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Página 3 de 11 1. OBJETIVO: Establecer procedimientos contables para la anulación de cheques reportados como caducados, con información errada, inconsistencias, y otras situaciones que se puedan presentar. 2. POLITICAS D E CONTROL INTERNO: Toda anulación de Cheques se deberá realizar consignando para ello el sello de ANULADO La solicitud de anulación de cheques se deberá realizar por escrito al Área de Tesorería adjuntando para ello los documentos sustentatorios. Para los casos en los que se informen sobre cheques deteriorados (rotos y/o maltratados) el beneficiario deberá informar por escrito al Área de tesorería, adjuntando para ello como evidencia los restos del cheque. En caso de Perdida y /o Robo se deberá comunicar al área de tesorería, quien informara sobre el procedimiento a seguir en estos casos. 3. CAUSAS DE ANULACIÓN DE CHEQUES Un cheque será anulado si se presenta alguna de las siguientes situaciones: 3.1 Por caducidad: - Cheques en cartera: Transcurrido el período de caducidad de un (1) año, contados a partir de la fecha en que fue girado. (Considerar que el cheque no ha sido entregado al beneficiario). - En posesión del Beneficiario (en circulación): Cheques que han expirado (mayor a un año), entregado a los beneficiarios, pero que no han sido recibidos por el banco, ni pagados, ni devueltos y el tiempo de vigencia del cheque ha expirado. 3.2 Destrucción o deterioro físico del cheque - Se considera para tales casos los cheques rotos, lavados, etc. 3.3 El cheque contiene errores de emisión - En la cantidad (letras y/o números), - Monto a pagar,
Página 4 de 11 - Nombre del beneficiario 3.4 El banco objeta el pago del cheque por problemas con la(s) firma(s) autorizadas u otro motivo. -Diferencia en la firma según el registro ingresado en el Banco. 3.5 Cuando se informa que el beneficiario no realizó o no va a realizar la misión oficial y por ende no utilizará el monto a rendir. 3.6 Por variación en los precios, al momento de realizar la compra del bien o servicio requerido. 3.7 Otras eventualidades. 4. RESPONSABILIDADES Y PROCEDIMIENTO: El área o personal responsable de la solicitud de los pagos con cheques, elabora un memorando dirigido al área de tesorería, detallando lo siguiente: 1. Número del cheque 2. Fecha del cheque 3. Nombre del beneficiario 4. Monto del cheque 5. Motivo por el cual debe anularse el cheque (caducidad, errores, cambio del nombre del beneficiario, etc.). Los proveedores, contratistas o beneficiarios que así lo requieran, remitirán al área de tesorería solicitando la anulación del cheque, indicando la información señalada en el punto anterior, haciendo entrega del físico original del cheque y documentos sustentadores que sean necesarios. De darse el caso de que el beneficiario no sea personal de la empresa (proveedores, clientes por devolución o ex trabajadores) y devuelvan el cheque por errores de emisión, errores en la firma y se nieguen a entregar el documento que se señala en el párrafo anterior, el personal de Tesorería deberá llenar según formato adjunto (plantilla), con la información del cheque y de los motivos de la devolución para que el beneficiario se limite a firmarlo. El Área de Tesorería recibirá el memorándum de solicitud de anulación o documento de devolución de cheque, cheque original y documentos adjuntos, procederá a realizar la anulación física con el sello de ANULADO ; así como la anulación correspondiente en el sistema a través de los módulo AP/TR; dicha anulación se deberá realizar en la fecha en que es de conocimiento que dichos fondos no serán usados por la institución.
Página 5 de 11 Para proceder a la anulación de cheques originados en el módulo TR, el área de finanzas deberá procesar la anulación del cheque en el sistema e informar al Área de Contabilidad mediante un memorándum detallando el número de cheque, fecha del cheque, nombre del beneficiario, banco, motivo y fecha de anulación, para su regularización contable utilizando plantillas contables; esto debido a que los procesos de anulación de cheques originados por el módulo de TR no generan el asiento contable correspondiente. El correcto proceso de anulación es responsabilidad del área de tesorería, considerando que de no hacerlo en las fechas oportunas tendrá efecto en los EEFF. Tomar en cuenta que toda anulación de cheques se deberá realizar teniendo el físico a la Vista por ningún motivo se realizaran anulaciones si no se cuenta con este. Luego de efectuada la anulación de cheque se deberá informar al área de Contabilidad a través de un memorando considerando para ello la siguiente información: 1.-Número del cheque 2. Fecha del cheque 3. Nombre del beneficiario 4. Monto del cheque 5. Motivo por el cual se anuló el cheque 6. Número de la cuenta bancaria del cheque. El Área de Tesorería firma el memorado, adjuntando el cheque anulado y documentos originales sustentadores para ser enviados al Área de contabilidad. El memorándum de tesorería debe indicar de forma expresa y clara si en el caso de cheques anulados se requiere que contabilidad pase a tesorería la provisión (con el expediente adjunto de sustento) para volver a generar un nuevo cheque o cambiar la forma de pago. Tener en cuenta como requisito indispensable para la firma de un nuevo cheque o realizar otra forma de pago se debe contar con el cheque original anulado. El Área de Contabilidad, recibe memorando con los cheques originales anulados y los archiva para consulta de la numeración anulada, al momento de efectuar la Conciliación Bancaria.
Página 6 de 11 Para los casos de anulación de cheques por caducidad, se indica el siguiente procedimiento: Por los cheques en cartera; el área de tesorería deberá informar al Área de Contabilidad de forma mensual hasta el 2do día hábil del mes siguiente los cheques que mantiene en cartera, detallando fecha de emisión, número de cheque, el banco e importe; previo a ello deberá proceder a realizar la anulación de los cheques en el sistema contable, tomando en consideración la vigencia de los mismos (plazo de 1 año), este proceso generara que la provisión se active en el módulo de Cuentas por Pagar. Por los cheque entregados al beneficiario, de acuerdo a la Ley 27287, Ley de títulos valores menciona lo siguiente: Artículo 207.1º.-El plazo de presentación de un Cheque para su pago, sea que haya sido emitido dentro o fuera del país, es de 30 (treinta) días. Asimismo el Art. 208.4 Si no hay revocación ni solicitud de suspensión en los términos precedentes, o caducado este derecho de suspensión de pago conforme al Artículo 98, la empresa o el banco girado puede pagar aun expirado el plazo señalado en el Artículo 207, hasta un año de emitido el Cheque, si hay fondos disponibles. Trascurrido este plazo de un año de emitido el cheque y estando en posesión del beneficiario el área de contabilidad informará a Tesorería dentro de los 15 días del mes siguiente la relación de cheques a anular que estén en poder del beneficiario. Esto generará que la provisión siga pendiente en el módulo de Cuentas por pagar. Cuando el tenedor del cheque requiera el pago (luego de vencido el plazo de cobro en el Banco), el área de tesorería deberá exigirle la entrega del cheque original para realizar la emisión de un nuevo título y valor. Sobre los Cheques informados por Pérdida o Robo, (El bloqueo puede ser solicitado por cualquiera de las dos partes, ya sea el girador o el beneficiario). 1. Solicitar el bloqueo temporal en cualquier Agencia del Banco emisor mediante un Asesor de Ventas y Servicios (Plataforma). Cabe precisar que de acuerdo a la Ley de Títulos Valores dicha suspensión del pago sólo es por un periodo de 15 días calendario desde la fecha de la entrega de la solicitud considerando para ello la entrega de los siguientes documentos:
Página 7 de 11 Para la suspensión temporal (15 días ) se deberá efectuar la Denuncia Policial la misma que debe ser efectuada por el Beneficiario del cheque, considerando los siguientes datos : - Número de Cheque - Banco - Importe - Datos del Beneficiario Carta Membretada solicitando el bloqueo (En el caso la solicitud sea presentada por la empresa). Declaración Jurada (según formato adjunto). 2. Presentada la documentación el banco mantiene un bloqueo Temporal por este plazo referido (15 días). Para que este bloqueo pase de temporal a PERMANENTE es necesario interponer una demanda judicial de Ineficacia del título valor, por la misma causal señalada en dicha solicitud, la cual debe ser presentada en un Juzgado de Paz. Una vez hecha la gestión, sólo bastará con presentar la notificación o el cargo de la presentación de la demanda para proceder con el bloqueo definitivo del cheque (Sólo el cargo del trámite, no es necesario esperar la respuesta del juez de Paz para que el banco modifique el bloqueo a permanente). 3. Asimismo cabe señalar que para proceder a la anulación definitiva y volver a girar un nuevo cheque es necesario que el Juez de Paz de una respuesta a la solicitud de Ineficacia del Titulo Valor. Para los casos en que los cheques se extravían en poder del beneficiario y éste no considere a bien hacer el trámite respectivo (se da en los casos en que el importe del cheque es menor a S/200.00), deberá expresar por escrito su desistimiento según modelo de Carta Adjunta. Luego el Área de Tesorería deberá extornar el cheque en el sistema y comunicar al Área de Contabilidad tal situación mediante un memorando; este proceso generará que se proceda con el extorno del cheque en la conciliación Bancaria y la cuenta por pagar con la finalidad de que se reflejen saldos reales en los Estados Financieros. Anulación de cheques certificados, este hecho se presenta ya sea por caducidad de certificación de cheque de haberse cumplido el plazo de 30 días de su giro o por solicitud en el cambio de los montos. Por la caducidad de Certificación de Cheque, habiéndose ya realizado el cargo en la cuenta por el monto del cheque la anulación se da de forma automática por el banco realizando el abono respectivo. El Área de Tesorería deberá informar mediante un memorándum al Área de Contabilidad consignando para ello de manera detallada el número de cheque, fecha del cheque, nombre del beneficiario, banco, importe, motivo; adjuntando el físico del cheque anulado, constancia de la certificación del cheque; previo a ello se
Página 8 de 11 debe haber realizado la anulación en el sistema, de no ser necesario volver a emitir un nuevo cheque se deberá informar para que se realice la anulación de la provisión contable. Por el cambio en importes del Cheque Certificado. El Área de tesorería solicitará al banco realizar el depósito en cuenta corriente mediante una Carta instrucción, documento que se hará llegar posteriormente al Área contable adjuntando el voucher de la Certificación del cheque (cargo en cuenta) y el voucher del depósito (abono en cuenta). Previo a ello se debe realizar la anulación del cheque certificado en el sistema considerando para ello la fecha del depósito en la cuenta corriente. Tomemos en cuenta que el cheque certificado no podrá ser anulado en físico dado que será entregado al banco quien nos entregará por ello una constancia de abono. Esta información se deberá enviar al área Contable mediante memorándum indicando para ello se realice la anulación de la provisión contable. Por Anulación de Cheque de Gerencia, estos son emitidos por el Banco para el pago de servicios, Municipalidades y otros, la anulación se da en los casos que existan cambios en el monto y/o ya no se requiera realizar el pago; para ello se deberá solicitar vía carta instrucción al Banco la anulación del cheque adjuntando para ello el original, no se deberá colocar el sello de anulado en el físico puesto que este será devuelto al Banco quien nos entregará una constancia del abono en la cuenta. Esta información se deberá enviar al área Contable mediante memorándum indicando para ello se realice la anulación de la provisión contable y/o de emitir un nuevo cheque de ser el caso. Por Anulación de Cheques girados en calidad de Garantía, Titulo y Valor emitido a empresas en calidad de garantía ( Alquileres de locales, eventos, otros ), se procede a realizar la anulación toda vez que la empresa efectué la devolución del cheque original, considerando esta como la fecha de anulación en el sistema ; posterior a ello se deberá proceder a informar al área Contable con el memorándum respectivo detallando el numero de cheque, fecha del cheque, nombre del beneficiario, banco, motivo y fecha de anulación.
Página 9 de 11 Señores BANCO DE CREDITO BCP AGENCIA SEDE CENTRAL 193-007 Presente.- DECLARACION BLOQUEO DE CHEQUES (Modelo) Mediante la presente solicitud, en uso del derecho que me confiere el Art. 107 de la Ley N 27287, solicito que se sirvan suspender el pago del siguiente título valor: Denominación: Soles N de Cuenta: N de Cheque: Fecha de Emisión: Fecha de Vencimiento: Monto: Emitente: Beneficiario o último tenedor: La petición que antecede la hago en mi calidad de girador bajo mi total responsabilidad, señalando con carácter de declaración jurada que su causa es pérdida, obligándome a lograr que se les notifique judicialmente la demanda de ineficacia del mismo que me obliga a interponer, en el plazo perentorio de 15 días calendario desde la fecha, a entregarles la copia de dicha demanda con la constancia de su presentación ante el poder judicial. En caso contrario, sin ninguna responsabilidad de su parte, podrán proceder a pagar o cumplir con la obligación respectiva a favor del tenedor que les presente el título, al caducar este derecho según el Art. 98 de la Ley de Títulos Valores. Señalo conocer los efectos de la presente solicitud que no se sustente en causa veraz y real, lo que constituye delito penado por el Art. 215 del código Penal; y de interponer irregularmente o con dolo la acción de ineficacia judicial la sanción será conforme el Art. 427 del mismo código, mas la multa del doble del monto del título valor antes señalado. Transcurrido los 15 días de suspensión del pago que solicito, sin que hubiere cumplido con dar inicio al trámite judicial, se reanudará el cómputo de los plazos de los plazos correspondientes al título valor. La Molina,.... Nombre y Apellidos N DNI: Dirección: Teléfono:
Página 10 de 11 CARTA DE DESISTIMIENTO (Modelo) Lima, (día) de (mes) del (año) Señores (Nombre o Razón Social de la Empresa) Presente.- Atención: Tesorería Por la presente informo a Uds. la pérdida del cheque que se detalla: NUMERO BANCO GIRADO MONEDA IMPORTE BENEFICIARIO XXXXXX XXXXXX XX/XX/XX XXXXXX XXXXXX XXXXXX Asimismo deseo expresar que en mi calidad de beneficiario(*) del título valor extraviado, renuncio al derecho de exigir el pago de la acreencia que este documento cancela, debido a que no llevaré a cabo el procedimiento judicial de Ineficacia de Título Valor del mismo. Atentamente, (*)(firma) Nombres y Apellidos/Razón Social N DNI o N RUC (*) En caso de ser empresa (beneficiario): Representante legal de la empresa beneficiaria.
Página 11 de 11 DOCUMENTO OPCIONAL POR DEVOLUCION DE CHEQUE Y ANULACION (Modelo) PLANTILLA DE DEVOLUCIÓN DE CHEQUE A TESORERIA CHEQUE Nº BANCO MONEDA IMPORTE FECHA GIRO BENEFICIARIO DATOS DEL CHEQUE MOTIVO DE LA ANULACION RELACION CON EL GIRADOR RELACION CON EL BENEFICIARIO NOMBRES Y APELLIDOS DNI DATOS DE QUIEN LO DEVUELVE FIRMA