RECLAMACIONES Y PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO 1. Introducción 1.1 EMCC ha acordado un Código Ético para guiar a sus miembros y a aquellos que estén relacionados con el Coaching y el Mentoring, en la forma en la que deben desarrollar sus actividades. El Código precisa qué es lo que el cliente puede esperar del coach/mentor tanto en una relación de Coaching/Mentoring, formación o en Supervisión. 1.2 Todos los miembros de EMCC están comprometidos con el funcionamiento, desde una posición de dignidad, autonomía y responsabilidad personal. Reconoce que la principal responsabilidad del coach/mentor es proporcionar el mejor servicio al cliente y actuar de tal forma que no cause daño alguno a sus clientes ni patrocinadores. El Código define qué es lo que significa esto bajo los siguientes títulos: Competencia Contexto Gestión de los límites Integridad Profesionalidad 1.3 EMCC reconoce que puede haber ocasiones en las que sus miembros no cumplen los requisitos del Código. Este procedimiento está diseñado para permitir que la gente haga quejas de mala conducta profesional de los miembros de EMCC y para que dichas reclamaciones sean investigadas debidamente por EMCC. 1.4 Este documento establece: Qué puede ser investigado como una reclamación Cómo realizar una reclamación o queja Cómo se tratará una reclamación. El Anexo 1 define un resumen del proceso detallado en este documento, que debe seguirse desde la recepción de una queja. 1
2. El Comité de Ética 2.1 EMCC tiene un Comité de Ética permanente, cuya función es supervisar el Código de Ética. Esto implicará formalmente el revisar el Código anualmente y el supervisar el funcionamiento de este procedimiento de quejas y disciplinario. 2.2 El Comité incluirá cinco miembros de EMCC, uno de los cuales será designado/a Presidente por la Junta Directiva. 3. Resolución de Temas mediante el Debate y la Facilitación 3.1 EMCC fomenta la resolución de asuntos sobre la conducta profesional de un miembro directamente, si es apropiado y factible. Los denunciantes deben dirigirse primero al individuo o a la organización referida para tratar sobre su queja. EMCC actuará como facilitador si esto puede ser de ayuda. Los denunciantes y/o aquellos contra quienes se efectúa la quejar pueden solicitar a EMCC que actúe en esa capacidad. Las peticiones a ese efecto deberían dirigirse al Presidente del Comité de Ética de EMCC (más detalles abajo). 3.2 Si la cuestión no se resuelve a satisfacción del denunciante de esta manera, deben hacer una reclamación oficial de la forma descrita más abajo. 4. Qué constituye una Queja? 4.1 Una queja/reclamación puede ser investigada si: Quién reclama se ha dirigido primero al individuo u organización en cuestión y ha tratado de resolver el tema, o ha dado lugar al necesario cambio de comportamiento (ver arriba) Se hace sobre un coach/mentor u organización que sea miembro de EMCC Es una cuestión relativa a la conducta profesional La queja no se realiza de forma anónima El asunto no es ya material sujeta a procedimiento procesal alguno. La violación alegada del Código debería haber tenido lugar en los últimos 12 meses o ha sido comunicada en los seis meses posteriores a la finalización del proceso o la relación de Coaching. 4.2 En circunstancias excepcionales y a discreción del Comité, los límites de tiempo antes mencionados pueden no ser exigidos. La decisión del Comité de Ética en tales circunstancias será inapelable. 4.3 Los datos de contacto de EMCC son los siguientes: PO Box 3154 Marlborough Wiltshire SN8 3WD. Tel: +44 (0) 845 123 3720 Email: info@emccouncil.org Website: www.emccouncil.org 2
5. Cómo hacer una queja o reclamación 5.1 Todas las quejas deben realizarse por escrito. La queja/reclamación debe detallar la alegación de la mala conducta profesional y aquellas partes del Código de Ética que el denunciante piensa se han violado. Cualquier documento o evidencia que apoye la queja debe ser incluida, pero será devuelto si así se solicita. 5.2 La queja se debe enviar a EMCC y dirigir a la atención del Presidente del Comité de Ética. Se remitirá al denunciante una nota acusando recibo de la recepción en el plazo de 7 días. Una copia de la reclamación será enviada en ese momento a la persona contra quién ésta se dirige, 6. Evaluación de las Alegaciones 6.1 Todas las quejas serán consideradas inicialmente por un panel investigador que incluye dos miembros del comité de ética y una tercera persona designados por el Presidente de dicho Comité. Este panel será elegido por el Presidente del comité de ética en el plazo de 21 días desde la recepción de la reclamación. 6.2 El panel investigador contactará con el denunciante y/o la persona contra la que se efectúa la queja, en caso de necesidad, para más información o clarificación de cualquier punto. Los miembros del grupo de expertos investigador deben declarar cualquier conocimiento del caso o de los individuos asociados él y se les puede solicitar que se retiren del tema si se siente que podría verse como potencialmente negativo, afectando a la imparcialidad del panel. 6.3 En los 14 días siguientes a su designación, el panel investigador presentará una opinión a la presidencia del comité de ética, que recomendará según corresponda: Hay razón para creer que puede haber una violación del código Ético y la queja debe seguir adelante y llevarse a la etapa siguiente del procedimiento. Ha habido una violación del código, pero de una naturaleza de menor importancia. No se tomará ninguna medida disciplinaria formal, pero se pedirá al miembro de EMCC que emprenda las acciones correctivas oportunas, que pueden implicar formación y/o supervisión. No hay evidencia de violación alguna del Código y la queja no se debe llevar más lejos. 6.4 En caso de que el panel investigador recomiende que la queja no debe seguir adelante, el Presidente del Comité de ética escribirá al denunciante y a la persona contra quien se dirige la reclamación, en estos términos en el plazo de 7 días. Si por el contrario se decide que la queja debe tomarse en cuenta, la presidencia del comité de ética debe proceder según lo precisado abajo. 3
6.5 Todas las comunicaciones directas o indirectas entre los miembros de los paneles investigadores o de la audiencia (si alguien resulta ser posteriormente parte del proceso) y las partes implicadas en la reclamación deben ser registradas/ documentadas. 7. Procedimiento Disciplinario 7. 1 El presidente del Comité de Ética será responsable de actuar en el plazo de 7 días: Informando al miembro de EMCC contra el que se emite la queja de que se ha comenzado un caso en el cual pudo haber existido una violación del código ético. Enviándole al miembro de EMCC contra el que se emite la queja, una copia de cualquier información adicional sometida al Panel investigador. Requiriendo al miembro de EMCC contra el que se emite la queja para que haga una respuesta escrita a las alegaciones en el plazo de veintiocho días desde la recepción de la notificación de la violación. Designando un panel de audiencia para determinar el resultado de la queja. 7.2 Si el miembro de EMCC reconoce que se quejaron las acciones por las que recibe la reclamación, no se ajustaron al código ético de EMCC, se realizarán los cambios apropiados en la forma en que hace su trabajo inmediatamente. 7.3 Ningún miembro de EMCC puede presentar su dimisión mientras exista una queja pendiente contra él. 8. Audiencia 8.1 El comité de ética designará un panel de audiencia de tres personas con excepción de los investigadores originales. Un miembro del panel debe ser externo y no ser miembro de EMCC. Los miembros designados al panel de audiencia tienen el deber de declarar cualquier interés que pueda amenazar a su imparcialidad. 8.2 Los nombres de los miembros del grupo de expertos o del Panel, serán notificados a ambas partes por adelantado. Cada uno de ellos tiene el derecho de retirarse del tema, pero necesitarán justificar su petición. En ese caso el comité de ética designará a un miembro alternativo. 8.3 Se programará un panel de audiencia formal para que tenga lugar en el plazo de ocho semanas desde que sea designado. Ambas partes atenderán a la audiencia, generalmente al mismo tiempo. Mientras que espera la audiencia, se recomienda que el denunciante y la persona contra la que se dirige la queja no mantengan comunicación directa alguna relacionada con la materia en cuestión. Cada parte puede estar acompañada por un partidario ó seguidor que 4
pueda representarlos. Los planes finales para el panel de audiencia se realizarán a discreción del Presidente del Panel. 8.4 Todas las pruebas escritas y remitidas deben circular y enviarse a los miembros del Panel de audiencia, al denunciante y la persona contra la que se emite la queja, como mínimo diez días antes de la fecha de la audiencia. El presidente del panel se asegurará de que todas las partes tengan la oportunidad adecuada de presentar su caso. El presidente del panel puede invitar a testigos para que asistan a la audiencia y respondan a preguntas sobre sus alegaciones escritas. 9. Conclusiones. 9.1 Al finalizar la audiencia, el panel determina de forma independiente si ha existido ó no una violación del Código Ético. Si no ha tenido lugar violación alguna, el Presidente del panel notificará a ambas partes lo que corresponda, en el plazo de 7 días desde la audiencia y asesorará también al Presidente del Comité de ética.. 9.2 Las sanciones pueden incluir, aunque no se limitan a ello, lo siguiente: Una advertencia o el requerimiento de efectuar la mejora en la práctica de una forma específica, o bien de tomar las medidas convenientes tales como recibir formación adicional o supervisión adicional y/o específica. Se establece un plazo de tiempo específico para finalizar cualquiera de dichas medidas. La suspensión de la acreditación, suspensión de la autoridad para supervisar o impartir formación, suspensión del reconocimiento del estado ó calidad de miembro por un período determinado de tiempo ó hasta que ciertas condiciones se resuelvan, todo ello se ratificará por el Comité de Ética, La Terminación de la acreditación, autoridad para supervisar o para impartir formación, la terminación del reconocimiento del estado ó calidad de miembro. Todo ello debe ser ratificado por el Comité de Ética y ser confirmado por la Junta Directiva de EMCC. 9.3 Al ratificar las decisiones del panel de audiencia, ambos, el Comité de Ética y la Junta Directiva estarán evaluando que el procedimiento de quejas y disciplinario se ha seguido correctamente. La información que reciben debe reflejar su papel en esta etapa del proceso y la necesidad de proteger la confidencialidad de los implicados. 9.4 En caso de que sea necesario establecer sanciones, el informe del panel de audiencia será enviado en el plazo de 7 días al Presidente del Comité de Ética 5
En caso de sanciones que estén entre las atribuciones del panel de audiencia, el Presidente del Comité de Ética aconsejará al denunciante y al miembro de EMCC contra quién se emitió la queja, como proceda, en los 14 días siguientes a la audiencia. En el caso de sanciones que requieren la ratificación del comité de ética, el informe del panel de audiencia se enviará con absoluta reserva al comité de ética dentro de los 14 días siguientes a la audiencia y la decisión del comité se tomará en el plazo de otros 7 días. El Presidente del Comité de Ética notificará entonces al denunciante y al miembro de EMCC contra quién se emitió la queja, como corresponda, en el plazo de 28 días desde la audiencia. En caso de sanciones que requieren la ratificación del comité de ética y la confirmación de la Junta Directiva, enviará con absoluta reserva un informe del comité de ética a los miembros de la Junta Directiva en el plazo de 28 días desde la audiencia y la Junta Directiva tomará su decisión en el plazo de otros 7 días. El Presidente del Comité de Ética notificará entonces al denunciante y al miembro de EMCC contra quién se emitió la queja, como corresponda, en el plazo de 42 días desde la celebración de la audiencia. 10. Procedimiento de Apelación 10.1 El denunciante o la persona contra quien se emite la reclamación pueden apelar contra la recomendación del panel de audiencia. Normalmente no se aceptarán evidencias nuevas en la consideración de la Apelación. Sin embargo, en circunstancias excepcionales y con el acuerdo del Presidente del Comité de ética, puede ser admisibles nuevas pruebas o evidencias de la Apelación. Para iniciar un proceso de Apelación, cualquiera de las partes debe escribir al Presidente del Comité de ética a la dirección mencionada en el párrafo 3.2 en el plazo de 28 días desde la recepción de los resultados de la audiencia. 10.2 Un Moderador Externo, designado por la presidencia del comité de ética, oirá las apelaciones en el plazo de 8 semanas desde la recepción de la notificación de la súplica/apelación. Éste revisará el caso y comunicará sus conclusiones al Presidente del Comité de ética y a las dos partes implicadas. Las conclusiones del Moderador serán definitivas y obligan a ambas partes. 6
ANEXO 1 GUIA DEL PROCEDIMIENTO PASO A PASO Fase Procedimiento Plazos Fase 1 Sobre el recibo de la Queja Fase 2 Fase 3 1a. Envío acuse de recibo de la reclamación al denunciante (5.2) 1b. Envío de copia de la reclamación a la persona contra la que se dirige. (5,2) 2a El Presidente del Comité de Ética designa un Panel de investigación para considerar la reclamación (6.1) 2b. El Panel investigador presentará su opinión al Presidente de Comité de Ética (6.2) 3a Cuando se recomiende que la reclamación no prospere, el Presidente del comité de Ética escribirá en estos términos al demandante y a la persona contra la que se dirigió la queja (6.4) 3b. Si la queja sigue adelante, el Presidente del comité de Ética informará al miembro de EMCC contra quién se dirige la queja, se asegurará que tiene toda la información sobre el caso y se les pedirá que respondan por escrito en el plazo de 28 días. (7.1) 3c. Se designa un Panel de Audiencia para tratar la reclamación. (7.1) 3d. Se aseguran que se ha recibido la respuesta escrita de la persona contra quien se interpone la queja. (7.1) Dentro de los 7 días siguientes a la recepción de la queja. (1 semana desde la recepción de la queja) En 21 días desde que recibe la queja (4 En 14 días desde que son designados (6 En el plazo de 7 días desde el informe del Panel de Investigación ( 7 28 dias desde que el Presidente del C.de Ética escribe al miembro (11 Fase 4 4a Se lleva a cabo el Panel de Audiencia. (8.3) 4b. todas las pruebas escritas y solicitudes se distribuyen a todas las partes (8.4) En un plazo de 2 meses desde su designación (19 Mínimo de 10 días antes de que tenga lugar la Audiencia 7
Fase Procedimiento Plazos Fase 5 5ª Caso desestimado. El Presidente del Panel avisa a todas las partes (9.1) 5b Si se imponen sanciones. El panel de Audiencia informa al presidente de Ética (9.4) 5c. Las sanciones están entre las atribuciones del panel y el Presidente de Ética informa a todas las partes (9.4) 5d. Las sanciones necesitan la ratificación del Comité de Ética. El informe del Panel se envía al Comité de Ética. (9.4) 5e. El Comité de Ética considera las sanciones y ratifica (9.4). 5f. El Presidente del C.de Ética informa a ambas partes de las conclusiones de la Audiencia. 5g. Las sanciones necesitan la confirmación de la Junta Directiva- el informe del Comité de Ética se envía a la Junta Directiva (9.4) 5h. La Junta Directiva confirma las sanciones (9.4) 5i. El Presidente del C.de Ética informa a ambas partes del resultado del Panel de Audiencia (9.4) En 7 días desde la Audiencia ( 20 En 7 días desde la Audiencia ( 20 En 14 días desde la Audiencia ( 21 En 14 días desde la Audiencia ( 21 En 21 días desde la Audiencia ( 22 En 28 días desde la Audiencia ( 23 En 28 días desde la Audiencia ( 23 En 35 días desde la Audiencia ( 24 En 42 días desde la Audiencia ( 25 Fase 6 6ª Cualquiera de las partes puede iniciar una apelación por escrito y dirigirla al presidente del Comité de Ética.(10.1) 6b La apelación se escucha por un Moderador externo.(10.2) En 28 siguientes a la recepción de las conclusiones de la Audiencia (29 En las siguientes 8 semanas (37 8