Empresarial y Financiero NIVEL AVANZADO

Transcripción

1 Curso de Excel Empresarial y Financiero NIVEL AVANZADO Rosa Rodríguez SESION 2: INDICE ANALISIS DE SENSIBILIDAD (3h) Validación de datos n Restricciones a la entrada de datos n Lista Dependiente n Administrador de nombres Análisis de Sensibilidad n Tabla de Datos n Administrador de Escenarios n Generación de Informes 1

2 Validación de Datos La validación de datos permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda e impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a números de 5 cifras ( código postal) un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista, asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos o establecer valores máximos a una celda Si no se cumplen las restricciones nos enviará un mensaje de error. Validación de datos Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos. Se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos. La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. 2

3 Validación de Datos Puede usar la validación de datos entre otras aplicaciones para: Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites. Por ejemplo, limitar la entrada a números enteros entre 1 y 100. Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites. Por ejemplo, limitar la Altura entre 0,5 m y 2,5 m. Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable. Por ejemplo, seleccionar el color de ojos : Azul, Negro, Marrón y Otros. Restringir la entrada de datos a una fecha dentro o fuera de un período de tiempo, Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Validación de Datos Puede usar la validación de datos entre otras aplicaciones para: Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica. Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. Calcular qué se permite según el contenido de otra celda Usar una fórmula para calcular qué se permite, Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica. 3

4 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites Para limitar la entrada de datos a números enteros entre 1 y 100 Necesitamos completar las 3 fichas del cuadro de dialogo: Obligatoria (para establecer los criterios ) Opcional (establecer el Mensaje de Entrada ) Opcional ( Mensaje de Error ) Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites Para limitar la entrada de datos a números enteros entre 1 y 100 Necesitamos completar las 3 fichas del cuadro de dialogo: 4

5 Ejercicio: Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites Valide los datos de entrada de una celda en la que se indique la Altura en metros del usuario. Valores mínimos 0,5 m y máximo y a 2.30 m de altura. Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos. Para crear la lista desplegable, tiene que introducir los elementos de la lista en una columna. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Lista. 5

6 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación seleccione los elementos de la lista. También podría escribirlos separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Permite entradas vacías. REPITA EL EJERCICIO PARA LA CELDA COLOR DE PELO 6

7 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Probablemente la creación de listas desplegables es uno de de los usos más comunes de la Validación de datos. Restringir datos a una fecha dentro de un período de tiempo Creemos un campo Fecha de Nacimiento, Para asegurarnos que es una fecha valida, podemos decir al usuario que la fecha introducida sea inferior al día actual. 7

8 Usar fórmulas para las reglas de validación Utilizar la Validación de datos no es compleja. Pero la autentica potencia de esta función se hace patente cuando emplea fórmulas en la validación de datos. NOTA: La fórmula que especifique debe ser una formula lógica que devuelva Verdadero o Falso. Si la Formula es Verdadero los datos se consideran validos. Si la formula es FALSO sale el mensaje de error. Puede especificar la formula en el cuadro de dialogo seleccionando la opción Personalizada de la lista desplegable Permitir Ejemplo: Aceptar solamente texto Para que una celda o un rango sólo acepte texto ( no valores ), use la siguiente fórmula de validación =ESTEXTO(B2) 8

9 Ejemplo: Limitar la longitud Para que una celda o un rango sólo acepte un numero limitado de caracteres, por ejemplo 5, use la siguiente fórmula de validación =largo(b2)=5 Ejemplo: Unir varias condiciones Unimos varias condiciones con la Función Y. Por ejemplo comprobemos que el NIF es válido, es decir tiene 9 caracteres o menos y el ultimo carácter es una letra. En esta segunda parte Use la siguiente fórmula de validación coge los 8 caracteres primeros y comprueba =+Y(LARGO(H10)=9;(EXTRAE(H10:H10;1;8)/1)>1) que es un numero 9

10 Aceptar valores que no excedan de un total Veamos una sencilla hoja de calculo de presupuesto, con las cantidades de los elementos del presupuesto B1:B4. El presupuesto total está en la celda E3 y el usuario está intentando introducir un valor en la celda B4. La siguiente fórmula de validación asegura que la suma de los elementos del presupuesto no excedan el total disponible. Crear una lista dependiente Hemos visto que la validación de datos se puede utilizar para crear una lista desplegable en una celda. Ahora vamos a utilizar la lista desplegable para controlar las entradas que aparecen en una segunda lista dependiente. Así, dada una lista de ciudades, y una lista de sedes pertenecientes a estas ciudades. Una vez que seleccione una ciudad aparecerá la lista de las sedes de esa ciudad 10

11 Administrador de Nombres Necesitamos asignar nombres a un rango Vamos a la barra de formulas y al administrador de nombres Generamos la lista CIUDAD y hacemos referencia a los elementos. Generamos la lista MADRID Generamos la lista BARCELONA etc. Administrador de Nombres Creamos la lista de las ciudades Creamos tres listas con las sedes de cada ciudad. 11

12 Validamos datos para la lista Ciudad Para cargar una lista, vamos a validar datos. Cargamos la lista Ciudades Ya solo queda validar la lista dependiente, en la sede, para ello necesitamos la funcion INDIRECTO( ) Validamos datos para la lista Ciudad Cada vez que seleccionemos una ciudad, aparecerá el listado correspondiente en la SEDE Ya solo queda validar la lista dependiente, en la sede, para ello necesitamos la funcion INDIRECTO( ) 12

13 Cree un formulario usuario: valide que es menor de 8 caracteres valide que el correo contiene y un. Nif: valide que contiene 9 caracteres y una letra fecha nacimiento: valide que es una fecha valida Idioma cree una lista de idiomas nombre y apellidos: valide que es texto 26/02/14 Análisis Y si, Análisis de Sensibilidad El análisis Y si análisis de Sensibilidad nos soluciona preguntas como: qué ocurre si el tipo de interés del préstamo disminuye del 5% al 3%? Y si elevamos el precio de nuestro producto un 5%. Excel proporciona prácticas herramientas para ayudarnos en el análisis de escenarios. Para efectuar el análisis Y si utilizando Excel tenemos tres opciones: Y si Manual Tablas de Datos Administrador de escenarios 13

14 Y si Manual El análisis manual no necesita muchas explicaciones. Se basa en la idea de que tiene una o más celdas de entrada que afectan a una o mas celdas de formulas. PRESTAMO FINANCIACION COCHE PRESTAMO FINANCIACION COCHE CELDAS DE ENTRADA CELDAS DE ENTRADA Precio de Compra Plazo en Años Tipo de Interes % Precio de Compra Plazo en Años Tipo de Interes % CELDAS DE RESULTADO CELDAS DE RESULTADO PAGO MENSUAL PAGO INTERES PAGO DE PRINCIPAL PAGO MENSUAL PAGO INTERES PAGO DE PRINCIPAL Crear una tabla de datos de una entrada Una tabla de datos de una entrada muestra los resultados de una o mas formulas para valores multiples en una celda de entrada sencilla. La tabla hay que configurarla manualmente. La columna de la izquierda La fila superior contiene contiene los distintos valores referencias a formulas de la celda de entrada ubicadas en otro sitio de la sencilla. hoja. 14

15 Crear una tabla de datos de una entrada Una tabla de datos de una entrada muestra los resultados de una o mas formulas para valores multiples en una celda de entrada sencilla. La tabla hay que configurarla manualmente. La columna de la izquierda contiene los distintos valores de la celda de entrada Documento elaborado sencilla. por Rosa Rodríguez La fila superior contiene referencias a formulas ubicadas en otro sitio de la hoja. Crear una tabla de datos de una entrada Para crear la tabla seleccione el rango donde va a rellenar los datos y luego selecciones Datos/Herramientas de datos/tabla de datos. Debido a que los valores que varían están en la columna, situamos la variable en la celda de entrada columna. Como es la única que varía dejamos celda de entrada fila vacia. 15

16 Crear una tabla de datos de una entrada Utilizando esta tabla puede ver rápidamente los valores calculados del préstamo para diferentes tipos de interés. Una vez construida puede modificar los valores del tipo de interés Tabla de datos de doble entrada Como su nombre indica la Tabla de datos de dos entradas nos permite variar dos celdas a la vez. Cómo varía el pago mensual en función del tipo de interés y del plazo? Nos dará los resultados de una función cambiando 2 de sus argumentos. La principal diferencia es que solamente nos mostrará los resultados de una formula a un tiempo. La celda superior de la izquierda de la tabla contiene la referencia a la formula de resultado sencillo 26/02/14 16

17 Tabla de datos de doble entrada El ejemplo de esta hoja nos muestra el pago mensual de prestamo para distintas combinaciones de tipo de interes y de plazo. La principal diferencia es que solamente nos mostrara los resultados de una formula a un tiempo. La celda superior de la izquierda de la tabla contiene la referencia a la formula de resultado sencillo Repetir el proceso para Cuota de Interés Cuota de Amortización 26/02/14 17

18 Administrador de escenarios Las tablas de datos son útiles, pero tienen limitaciones: Pueden variar sólo una o dos celdas de entrada a un tiempo El proceso de configuración de una tabla no es intuitivo Una tabla de doble entrada muestra únicamente los resultados de una celda de fórmula. El administrador de escenarios facilita automatizar los modelos qué pasaría si?. Puede almacenar distintos conjuntos de valores de entrada (celdas cambiantes) para cualquier numero de variables y darle un nombre a cada conjunto. Por ejemplo, sus previsiones de ventas pueden depender de muchos factores. Podremos definir 3 escenarios: optimista, normal, pesimista. Veamos Definir escenarios Suponga el siguiente ejemplo sencillo de modelo de producción: La hoja contiene 2 celdas de entrada : coste hora y coste materiales La empresa produce tres productos y cada uno requiere un numero de horas diferentes y una cantidad de material diferente. 18

19 Definir escenarios Las variables que tiene que calcular son: - Coste producción - Beneficio por unidad - Beneficio total por producto - Beneficio total Definir escenarios La junta directiva está intentando predecir el beneficio total pero no sabe cuales serán los costes de producción, ha identificado tres escenarios El mejor de los casos: costes más bajos El peor de los casos: costes más altos El más probable Escenario Coste Hora Coste Materiales Mejor Peor Probable

20 Administración de escenarios El administrador de escenarios se encuentra en la pestaña Datos. Si abre el cuadro de dialogo Administrador de Escenarios por primera vez le dice que no hay escenarios definidos Para añadir un escenario haga clic en Agregar. 26/02/14 Definir escenarios El cuadro de Agregar Escenario tiene cuatro partes: 1) Nombre de escenario, puede darle cualquier nombre 2) Celdas cambiantes ( Conviene asignarle un nombre a las celdas Si ha creado un nombre es posible escribir el nombre) 3) Comentario, por defecto viene el nombre de quien lo creo, se puede cambiar 4) Protección, proteger un escenario evita que nadie lo modifique. 20

21 Nombre Celdas Recuerde que para dar nombre a las celdas le tiene que escribir el nombre en el cuadro de nombres 26/02/14 Nombre Celdas O bien utilizar Asignar nombre 26/02/14 21

22 Definimos cada escenario Definir el escenario implica introducir los valores para cada celda cambiante Mostrar escenarios Después de definir todos los escenarios, seleccione uno de ellos y haga clic en el botón Mostrar. Excel insertará los valores correspondientes en las celdas cambiantes y calculará la hoja para mostrar los resultados. 22

23 Ver resultados Generar un informe Debe seleccionar las celdas en las que está interesado Excel crea una nueva hoja con el resumen 23

24 Informe Resumen Ejercicio/ Análisis de Sensibilidad Suponga el siguiente proyecto (en miles de ) de 4 años de vida, desembolso inicial 60, costes fijos anuales 30, Ingresos previstos para el primer año 400, costes variables para el primer año 300. Se estima un incremento anual ventas del 5% y de los costes variables del 3%. La tasa de descuento 10.56% cómo es de sensible el VAN a cambios en las hipótesis? 24

25 Resumen Escenario Resumen Escenario en Tabla Dinámica 25

26 Análisis de Sensibilidad del VAN a cambios en los costes fijos TABLA DE DATOS DE UNA ENTRADA Analisis de Sensibilidad Análisis de Sensibilidad del VAN a cambios en los crecimientos de las venta y de los costes variables 26