INSTRUCTIVO PARA TRAMITES DOCUMENTALES
Contenido INTRODUCCION... 3 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. RESPONSABILIDADES... 3 4. DEFINICIONES... 4 5. PROCEDIMIENTO... 5 5.1 Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación)... 5 5.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación)... 5 5.3 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación)... 6 5.4 Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación)... 6 5.5 TRAMITES PRESENCIALES... 7 5.6 DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS... 8 5.7 PLAN DE CONTINGENCIA... 9 5.7.1 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación)... 9 5.7.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación)... 9 6. FORMATOS... 10 7. ANEXOS... 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO CONTROL DE APROBACIONES Elaborado Revisado Aprobado Resp. del SIG NOMBRE CARGO FECHA FIRMA 2
INTRODUCCION La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A., dentro de sus procedimientos ha implementado una guía acerca del proceso de retiros e ingresos de mercancías del Terminal, como mecanismo de consulta donde los usuarios encontraran estandarizadas y documentadas las diferentes actividades de retiro de cargas nacionalizadas, tránsitos, contenedores vacíos y los ingresos de carga contenerizada, suelta, en tránsito y demás actividades propias de la operación. 1. OBJETIVO Dar a conocer a nuestros usuarios y Comunidad Portuaria en general, nuestros procedimientos para el retiro e ingreso de mercancías a la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. 2. ALCANCE La Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. comprometida con el servicio y facilitación de los procesos, ha creado la presente guía destinada agilizar el retiro e ingreso de mercancías del terminal y aplica para todos los usuarios que intervienen en los procesos de importación desde el descargue de la mercancía hasta el retiro; y en el proceso de exportación desde el ingreso de la carga a nuestro terminal hasta su embarque. 3. RESPONSABILIDADES Terminal: Dar a conocer a los usuarios, los procedimientos establecidos por el terminal Sociedad Puerto Industrial Aguadulce. Garantizar que toda la documentación presentada por los usuarios, cumpla con los requisitos establecidos por las Autoridades Competentes y lineamientos corporativos de la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce S.A. 3
Operadores de Comercio Exterior Agencias de Aduanas Agentes de Carga Internacional ACI Agencias Navieras Transportadores Operadores de Transporte Multimodal Importadores y/o Exportadores Acoger los procesos establecidos por la Sociedad Puerto Industrial Aguadulce y darle cumplimiento. Presentar la documentación completa y conforme a lo establecido para cada proceso. Hacer buen uso de las herramientas que brinda el puerto para el desarrollo de los procesos aduaneros. 4. DEFINICIONES AGENCIA DE ADUANAS: Es la persona jurídica autorizada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para prestar servicios de representación a los importadores, exportadores o declarantes en el desaduanamiento de las mercancías y demás formalidades aduaneras conexas con el mismo. CITA: Fecha y hora de ingreso a cargar mercancía dentro del terminal, asignada a través del portal a una empresa de transporte para determinado vehículo. DECLARACION ADUANERA: Es el acto o documento mediante el cual el declarante indica el régimen aduanero específico aplicable a las mercancías y suministra los elementos e información que la autoridad aduanera requiere. DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. D.T.A.: Declaración de Transito Aduanero. ETA: (Estimated Time of Arrival) Hora estimada del arribo de la nave. FORMULARIO DE CONTINUACION DE VIAJE: Formulario autorizado por la DIAN para las operaciones de OTM. MUISCA: Modulo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado. OPERADOR DE COMERCIO EXTERIOR: la persona natural, la persona jurídica o sucursal de sociedad extranjera, que hace parte o interviene, directa o indirectamente, en los destinos, regímenes, operaciones aduaneras o en cualquier formalidad aduanera. 4
O.T.M.: Operador de Transporte Multimodal. PIN: Es un tipo de contraseña numérico que solo lo podrá generar la Agencia de Aduanas, el importador, el Operador de Transporte Multimodal y el Agente de Carga Internacional con su respectivo usuario y contraseña a través del portal, quienes lo entregarán a la empresa de transporte para solicitar la cita para los vehículos dispuestos a cargar la mercancía. PORTAL: plataforma Web de interacción con los usuarios para generación de PIN y citas en las operaciones de comercio exterior. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Retiros de Mercancía Tipo Contenedor (importación) 5.1.1 AGENCIA DE ADUANAS: Ingresa al portal, digita el número del B/L, adjunta los documentos soportes escaneados en original y a color. 5.1.2 PUERTO: Revisa la documentación. Envía correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA. 5.1.3 AGENCIA DE ADUANAS: Después de tener aprobación documental y pago de facturas (clientes debito) ingresa al portal y genera PIN. 5.1.4 TRANSPORTADOR: Ingresa al portal digita el número del PIN y programa CITA. 5.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (exportación) 5.2.1 TRANSPORTADOR paso1: Ingresa al portal, da clic en Asociar contenedor, digita el número del Booking, ingresa los datos de la Agencia de Aduanas, digita el nombre del cliente y asocia los contenedores pertenecientes al Booking. 5.2.2 TRANSPORTADOR Paso 2: Luego en portal selecciona Crear cita, ingresa el número del Booking y genera Cita. 5.2.3 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado y la entrega al funcionario del puerto. 5.2.4 PUERTO: Verifica los datos de la planilla de traslado y procede a generar el aviso de ingreso en MUISCA y VUCE. 5
5.3 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta (importación) 5.3.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a gestiondocumental@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato retiro de mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente. 5.3.2 PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA. 5.3.3 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a gestiondocumental@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad, SOAT y copia de facturas canceladas. 5.4 Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación) 5.4.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a gestiondocumental@puertoaguadulce.com, realizando el anuncio de la mercancía que ingresara al puerto. Para hacer el anuncio por correo electrónico para ingreso de mercancía de Exportación seguir el ejemplo: ASUNTO: Anuncio Exportación Planilla No. XXXXXXXX Exportador. Nombre de Empresa de transportes. Producto. Peso. Cantidad. 5.4.2 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a gestiondocumental@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01). 5.4.3 PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y asigna la cita. 5.4.4 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado. 6
5.5 TRAMITES PRESENCIALES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código OP-I-001 Oficina 404 del Edificio 2 COSMOS PACIFICO. 5.5.1 CASOS ESPECIALES: Los siguientes son considerados casos especiales: *Declaración Anticipada. *Declaración corrección y/o modificación. *Declaración de Legalización. *Declaración manual. *Planillas de envío, DTA y/o OTM. *Retiros Parciales. El trámite presencial aplica sólo para los casos especiales, cuando en una misma solicitud se presente más de cinco declaraciones de importación, Planillas de envío, Declaración de tránsito y/o Continuación de viaje y para los retiros parciales cuando se presente separación de bultos o haya lugar a desaduanamiento parcial por parte del cliente. Adicionalmente el usuario debe anunciar la solicitud, adjuntando el B/L a través del PORTAL cuando sea contenedor y si esté no está disponible debe hacerlo a través del correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com, cuando se trate de carga suelta siempre debe hacerse el anuncio del BL al mismo correo electrónico. Se debe presentar dos juegos de documentos uno original y otro fotocopia. La documentación necesaria se relaciona a continuación: Formato Retiro de mercancía (OP-M-001-F02) BL Master Liberado. BL Hijo Liberado (Si aplica). Consulta de Inventario. Declaración de importación/ Planilla de envío/ Declaración de tránsito aduanero/ Continuación de viaje. Acta de inspección (Si aplica). Acta de separación de bultos firmada por Bodega (si aplica). 7
5.6 DOCUMENTOS SOPORTES PARA RETIRO DE MERCANCIAS CARGAS NACIONALIZADAS - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. CASOS ESPECIALES Correcciones, legalizaciones, modificaciones o manuales - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. - Declaración anterior (si aplica). - Acta de inspección. DESCARGUE DIRECTO - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. CARGAS EN TRANSITO DTA, OTM Y PLANILLAS DE ENVIO - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Formularios DTA, Continuación de Viaje o Planilla de Envío. RETIROS PARCIALES Saldo pendiente por retirar que ha ingresado amparado con un mismo documento de transporte. - BL Master Liberado. - BL Hijo Liberado (si aplica). - Consulta de Inventario. - Declaración de Importación. (Que ampare la mercancía solicitada para retiro.) - Acta de separación de bultos firmada por bodega. 8
5.7 PLAN DE CONTINGENCIA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código OP-I-001 En el caso de que el portal Aguadulce en Línea no se encuentre disponible para los procesos de solicitudes de ingresos y retiros de mercancías a la SOCIEDAD PUERTO INDUSTRIAL AGUADULCE, se procederá a recibir todas las solicitudes de los usuarios a través del correo electrónico gestiondocumental@puertoaguadulce.com. 5.7.1 Retiros de Mercancía Tipo Carga Suelta y Contenedor. (Importación) 5.7.1.1 AGENCIA DE ADUANAS: Envía correo electrónico a gestiondocumental@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato retiro de mercancías (OP-M-001-F02) y demás documentos soportes, escaneados en original y a color indicando en el asunto el número de BL hijo correspondiente. 5.7.1.2 PUERTO: Revisa la documentación. El usuario recibirá un correo electrónico según sea el caso: APROBADA o DESAPROBADA. 5.7.1.3 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a gestiondocumental@puertoaguadulce.com y servicliente@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01), tarjeta de propiedad, SOAT y copia de facturas canceladas. 5.7.2 Ingreso de Mercancía Tipo Contenedor (Exportación) 5.7.2.1 TRANSPORTADOR: Solicita la asignación de cita enviando un correo a gestiondocumental@puertoaguadulce.com y servicliente@puertoaguadulce.com, adjuntando el formato solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y Planilla de Traslado formato 1162. 5.7.2.2 PUERTO: Verifica los datos del formato de solicitud cita manual (OP-M-001-F01) y asigna la cita. 5.7.2.3 CONDUCTOR: Se presenta en el GATE (puerta) con la planilla de traslado. Nota: Para los ingresos de mercancías tipo carga suelta se debe proceder con la instrucción del Numeral 5 parágrafo 5.4. Ingreso de Mercancía Tipo Carga Suelta (exportación). 9
6. FORMATOS OP-M-001-F01 Formato solicitud cita manual OP-M-001-F02 Formato retiro de mercancías 7. ANEXOS N.A 10