Sistema de inspección de Circulación para Diarios y Revistas s Acordados
s Actuales Para la inspección de circulación debemos distinguir 2 principales grupos: 1 Inspección para Diarios, que se subdividen en: 1.1 Diarios Pagados 1.2 Diarios de Gratuita. 2 Inspección para Revistas, que se subdividen de acuerdo a la frecuencia de la circulación: bimensual, mensual, quincenal y semanal. KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 2
1.1 inspección para Diarios Pagados El libro de Ventas se comparará con la declaración del formulario 29 presentada al SII, de los periodos correspondientes, Inspección de la integridad de las ventas mediante la cuadratura del Proceso de facturación con el proceso contable Comparamos los registros contables (Libro de Ventas) con los registros estadísticos de circulación neta, específicos para cada medio. Comparamos los registros estadísticos de circulación con los registros de producción. Inspección de la integridad en el registro de las devoluciones Determinación de la Muestra Comparamos los registros contables de devoluciones Con los registros estadísticos de circulación (que incluyen devoluciones) Para el período comparado: Desde el registro estadístico de distribución, se seleccionan aleatoriamente 3 muestras de cada día de la semana sin corresponder a fechas cronológicamente secuenciales, previa eliminación de los valores extremos de cada día de la semana y los días sin circulación. Se determina el promedio aritmético de la muestra obtenida para cada día, formando una semana tipo. KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 3
1.1 inspección para Diarios Pagados (continuación) Para la muestra determinada Inspección de lo facturado con lo despachado. Los días seleccionados obtenida se compara con los datos registrados en cada uno de los vales de prensa (dependiendo de cada medio), con las facturación correspondiente. Inspección de lo despachado con lo producido. Se compara el contenido de los vales de prensa con el Informe de Producción particular para cada uno de los medios. Comparamos el número de ejemplares producidos según el informe de producción con el informe de despacho y correspondientes registros estadísticos de distribución. Se compara el contenido de los vales de prensa, particular para cada uno de los medios, con las pautas de ventas (dependiendo de la denominación de cada medio). KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 4
1.2 inspección para Diarios Gratuitos Comparación de los costos de producción con los registros contables. Comparación de los informes estadísticos de producción y distribución, con la factura del Impresor. Comparación de los costos del papel determinado en la Factura del Impresor con la contabilidad. Comparamos los costos de distribución de ejemplares con la contabilidad Determinación de la Muestra Confrontar la integridad de los costos de producción externa de ejemplares según la factura del Impresor con la correspondiente imputación en los registros de la contabilidad, Libros de Compras. Los datos del Libro de Compras se comparará con los estados de resultados correspondientes al periodo revisado. Comparar la integridad de los datos de los informes estadísticos (particular para cada medio) con la integridad de los datos contenidos en la factura del Impresor (documento externo al medio) en conjunto con las Guías de despacho, registrados contablemente. Comparamos los costos de papel: - Recalculamos la cantidad de ejemplares por el costo papel (gramaje) producidos y facturados Versus la imputación en los registros de la contabilidad (Libro de ventas, Estado de Resultado) Facturas y Notas de Crédito Comparamos la integridad de los costos de distribución de ejemplares, según facturas del Distribuidor con la correspondiente imputación en los registros de la contabilidad (Libros de Compra Estado de Resultado del periodo correspondiente) Desde el registro estadístico de distribución, se seleccionan aleatoriamente 3 muestras de cada día de la semana sin corresponder a fechas cronológicamente secuenciales, previa eliminación de los valores extremos de cada día de la semana y los días sin circulación. Se determina el promedio aritmético de la muestra obtenida para cada día, formando una semana tipo. KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 5
1.2 inspección para Diarios Gratuitos (continuación) Sobre la muestra se aplican los siguientes procedimientos: Solicitud de impresión emitida por el área de circulación versus la Factura del Impresor. Comparamos la solicitud de impresión emitida por el área de circulación o documento interno de despacho y conciliamos la información contra la Factura del Impresor. Número de ejemplares de la Factura del Impresor versus los ejemplares recepcionadas por el Distribuidor. Comparamos el número de ejemplares indicado en la Factura del Impresor con la cantidad de ejemplares recepcionadas por el Distribuidor (facturas o documentos de despacho). Número de páginas del ejemplar => cálculo de papel utilizado para esa producción según factura del impresor. Sobre la base del número de páginas del ejemplar y la cantidad producida, comparamos el cálculo de papel utilizado para esa producción, según factura del impresor, y lo comparamos con los informes estadísticos de cada medio. inspección de N de Ejemplares In-Situ El N de ejemplares Distribuidos para ese día, papeles de trabajo, lo comparamos con los informes estadísticos de cada medio. KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 6
1.2 inspección para Diarios Gratuitos (continuación) Revisión In-Situ Objetivo El objetivo de nuestra visita In - Situ es comparar en terreno y sorpresivamente para un día determinado, la distribución de ejemplares de un medio y cumplir con el programa de trabajo establecido para la revisión de la circulación de los diarios gratuitos. Los procedimientos se detallan a continuación: Solicitud de documentación de respaldo Solicitamos la pauta de distribución y comparamos la totalidad de pallets en espera para ser cargados y despachados Conteo aleatorios de paquetes Contamos la cantidad de diarios de algunos paquetes aleatorios para comparar los diarios por unidad (100 diarios por paquete). inspección del proceso de Observamos el proceso de distribución y despacho de la carga total en camiones y camionetas, según la pauta de rutas por camioneta, hasta la finalización del proceso, cuando todos los diarios en pallets han sido despachados. inspección de N de Ejemplares In-Situ El N de ejemplares Distribuidos para ese día, papeles de trabajo y lo comparamos con los informes estadísticos de cada medio. KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 7
2 Revistas Área Producción Venta Suscripciones Situaciones Contingentes s para Circulación de Revistas Neta de devoluciones s comparar pauta de impresión con factura de imprenta o Factura de Importación para cada edición. comparar factura de impresión o factura de importación con guías de despacho de cada edición. comparar registro contable de facturas por impresión en cuenta de costo y libro de compras. comparar factura de imprenta con facturas por distribución de ejemplares. comparar registro contable de facturas por distribución. Solicitar liquidación de distribuidor y : comparar registro contable de factura neta o nota de crédito. Identificar devoluciones informadas en liquidación. comparar con facturas de distribución la cantidad de envíos por concepto de suscripciones. Dado que el objetivo de la revisión es comparar la validez del proceso de circulación de ejemplares, existen situaciones en las cuales no son consideradas algunas partidas, por ejemplo: - Facturaciones por venta de ejemplares antiguos, -Ventas de ejemplares fuera de territorio nacional, -Ejemplares distribuidos sin documentación de respaldo (Factura de venta, Boleta de venta y Guía de despacho) KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados. 8
Comparación de s, Resumen Diarios Pagados Diarios Gratuitos Revistas 1 Circulación Orden de Venta "Pauta de Ventas" Vale de Prensa Vale Secuencia de Cantidad de ejemplares a producir y distribuir por canales Emisión Externa: Orden de Impresión Orden de Impresión 2 Producción Impresión de Ejemplares "Informe de Producción" Indica la Cantidad de ejemplares producidos y entregados a Emisión Externa: - Guía de Despacho entrega del Productor al Distribuidor - Factura por los servicios de impresión - Factura por el consumo de papel - Estadístico histórico, contiene el N de páginas, base para el cálculo de consumo de papel - inspección de N de páginas con Archivo de diarios, base para el cálculo de consumo de papel Emisión Externa: - Guía de Despacho entrega del Productor al Distribuidor - Factura por los servicios de cada edición 3 "Informe de " Indica la cantidad distribuida (puede incluir los diferentes canales) Externa: Factura por el servicio de distribución ó guía del impresor. Externa: Factura emitida por el Proveedor del Servicio de 4 Devolución de Ejemplares 5 Facturación Neta Libro de Ventas - Notas Crédito - Informes contables diarios Liquidaciones de Terceros (Vía Directa) Facturas Notas de Crédito Liquidaciones de ejemplares (Vía Directa) N/A N/A Externa: Nota de Crédito por las devoluciones (liquidaciones 60 días) Contabilidad emite factura a los distribuidores por los ejemplares entregados 9 KPMG Auditores Consultores Ltda., sociedad 2005 de Alcaraz resposabilidad Cabrera Vázquez, limitada chilena firma venezolana y una firma miembro de de KPMG la red International, de firmas miembro una cooperativa independientes Suiza. de Derechos KPMG afiliadas reservados. a KPMG International, una cooperativa suiza. Derechos reservados.