TEMA 3. TEORÍA DE CUENTAS Y LIBROS CONTABLES 3.1. Teoría de cuentas El Patrimonio de la empresa, campo de actuación de la contabilidad, está formado por elementos patrimoniales. Desde el punto de vista contable, cada uno de estos elementos va a ser representado y medido por un instrumento, denominado cuenta. La cuenta es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial, que capta la situación inicial de éste y las variaciones que posteriormente se vayan produciendo. La cuenta se divide en dos partes y se representará en forma de T, que, esquemáticamente simboliza un libro abierto: Se llama cargar, adeudar o debitar una cuenta a verificar una anotación en el Debe de la misma, es decir, en su parte izquierda. Se denomina abonar, acreditar, descargar o dotar una cuenta a practicar una anotación en el Haber de la misma, es decir, en su parte derecha. 3.1
DEBE no significa tener una deuda u obligación. Es símplemente una localización, una ubicación, en una determinada parte de un libro contable, la izquierda. HABER no significa tener o poseer, como podría deducirse, sino que es una localizaciópn, ubicación en una determinada parte de un libro ocntable, la derecha. Se llama saldo de una cuenta a la diferencia existente en las sumas el Debe y las del Haber en un momento determinado. Si el D > H = Sd (Saldo deudor) Si el D < H = Sa (Saldo acreedor) Si el D = H = So (Saldo cero) Liquidar una cuenta consiste en realizar una serie de operaciones encaminadas a obtener un saldo. Si liquidamos la cuenta siguiente: Para saldar una cuenta se coloca el saldo en el lado que sume menos para equilibrar la misma. En el caso anterior colocaríamos el saldo deudor por 550 en el Haber y las sumas de ambos lados serán iguales. 3.2
Cerrar una cuenta consiste en sumar los dos lados después de haber saldado la misma. La cuenta del ejemplo anterior quedaría cerrada de la siguiente forma: La reapertura de una cuenta se conseguirá colocando el saldo en el lado contrario al que se inscribió para cerrarla. Primera Clasificación de las Cuentas Cada vez que se efectúa una clasificación de un concepto debe ser indicado con relación a qué criterio se está clasificando. Pues bien, esta primera clasificación de las cuentas va a ser realizada en relación con su naturaleza o contenido: Cuentas de Activo Cuentas de Patrimonio Neto o Pasivo Como podemos ver, la naturaleza de la cuenta viene determinada por la masa patrimonial a la que pertenezca cada uno de los elementos patrimoniales representados en dicha cuenta. Las Cuentas de Activo son las que representan elementos patrimoniales que signifiquen bienes o derechos propiedad de la empresa. Así, se anotarán en el Debe las entradas o aumentos y en el Haber las salidas o disminuciones. 3.3
Las Cuentas de Patrimonio Neto y Pasivo informan de la estructura financiera de la empresa. Por lo tanto, se anotan en el Debe las salidas o disminuciones y en el Haber las entradas o aumentos. 3.4
3.2. Los libros contables La Contabilidad se encarga de reflejar las operaciones realizadas por nuestra empresa para obtener información objetiva y fiable sobre la evolución y situación de la misma. Cada vez que se produce una operación mercantil tiene lugar un hecho contable. La forma más sencilla de obtener dicha información es a través de dos libros: el Libro Diario y el Libro Mayor, ya que reflejan, día a día, todas las operaciones que pueden ocurrir en nuestra empresa. Libro Diario: Registrará día a día las operaciones relativas a la actividad de la empresa. En él se escriben las anotaciones por el mismo orden en el que se realizan, a que dan lugar los distintos hechos contables. A cada una de las anotaciones del Diario se las llama Asiento. Libro Mayor: Aunque es un libro principal, no es un libro obligatorio según el Código de Comercio, si bien la empresa deberá llevarlo para poder conocer la situación y movimientos de cada elemento patrimonial y poder redactar los balances. Todo lo escrito en las hojas del libro Diario por orden cronológico debe trasladarse al libro Mayor. Es un libro importante para la contabilidad, a través de él se podrá comprobar rápidamente los movimientos de cada una de las cuentas que conforman al final toda la contabilidad. A partir de estos libros, se formarán las Cuentas Anuales. 3.5
3.3. Los asientos contables Un asiento es toda anotación reflejada en los libros de contabilidad. Estas anotaciones deben ser efectuadas siguiendo la cronología con que los hechos ocurren, es decir, los asientos deben llevar un orden temporal. La interpretación de los asientos consiste en entender con claridad el hecho económico. Por ejemplo una compra de ordenadores (equipos para procesos de información) al contado. Antes de efectuar la representación contable hay que entender la transacción, que en este caso ha consistido en que la firma ha adquirido ordenadores cuyo pago ha efectuado por caja. Una vez interpretado el hecho, se formula la representación mediante un asiento contable y se procede a la valoración. La representación se realiza desde dos puntos de vista (partida doble): Por un lado, la compra de ordenadores. Por otro lado, el pago por caja de la adquisición. Cada transacción una vez interpretada se analiza en términos de aumento o disminución del Activo, Pasivo o Neto y se formularán las anotaciones pertinentes en el Debe o en el Haber de cada cuenta. 3.6
Veámoslo: Interpretación: La empresa adquiere 3.000 en ordenadores y las paga con dinero en efectivo (caja). En este caso, estamos hablando de dos cuentas de activo, siguiendo los criterios estudiados, diremos que: Qué Activo ha aumentado?. Equipos para proceso de información (la empresa ha adquirido estos bienes aumentando así el Activo). Anotación en el Debe. Qué Activo ha disminuido? Caja (la empresa ha pagado con dinero metálico, disminuyendo así el Activo). Anotación en el Haber. Recuerda 3.7
Una empresa compra una furgoneta (elementos de transporte) por 12.000, pagando la mitad al contado y la otra mitad la deja a deber (pagará en 6 meses): En este caso tenemos dos cuentas de Activo (elementos de transporte y Caja) y una de Pasivo exigible a corto plazo (Proveedores de inmovilizado a c/p) Qué Activo ha aumentado?. Elementos de transporte, ya que la empresa lo ha adquirido. Anotación en el Debe. Qué Activo ha disminuido? Caja, ya que la empresa paga con dinero metálico disminuyendo por lo tanto la cantidad de caja en el patrimonio. Anotación en el Haber. Qué Pasivo ha sido incrementado? El que recoge la deuda derivada de la compra realizada y no paga, Proveedores. Apunte en el Haber. 3.8
3.4. El proceso contable básico Como sabes la Contabilidad nos ofrece continuamente información detallada. A través del Proceso Contable esta información tomará un sentido, desde el primer día del ejercicio económico hasta el cierre de la contabilidad de ese año, el Proceso Contable representará la imagen fiel de la empresa. La Contabilidad presenta la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, a la dirección, y al colectivo de usuarios externos para que puedan decidir y actuar razonablemente. Los documentos donde se contienen las operaciones de la empresa, son interpretados, valorados y representados en Contabilidad en el libro Diario, por orden cronológico, a través de los asientos, con los que se da forma contable a los hechos económicos y financieros. La primera anotación contable que se realiza en el Libro Diario es el asiento de apertura de la Contabilidad que representa el valor del patrimonio de la firma en el momento en el que el ejercicio económico comienza. Después se interpretarán, valorarán y representarán en Contabilidad todas las transacciones que la empresa realice a lo largo del ejercicio económico. Al finalizar el año, o si la entidad lo desea por períodos más breves de tiempo (mes, trimestre, semestre...), procede determinar el resultado de la gestión. Para ello es necesario, la ordenación de la información contenida en el diario. Como en el Diario las representaciones contables se han formalizado por orden cronológico, es necesario ordenar la información con referencia a cada cuenta, para conocer su valor inicial y los aumentos y disminuciones habidos a lo largo del periodo. Esta ordenación se consigue con el Mayor, cuyo objetivo es reproducir la información contenida en el Diario. El Mayor, pues, ordena con relación a cada cuenta, la información del Diario, y ello permite conocer en cualquier momento la situación estática y dinámica del elemento representado por la cuenta. Por ello cuando se quiere conocer la situación de una cuenta se acude al mayor. 3.9
Y cerraremos la contabilidad con el asiento de cierre, y balance final, una vez saldadas todas las cuentas, para volver a comenzar el ejercicio inmediatamente siguiente con el asiento de apertura. En resumen, el asiento de apertura tiene como función informar de la situación de partida al principio del ejercicios económico (ej. 1 de Enero), se anotarán en el debe del libro diario todos los bienes y derechos de la empresa (por tanto todas las cuentas de activo) y en el haber todas las obligaciones (por tanto todas las cuentas de pasivo). El proceso Libro Diario Libro Mayor es continuo dentro de la Contabilidad de le empresa. El proceso contable quedará cerrado con la elaboración de las cuentas anuales. 3.10