MANUAL PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS ESCUELA DE EMPRENDEDORES Apoyando a los Emprendedores Sociales y Económicos
Índice 1. Qué es un Proyecto?...3 2. Qué es un Proyecto Comunitario?...3 3. Etapas de un Proyecto...4 4. Cómo Presentar un Proyecto Comunitario?...4 4.1 Planteamiento de un Problema. Diagnóstico Comunitario... 4 4.1.1 Infraestructura comunitaria... 5 4.1.2 Aspecto Económico... 5 4.1.3 Aspecto Social... 6 4.1.4 Aspecto Institucional... 6 4.2 Identificación de los Problemas... 6 4.2.1 Plan de Acción... 8 5. Programación de un Proyecto Comunitario...8 5.1 Identificación de los Objetivos... 9 5.2 Cómo se va a hacer?... 10 6. Cronograma...11 7. Presupuesto...12 7.1 Recursos Materiales... 12 7.2 Recursos Humanos... 13 7.3 Recursos Institucionales... 14 7.4 Valor Total del Proyecto... 14 7.5 Cuadro de Aportes... 15 8. Presentación del Proyecto...16 9. Ejecución del Proyecto...18 10. Evaluación del Proyecto...18 11. Resumen...20 2
1. Qué es un Proyecto? Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio único. Así, el resultado final buscado puede diferir con la misión de la organización que la emprende, ya que el proyecto tiene determinado específicamente un plazo y el esfuerzo es temporal. 1 En otras palabras, un proyecto es un conjunto ordenado de actividades para satisfacer necesidades o lograr un fin. 2. Qué es un Proyecto Comunitario? Un proyecto comunitario es el conjunto de actividades orientadas a satisfacer o resolver las necesidades más urgentes y apremiantes de una comunidad. Está orientado fundamentalmente por quienes forman parte de la comunidad, puesto que son quienes conocen la situación real de la zona. 1 Tomado de http://es.wikipedia.org 3
3. Etapas de un Proyecto En general, un Proyecto Comunitario tiene las siguientes etapas: Diagnóstico Comunitario Programación del Proyecto Comunitario Ejecución del Proyecto Comunitario Evaluación del Proyecto Comunitario Cada una de esas etapas serán explicadas en este documento. 4. Cómo Presentar un Proyecto Comunitario? A continuación se presentan unas líneas generales para la presentación de un Proyecto Comunitario. 4.1 Planteamiento de un Problema. Diagnóstico Comunitario Es necesario realizar un diagnóstico de la situación actual de la comunidad. También resulta necesario entender que diagnóstico investigado no está aislado; sino que siempre guarda relación con el entorno el cual, en la mayoría de los casos, determina el diagnóstico. En primer lugar, se debe partir de que para hacer un diagnóstico comunitario es fundamental conocer la comunidad. PARA HACER UN DIAGNÓSTICO COMUNITARIO DEBES CONOCER LA COMUNIDAD! 4
Diagnóstico es: una forma de ordenar los datos e información sobre cómo es y qué problemas tiene una determinada realidad. Entonces, para hacer un diagnóstico comunitario hay que empezar por los siguientes aspectos básicos: 4.1.1 Infraestructura comunitaria Determinar los servicios que existen en la comunidad: agua, luz, teléfono, Internet, espacios públicos, vías, escuelas, etc., así como la cantidad y la calidad de los mismos. Igualmente, es necesario determinar cuáles servicios faltan y cuáles hay que mejorar 4.1.2 Aspecto Económico Determinar las formas de subsistencia de la comunidad, los distintos tipos de trabajos dentro de la comunidad, los desempleados, si hay fuentes de trabajo (creadas o posibles) 5
4.1.3 Aspecto Social Determinar el perfil de las familias: cantidad de personas, condiciones de vivienda, escolaridad, formas de esparcimiento, cómo se mantienen. Adicionalmente, es fundamental conocer cuáles son los problemas sociales más graves de la comunidad: inseguridad, violencia doméstica, etc. 4.1.4 Aspecto Institucional Determinar las instituciones públicas y privadas que funcionan en la comunidad, qué hacen, las necesidades que atienden. Asimismo, determinar las organizaciones sociales de base que existen (Asociaciones Civiles, Partidos Políticos, Cooperativas, etc.) 4.2 Identificación de los Problemas Un problema correctamente planteado es un problema mitad resuelto. Por lo tanto, mientras más exacto sea la definición del problema MÁS IMPORTANTE QUE EL PROBLEMA ES CUÁLES SON CAUSAS! Entonces, hablar de plantear problema se trata mucho más de conocer cual es el problema o necesidad de la comunidad, sino de identificar las causas que originan tales problemas o necesidades: su origen y porque se presentan. 6
Ahora bien, es fundamental escoger los principales problemas de la comunidad. Ello se debe a que los recursos (físicos, humanos, económicos, etc.) tienen limitaciones y no todos los problemas pueden ser resueltos al mismo tiempo. Para elegir los problemas más urgentes que deben ser resueltos por la comunidad existen varias metodologías. La más usada, naturalmente, sigue siendo la votación. Luego, es imprescindible hacer una priorización de los problemas comunitarios que deben ser atendidos. Esto significa que se debe evaluar cual es el problema con más afectados, más urgencia y que se cuenten con los recursos suficientes para ser atendido. Para elegir un problema se pueden seguir los siguientes pasos: A cuántos vecinos beneficia la solución del problema? Cuál problema está más al alcance de la comunidad para ser resuelto? Cómo poder resolver el resto de los problemas en el futuro? Si faltan recursos, se pueden conseguir? Por dónde empezar? Qué se puede postergar y qué es urgente? Qué solución generaría mayor participación y trabajo comunitario? Con estas preguntas se puede decidir sobre los problemas que tendrán la mayor urgencia para ser resueltos. Pero, una vez identificado el problema, cómo solucionarlo? 7
4.2.1 Plan de Acción Para poder resolver un problema existen múltiples caminos. En otras palabras, un problema tiene múltiples soluciones. Cada una de ellas tendrá sus ventajas y sus desventajas. Lo importante es escoger la más conveniente. Cómo hacerlo? Es necesario: Conocer las ventajas y las desventajas de cada alternativa Conocer la opción más al alcance de la comunidad Saber si la solución aplicada a un problema puede solucionar total o parcialmente otro problema Identificar los recursos disponibles Luego, es fundamental también antes de escoger una alternativa para solución de un problema comunitario conocer todos los factores (positivos y negativos) que pueden influir en el proyecto. Para eso, es importante conocer: Qué ventajas existen en la comunidad para dar solución al problema? Qué recursos podrían faltar? Quiénes pueden ayudar? (Vecinos, organizaciones ciudadanas, instituciones, etc.) Qué aportes pueden dar quienes ayudan? Cuál es la relación entre la comunidad y los que pueden ayudar? Si faltan recursos, cómo se pueden conseguir? Cuánto tiempo se dispone para el desarrollo del proyecto? 5. Programación de un Proyecto Comunitario 8
Programar un proyecto significa definir el conjunto de procedimientos y técnicas que se usan para ordenar todas las acciones necesarias para llevar a delante un proyecto. Una vez finalizado el diagnóstico y la identificación del problema, para poder formular un proyecto es necesario: Tener claro que objetivos se quieren alcanzar Determinar que actividades son necesarias para alcanzar dichos objetivos Aprovechar y distribuir adecuadamente los recursos (físicos, humanos, económicos, etc.) que se tienen disponibles Repartir eficientemente los trabajos a realizar 5.1 Identificación de los Objetivos Esta etapa es una de las más importantes puesto que determina para qué es el proyecto. Los objetivos tienen que ser realistas, porque de lo contrario el impacto sobre los patrocinantes del mismo será negativo. Algunas consideraciones para los objetivos son: 9
POSITIVO Que sean concretos Que sean claros Que sean posibles NEGATIVO Que originen confusión Que no se entienda sus efectos No saber a cuanta gente afectará Los objetivos de un proyecto son de dos tipos: Generales: es lo que se quiere lograr al final del proyecto. Se alcanzan a mediano y largo plazo Específicos: son aquellos que se van alcanzando progresivamente para alcanzar el objetivo general. Se alcanzan a mediano plazo Adicional a los objetivos, es fundamental determinar el impacto o alcance del proyecto (cuanta gente será beneficiada). Esto se llama, la población destinataria del proyecto. 5.2 Cómo se va a hacer? Es necesario contar con un plan detallado de actividades de cómo se lograrán los objetivos. Para ello, se puede hacer un listado de las actividades que se harán y los responsables de cada una de las actividades. Se puede hacer un modelo como el siguiente: Actividad Actividad 1: XXX Persona 1 Actividad 2: XXX Persona 2 Actividad 3: Persona 2 y 3 Responsable 10
Es importante que las actividades se coloquen en orden de ejecución. En otras palabras, como se irán realizando las actividades. 6. Cronograma Es necesario tener un estricto control de las actividades que se están llevando a cabo. En otras palabras, tener unas fechas de inicio y de fin que permitan evaluar el desarrollo del proyecto, sus avances, las situaciones difíciles que se han presentado, los posibles retrasos, etc. Una de las mayores ventajas de tener un cronograma de actividades bien detallado y estricto es que permite tomar los correctivos necesarios en caso de que el proyecto se retrase y, además, conocer la ejecución de los recursos del mismo. Para la elaboración del cronograma de actividades se puede utilizar un modelo como el que sigue: Actividad Responsable Fechas Actividad 1: XXX Persona 1 Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA Actividad 2: XXX Persona 2 Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA Actividad 3: XXX Persona 3 Inicio: DD/MM/AAAA Fin: DD/MM/AAAA 11
7. Presupuesto Uno de los pasos más importantes para la realización del Proyecto Comunitario es la definición estricta y adecuada del presupuesto. En primer lugar, el presupuesto es: estimación de los ingresos y gastos posibles, en una organización, empresa, etc. cálculo de gastos que se hace por un tiempo determinado. PRESUPUESTO = CUANTO CUESTA EL PROYECTO 7.1 Recursos Materiales Es necesario saber los recursos materiales que serán utilizados y las cantidades estimadas. A medida que se vaya avanzando en la identificación de estos recursos, se puede ir completando una tabla modelo como la que sigue: Recurso Material Cantidad Precio Unitario Subtotal Recurso 1 C1 P1 C1xP1 Recurso 2 C2 P2 C2xP2 Recurso 3 C3 P3 C3xP3 Total Suma de todos los anteriores El total por cada recurso material se obtiene multiplicando la cantidad de cada uno de los materiales por el precio unitario de todos ellos. Mientras que el total 12
de todos los recursos materiales se obtiene sumando todos los totales de cada recurso material. Es importante dejar siempre un margen para imprevistos. Es decir, si el monto total de los recursos materiales es de Bs. 1000000, dejar un margen de 10%. Es decir: Bs. 1000000x10%= Bs. 100000 (adicionales a Bs. 1000000, pero como una partida de imprevistos). 7.2 Recursos Humanos En lugar de los recursos materiales, es necesario pensar en las personas que realizarán el trabajo. Naturalmente, cada una de esas personas tiene sus honorarios (paga) por el trabajo que estará realizando. Para tener el listado del recurso humano es necesario que el cronograma (explicado anteriormente) esté bien definido y detallado. El cronograma permitirá definir las jornadas de trabajo de cada una de las personas involucradas en la realización del mismo. Entonces, se podría utilizar el siguiente cuadro modelo: 13
Personal Actividad a Ejecutar Costo por Jornada Laboral Jornadas de Trabajo Trabajador 1 A1 C1 J1 C1xJ1 Trabajador 2 A2 C2 J2 C2xJ2 Trabajador 3 A3 C3 J3 C3xJ3 Total Subtotal por Personal Suma de todos los anteriores El total por cada persona trabajando se obtiene multiplicando el costo de la jornada laboral por la cantidad de jornadas a ser trabajadas. Mientras que el total de todo el personal se obtiene sumando todos los totales de cada persona trabajando. 7.3 Recursos Institucionales Para ello es necesario conocer los recursos que ya se tienen disponibles: Valor de un terreno Aportes de la comunidad: teléfono, una computadora, una resma de papel, etc. 7.4 Valor Total del Proyecto En esta etapa se suman todos los costos del proyecto (recursos materiales y humanos). Se puede utilizar una tabla como la siguiente: Tipo de Cantidad Tiempo Costo Unitario Costo Total 14
Recurso Materiales Humanos Institucionales TOTAL 7.5 Cuadro de Aportes En el Cuadro de Aportes se especifica el origen de los recursos que estarán siendo empleados en la ejecución del proyecto. Se puede utilizar el modelo que sigue: Recurso Materiales Humanos Institucionales Costo Fuente Financiamiento Total Comunidad Organización Otro que Solicita Monto solicitado 15
8. Presentación del Proyecto Una vez finalizada la formulación del proyecto se tiene que presentar en una carpeta con el proyecto. Para ello, se pueden seguir las siguientes recomendaciones: Carátula: aquí se ponen los datos más importantes o Nombre del Proyecto o Nombre de la Organización (Consejo Comunal, Organización Ciudadana, etc.) o Domicilio Postal o Presupuesto Total Carta de Presentación: es una carta dirigida a las personas antes las que se presenta el proyecto (Consejo Local del Poder Popular, Empresas, Fundaciones, etc.) explicando brevemente el proyecto, a quienes beneficiará, qué problemas solucionará, etc. El formato puede ser: Sr. XXX (Cargo) Presente.- Nos dirigimos a usted con la finalidad de o Presentación del proyecto o Problemas a ser resueltos o Presupuesto Sin más a que hacer referencia, nos despedimos de usted, 16
Firma de los responsables, Ubicación Geográfica: lugar en el cual se realizará el proyecto. Se consideraría una gran ventaja poder presentar un mapa de la localización exacta del proyecto Características e historia de la comunidad: una breve reseña de la historia de la comunidad, la identidad comunitaria. Se pueden utilizar datos obtenidos del diagnóstico comunitario. Se pueden presentar las personas que serán beneficiadas con el proyecto (población destinataria), etc. Fundamentación de la idea del proyecto: una descripción general del proyecto, por qué ese proyecto y no otro, descripción de los problemas de la comunidad y las prioridades establecidas Objetivos (generales y específicos) Actividades Cronograma Presupuesto 17
9. Ejecución del Proyecto En esta etapa, luego de tener todos los recursos disponibles, el proyecto es ejecutado. Es fundamental cumplir a cabalidad con lo expresado en el cronograma de actividades. De esa forma, se garantiza que los recursos disponibles permitirán completar el proyecto. 10. Evaluación del Proyecto Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos períodos de este, se puede hacer una evaluación del proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados por éste. La finalidad de la evaluación del proyecto es replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir información, etc. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulación del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo. Es importante hacerse las siguientes preguntas una vez concluido el proyecto: Se cumplieron los objetivos (generales y específicos) Se cumplió el cronograma de actividades Se realizaron las actividades planificadas Hubo problemas, cuáles y por qué 18
El presupuesto estuvo ajustado a la realidad Faltó dinero, por qué no se consideró Participaron todos los que se habían comprometido El proyecto impactó positivamente a la población destinataria Los participantes directos del proyecto están satisfechos 19
11. Resumen En resumen, la formulación, ejecución y evaluación del proyecto se puede sintetizar en el siguiente cuadro: Qué vamos a hacer? Por qué lo vamos a hacer? Para qué lo vamos a hacer? Dónde lo vamos a hacer? Cómo lo vamos a hacer? Quiénes lo vamos a hacer? Cuándo lo vamos a hacer? Qué necesitamos para hacer el proyecto? Cuánto va a costar el proyecto? Nombre del Proyecto: lo que se quiere hacer. Fundamentación del proyecto: es el diagnóstico y por qué elegimos ese problema para solucionar Objetivos del proyecto: qué solucionaría ese proyecto. Localización geográfica, el lugar, barrio, ciudad o pueblo donde se desarrolla el proyecto Listado de actividades para concretar el proyecto Los responsables de las distintas actividades El tiempo que se tardará en hacer el proyecto Listado de recurso y cantidad necesaria (materiales, humanos; financieros) Presupuesto: precios de los recursos, según cantidad y tiempo de utilización. 20
12. Bibliografía - Bartle, Phil, Diseño de Proyectos Comunitarios, http://www.scn.org/mpfc/modules/pd-pds.htm - 21