HERRAMIENTAS ESTADISTICAS PARA LA CALIDAD EN LA EDUCACION

HERRAMIENTAS ESTADISTICAS PARA LA CALIDAD EN LA EDUCACION 1

HERRAMIENTAS ESTADISTICAS PARA LA CALIDAD EN LA EDUCACION Herramientas: Diagrama de flujo. Tormenta de ideas. Hoja de Toma de Datos. Hoja de Verificación. Diagrama de Pareto. Diagrama Causa-Efecto. Círculo de Control (Deming). Estas 7 herramientas ayudan a los equipos de mejoramiento a lograr detectar, todas aquellas oportunidades que se requieren hacer dentro de cada uno de los departamentos involucrados en el proceso de la mejora continua. Para lograr ubicar dentro del proceso educativo la importancia del uso de la estadística, partimos de un problema x, DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE DE LOS ESTUDIANTES. Con el fin de analizar los posibles orígenes de este problema, aplicaremos la herramienta denominada: Diagrama de Causa-Efecto. 2

1. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO Descripción: Este diagrama nos permite analizar todas las causas posibles que nos impiden realizar un servicio de excelencia hacia nuestros clientes internos o externos. Metodología: Con el uso de esta herramienta podemos analizar un sin fin de causas, pero principalmente nos ayuda a detectar cuatro aspectos fundamentales en todo proceso que son: Las cuatro M del proceso: 1. Materiales 2. Métodos 3. Mano de obra 4. Maquinaria CAUSA MATERIALES METODOS Falta de Repuestos Falta de Manuales de Operación EFECTO Falta de Capacitación Uso Inadecuado EQUIPO ANTICUADO MANO DE OBRA MAQUINARIA 3

Dentro de las causas también se pueden analizar las sub-causas que componen la causa principal. Cada causa puede tener tantas sub-sub-sub-causas, esto es que cuando una causa principal se compone de varios factores de análisis se puede llegar a la raíz del problema utilizando esta herramienta que por su versatilidad se puede aplicar en cualquier parte del proceso. Para poder llegar a este punto de análisis se requiere hacer uso de lo que se llama: Tormenta de ideas. ADMINISTRACION Descuida dos Sueldos Bajos Falta de Respeto No desean Enseñar PADRES Doble Jornada de Trabajo Deficiente Involucramiento con la Escuela Padres Solteros Deficiente Educación Adicciones Disfunciones Familiares Negligencia Deficiente autoestima Necesidades de Capacitación Deportistas No sabe como Estudiar Hacer Exámenes Escuchar Estudiantes Desorganizados Presiones Económicas Deficiente disciplina Promoción Automática Hostigamiento sexual Adicciones Falta Involucramiento con la escuela Deficiente comunicación con los hijos Imagen negativa de la escuela No valora a la Institución Énfasis en Buenos Materiales Abuso Físico Presiones Económicas No provee de modelos Educativos No da importancia a la Educación Objetivos a Corto Plazo Juventud Estereotipada CALIDAD INSUFICIENTE EN LAS ESCUELAS ESTUDIANTES SOCIEDAD 4

2. TORMENTA DE IDEAS Descripción: La tormenta de ideas es una herramienta que permite participar en forma ordenada a todos los miembros del equipo de mejora, para analizar las posibles causas que impiden el buen funcionamiento del departamento. Metodología: Se convoca a reunión para analizar todas posibles causas que impiden el control del proceso. Se nombra un moderador para ir apuntando todas las ideas que surjan dentro del grupo, se nombra un secretario para elaborar la minuta de la reunión y darle seguimiento. Cada uno de los miembros aportan una idea por turno. Estas se apuntan en una hoja de rota folio a la vista de todos. PROBLEMATICA En seguida se procede a depurar las ideas y se dejan aquellas que por coincidir con la mayoría del grupo son más representativas de la problemática en el departamento. Finalmente son asignadas a los miembros que están en contacto con el proceso y se les asigna la tarea de aplicar: La Hoja de Toma de Datos. 5

TORMENTA DE IDEAS: Deficiencia en el aprendizaje de los estudiantes. Falta de Recursos. No estudian lo suficiente. Falta de orientación. No tienen ganas de estudiar. Faltas de motivación. Exceso de alumnos en aulas. No hay bibliotecas especializadas. Profesores impositivos. No hay valores profesionales. No existen buenos servicios. Ausencia de profesores. Programas obsoletos. Planes de estudio desfasados. Deficiencia metodológica. Pocos laboratorios de estudio. Falta de libros. Problemas familiares. Baja autoestima. Padres divorciados. Padres intransigentes. Vivienda. Identificados así las probables causas que dan origen a la Deficiencia en el aprendizaje de los estudiantes, se procede a recabar los datos de los diferentes aspectos, con el fin de verificar la relevancia que tiene lo que en un momento dado se consideró como factor del problema en lo que se llama: Hoja de toma de datos. 6

3. HOJA DE TOMA DE DATOS: Descripción: En esta hoja se registran las ideas que en la reunión del equipo de mejora se consideran más repetitivas y el objetivo de la misma es hacer conteos y registrar el número de veces que estas se repiten en el transcurso de un periodo determinado. Metodología: Se reparte una hoja por miembro del equipo, cada uno de ellos proceden a registrar los datos correspondientes y a efectuar los conteos por cada uno de los problemas (oportunidades de mejora) registrados en la hoja. Área: Departamento: Responsable: Año SEMANA DEL AL DE TOTAL No. DESCRIPCION D L M M J V S 1 2 3 4 5 6 7 TOTAL 7

En la hoja de toma de Datos se registra en cada uno de los renglones un solo problema y en la columna de los días se anotan el número de veces que se repitió el problema, los problemas son registrados sin un orden esto es se apuntan conforme vayan apareciendo. Cuenta además con los espacios para poder anotar el total de veces por día, así como el total e problemas por semana. (se utilizan tantas hojas como sean necesarias si no es suficiente una hoja en el total inferior que es la suma por día se le agrega la palabra sub-). Esta hoja, puede adecuarse a las necesidades propias de cada caso como en el siguiente ejemplo. A continuación de esta hoja de toma de datos, se elabora la hoja de verificación, para detectar las causas con mayor incidencia. DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE DE LOS ALUMNOS Hoja de toma de datos Área: Control Escolar Departamento: Servicios Escolares Responsable: Año No. DESCRIPCION PERIODO ESCOLAR AGOSTO 2002-JULIO 2003 TOTAL 1 Padres divorciados lllll lllll lllll ll 17 2 Padres Intransigentes lllll lllll lllll lllll 20 3 No estudian Suficiente lllll lll 8 4 Trabajan 5 Ausentismo lllll lllll lllll lllll lllll 25 lllll lllll lllll lllll lllll lllll lllll 35 6 Alumnos Casados lllll 5 TOTAL 110 8

4. HOJA DE VERIFICACION: Descripción: En esta hoja se registran los problemas que mayor número de veces tuvieron en cada uno de los departamentos involucrados en el equipo de mejora continua, de acuerdo a los departamentos se pueden registrar uno o más problemas de la problemática existente. Metodología: En esta hoja de verificación se procede a colocar cada problema de acuerdo a su importancia. Esto es el problema que mayor número de veces se repitió durante un periodo de tiempo o en su defecto, el problema con mayor incidencia. Se colocan de mayor a menor por el número de repeticiones. Área: Departamento: Responsable: Año No. DESCRIPCION No. VECES 1 ACUMULADO % % ACUMULADO 2 3 4 5 6 7 TOTAL 9

Una vez que el responsable del equipo ha ordenado la problemática de mayor a menor, procede a sumar por el número e veces, enseguida acumula en la columna correspondiente el 1 más el 2 más el 3 etc. Hasta completar la columna. Se procede a llenar la columna correspondiente del porcentaje. Esta se saca de la división del número de veces por cien. Una vez concluido este paso se procede a llenar la columna del % acumulado de la misma forma que la segunda columna. Esta hoja puede adecuarse a las necesidades propias de cada caso como en el siguiente ejemplo. Después el encargado del Equipo de Mejora procede a graficar la problemática para representar la situación del departamento en forma visual utilizando el: Diagrama de Pareto. DEFICIENCIA EN EL APRENDIZAJE DE LOS ALUMNOS Hoja de verificación Área: Control Escolar Departamento: Servicios Escolares Responsable: Año No. DESCRIPCION No. ACUMULADO % % VECES ACUMULADO 1 AUSENTISMO 35 35 31.82 31.82 2 TRABAJAN 25 60 22.73 54.55 3 PADRES INTRANSIGENTES 4 PADRES DIVORCIADOS 5 NO ESTUDIAN SUFICIENTE 6 ALUMNOS CASADOS 20 80 18.18 72.73 17 97 15.45 88.18 8 105 7.27 95.45 5 110 4.55 100.0 TOTAL 110 100 10

5. DIAGRAMA DE PARETO: Descripción: Este diagrama permite observar de una sola vez, cual es la situación que guarda un departamento dentro del proceso de la mejora continua, pues sin necesidad de leer todos los números y únicamente observando las proporciones de las columnas, grafica su situación actual. Metodología: Se procede a trazar dos líneas: una vertical del lado izquierdo y otra horizontal en la terminación inferior de la primera línea. Se crea un eje; la línea inferior se divide en tantas partes como problemas queremos graficar, cada división deberá ser del mismo tamaño. 372 300 100% 80% 200 VITALES TRIVIALES 100 20 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 La columna de a izquierda se divide en partes proporcionales para colocar en la parte superior del problema y se traza una línea al término de las columnas en la cual se representa el porcentaje; esta línea debe ser del mismo tamaño que la línea de la izquierda. 11

Para sacar la curva que nos permite analizar cuales son los problemas vitales y cuales los triviales, hacemos uso de la Hoja de Verificación, utilizando la columna de los acumulados, ya sea por el acumulado del número de veces como Por el del porcentaje. Después procedemos a sacar el 80% de la línea del Porcentaje para de ahí tirar una línea horizontal y donde choca con la curva bajarla en forma vertical. Los problemas que nos queden en la izquierda serán los problemas vitales y los de la derecha serán los triviales. Se empleo da origen a la regla 80-20. Esto es que el 80% de los problemas surgen del 20% de las cuales. Una vez que se tiene graficada la problemática se convoca a una reunión del equipo de mejora donde los miembros analizarán las posibles causas que están provocando el efecto no deseado dentro del departamento, para ello se escoge un solo problema. Cuando existen dos con el mismo número de veces, se analiza el de mayor prioridad o el que más retrasa nuestro proceso. 110 100 100% 80% 80 60 VITALES TRIVIALES 50% 40 35 20 25 20 17 8 5 20% 0 Ausentismo Trabajan Padres Intransigentes Padres Divorciados No estudian suficiente Alumnos Casados 12

6. CIRCULO DE CONTROL: Descripción: El círculo de control o ciclo PHVA tiene cuatro etapas que son: Planificar Hacer Verificar Actuar Actúe Planifique P= Planificar el cambio. H= Hacer el cambio. V= Verifique resultados. Verifique Haga A= Actúe para controlar el cambio o para comenzar el ciclo de mejoramiento nuevamente, como nueva información. El ciclo PHVA, en realidad, representa el trabajo en los procesos más que en las tareas o problemas específicos. Los procesos por su misma naturaleza no pueden resolverse sino únicamente mejorarse, si bien al trabajar en los procesos uno ciertamente resuelve algunos problemas. 13

Al aplicar la actuación dentro de los Equipos de Mejora, permite el aplicar las herramientas al analizar los problemas que nos impiden dar la calidad que nuestro cliente interno o externo espera recibir. El aplicar las herramientas mencionadas con anterioridad, permite ejecutar los procesos de una manera más estructurada, las personas que trabajan en EQUIPO pueden tener más éxito que las personas que trabajan SOLAS. Los equipos de Mejora continua requieren de una capacitación permanente para no demeritar su trabajo y que les permita por el contrario mantener siempre actualizando su proceso. Algunas otras herramientas que auxilian para detectar en que parte de los procesos se encuentran los problemas y por consiguiente nos ayudan a mejorarlos son los: Diagramas de flujo. 14

7. DIAGRAMA DE FLUJO: Descripción: Este diagrama permite detectar en cada departamento los cuellos de botella que impiden lograr la calidad en el proceso de la mejora continua. Metodología: Se analizan cada una de las estaciones que siguen el proceso desde su inicio hasta el fin del mismo, se describe en cada una de las estaciones los subprocesos y las acciones a desarrollar. Este flujo grama se compone de los siguientes elementos: Número de estación Evento de la estación (actividad principal) Acciones del evento (descripción general) Momentos de verdad (contacto directo con cliente interno o externo). Número de estación 1 Evento de la estación 2 e a Acciones 3 4 5 15

Una vez analizando el flujo grama del departamento y habiendo detectado el cuello de botella en alguna de las estaciones, se convoca a reunión al equipo de mejora. Cada uno de los participantes (miembros) acude con sus posibles causas que impiden la mejora en el departamento y se procede a su análisis a través de una: Tormenta de Ideas. ACTIVIDAD ESCOLAR DEL ESTUDIANTE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Solicitud de Ingreso Evento: Presentar solicitud y cumplir requisitos Acción: Presentar documentación, elaborar y pagar solicitud. Presentar examen de admisión Evento: Presentarse día y hora del examen Acción: Contestar correctamente el examen y esperar resultado. Resultados del examen de admisión Evento: Acudir a verificar resultado Acción: Verificar la admisión. Presentar documentos para inscripción Evento: Presentar los documentos correctos Acción: Nuevo Ingreso documentos correctos reingreso boleta anterior. Periodo escolar Evento: Inicio de clases Acción: Asistir a clases. Periodo de estudios Evento: Exámenes parciales Acción: Estudiar adecuadamente. Termina periodo de estudios Evento: Exámenes finales Acción: Concluir satisfactoriamente con el periodo de estudio. Reprobación Evento: Acudir a cursos de regularización Acción: Presentar examen/repetir curso. Reprobación Evento: Exámenes extraordinarios Acción: Presentar examen. Materia (s) no aprobada (s) Evento: Reprobación de examen extraordinario Acción: Causa baja de la Institución. 16

DIAGRAMA DE FLUJO PARA UNA ESTRATEGIA DE MEJORA CONTINUA FIJE EL ESCENARIO DEL PROCESO DE MEJORA SELECCIONES UN PROCESO A MEJORAR Mejore Otros Procesos DEFINA EL PROCESO ESTANDARIZACION DE LOS PROCESOS AJUSTAR EL PROCESO MEJORA DE LOS PROCESOS VALORAR LA EJECUCION DE LA MEJORA Prosiga Una Estrategia Para Futuras Mejoras 17

ESTADISTICA DESCRIPTIVA: Aplicar los procedimientos ESTADISTICA INDUCTIVA: Obtención de conclusiones generales a partir de datos ANALISIS: Son datos que necesitamos para comprender cierta situación, presente ó pasada con el fin de mejorarla. CONTROL: Son datos que necesitamos obtener sistemáticamente y en periodos de tiempo más cortos. INSPECCION: Son datos que necesitamos para decidir aceptar o rechazar cierto producto o trabajo. AUDITORIA: Son datos que son necesarios para verificar el cumplimiento de ciertas políticas desempeños. 18

FLUJO GRAMA Analizar cada uno de los pasos en el proceso. TORMENTA DE IDEAS Analizar en conjunto los posibles problemas en un departamento o proceso. HOJA DE TOMA DE DATOS Obtener datos con facilidad y precisión. HOJA DE VERIFICACION Obtener con facilidad que problema y que día de la semana es el más frecuente dentro de un proceso. DIAGRAMA DE PARETO Separar problemas vitales de los triviales y comparar efectos de mejoras realizadas DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Identificar, analizar y seleccionar causas de un problema. ANALISIS MATRICIAL DE Identificar variaciones clave en un VARIACIONES proceso, analizando la relación entre sus diferentes variaciones. ETAPAS HERRAMIENTAS 1.- Seleccionar el problema *Tormenta de ideas *Diagrama de pareto *Hoja de toma de datos 2.- Comprender situación actual * Mismas etapa 1 3.- Identificar y seleccionar las causas *Diagrama de causa-efecto 4.- Confirmar las causas *Diagrama de pareto *Diagrama causa-efecto 5.- Definir y tomar acciones correctivas *Tormenta de ideas *Diagrama matricial *Hoja de verificación 6.- Confirmar el efecto de la mejora *Misma etapa 1 ó 2 7.- Estandarizar la acción correctiva *Misma etapa 1 ó 2 8.- Conclusión del proyecto *Según herramientas utilizadas en el proyecto. 19