algunos datos con los que se irá trabajando, para ello, estando en la ventana de Base de datos, dé doble clic sobre la tabla en la que va a introducir datos. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: Note que aparece el primer renglón vacío, lo cual indica que no se han introducido datos. El renglón donde puede insertarse otro registro está señalado con un asterisco, en este caso es el único renglón de la tabla, pero cuando ya se han capturado registros aparece el asterisco al final, siempre en un renglón vacío. Basta con empezar a escribir los datos que desean agregarse. En la parte inferior aparece una pequeña barra de desplazamiento que permitirá ir recorriendo los registros de la tabla e indicará el número de registro en el que se encuentre, así como el número de registros que en total contiene la tabla. 18

Uso del manejador de bases de datos Access Ir al primer registro Ir al registro siguiente Registro actual Número total de registros Ir al registro siguiente Ir al último registro Agregar un registro nuevo Por último, se muestra una imagen de la tabla Curso con algunos registros ya capturados. 19

Juana Figueroa Reséndiz 3. DISEÑO DE CONSULTAS 3.1 Creación de una consulta Las consultas son una herramienta muy útil que permiten explotar los datos almacenados en una base de datos con el objetivo de recuperar cierta información. Una consulta se puede ver como una pregunta que se plantea y que es respondida por el manejador de base de datos. En seguida, creará una consulta sencilla para irse familiarizando con la creación de consultas. De lo que se trata es de extraer de la tabla Curso, los cursos que tienen una duración de 20 horas. Para crear una consulta nueva dé clic en el objeto Consultas de la ventana de Base de datos y en seguida dé doble clic en la opción Crear una consulta en vista de diseño 12. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: Aparece una ventana similar a la que aparece en la ventana de relaciones, donde se muestran todas las tablas que contiene la base de datos para seleccionar con cuál o cuáles se va a trabajar. Dé doble clic a la tabla Curso que es la que utilizará. La ventana de diseño de consulta, que se muestra más adelante, consta de dos partes, en la parte superior aparecen las tablas donde se encuentran los datos que van a usarse y en la parte inferior aparecerán los campos y criterios que se utilizarán para formular preguntas sobre la base de datos. 12 Recuerde que existen diversas formas para comenzar la creación de una consulta o cualquier otro objeto en Access, pero en este texto se verá la creación de consultas a través de la vista de diseño, que es la forma más directa de hacerlo, además de permitirle al usuario darse mejor cuenta del efecto que produce cada modificación que va realizando. 20