Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión del Talento Humano Procedimiento: Seguimiento al cumplimiento de actividades y reporte Elaboró Johnny Andrés Ortiz Analista de procesos Validó Unidad de servicios administrativos Fecha de validación dd/mm/aa 02/12/2011 1. DEFINICIÓN 1.1 OBJETIVO Realizar seguimiento técnico, administrativo y financiero a los contratos de prestación de servicios con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetos contractuales y la entrega de los productos pactados para el contrato. 1.2 ALCANCE Este procedimiento es aplicable para el seguimiento técnico, administrativo y financiero de los contratos de prestación de servicios personales realizados en la Facultad Nacional de Salud pública. 1.3 DESCRIPCIÓN El procedimiento tiene como entrada el contrato para relacionar en el cronograma de actividades, el objeto contractual y los productos a entregar. 1. Realizar cronograma de actividades y compromisos adquiridos en el contrato: El contratista para iniciar la ejecución de su contrato, debe realizar un cronograma de actividades (según formato cronograma de actividades, ver anexo 2), donde describa las fechas en las cuales se compromete a entregar los productos y/o avances relacionados en el contrato y los productos entregables. 2. Enviar cronograma a interventor: Después de realizado el cronograma de actividades, se debe enviar al interventor del contrato para su revisión y aprobación. El envío puede ser en formato físico o digital, dependiendo de lo pactado previamente con el interventor. Página 1 de 14
3. Revisar cronograma y aceptarlo: El interventor del contrato debe revisar las fechas propuestas por el contratista para el cumplimiento del objeto contractual y la entrega de los productos expuestos en el contrato y de ser necesario debe hacer las sugerencias y/o correcciones necesarias. El cronograma es aceptado? SI: Ir a actividad 4. NO: Ir a actividad 8. 4. Programar reuniones de seguimiento: Si el interventor acepta el cronograma de actividades y las fechas propuestas por el contratista, debe programar las fechas en las cuales se hará seguimiento al cumplimiento de dichos compromisos adquiridos en el cronograma. NOTA: se sugiere para facilitar los reportes de nomina, que dicha programación de reuniones de seguimiento coincida con los reportes mensuales, es decir que sea entre los días 20 y 23 de cada mes. 5. Hacer reunión de seguimiento llenando el formato acta de seguimiento: Según la programación, se realizan las reuniones de seguimiento siguiendo el formato acta de seguimiento ver anexo 3. En la reunión de seguimiento deben participar como mínimo el interventor y contratista, si alguna de las partes considera necesaria la presencia de alguien adicional en la reunión, puede proponerlo. 6. Firmar acta de seguimiento: Al terminar de diligenciar el formato acta de seguimiento, se debe firmar por las partes participantes en la reunión, contratista e interventor, para garantizar que las partes están en completo acuerdo con lo expuesto en el acta. 7. Anexar comprobante de pago seguridad social: Es requisito indispensable que al acta de seguimiento se le anexe la constancia de pago de seguridad social del contratista por el mes o período objeto del seguimiento, cuando aplique, dicha constancia la debe imprimir el contratista y entregarla al interventor al momento de la reunión de seguimiento. Es la última reunión de seguimiento del contrato? SI: Ir a la actividad 9 NO: Ir a actividad 11 8. Ajustar cronograma: Si el cronograma realizado por el contratista no es aceptado por el interventor, el interventor lo devuelve al contratista para que lo ajuste de acuerdo a las sugerencias y/o correcciones realizadas. El contratista después de realizar los ajustes, nuevamente lo envía a interventor para su revisión. Página 2 de 14
9. Realizar acta de liquidación de contrato: Si la reunión de seguimiento que se está haciendo es la del último período del contrato, se debe diligenciar, además del acta de seguimiento, el formato acta de liquidación ver anexo 4, para dar cuenta del estado en el que se finaliza el contrato y hacer una evaluación del desempeño del contratista y la calidad de los productos entregados. 10. Firmar acta de liquidación: El acta de liquidación debe ser firmada por el interventor, contratista y contratante (ordenador del gasto del centro de costos donde está subscrito el contrato), para garantizar que todas las partes están de acuerdo con el estad de terminación del contrato y/o con los compromisos pendientes por las partes. 11. Enviar documentación a asistente reporte de ULAF o centro: Ya realizada la reunión de seguimiento, el interventor debe enviar la documentación completa al asistente de reporte según la dependencia donde se ejecute el contrato para la consolidación, es decir, si es un contrato adscrito a un proyecto de extensión, se debe enviar la documentación al asistente de reporte del centro de extensión, si es un contrato adscrito a un proyecto de investigación, se debe enviar la documentación al asistente de reporte del centro de investigación y si es un contrato adscrito a un proyecto ejecutado por dependencias diferentes a los centros de investigación y extensión, se debe enviar la documentación al asistente de reporte de la unidad administrativa. 12. Consolidar información y revisar documentación: El asistente de reporte de nómina consolida la información de las actas de seguimiento de todos los contratistas, debe revisar que la constancia de pago de seguridad social coincida con el valor a reportar según la base de cotización, garantizando que al final del contrato se reporte por seguridad social lo exigido por la normatividad vigente. La consolidación se realiza en el formato de reporte de nomina que se descarga del SIPE (sistema de información de personal) ver anexo 5. Hay inconsistencias en la documentación? SI: Ir a la actividad 17 NO: Ir a la actividad 13 13. Ingresar datos a archivo de reporte SIPE: Ya con los datos en la planilla de reporte consolidado, el asistente de reporte debe ingresar los datos al sistema SIPE (notificar). Los datos a ingresar son: el pago de seguridad social discriminado por salud y pensiones y el porcentaje del total del valor del contrato autorizado a pagar para la nómina siguiente para cada contratista. Página 3 de 14
14. Revisar datos ingresados y dar VoBo al reporte : después de ingresados los datos en el sistema SIPE, el interventor debe ingresar, revisar y dar el visto bueno al reporte realizado, en caso de que encuentre que el reporte de alguno de los contratistas a cargo difiere de lo autorizado en el acta de seguimiento, informa al auxiliar de reporte para hacer el cambio correspondiente, de lo contrario autoriza el pago en el sistema. 15. Aprobar pago : El ordenador del gasto debe ingresar al sistema SIPE y aprobar el reporte realizado para el pago a los contratista, según las fechas de corte establecidas. NOTA: El ordenador del gasto puede realizar esta actividad sin que se realice la anterior, ya que el sistema se lo permite, aunque se recomienda que el interventor realice la revisión previa para evitar errores en el reporte. 16. Guardar documentos para rendición de cuentas a entes de control: El asistente de reporte debe escanear los documentos enviados por el interventor y guardarlos en la carpeta actas de seguimiento de cada contratista, la cual se encuentra inmersa en una carpeta con el nombre del contratista y número de contrato, que contiene todos los soportes del contrato para la rendición de la cuenta a entes de control. Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXOS Flujograma y formatos Página 4 de 14
Anexo1. Flujograma Página 5 de 14
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Anexo 2. Formato cronograma de actividades Nombre del contratista Objeto contractual Cronograma de actividades Nro. Del contrato Tiempo de ejecución de la actividad Actividades y Productos a entregar mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5 mes 6 S 1 S 2 S 3 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 S 1 S 2 S 3 S 4 S 1 S 2 S3 S4 fecha de entrega Página 7 de 14
Anexo 3. Formato acta de seguimiento ACTA DE SEGUIMIENTO CONTRATO Nº Dependencia: Proyecto: (Nombre y código) ACTA N DÍA MES AÑO 1. AGENDA DE LA REUNIÓN Asistentes Nombre Contratista Interventor Cédula Periodo de evaluación: 2. EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA Fecha Inicio contrato: Ingreso Base Cotización Valor Seguridad Social Fecha Final contrato: Valor Salud Valor Pensiones 3. EVALUACIÓN TÉCNICA Página 8 de 14
4. EVALUACIÓN ECONÓMICA Valor contrato Período De A % Reportado Valor reportado Valor acumulado reportado $ - $ - $ $ - $ - $ $ - $ - $ $ - $ - $ $ - $ - $ $ - $ - $ $ - $ - $ Saldo 5. OBSERVACIONES Nota: Para efectos legales, se firma en la ciudad de Medellín, a los de del año. días del mes Firma Contratista CC Firma Interventor CC Página 9 de 14
Encabezado: Instructivo para diligenciar el formato Acta de Seguimiento En el espacio Contrato Nº se debe diligenciar el número del contrato tal cual aparece en la minuta del contrato de prestación de servicios. En el campo Dependencia se diligencia el nombre del área a la que está adscrito el proyecto. En el campo Proyecto se diligencia el nombre y código del proyecto para el cual está prestando sus servicios el contratista. En el campo Acta Nº se da un consecutivo a las actas que se realizan a ese contrato en particular, empezando con el Nº 01. En el campo DÍA, MES, AÑO se debe usar el formato DD/MM/AAAA. Agenda de la reunión: Se escriben los datos de las personas participantes en la reunión de seguimiento. Como mínimo deben participar el interventor y contratista. En el campo Periodo de evaluación se indica el día inicial y el día final del período de evaluación incluyéndolos, en el formato DD/MM/AAAA. Evaluación administrativa: En el espacio Fecha de inicio se escribe la fecha en la que se comenzó la ejecución del contrato, utilizar el formato DD/MM/AAAA. En el espacio Fecha de finalización se escribe la fecha en la que se terminó la ejecución del contrato, utilizar el formato DD/MM/AAAA. En el campo Ingreso base cotización se debe escribir el valor real con el cual se hizo el cálculo de los pagos de seguridad social del mes para el que se está haciendo el seguimiento (para el caso de los contratos de prestación de servicios, la base de cotización teórica mensual debe ser el 40% del valor total del contrato dividido los meses de duración del mismo). En el campo Valor seguridad social se diligencia el valor que el contratista reportó por concepto del pago de seguridad social del mes en el que se está haciendo la reunión de seguimiento. En el campo Valor salud se escribe el valor pagado en el mes por concepto de salud. El cálculo del valor pagado por salud es el 12.5% de la base de cotización del mes. En el campo Valor pensiones se escribe el valor pagado en el mes por concepto de pensiones. El cálculo del valor pagado por pensiones es el 16% de la base de cotización del mes. Evaluación Técnica: Página 10 de 14
En este campo se hace una descripción del grado de cumplimiento del objeto contractual (en lo posible de una manera cuantitativa) relacionando los productos entregados y/o su porcentaje de ejecución, informes, documentos y otras evidencias que puedan ser soporte del avance presentado por el contratista. Evaluación Económica: Esta sección del acta de seguimiento pretende dar un breve informe de los pagos causados del contrato hasta el momento de realización de esta acta, acumulando los períodos y pagos anteriores. Se debe dar doble clic sobre la tabla de Evaluación económica se abre una ventana de Excel, en la cual se deben registrar los datos solicitados, así: En el espacio Valor contrato se debe escribir el valor total en pesos del contrato. En la fila período de se indica el día inicial del período de evaluación, en el formato DD/MM/AAAA. En la fila período a se indica el día final del período de evaluación, en el formato DD/MM/AAAA. En el campo % reportado se escribe el porcentaje del valor total del contrato que se autoriza pagar en el próximo reporte al contratista, de acuerdo a los avances presentados y relacionados en la evaluación técnica. En el campo Valor reportado se escribe el valor en pesos que se autoriza pagar en el próximo reporte al contratista, de acuerdo a los avances presentados y relacionados en la evaluación técnica. El cálculo del valor reportado es el valor total del contrato por el % reportado. (la tabla lo calcula automáticamente). En el campo Valor acumulado se escribe el valor en pesos que hasta el momento se ha pagado del contrato, incluyendo el valor reportado para el mes de evaluación. El cálculo del valor acumulado es la suma del acumulado del período anterior mas el valor reportado para el mes actual. (la tabla lo calcula automáticamente). En el campo Saldo se escribe el valor en pesos que hasta el momento queda pendiente por pagar del contrato. El cálculo del saldo es el valor total del contrato menos el valor acumulado. (la tabla lo calcula automáticamente). Observaciones: En este campo se detallan las consideraciones especiales, aclaraciones o explicaciones que el interventor y/o contratista quieran hacer sobre los valores o descripciones realizadas en los campos anteriores. Por último se firma por el interventor y contratista para dar validez a todo lo consignado en el acta de seguimiento, se anexa el reporte de pago de seguridad social impreso y se envía a la persona encargada de la consolidación de la información. Página 11 de 14
Anexo 4. Formato acta de liquidación ACTA DE LIQUIDACIÒN CONTRATO Nro. Facultad Nacional de Salud Pública DIA MES AÑO DD MM AAAA Unidad ejecutora (c. costos) Ordenador del gasto Dependencia Proyecto (nombre y código) Interventor Contratista INFORMACIÓN GENERAL Objeto del contrato Duración Fecha de inicio Fecha de terminación Prórrogas SI NO Cuanto? Valor inicial del contrato Valor pagado del contrato Valor no causado del contrato INFORMACIÓN FINANCIERA Página 12 de 14
OBSERVACIONES Las partes manifiestan que se encuentran a paz y salvo y se exoneran mutuamente de todo tipo de responsabilidad presente y futura de la presente liquidación. En consecuencia no habrá lugar a que ninguna de las partes pueda reclamar indemnizaciones a multas por concepto de perjuicios o similares. NOTA: El último pago adeudado al contratista por la universidad, se consignará el día 10 del mes siguiente a la firma de esta acta. Una vez cancelado este valor, el contrato se entiende liquidado. Para efectos legales, se firma en la ciudad de Medellín, a los días del mes de del año La Universidad (ordenador) El Contratista El Interventor Página 13 de 14
Anexo 5. Planilla de reporte de nomina del SIPE Sistema de Personal Relaciones Laborales CONSULTA DE REPORTE DE PAGOS Usuario: Fecha: Tipo de Nómina: PRESTACION SERVICIOS Dependencia: 0101700011 - Programa Decanatura Fac. Nal de Salud Publica Centro de Costo: 8801 Año: - Periodo: Periodicidad: Mensual Fecha Inicial: - Fecha Final: # Contrato Contratista Nombre Contratista Unid. Contrato Unid. Pagadas Unid. Reportad Aporte Salud Aporte Pensión Fecha Final (dd/mm/aaaa) Interventor Estado Página 14 de 14