10. SISTEMA DE CONTROL 10.1 ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL Dentro del enfoque moderno de administración, la función de control toma un papel importante, por cuanto se considera un elemento relevante que facilita el logro de los objetivos propuestos para una institución. Esta última función, está influida por los servicios prestados, así como por unas características mínimas de calidad. Para garantizar que cada área de la institución logre sus objetivos y permitan en conjunto un desempeño eficaz y eficiente a toda la organización, se requiere la existencia de un sistema de evaluación y control. La base fundamental para estos cambios son los artículos 209, 267 y 269 de la Constitución política, que sin lugar a dudas, constituyen un cambio radical en la concepción del Estado en relación con sus fines, organización, métodos y procedimientos de gestión de las entidades estatales. En este orden conceptual es donde podemos ubicar el sistema de control interno, como un instrumento modernizador del control, tendiente a revitalizar y a oxigenar la administración del Estado. 10.1.1 MARCO LEGAL A partir de la Constitución de 1991, se presentan cambios fundamentales en el enfoque del control y su aplicación al interior de las entidades estatales; posteriormente se han desarrollado algunos artículos de ésta, por lo que se han establecido normas de aplicabilidad general en las instituciones oficiales, las que a continuación se enuncian: 25
Constitución Nacional de 1991 (Artículos 209, 267, 269) Ley 42 de 1993 Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998. Decreto 2145 de 1999 El artículo 269 de la Constitución Política de Colombia determina: "En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas". La ley 87 de 1993: define las normas básicas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Establece que el control debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. Señala que el Control Interno se debe expresar a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y que se cumplirán en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. El Decreto 2145 de noviembre de 1999 dictó normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno, para todas las entidades del sector público. Como mecanismos de verificación y evaluación del Control Interno, se aplicarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de 26
gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. De acuerdo con la ley, se debe establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. Estipula además, que los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. 10.1.2 DEFINICIÓN CONTROL Es un Sistema integrado que involucra recursos humanos, físicos, tecnológicos de una organización junto con sus planes, métodos, principios, normas y procedimientos para evaluar y verificar el cumplimiento de las políticas trazadas por la Alcaldía acordes con los preceptos constitucionales y legales vigentes 1. El Control es una medida que se aplica a los resultados de acciones, actividades o procesos ya realizados. Es interno porque es un control que involucra a todos los niveles de la organización municipal: dirección, áreas ejecutivas y dependencias de apoyo. La Ley 87 de 1993 define el Control interno como el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la 1 CHARRY RODRÍGUEZ Jorge Alirio. El Control Interno en el Municipio Moderno. Medellín Colombia. 1ª. Edición. 1995, P. 58-88 27
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valorización de costos ambientales. El Control Interno en la Alcaldía de Morales se expresará a través de las políticas y directrices expedidas por los niveles de dirección y administración, se cumplirá y desarrollará en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, manuales de funciones y procesos, de sistemas de información, y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. 10.1.3 OBJETIVOS DEL CONTROL Proteger los activos y salvaguardar los bienes del Municipio Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos Promover la eficiencia en las operaciones Fomentar la adhesión a la política administrativa establecida Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados 10.1.4 ELEMENTOS DEL SISTEMA: El artículo 4 de la Ley 87 de 1993 señala: Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicos, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios. 28
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. Adopción de un sistema de organización adecuada para la ejecución de planes. Delimitación precisa de la autoridad y de los niveles de responsabilidad. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. Dirección y administración de personal conforme a un sistema de méritos y sanciones. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de funcionarios de la Corporación Simplificación y actualización de normas y procedimientos. 10.2 APLICACIÓN DEL CONTROL Los objetivos del Control interno son aplicables a cualquier dependencia de la Alcaldía, si consideramos que cada una de ellas, ejerce el control de sí misma, a través de todos los que allí desempeñan sus cargos, orientados y asesorados siempre por el superior inmediato. 29
El Sistema de Control interno provee una garantía razonable del logro de objetivos institucionales, pero no una garantía absoluta. Podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración deficiente o incompetente en una administración destacada o sobresaliente. La coordinación del Control Interno Institucional será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía, encargado de medir y evaluar la eficiencia, la eficacia y economía de los demás controles, asesorando al Alcalde Municipal en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos. 10.2.1 RESPONSABLES DEL PROCESO Nivel Directivo: Tiene la responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el trienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición del plan de acción. Todos los Niveles y áreas de la Organización: Participan en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución de acuerdo con los compromisos adquiridos. La Oficina de Control Interno: Evalúa el proceso de planeación en toda su extensión; implica entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvió de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de 30
ajuste de mejoramiento al proceso, se realicen sobre soportes y criterios válido y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. 10.3 FUNCIONES DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL : Según el artículo 12 de la Ley 87 de 1993 las funciones del Jefe de la Oficina de Control Interno son: Velar por el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, y en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. Servir de apoyo al Alcalde Municipal en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios. 31
Fomentar en toda la Alcaldía la formación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad. Mantener permanentemente informado al Alcalde acerca del estado del Control Interno dentro de la organización, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. Presentar informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal o quien haga sus veces antes del 30 de enero de cada año, quien a su vez lo remitirá al consejo asesor de que trata la Ley 489/98 y el Decreto 2145 de 1999, antes del 16 de febrero del mismo año. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. Las demás que le asigne el Alcalde de acuerdo con el carácter de sus funciones. Nota 1: En ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones (parágrafo artículo 12 Ley 87 de 1993. Nota 2: Los informes del funcionario de Control Interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. 32
10.4 ACCESO A LA INFORMACION: En desarrollo de los programas de auditoría, el Jefe de la Oficina de Control Interno tendrá acceso a todas las fuentes de información de la Alcaldía, archivos físicos y magnéticos, libros, actas y demás similares, lo mismo que a los fondos, valores y bienes que deban ser verificados. En el manejo de la información, los funcionarios de Control Interno, guardarán la debida discreción y cumplirán estrictamente las disposiciones sobre reserva documental. 10.5 TIPOS DE CONTROL EN LA ALCALDÍA 10.5.1 DE LEGALIDAD O DE CUMPLIMIENTO: Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole, de la entidad, para establecer que estas se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. 10.5.2 FINANCIERO: Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de la entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. 10.5.3 DE GESTION Y RESULTADOS: Comprende el plan de organización sobre los procedimientos y registros, relacionados con la adopción de decisiones por las que se rige el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones de manera que fomente la eficiencia de las operaciones, la observancia de normas y políticas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados por la Alcaldía. 33
De otra parte, sienta las bases que permiten el examen y evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia, efectividad y economía. El control interno puede abarcar análisis estadísticos, estudio de tiempos y movimientos, informes de rendimiento, programas de capacitación de empleados y controles de calidad. 10.6 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Las diferentes actividades a desarrollarse en el Proceso de evaluación del Sistema de Control Interno deben planearse adecuadamente desde la formulación del programa de trabajo hasta la redacción del informe final, comprendiendo el conocimiento general de la Alcaldía, normatividad inherente, objetivos y funciones, ubicación dentro del sector, conformación y distribución de las labores entre los integrantes de la Oficina de Control Interno, diseño de papeles de trabajo, técnicas y procedimientos a aplicar en la etapa de ejecución y emisión del concepto. 10.6.1 OBJETIVOS Adquirir conocimiento general de la Alcaldía. Determinar las áreas a evaluar. Preparar los programas de evaluación considerando los procedimientos de acuerdo con las circunstancias específicas de cada caso. Determinar y programar la oportunidad, naturaleza y extensión de las pruebas. Definir los papeles de trabajo en que se va a registrar la ejecución de la evaluación. Establecer el tiempo que demandará la evaluación. Determinar la conformación del grupo evaluador. 34
Considerar cualquier otro aspecto que el Jefe de Control Interno requiera conocer antes de iniciar el trabajo de campo. 10.6.2 REVISION DEL SISTEMA Se deben conocer y evaluar los procedimientos y métodos, formales e informales, que tengan establecidos los sujetos de evaluación. Esta fase permite determinar realmente los procedimientos y las políticas aplicadas por la Alcaldía con relación a las actividades y operaciones de interés para el funcionario evaluador. Luego de este proceso se deben identificar rápida y eficientemente las debilidades y deficiencias que requieran un examen más profundo. 10.6.3 ASPECTOS A CONSIDERAR: 10.6.3.1 PLAN DE ORGANIZACION: Implica el conocimiento de la estructura orgánica de la Alcaldía, sus funciones, objetivos y políticas generales, así como las responsabilidades, funciones y relaciones de los niveles jerárquicos representativos. 10.6.3.2 PROCESOS POR AREAS ADMINISTRATIVAS: Previo el conocimiento de las funciones generales, y de las actividades desarrolladas por todos y cada uno de los procesos existentes por área, se indicará el orden en que serán analizadas las mismas. La selección se debe hacer con un criterio uniforme, por ejemplo procesos en los cuales se les detecten problemas, costo de los procesos, jerarquía e importancia de los riesgos generales y específicos a que estén expuestos, etc. 35
10.6.3.3 LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS: Determinando el orden en que se analizan los procesos, se continúa con el conocimiento de cada uno de ellos tanto en las funciones, actividades, operaciones y controles que ellos comprenden, como en la información que fluye; para esto, es conveniente la utilización de técnicas de recolección de información. 10.6.3.4 IDENTIFICACION DE LOS FLUJOS DE INFORMACION: Se debe identificar el tipo de información que fluye "de y hacía" cada uno de las unidades organizacionales o funcionales encargadas de los procesos, así como también la forma como se han resuelto los problemas de información en el sistema actual, verificando su alcance e incidencia para la toma de decisiones, analizando especialmente: Problemas complejos de interacción y de comunicación. Satisfacción de la información producida. Veracidad y complejidad de la información. Restricciones de la información. Corrección de inconsistencias y errores. Oportunidad de la información. Niveles adecuados donde debe ser reportada la información. 10.6.3.5 CAPACITACIÓN: Verificar la capacidad técnica y profesional, experiencia y honestidad del recurso humano, la rotación periódica de funciones que facilita la mayor capacitación del funcionario y disminuye el riesgo de encubrimiento, fraudes o deficiencias administrativas. 36
10.6.3.6 PROCESOS AUTOMATIZADOS: Revisar las normas y controles establecidos para el proceso electrónico de datos y la verificación de su cumplimiento según lineamientos aprobados por la entidad, encaminados a asegurar la confianza del usuario. 10.6.3.7 FUENTES DE INFORMACIÓN Ley de creación, estatutos y normas reglamentarias Políticas de la Organización Organigramas mostrando líneas de autoridad y separación de responsabilidades Plan de cuentas o manuales contables existentes Manuales de procedimientos internos Manuales de funciones que detallen las diferentes responsabilidades y actividades de los funcionarios Entrevistas con personal directivo y funcionarios claves Registros contables, documentos, equipo de procesamiento de la información Verificación o constatación mediante observación personal Verificación de las operaciones siguiendo los registros desde su iniciación hasta su terminación Estudio sobre aspectos internos de la organización Informes de Control Interno Papeles de trabajo e informes de auditoría de años anteriores 37
10.7 EVALUACION DE RIESGOS GENERALES Y ESPECIFICOS 10.7.1 ANALISIS DE RIESGO GENERAL El análisis general de riesgos se basa en la obtención y evaluación de la información clave de la Alcaldía, la cual incluye: Objetivos de la Corporación Legislación y reglamentación vigente. Estructura organizacional El personal, sistemas de procedimientos La delegación y comunicación de autoridad y responsabilidad Gestión financiera Gestión ambiental Naturaleza de los programas Ambiente general del control Sistemas contables Ciclo de vida de los programas La facilidad de acceso a la información, la efectividad de los canales de comunicación y la extensión en la cual las decisiones administrativas son documentadas. La evaluación de estos aspectos brinda al equipo de control, una orientación inicial sobre la posibilidad de diferencias materiales en los estados financieros, transacciones y operaciones administrativas y de gestión, así como una indicación de aquellos factores que podría afectar los intereses de la entidad. Esta evaluación tiene un efecto muy importante sobre el enfoque de auditoría planeado, ya que permite establecer puntos generales para el planeamiento de la auditoría y la evaluación del riesgo al nivel de cuentas. 38
10.7.2 RIESGO ESPECIFICO Después de la evaluación de los riesgos generales, el equipo de auditoría procede a evaluar los riesgos y controles específicos, aplicables a cuentas significativas de los estados financieros. El análisis del riesgo específico, se basa en la información obtenida durante el análisis del riesgo general. La información obtenida durante el análisis del riesgo general puede tener relación con la naturaleza, el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicados en cuentas específicas. Por ejemplo la evaluación de los controles generales tendrá un efecto global sobre los alcances de auditoría, debido a que estos efectos globales, no es necesario documentar su impacto en cada cuenta específica. El análisis del riesgo específico incluye dos fases: 10.7.2.1 Evaluar los riesgos específicos por cuenta para lo cual se debe: Identificar las cuentas a considerar Identificar los tipos de errores en los estados financieros. Identificar los indicadores de riesgo Identificar los controles mitigantes en los que se confiará. Identificar los procedimientos para probar los controles mitigantes. Evaluar el riesgo remanente a cubrir con pruebas substantivas. 10.7.2.2 Desarrollar el plan de auditoría para lo cual se debe: Seleccionar los procedimientos de auditoría sustantivos. Desarrollar los programas de trabajo. Administrar el trabajo en lo referente a la asignación del personal, su distribución y oportunidad. 39
10.8 TECNICAS DE EVALUACION APLICABLES Son las herramientas utilizadas por el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. Su aplicación se basa en el criterio o juicio del auditor según las circunstancias. 10.8.1 ENTREVISTAS: Se utilizan para recolectar información cualitativa, y se deben realizar con las personas responsables e involucradas en el proceso. Pueden hacerse mediante preguntas abiertas que permitan conocer las características generales del procedimiento estudiado o mediante preguntas que brinden información más detallada. Es necesario que el entrevistado sea una persona que tenga pleno conocimiento de la función o actividad, de preferencia el mismo empleado que ejecuta la labor, para obtener la información requerida y al mismo tiempo la evidencia necesaria. 10.8.2 CUESTIONARIOS: El cuestionario de control interno se basa en la existencia de procedimientos de uso general, con el fin de lograr un adecuado funcionamiento de las operaciones. Este método consiste en convertir en pregunta todas las normas de control interno, de tal manera que una respuesta afirmativa indique la existencia y observación de la norma y una respuesta negativa indique la ausencia de la misma. Toda respuesta negativa será evaluada por el auditor, considerando su efecto en la confiabilidad de la información y en el alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar. Es utilizado cuando se requiere obtener información de un número representativo de personas. La elaboración del cuestionario requiere determinar exactamente la información que se necesita, las personas que pueden brindar esa información y definir las preguntas necesarias, dándoles un orden lógico. 40
El auditor, en el uso del método del cuestionario, debe considerar los siguientes aspectos: No copiar cada año el mismo cuestionario y agregar las mismas repuestas del año anterior sin hacer evaluación alguna. No contestar mecánicamente el cuestionario. Tomarlo como un medio y no como un fin, es decir, que en las áreas donde se detecte las deficiencias del control, se amplié el alcance de los procedimientos de la evaluación. Determinar durante el curso de la evaluación si las respuestas son correctas. Determinar la evidencia de la situación del control interno en el alcance del examen. 10.8.3 REVISION DOCUMENTAL: Consiste en recolectar información a partir de archivos, manuales, actas, reportes, estadísticas, entre otros. Permitirá verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los documentos que justifican las operaciones realizadas por la entidad. 10.8.4 DIAGRAMAS DE MOVIMIENTO: Consiste en describir objetiva y gráficamente, de manera secuencial, los procedimientos mediante la utilización de símbolos convencionales y de aplicaciones que dan una idea completa de los mismos, por cuanto permiten visualizar fácilmente la totalidad del sistema o procedimiento analizado. 10.8.5 NARRACIONES DESCRIPTIVAS: Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del Control Interno, para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el Sistema. 41
10.8.6 MÉTODO GRÁFICO: Consiste en revelar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la auditoría, así como, los procedimientos a través de las distintas áreas, utilizando símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la entidad. Entre las ventajas que presenta este método de evaluación del Sistema de Control Interno tenemos: Facilita al Auditor tener un conocimiento general de los distintos procedimientos. Muestra la existencia o ausencia de controles financieros y operativos. Identifica las desviaciones de procedimientos o rutina de trabajo. Facilita la presentación, las recomendaciones y sugerencias a los niveles directivo de la entidad sobre asuntos financieros y administrativo. 10.9 PRUEBAS 10.9.1 MUESTREO ESTADÍSTICO: Consiste en seleccionar una muestra representativa de los diferentes procedimientos sobre los cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación de operaciones del Sistema de Control Interno. Como técnicas reconocidas dentro del ambiente de la contabilidad y la auditoría, el muestreo estadístico permite proyectar matemáticamente las condiciones del examen a los procedimientos, produciendo un ahorro considerable de esfuerzos y por consiguiente de costo en el proceso de evaluación. El muestreo estadístico debe ser un medio práctico para expresar en medios cuantitativos el juicio del auditor, respecto a la razonabilidad y para determinar la magnitud de las pruebas y evaluar el resultado de los mismos sobre esta base. 42
10.9.2 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO: El propósito de las pruebas de cumplimiento es suministrar una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a controles contables administrativos y de gestión, están siendo aplicados tal y como fueron prescritos. Tales pruebas son necesarias para saber el grado de confiabilidad de los procedimientos para determinar la naturaleza, oportunidad o extensión de las pruebas sustantivas. La naturaleza de los procedimientos de Control Interno y de la evidencia disponible acerca de su cumplimiento determinan necesariamente la naturaleza de las pruebas de cumplimiento y también influye sobre la oportunidad y extensión de tales pruebas. En lo que respecta a los procedimientos de Control Interno, éstos dejan una visión al Auditor sobre el tipo y alcance de las pruebas de cumplimiento, que deben aplicar. La aplicación de estas pruebas, a través del método simplificado de evaluación del Sistema de Control Interno, comprende la realización de los siguientes procedimientos: Prueba de Funciones Prueba de Procedimiento Prueba Mixta. 10.9.3 PRUEBA DE FUNCIONES: Es una parte de las pruebas de cumplimiento en la evaluación del Sistema de Control Interno, que consiste en verificar que los controles diagramados de cada área, estén siendo realizados de acuerdo con los procedimientos urgentes en la Administración. Así como el de determinar que los documentos estén siendo procesados de acuerdo a lo establecido. Esta prueba se realiza fundamentalmente para: Verificar el cumplimiento de las funciones que lleva a cabo la entidad, en cada una de las áreas evaluadas. Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar con el propósito de profundizar durante el examen. 43
Identificar los puntos de control que se desarrollaron para sugerir mejoras a la Dirección General en los informes de control interno. Precisar el alcance y la oportunidad de la aplicación de los procedimientos de auditoría en la fase final de la auditoría. Completar la información de los controles contables y operacionales. 10.9.4 PRUEBA DE PROCEDIMIENTOS: Es una parte de las pruebas de cumplimiento que se prepara con el propósito de establecer o verificar la responsabilidad de los procedimientos utilizados en las operaciones a través del flujo de funciones. Esta prueba se efectúa mediante la verificación o comprobación de los controles que lleva a cabo la entidad, a través del sistema desde su origen hasta el registro en las correspondientes cuentas. El Auditor realiza estas pruebas con la siguiente finalidad: Verificar el cumplimiento de las transacciones, a través de todas las funciones descritas en cada subsistema (esta verificación se realiza en forma vertical del Flujograma). Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar con el propósito de profundizar con el examen. El alcance de esta prueba se determina con base en una prueba significativa o de grupo de transacciones que se rastrean en forma total, desde su inicio hasta el final a través de todo los registros o documentos que utilice la entidad en las operaciones. El Auditor debe inspeccionar los documentos seleccionados para las pruebas de cumplimiento considerando el costo, calidad e implicaciones de cada partida. 44
10.9.5 PRUEBA MIXTA: La prueba mixta de procedimientos y funciones es una forma simplificada de desarrollar las pruebas de cumplimiento. Permite establecer y verificar la razonabilidad de los procedimientos utilizados por la entidad, así como el funcionamiento de los controles internos. Esta prueba sigue los mismos lineamientos descritos para las pruebas de procedimiento y funciones en forma separada. Consecuentemente la misma finalidad que se establece para estas pruebas se cumple al desarrollar la prueba mixta. 10.10 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION Un sistema de evaluación y seguimiento, parte de la identificación de instrumentos necesarios que permitan evaluar y ajustar permanentemente cada uno de los proyectos establecidos en el Plan. Se presentan las acciones que integran indicadores y esquemas de seguimiento con responsabilidad de su aplicación y la presentación de informes. 10.11 GENERALIDADES SOBRE LOS INDICADORES La Alcaldía de Morales logra sus objetivos a partir de acciones desarrolladas por sus diversas dependencias. Las funciones desarrolladas permiten la generación de dos tipos de productos: unos denominados finales, que se distinguen porque llegan a la comunidad, al sector externo y otros que se denominan intermedios, porque simplemente permiten el logro de los primeros, pero directamente no se relacionan con el usuario del bien final. Es necesario que la administración seleccione aquellos indicadores que considere más conducentes a la evaluación de sus áreas de interés. De lo contrario, resultaría fatigante e inútil un cúmulo de información que luego no se utiliza y termina por abandonarse todo el sistema. Una vez seleccionados los indicadores, se debe establecer la responsabilidad de quien debe calcularlos y a quien debe entregarse la 45
información. Este es un aspecto muy importante ya que los indicadores son, en definitiva, herramientas para la toma de decisiones. Adicionalmente, es necesario disponer de información cuantitativa que sirva de base al proceso general de planeación, y más generalmente a los procesos de toma de decisiones a la evaluación y control. El sistema se establece mediante la generación de una serie de indicadores básicos. Se plantea la definición de un "tablero de control" con un grupo reducido de indicadores, a partir de estos se puede efectuar seguimiento y evaluación a los proyectos desarrollados por la Corporación, para analizar sus acciones en términos de objetivos, alternativas de acción, medición de rendimiento y beneficio / costo adicional. Es necesario introducir elementos en la administración que permitan obtener la información necesaria, con la oportunidad requerida y con la calidad exigida en cuanto a veracidad. Otra característica deseable es que la información esté sistematizada. Para iniciar el proceso de cuantificación se recomienda trabajar con la información generada en el último período, para determinar el estado actual de los proyectos desarrollados, en cuanto a utilización de recursos, nivel de ejecución frente a lo programado. 46