CONTABILIDAD FINANCIERA II DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
CUENTAS POR COBRAR: CONCEPTO Y CONTROL INTERNO Las cuentas por cobrar son derechos pecuniarios contra otras entidades o personas. Se consideran parte del activo circulante. Generalmente se generan de las ventas a crédito o prestación de un servicio. Control Interno: Separación de Funciones Depuración de Clientes Control sobre Cobros Para fines de control interno deben separarse cuatro funciones: Aprobación del Crédito Ventas Contabilización Cobro
CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar sirven como cuenta control en el libro Mayor. Tiene las subcuentas que son cada cuenta individual de los cliente. Otras Cuentas por Cobrar está formada por cuentas por cobrar empleados y funcionarios. También se pueden incluir los intereses acumulados por cobrar, impuestos por cobrar. Por lo general, estas son a largo plazo, pues su vencimiento es mayor a un año. No obstante tienen una parte circulante, que vence cada año.
CUENTAS INCOBRABLES O DE DUDOSO COBRO En las empresas que venden a crédito se corre el riesgo de contraer partidas de dudoso cobro o cuentas incobrables. Estas cuentas constituyen una pérdida o un gasto para las empresas. CONTABILIZACION Existen dos métodos para contabilizar las cuentas y documentos por cobrar que parecen incobrables: Método de Estimación: Este se puede estimar de dos formas: a) Porcentaje sobre ventas b) Por antigüedad de saldos Método de Cancelación Directa:
MÉTODO DE ESTIMACIÓN Para presentar Estados Financieros más exactos las compañías con cuentas por cobrar significativas utilizan la Provisión de cuentas incobrables, la cual es una contracuenta de las cuentas por cobrar. Se realiza el asiento de un débito al gasto por cuenta malas con crédito a una provisión para cuentas incobrables. Esta cuenta refleja el valor estimado de las cuentas incobrables para un período determinado. En el Estado de Situación se presenta rebajando las cuentas por cobrar.
MÉTODO DE ESTIMACIÓN PORCENTAJE DE LAS VENTAS A CRÉDITO. Basada en la experiencia de períodos anteriores, una empresa puede determinar el porcentaje que representan las cuentas cobrables del total de ventas a crédito y fija este porcentaje como base de su estimación. La DGII autoriza un 2% sobre el total al final del año de las ventas a crédito.
PORCENTAJE DE LAS VENTAS A CRÉDITO Star Co. estima un 1% de sus ventas a crédito de $500,000. Gastos Cuentas Incobrables 5,000 Estimación Ctas. Incobrables 5,000 Registro estimación ctas. malas año X Efecto de este asiento de diario Disminución de la Utilidad Neta Disminución neta de las Cuentas Por Cobrar
MÉTODO DE ESTIMACIÓN ANTIGÜEDAD DE SALDOS Para realizar el análisis de antigüedad de saldos se prepara una cédula de antigüedad en la que se clasifica cada partida según la fecha de vencimiento. El número de días que ha estado vencida la cuenta abarca desde tal fecha hasta el día de la preparación. También se usa una escala móvil de porcentajes.
ANTIGÜEDAD DE SALDOS Gastos Cuentas Incobrables 143,000 Estimación Ctas. Incobrables 143,000 Registro estimación ctas. malas año X
RECUPERACIÓN CUENTAS INCOBRABLES Cuando una empresa recupera una cuenta que había sido cancelada por incobrable se procede a restaurar la deuda y a registrar el cobro de la misma. Si fue por el método de estimación se debita la cuenta por cobrar y se acredita la provisión para cuentas malas. Y luego se procede a eliminar la cuenta por cobrar contra el efectivo recibido.
Documentos por Cobrar: Concepto y Control Interno Los Documentos por Cobrar son cantidades que adeudan los clientes y para las cuales se generó por escrito un instrumento de crédito formal. Al firmar un documento, el deudor reconoce la deuda y acepta pagarla en las condiciones especificadas. Por lo que un documento tiene mayor fuerza legal. Control Interno: Separación de Funciones Depuración de Clientes Control sobre Cobros Para fines de control interno deben separarse cuatro funciones: Aprobación del Crédito Ventas Contabilización Cobro
PAGARÉ PAGARÉ: documento en el cual se promete pagar cierta suma de dinero a la vista o en una fecha determinada. Es pagadero a la orden de una persona o de una empresa, o al portador o poseedor del pagaré. Lo firma la persona o empresa que se compromete a pagarlo. BENEFICIARIO DEL PAGARÉ (Tenedor o Acreedor): Persona o entidad a cuya orden se expide el pagaré. LIBRADOR (Deudor); Persona o entidad que firma el documento y se compromete a pagar. FECHA DE VENCIMIENTO: la fecha en que debe liquidarse el pagaré. INTERESES: precio que se paga por el plazo del documento. (Para el deudor es un gasto y para el acreedor es un ingreso). MONTO DEL INTERÉS = Capital x Tasa de interés x Período VALOR AL VENCIMIENTO: importe adeudado a la fecha de vencimiento. (Valor nominal más los intereses).
EJERCICIO Ross Co, es una empresa de equipo de construcción, utiliza el método de provisión para contabilizar las cuentas y documentos incobrables. Algunas de las transacciones que la empresa ha realizado son las siguientes: Feb. 1 Se vendieron mercancías a crédito por $8,000.00 a Star, Co. El costo de las mercancías vendidas fue $4,500.00. Marz. 15 Se aceptó un pagare a 60 días al 12% por $8,000.00 de Star, Co., a cuenta. Ab. 9 Se canceló en libros una cuenta de $2,500.00 de Rys, Co. Como incobrable. Ab. 21 Se prestaron $7,500.00 en efectivo a Adam Smith y se recibió un pagaré a 90 días al 14%. May. 14 Se recibieron los intereses que adeudaba Star, Co. y un nuevo pagaré a 90 días al 14 % como renovación del préstamo. (se registraron tanto el cargo como el abono en la cuenta de documento por cobrar). Jun. 13 Se restituyo la cuenta de Rys, Co. Cancelada el 9 de abril y se recibieron $2,500.00 como liquidación total. Jul. 20 Adam Smith se rehusó al pago del documento a su cargo. Ag. 12 Se recibió de Star Co. la cantidad adeudada por el documento del 14 de mayo. Ag. 19 Se recibió de Adam Smith la cantidad adeudada por el pagaré rechazado más los intereses de 30 días al 15% anual. Calculados sobre el valor al vencimiento del pagaré. Dic. 16 Se aceptó un pagaré por $12,000.00 a 60 días y al 12% anual de la Gio, Co., a cuenta. Dic. 31 Se calcula que será incobrable el 3% de las ventas a crédito por $1,375,000.00 para el año que termina el 31 de diciembre. Requerido: 1. Hacer los asientos en el libro diario para las transacciones. Omita las explicaciones. 2. Hacer el asiento de ajuste para registrar los intereses acumulados al 31 de diciembre sobre el documento de Gio, Co.
ROTACIÓN CUENTAS POR COBRAR Mide la liquidez de las cuentas por cobrar por medio de su rotación. Evalúa la eficiencia de la administración de crédito. RCC = Ventas anuales a créditos Promedio de Cuentas por Cobrar Se expresa en veces