MACROPROCESOS, PROCESOS Y FLUJOS DE INFORMACION TOMO II - PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN
Histórico de Revisiones Fecha Versión Descripción Autor <23/03/2005> <1.0> Definición Global Versión Inicial <30/03/2005> <1.0> Integración y organización Inicial D.Pérez C.Díaz <23/03/2005> <1.0> Revisión Inicial F.Martinez <06/04/2005> <1.0> Diagrama Disciplinario R.Gómez <08/04/2005> <1.0> Diagrama Preventivo D.Rubiano <08/04/2005> <1.0> Diagrama Intervención H.Velásquez <25/04/2005> <2.0> Revisión Observaciones Generales, CAP División de Registro y Control <28/04/2005> <2.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer <28/04/2005> <2.0> Revisión de calidad del documento <12/05/2005> <3.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer C.Díaz D.Pérez C.Díaz F. Martínez D.Pérez C.Díaz <16/05/2005> <3.0> Observaciones Martha Ligia D.Rubiano <23/05/2005> <3.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer <02/06/2005> <4.0> Revisión Observaciones Jorge Eliécer Cambio de gráficas funciones misionales, inclusión ejemplos oficina jurídica, inclusión ejemplos etapas en el proceso disciplinario. C.Díaz C.Díaz (Documento Final) Pág. ii
TABLA DE CONTENIDO Pág. CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN... 1 CAPÍTULO 2. OBJETIVOS Y ALCANCE... 2 CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA... 3 3.1 INSTRUMENTOS... 3 CAPÍTULO 4. ENFOQUE DE LA PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN... 4 4.1 ANÁLISIS DE MACROPROCESOS EXISTENTES... 4 4.1.1 Características de los macroprocesos existentes... 4 4.1.2 Características de los procesos de acuerdo a la norma ISO9001... 5 4.1.3 Preguntas Fundamentales... 6 4.1.3.1 Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN?... 7 4.1.3.2 Cuál es el nivel de dinámica de los procesos?... 9 4.1.4 Análisis de la Dinámica de Macroprocesos... 10 4.1.5 Análisis de la Dinámica de Secuencias... 11 4.1.6 Lineamientos Estratégicos para la Optimización... 11 4.2 MODELO PROPUESTO... 12 4.2.1 Homologación... 12 4.2.2 Objetivos de los Macroprocesos Optimizados... 14 CAPÍTULO 5. PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN... 16 5.1 CLASIFICACIÓN DE LOS MACROPROCESOS... 20 5.1.1 Nivel 1 Macroproceso Procuraduría General de la Nación... 20 5.1.2 Nivel 2 Procesos... 20 5.1.2.1 Gestionar Políticas... 20 5.1.2.2 5.1.2.3 Coordinar Funciones...21 Controlar Funciones... 21 5.1.2.4 Ejercer Funciones Misionales... 22 5.1.2.5 Ejercer Funciones Conexas... 22 5.1.3 Nivel 3 Sub-Procesos... 22 5.1.3.1 Ejercer Función Disciplinaria... 24 5.1.3.2 5.1.3.3 Ejercer Función Intervención... 25 Ejercer Función Preventiva... 26 5.1.3.4 Administrar Información Legal... 27 5.1.3.5 Administrar Información Asociada... 27 5.2 COMPONENTES COMUNES Y ESPECÍFICOS DE LOS MACROPROCESOS... 27 5.2.1 Subprocesos Comunes Obligatorios (COB)... 28 5.2.2 5.2.3 Subprocesos Comunes Opcionales (COP)... 28 Subprocesos Específicos Opcionales(EOP)... 28 (Documento Final) Pág. iii
TABLA DE ANEXOS ANEXO 1 DESCRIPCION INSTRUMENTOS METODOLOGICOS PROCESOS OPTIMIZADOS.... A1-1 ANEXO 2 DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OBLIGATORIOS (COB)....... A2-1 ANEXO 3 DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS COMUNES OPCIONALES (COP).. A3-1 ANEXO 4 DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECIFICOS OPCIONALES (EOP)... A4-1 ANEXO 5 CLASIFICACION DE MACROPROCESOS EXISTENTES... A5-1 ANEXO 6 DESCRIPCION DETALLADA MACROPROCESOS Y SUBPROCESOS GENERALES.. A6-1 ANEXO 7 DESCRIPCION DETALLADA SUBPROCESOS ESPECIFICOS OBLIGATORIOS (EOB)... A7-1 (Documento Final) Pág. iv
CAPÍTULO 1. INTRODUCCIÓN El contrato 066 de 2004 suscrito entre la Procuraduría General de la Nación y la Universidad de los Andes, incluye la formulación de la arquitectura de sistemas de información para las áreas misionales de la Entidad, para lo cual se ha previsto como una de las fases del trabajo la de proponer mejoras a sus macroprocesos. 1 El entregable de la Etapa 2 del proyecto Levantamiento y Mejoramiento de Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información Internos y Externos de cada Área Misional se ha sido dividido en dos tomos: Tomo I, Macroprocesos Existentes y Tomo II, Propuesta de Optimización. El presente documento corresponde al Tomo II, Versión 4.0., e incluye las modificaciones y aclaraciones de acuerdo con las observaciones recibidas de los usuarios de la PGN. En la reunión de cierre de la etapa 2 con el grupo de trabajo se determinó que si bien el modelo propuesto había sido aceptado, era necesario revisar la redacción de algunos de los procesos. Este documento incluye la revisión de redacción, que se realizó de manera conjunta entre el CIFI-Informática y la Procuraduría para garantizar la homologación y definición de términos. La metodología utilizada en la optimización de procesos, se describe en el Capítulo 3. Dicha metodología fue presentada al grupo de trabajo de la Procuraduría y se resume en este documento como referencia. El capítulo 4 -Enfoque- contiene la visión del CIFI-informática sobre cómo concebir los macroprocesos. El capítulo 5 -Procesos Optimizados- presenta una propuesta detallada de macroprocesos optimizados. Se incluye adicionalmente un anexo de Glosario para facilitar la comunicación y el entendimiento del presente documento. 1 Proceso: Es un conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan entre sí. En el presente documento el término macroproceso se refiere a un conjunto de procesos de alto nivel asociados a las funciones de la Procuraduría. (Documento Final) Pág. 1
CAPÍTULO 2. OBJETIVOS Y ALCANCE El objetivo del documento es presentar una propuesta de optimización de macroprocesos. Con el fin de obtener dicha propuesta, el CIFI ha realizado las siguientes actividades: Análisis de la situación actual: Para ello se realizaron actividades tendientes a conocer el funcionamiento actual de la entidad -donde se efectuó un levantamiento de información de los macroprocesos existentes y un análisis de las fortalezas y debilidades de los mismos-, así como a conocer los nuevos proyectos de la PGN encaminados a alcanzar los planes estratégicos vigentes. Análisis de optimización: Se realizaron actividades tendientes a la normalización y optimización de macroprocesos, donde se analizó si dichos macroprocesos podrían ser compartidos por varias dependencias y usuarios con el fin de homologar y optimizar muchas de las tareas realizadas por los funcionarios de la PGN. Estas actividades se realizaron con el apoyo de las diferentes dependencias, quienes aportaron a la conceptualización y propuesta de optimización mediante validaciones de los productos entregados, logrando así un efectivo trabajo en equipo. Con base en esta información se hizo una propuesta de optimización que se validó con los objetivos planificados de la entidad, para confirmar que las características de los macroprocesos propuestos son coherentes con los propósitos de la PGN, coordinando los procesos optimizados con los proyectos de conceptualización de las áreas misionales y con el proyecto de Balance ScoreCard. (Documento Final) Pág. 2
CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA El presente capítulo define la metodología que ha venido utilizando el CIFI-Informática para el desarrollo del proyecto, específicamente para definir la propuesta de optimización de macroprocesos. 3.1 Instrumentos A continuación se describen los objetivos, entradas, salidas, e instrumentos utilizados en la fase de optimización. (Se detallan los instrumentos en el Anexo1- Descripción de Instrumentos Metodológicos TOMOII Procesos Optimizados). Objetivo: Definir procesos optimizados. Entradas: Descripción procesos existentes (Documento de Macroprocesos, Procesos y Flujos de Información TOMO I). Salidas: Propuesta de optimización (Enfoque). Procesos optimizados clasificados y detallados. Actividades: Análisis de macroprocesos existentes. Análisis de macroprocesos desde la óptica de ISO9001. Análisis de la dinámica de procesos y secuencias. Instrumentos: Técnica de Escenarios Contrastados. Matriz de análisis transversal. Plantilla para descripción de procesos (Documento Final) Pág. 3
CAPÍTULO 4. ENFOQUE DE LA PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN Este capítulo contiene el enfoque utilizado por el CIFI-Informática para definir la propuesta de optimización. Contiene un análisis de los procesos existentes, y una propuesta conceptual para la definición de procesos optimizados. 4.1 Análisis de Macroprocesos Existentes Para el desarrollo del presente documento se ha hecho un análisis de los macroprocesos existentes y de su naturaleza. Dicho análisis se ha alimentado con los hallazgos encontrados en las etapas de entendimiento, levantamiento de macroprocesos, la información asociada, las entrevistas y las reuniones de trabajo -tanto conjuntas con la PGN, como internas. 4.1.1 Características de los macroprocesos existentes Esta sección describe las principales características de los macroprocesos existentes, identificadas en el proceso de levantamiento de información y que se incluyeron en el TOMO I Sección 5.2.1 y en el resumen ejecutivo (para facilidad del lector se incluyen a continuación). Estos aspectos reflejan la manera como se conceptualizan actualmente los macroprocesos en la PGN. Los macroprocesos están actualmente definidos a partir de su relación con la función constitucional. La Procuraduría concibe exclusivamente los procesos en asociación con las funciones constitucionales y sus desarrollos legales. Los procesos, consecuentemente, están determinados por el flujo legal que determina las actuaciones, como es, por ejemplo, el caso de los procesos disciplinario y de intervención. Los procesos son entonces vistos como esencialmente distintos. El resultado práctico es el del desarrollo inconexo entre distintos macroprocesos. La manera en que están definidos los macroprocesos actuales se basa en la definición de los mismos por el flujo de trabajo, y en particular, por el mandato legal respectivo. (Documento Final) Pág. 4
La consecuencia inmediata es la de una descripción y actuación insular, casuista y que limita seriamente la previsibilidad de la función. Así, un cambio en la legislación conlleva imperativamente a cambios en el proceso. El proceso contiene todas las variantes posibles. Los macroprocesos en la PGN contienen todas las variantes que se pueden presentar en el mismo, por ejemplo incluye todo el manejo de recursos legales, como acusaciones, recusaciones, etc. Una consecuencia derivada de la anterior es que genera un grado muy alto de complejidad en su descripción, minimizando las etapas básicas y esenciales del proceso. El proceso está centrado dentro de la Delegada ó Área. El flujo describe las actividades asociadas a las funciones de cada Delegada o Área y no a macroprocesos institucionales o transversales. Adicionalmente, la descripción de procesos cambia sustancialmente dependiendo de la Delegada; mientras en unas se llega a un nivel de profundidad alto, incluyendo formatos, variantes, etc., en otras sólo se describe el ingreso, trámite y salida de las solicitudes, sin entrar a detallar cuál es el proceso de transformación que se realiza en la respectiva dependencia. El proceso termina o empieza en el Área o la Delegada: No hay visión institucional de los macroprocesos pues el proceso está asociado a las áreas funcionales dentro de la entidad. Una vez el proceso se traslada a otra dependencia, el proceso cambia, presentándose una segmentación del mismo. En conclusión puede afirmarse que la PGN no está orientada por macroprocesos institucionales, aunque se ha hecho un gran esfuerzo en describirlos y normalizarlos a nivel de cada proceso misional. Los macroprocesos existentes están asociados a las áreas y por tanto segmentados, y no hay puntos de contacto, salvo el ingreso de las solicitudes y en algunos casos las notificaciones. 4.1.2 Características de los procesos de acuerdo con la norma ISO9001 Si bien la norma ISO 9001 define claramente los componentes de un proceso, no existe una aproximación única para conceptualizarlos, contextualizarlos y entenderlos. Como se observa en el numeral anterior en las características de los macroprocesos existentes, el entendimiento de los procesos de la PGN se ha realizado básicamente de manera global, segmentada, y donde el flujo de trabajo determinado por la norma legal es la base, sin entrar a considerar en forma individual los componentes. Como método alternativo el CIFI-informática basará su análisis enfocándose en los componentes de los procesos con el ánimo de indagar y entender su comportamiento. Los procesos serán entonces analizados según los siguientes componentes: Entradas Salidas Actividad interna (procesos, subprocesos, etc.) (Documento Final) Pág. 5
Secuencia y precedencia entre los subprocesos Condiciones de control La siguiente gráfica ilustra cómo se relacionan dichos componentes: 4.1.3 Preguntas Fundamentales Las preguntas que han servido de eje conductor dentro del análisis de macroprocesos existentes, han sido las siguientes: Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN?. Qué características tienen? Hay elementos comunes entre los procesos misionales?; si los hay, de qué naturaleza son? Cuál es el nivel de dinámica de los procesos? Estas preguntas están dirigidas a determinar si los procesos son totalmente independientes o si realmente hay elementos asociados. La respuesta es fundamental porque guiará de una u otra manera la forma de concebir los nuevos procesos, la manera de describirlos y (Documento Final) Pág. 6
entenderlos; y en algún grado, la arquitectura de los sistemas de información y consecuentemente las especificaciones de los mismos. 4.1.3.1 Cuál es la naturaleza de los procesos de la PGN? Para orientación del lector, el análisis que se hace a continuación está orientado a entender cómo se realiza el trabajo y cómo se intercambia información; no tiene que ver con las posturas conceptuales, filosóficas o legales que ejercen los diferentes Procuradores y funcionarios de la PGN y que se ven reflejadas en los contenidos de sus fallos, conceptos o actuaciones, ni sobre el impacto jurídico. El análisis se concentra en la manera como se hacen las cosas y no sobre el contenido de los resultados del proceso respectivo. Dentro de esa búsqueda, se hicieron las siguientes reflexiones sobre los macroprocesos, a la luz de los componentes de procesos definidos por la norma ISO9001. Están determinadas las entradas? Si y son invariables, en todos los casos están determinadas y son independientes del proceso que se realiza y se nutren de alguna de las siguientes opciones: quejas, solicitudes de parte, actuaciones de oficio, comunicaciones de las autoridades, entre otras. Son previsibles las salidas (productos)? Si, las salidas de cada macroproceso están determinadas. Estas salidas pueden clasificarse en: Productos principales de la función constitucional (ejemplo: fallos, conceptos, informes, acciones); Productos asociados (ejemplo: archivo de antecedentes disciplinarios y penales); Información del proceso (ejemplo: información de seguimiento para validar cumplimiento de objetivos institucionales) e Información legal (ejemplo: relatoría). El siguiente cuadro ilustra en más detalle los productos por cada una de las funciones constitucionales. (Documento Final) Pág. 7
Tipo de producto Naturaleza Información asociada a la actividad Definición Es aquel producto asociado directamente con los resultados definidos por la Constitución Política y la Ley. Tiene que ver con el objeto mismo de sus acciones. Es aquel producto que suministra información relevante. EJEMPLOS Disciplinario: Fallos, Archivos, Conceptos, Actuaciones, Informes Solicitudes de investigación penal, Traslado por competencia, Poder preferente, Supervigilancia. Preventivo: Conceptos, Informes, Acciones, Solicitudes de investigación penal/disciplinaria, Traslado por competencia. Intervención: Conceptos, Actuaciones, Informes, Acciones, Recursos, Solicitudes de investigación penal/disciplinaria, Traslado por competencia Antecedentes Manual de Quejas y Solicitudes Registro de Violaciones a los DDHH e infracciones al DIH Demandas y acciones contra la PGN Sentencias contra la Nación Conciliaciones Arbitramentos Información del proceso Información legal Es aquel producto que suministra información relevante de los Macroprocesos en los que interviene la PGN. Es aquel producto que suministra información legal relevante de las materias donde interviene la PGN. Información de seguimiento (solicitudes, tutelas, derechos de petición) Relatoría La actividad dentro del proceso es siempre la misma? La respuesta contundente es que las actividades no son siempre las mismas, ya que se observa que en procesos de igual naturaleza la actividad reflejada en la aplicación (por ejemplo de recursos dentro del proceso, controversia de pruebas, apelaciones, solicitudes de nulidad, acciones), entre otros, es bien distinta, lo cual indica que hay una variabilidad muy alta, condicionada en parte por las actuaciones, tanto de la Procuraduría como de los otros actores que intervienen en un proceso, como por ejemplo: agentes, disciplinados, jueces, representantes de entidades estatales, etc. La secuencia de actividades en las actuaciones tiene los mismos pasos? Al analizar actuaciones o expedientes, se concluye que se presentan muchas opciones y variantes dependiendo en gran medida de ciertas acciones, como por ejemplo: si hay (Documento Final) Pág. 8
doble instancia en el caso disciplinario, si se acepta una apelación en un proceso judicial, o si se admite una demanda, sin mencionar los casos en los cuales se controvierte el debido proceso. La primera conclusión, independiente de la naturaleza de la actuación, es que las entradas y salidas del macroproceso son constantes, limitadas y son predecibles. Es decir, en los procesos misionales las entradas y salidas están determinadas. En segundo lugar, los pasos o secuencia con que se desarrollan las actuaciones son diferentes y presentan caminos alternativos y no siempre son los mismos. Por tanto la secuencia es dinámica. 4.1.3.2 Cuál es el nivel de dinámica de los procesos? Como resumen general hasta el momento se tiene lo siguiente: Componente del Proceso Entrada Salida Actividad interna Secuencia Tipo de comportamiento Constante y determinista Constante y determinista Dinámica y variable Dinámica y variable Como se observa en la gráfica anterior hay un nivel de dinámica representativo. Es legítimo preguntarse a que se debe esa dinámica y cuales son sus causas, es decir: Que es dinámico y por qué? Por qué los procesos son distintos? Pese a la dinámica hay algo en común? La primera respuesta a estos interrogantes es la naturaleza misma de nuestra sociedad, y en particular, aspectos específicos de nuestro sistema político y democrático. Estado Social de derecho: Consagrado en la Constitución Política, define la relación entre el individuo y el estado, y reconoce los derechos fundamentales del individuo que el Estado tiene que proteger y respetar. Garantías: Limita y reglamenta las actuaciones del Estado frente al ciudadano y por ende, reconoce derechos inherentes al individuo como tal. Régimen específico: Dependiendo del tipo proceso; bien sea en el tema disciplinario, el derecho internacional humanitario, un proceso penal, etc., cada uno de ellos determina las garantías y procedimientos para los agentes procesales o actores dentro del respectivo proceso. Instrumentos: Así mismo, cada régimen en particular provee instrumentos jurídicos a los actores dentro del proceso, el debido proceso, en la controversia de una decisión, etc., a través de lo que se conoce genéricamente como recursos. (Documento Final) Pág. 9
Los aspectos anotados llevan por tanto a señalar que la dinámica de los procesos está asociada íntimamente a la naturaleza de nuestra sociedad y a las garantías e instrumentos que proveen los diferentes regímenes en los cuales se esté actuando. 4.1.4 Análisis de la Dinámica de Macroprocesos Para el análisis de la dinámica de los macroprocesos, se procedió a utilizar la técnica de escenarios contrastados a nivel 4 (procedimientos) de los macroprocesos existentes, con el ánimo de poder determinar en forma clara qué elementos son dinámicos y cuáles son comunes. Para ello, se construyó la siguiente matriz que cruza dos tipos de variables representativas de los procesos: Tipo de macroproceso: Variable que mide si el macroproceso se realiza en todas las áreas misionales o si es particular para alguna de ellas. Es decir, clasifica los macroprocesos independientemente de la función constitucional. Para su medición se definieron dos estados: Común: Es aquel que se realiza en todas las áreas misionales. Específico: Es aquel que se realiza en forma particular en un área misional y es exclusivo de ésta. Presencia del macroproceso: variable que mide el grado con que el macroproceso se realiza y para ello se definen dos estados. Obligatorio: Debe realizarse para que el macroproceso de mayor nivel sea válido. Opcional: No siempre se presenta y depende de la dinámica del macroproceso y de las decisiones que tomen los actores. Al cruzar estas dos variables y sus estados, se genera una matriz con los siguientes cuadrantes, que se explican posteriormente: Tipo de Proceso Presencia del Proceso Común (se realiza en todas las áreas misionales) Específico (se realiza en forma particular en las áreas misionales) Obligatorio (es imperativo realizarlo) Opcional (es opcional/ o depende de las actuaciones o condiciones del proceso o de los actores) 1- Común y Obligatorio 2- Específico y Obligatorio 3- Común y Opcional 4- Específico y Opcional (Documento Final) Pág. 10
Común y obligatorio (cuadrante 1): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que se tienen que adelantar en todas las áreas misionales, pero además siempre tienen que realizarse; es decir, son imperativos. Específico y obligatorio (cuadrante 2): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que se adelantan exclusivamente en un área misional, pero además, siempre tienen que realizarse; es decir, son imperativos. Común y opcional (cuadrante 3): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que existen en todas las áreas misionales, pero no siempre deben presentarse y son de tipo condicional. Específico y opcional (cuadrante 4): Son aquellos macroprocesos que cumplen la doble condición de que existen exclusivamente en un área misional, pero no siempre tienen que realizarse; es decir, no son imperativos. El Anexo 5 Matriz de Macroprocesos Existentes Clasificación, muestra la clasificación de los procedimientos actuales en cada uno de los cuadrantes identificados en la dinámica de procesos. 4.1.5 Análisis de la Dinámica de Secuencias En este punto se analizarán las características de las secuencias de procedimientos. Para ello se definen dos estados: Invariante: La secuencia siempre tiene que realizarse. (Imperativa) Dinámica: No siempre se presenta y depende de la dinámica del proceso y de las decisiones que tomen los actores. (Opcional) 4.1.6 Lineamientos Estratégicos para la Optimización De los análisis anteriores se encuentran los siguientes aspectos que servirán de fundamento a la propuesta sobre optimización de procesos: La PGN sí puede ser conceptualizada como una organización orientada por procesos, debido a que las funciones constitucionales tienen un gran número de elementos comunes a nivel de los componentes de un proceso. (ejemplo: entradas, procesamiento de la información y salidas similares). Estos procesos tienen entradas y salidas determinadas como se identificó en los diagramas de actividades de los macroprocesos existentes y en la tabla de productos (sección 4.1.3.1). La actividad interna tiene la doble connotación de dinámica y obligatoria; esto se desprende de las actuaciones generadas por actores externos a la PGN que condicionan o determinan acciones que no son obligatorias (dinámicas). De otro lado al identificar los subprocesos comunes (obligatorios), éstos se vuelven imperativos con miras a garantizar la homogeneidad y la normalización de las actuaciones de la PGN. (Documento Final) Pág. 11
El aspecto anterior lleva a plantear la utilidad de hacer representaciones de flujos paralelos, atendiendo la naturaleza de los procesos, lo cual garantiza una mejor representación. Se tratarán como excepciones, los casos en los cuales los procesos sean específicos y de secuencias particulares, dada la naturaleza particular de algunas actuaciones de intervención, prevención y disciplinario. Existen una serie de procesos y secuencias que son comunes pero opcionales a los cuales puede dárseles un tratamiento dinámico; esto surge porque son actuaciones que no necesariamente tienen que realizarse en todos los procesos. Estos aspectos nos llevan a afirmar que puede construirse un marco general de proceso que sea el hilo conductor de las actuaciones de la PGN y que sea sensiblemente igual y similar para todos los procesos misionales de la PGN. 4.2 Modelo Propuesto Con base en el análisis anterior, a continuación se presenta un resumen del modelo de optimización de macroprocesos propuesto: 4.2.1 Homologación Se logró una representación única que reconociendo las características de los procesos de la PGN, refleja: Entradas y salidas conductistas. La actividad interna con sus procesos comunes (obligatorios y opcionales) y los específicos (obligatorios y opcionales) Las secuencias comunes y específicas con sus características de invariantes y dinámica. A continuación se presenta un ejemplo para ilustración del lector. Se basa en los siguientes principios: La PGN puede ser representada como una organización orientada por procesos. La navegación para un funcionario de la PGN debe ser sensiblemente igual. Se unifican los procesos y mecanismos de actuación. A la luz de lo anterior se sugiere que un proceso se represente a través de flujos de trabajo paralelos, de la siguiente manera: (Documento Final) Pág. 12
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La gráfica anterior muestra tres zonas principales: El macroproceso misional (zona B); se representa por los macroprocesos comunes obligatorios (cuadrante 1) y que son aquellos que siempre tienen que realizarse en todas las áreas misionales, y los macroprocesos específicos obligatorios (cuadrante 2). Esta zona constituiría la llamada autopista o flujo principal. La zona C, corresponde a todos los macroprocesos comunes opcionales (cuadrante 3) como los instrumentos, y que por su naturaleza son dinámicos y no siempre están presentes. La zona A corresponde a todos aquellos macroprocesos que son particulares de cada área misional, pero que no son obligatorios en todos los casos, es decir a los macroprocesos específicos opcionales (cuadrante 4). Para ilustración del lector la numeración asociada a cada macroproceso corresponde a la clasificación de los macroprocesos definida en la sección 4.1.4. 4.2.2 Objetivos de los Macroprocesos Optimizados Un aspecto básico en la conceptualización de los procesos es la definición estratégica de la contribución de los procesos en la misión de la Entidad. Dentro de esta óptica se considera que los macroprocesos propuestos deben coadyuvar a los siguientes propósitos: Asegurar las garantías dentro de los procesos La definición de los procesos debe contribuir a asegurar que los requisitos que garanticen el proceso sean aplicados cabalmente, con el ánimo de permitir que los términos, etapas, derechos, etc., sean controlados adecuadamente de manera tal que se eviten demandas originadas por la omisión o vencimiento de algún aspecto del proceso. Garantizar la seguridad jurídica del Proceso Los productos del proceso como tal, deben garantizar la seguridad y rigor jurídico. En este aspecto los procesos asociados al apoyo legal desde el punto de vista de lo normativo, la doctrina y la jurisprudencia, deben ser universales y deben permitir a los funcionarios de la PGN tener todos la información legal y antecedentes para soportar las decisiones; es decir, que lo que se pretende es convertir el acerbo jurídico en una herramienta de trabajo y no solo en una memoria institucional. La seguridad jurídica debe ser universal dentro de la PGN, como mecanismo para el cumplimiento de sus propósitos institucionales. En otras palabras, el objetivo es pasar de un conocimiento tácito a explícito, y de conocimiento particular a conocimiento colectivo. (Documento Final) Pág. 14
En este punto, los procesos deben coadyuvar a proveer información legal sectorial, e información asociada con los regímenes particulares sobre los cuales trabaje la PGN. Enfocar esfuerzos en la PGN (focalizar) Los procesos deben contribuir a optimizar, a través de una racionalización, homologación y normalización, de tal manera que la PGN pueda aumentar su cobertura, la fijación de prioridades y el impacto de sus actuaciones por la aplicación de unas mejores prácticas de trabajo, más eficientes y eficaces alineadas con el plan estratégico de la Procuraduría y con el modelo de indicadores de nivel gerencial. Garantizar Transparencia Los procesos de la PGN deben brindar por si mismos, las garantías que requiere toda la sociedad sobre la información de sus actividades y actuaciones. Mejorar la gestión operacional A nivel operacional se propone disminuir la carga operativa en lo que respecta a manipulación de asuntos, y la asignación y control manual de actividades por parte de los funcionarios de la PGN, con el ánimo de concentrar sus esfuerzos en el estudio, análisis, ampliación de cobertura y seguridad jurídica, lo cual redundará en una mejor calidad y oportunidad de las decisiones y por ende, en un apoyo decisivo a los propósitos estratégicos de la PGN. Por otro lado, se busca homologar los procesos con miras a estructurar procesos similares que faciliten y simplifiquen la labor de los funcionarios y que permitan el control y el seguimiento de una manera más adecuada. (Documento Final) Pág. 15
CAPÍTULO 5. PROPUESTA DE OPTIMIZACIÓN Este capítulo contiene la propuesta de macroprocesos optimizados. La siguiente matriz contiene los macroprocesos identificados (nivel1), los procesos (nivel2) y los subprocesos (nivel3). Vale la pena anotar que el nivel 3 está compuesto por componentes comunes o específicos. NIVEL 1 (Macroprocesos) 1. Gestionar Políticas 2. Coordinar Funciones NIVEL 2 (Procesos) 1.1.Diseñar Políticas 1.2. Formular Políticas 1.3. Implantar y hacer seguimiento a Políticas 1.4. Evaluar Políticas NIVEL 3 (Sub-procesos) 1.1.1.Obtener información relevante para diseñar políticas 1.1.2. Analizar e interpretar información para el diseño de políticas 1.1.3. Definir líneas de política 1.2.1. Estructurar Políticas 1.2.2. Validar Políticas 1.2.3. Promulgar y Publicar Políticas 1.3.1. Comunicar Políticas 1.3.2. Institucionalizar Políticas 1.4.1. Definir modelo para evaluar políticas 1.4.2. Aplicar medición para evaluar políticas 1.4.3. Socializar resultados (Documento Final) Pág. 16