DIVISIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN DSI SISTEMA DE EGRESADOS UIS Manual del Usuario
1. INGRESO AL SISTEMA Se puede ingresar al sistema a través de la página web de la Universidad http://www.uis.edu.co/, y después ingresar al link Sistemas de Información, ubicado en la parte superior derecha de la ventana. Después de ingresar al link Sistemas de Información se mostrara la siguiente ventana donde el usuario debe seleccionar el link Nuevas versiones:
Luego de haber seleccionado Nuevas versiones, ingresa dando click en el botón acceder: Ahora el usuario debe loguearse:
Una vez que el usuario y la clave de acceso son ingresados correctamente podemos observar los roles que tiene asignado ese usuario procedemos a selección el rol al que queremos ingresar: Ahora podemos observar los menús según el rol 2. ROLES DEL SISTEMA El sistema actualmente cuenta con los siguientes roles. Administrador del sistema Escuela
3. MENU ADMINISTRADOR 3.1 Gestión Egresados 3.1.1 Búsqueda de Egresados
La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar y una acción donde se visualizar la información básica, una vez seleccionada la acción, se desplegará un panel con la información y un enlace Ver Detalle que llevara a una página con la información adicional del egresado.
Ver Detalle Adicionales Aquí se puede observar los datos adicionales del egresado como: información básica, títulos obtenidos, historial laboral con una acción para ver la información completa y los temas de intereses seleccionados por el egresado. Para ver los temas de interés haga click en la barra.
3.1.2 Administra Campos de Interés En la página aparecerá los campos de interés creados, con las acciones modificar y eliminar registros y un enlace para crear los campos de interés.
3.1.3 Administrar Tipos de Preferencias En la página aparecerá los tipos de preferencias creadas, con las acciones modificar y eliminar registros y un enlace para crear los tipos de preferencias.
3.1.4 Administra preferencias En la página aparecerá las preferencias creadas, con las acciones modificar y eliminar registros y un enlace para crear las preferencias. Crear Preferencia Alerta Al hacer click en el enlace Crear Preferencia de Alerta, se desplegará un panel para Ingresar una descripción y seleccionar un tipo de preferencia para el registro.
3.1.5 Búsqueda Alertas La página cuenta con un consultar de alertas en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, un enlace para crear alertas y una acción para visualizar la información básica, una vez seleccionada la acción, se desplegará un panel con información mas detallada.
Creación de Nueva Alerta Hacemos Click en el enlace Creación de Nueva alerta que se muestra en la imagen anterior, será direccionado a la siguiente, los datos obligatorios tienen una * que en este caso son el asunto y la caja de texto, la fecha válida hasta es opcional. Es obligatorio seleccionar almenas una preferencia. Definir Preferencias de Alerta Se mostrara un panel con 4 pestañas, las 2 primeras pestañas tendrá la opción de seleccionar las preferencias y los campos de interés.
Pestaña Programa Académico La pestaña de Programa Académico contiene 3 botones en la parte inferior que nos mostraran los programas académicos que nos interese y 3 botones en la parte derecha donde podemos seleccionar o retirar los programas o seleccionar uno por uno haciendo doble click en el programa. Pestaña Criterios especiales Esta pestaña presenta campos para llenar opcionales y un envío de correos a los egresados según las preferencias seleccionadas.
3.1.6 Directorio La página cuenta con un consultar egresados en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, y una acción para visualizar la información del egresado, solo aparecerán en el directorios los egresados que hallan seleccionado compartir información.
Ver detalle Se visualizara la información del egresado, esta información solo será mostrada según los permisos seleccionados por el usuario, Ej.: el egresado decidió compartir información y dio permisos a programa académico, correo y Facebook, al entrar al módulo directorio en el ver detalle solo se mostrar la información del programa académico, correo y Facebook la demás información aparecerá en blanco.
3.1.7 Contacto Bandeja Entrada En la página aparecerá los mensajes enviado por los egresados con 2 opciones una para ver el detalle del mensaje y la otra para enviar una respuesta además un enlace de configuración. Configuración Se despliega un panel donde podrá configurar si requiere que sean enviados correos y a que cuenta cuando el estudiante envía mensajes.
3.2 Boletines 3.2.1 Consultar Boletines La página cuenta con un consultar de boletines en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, una acción para visualiza el documento del boletín, una acción para eliminar el boletín y un enlace con la opción de crear boletines.
Crear Ingrese una descripción y un archivo con las extensiones pdf, jpg, gif, png, bmp, y que no tenga un tamaño mayor a 1MB. Preferencias Se mostrara un panel con 2 pestañas: La pestaña de Programa Académico contiene 3 botones en la parte inferior que nos mostraran los programas académicos que nos interese y 3 botones en la parte derecha donde podemos seleccionar o retirar los programas o seleccionar uno por uno haciendo doble click en el programa.
Seleccione la pestaña de Criterios especiales para enviar el boletines según el año de grado.
3.3 Reportes 3.3.1 Reporte Egresados Por Parámetros.
La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, después de haber dado click en el botón consultar aparecerá una barra de progreso con porcentaje, al finalizar la barra de progreso aparecerá el botón ver reporte por el de consultar haga click en ver reporte para desplegar el reporte. Ejemplo Reporte Por Preferencia
La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá seleccionar la preferencia y dar click en el enlace Listar para desplegar el reporte. Ejemplo Reporte Por Campo de Interés
La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá seleccionar los campos de interés y dar click en el enlace Listar para desplegar el reporte. Ejemplo Reporte
3.3.2 Reporte Empleos Por número de Empleos La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá ingresar los parámetros que desee para generar el reporte, se recomienda ingresar el máximo resultados, una vez ingresada la información haga click en el botón consultar para generar el reporte.
Ejemplo Reporte: 3.3.3 Reporte por Alertas Por fecha de Envió
La página cuenta con un consultar de alertas la cual se desplegará un reporte por fechas, las fechas desde y fecha hasta son obligatorias, dar click en el enlace Listar para desplegar el reporte. Ejemplo Reporte: Por Campo de Interés
La página cuenta con un consultar de alertas la cual se desplegará un reporte según el campo de interés seleccionado y dar click en el enlace Listar para desplegar el reporte. Ejemplo Reporte: Por Preferencia La página cuenta con un consultar de alertas la cual se desplegará un reporte según la preferencia seleccionada y dar click en el enlace Listar para desplegar el reporte.
Ejemplo Reporte:
4. MENU ESCUELA 4.1 Gestión Egresados Los submenús de BUSQUEDA DE EGRESADOS y DIRECTORIO se encuentran explicados en el numeral 3.1.1 Y 3.1.6. 4.2 Boletines
4.2.1 Publicar Boletines La página cuenta con un consultar de boletines en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, solo se mostrara los boletines que hayan sido creados por la escuela y los que allá creado el administrador especificando el programa académico que pertenezca la escuela y una acción para visualizar el documento del boletín, una acción para eliminar el boletín y un enlace con la opción de crear boletines.
Crear Ingrese una descripción y un archivo con las extensiones pdf, jpg, gif, png, bmp, y que no tenga un tamaño mayor a 1MB. Preferencias Se mostrara un panel con 1 pestañas, en donde tendrá la opción de enviar boletines según el año de grado.
4.3 Reportes 4.3.1 Reporte egresados por parámetros La página cuenta con un consultar de egresados en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, después de haber dado click en el botón consultar aparecerá una barra de progreso con porcentaje, al finalizar la barra de progreso aparecerá el botón ver reporte por el de consultar haga click en ver reporte para desplegar el reporte.
Ejemplo Reporte
5. MODULO EGRESADO 5.1 Directorio La página cuenta con un consultar egresados en donde deberá seleccionar los criterios de búsqueda y dar click en el botón consultar, un enlace configuración que desplegara un panel y una acción para visualizar la información del egresado, solo aparecerán en el directorios los egresados que hallan seleccionado compartir información.
Ver detalle Se visualizara la información del egresado, esta información solo será mostrada según los permisos seleccionados por el usuario, Ej.: el egresado deicidio compartir información y dio permisos a programa académico, correo y Facebook, al entrar al módulo directorio en el ver detalle solo se mostrar la información del programa académico, correo y Facebook la demás información aparecerá en blanco. Configuración Seleccione si desea aparecer en el directorio y seleccione la información que desea mostrar.
5.2 Perfil Aparecerá información básica, títulos obtenidos, historial laboral y los temas de intereses seleccionados por el egresado, Para ver los temas de interés haga click en la barra. Además unos enlaces para editar datos de contacto, agregar títulos, agregar historia laboral y seleccionar los temas de su interés.
5.2.1 Panel Datos Personales En el panel de datos personales se mostrara la información básica del egresado con los datos de contacto y un enlace editar datos de contacto, Editar Datos de Contacto Se mostrara un panel con 2 pestañas: La pestaña de datos personales aparecerán los datos básico y los datos de contacto, solo podrá modificar los datos de contacto.
La pestaña de fotos de egresado aparecerá la foto de egresado si ya fue cargada, para volver a subir una foto nueva click en el botón Limpiar Fotos cargada, si no ha sido cargada deberá cargar la foto. Para cargar la foto primero agregue la foto desde el botón Agregar una vez agregada presione el botón subir, aparecerá la foto cargada en el panel archivos cargadas y click botón modificar. 5.2.2 Panel títulos En el panel de títulos se mostrara la de los títulos obtenidos por el egresado en la institución y los títulos que a ingresados y un enlace para agregar los títulos, para los títulos que ingresa el egresado estará disponible las opciones de modificar y eliminar
Agregar titulo Agregue los títulos que haya obtenido al sistema, los campos con * son obligatorios, la caja de texto INSTITUCION tiene la opción de autocompletar después de haber ingresado 4 letras, esta función también se presenta en la opción de modificar.
5.2.4 Panel historia laboral En el panel de historia laboral se mostrara la información básica de las historias laborales ingresadas por el egresado con las opciones de ver detalle, modificar y eliminar el registro y un enlace para agregar historia laboral. Agregar Historia Laboral Agregue los títulos que dese al sistema al sistema, los campos con * son obligatorios, para seleccionar la ubicación geográfica seleccione en orden país, departamento y por último municipio.
5.2.5 Panel Temas de Interés Haga click en la barra de temas de interés para mostrar los temas de interés que hay en el sistema, se mostraran los que se encuentren seleccionados y tendrá la opción de seleccionar y deseleccionar los temas de interese que desee.
5.3 Buzón de Alertas Se mostrara la información básica de las alertas con la opción de ver detalle y un enlace para elegir las preferencias del buzón de alertas.
Preferencias Se mostrara un panel con 2 pestañas: La pestaña de Preferencias contiene las preferencias existente y tendrá la opción de seleccionar o deseleccionar una por una y otra opción para seleccionar o deseleccionar todas a la vez. IMPORTANTE Para que aparezcan las alertas en el buzón deberá haber seleccionado primero las preferencias. Seleccione la pestaña de Criterios especiales para definir el número máximo de alertas que dese que aparezcan en el buzón y una opción de seleccionar si desea que las alertas lleguen a su correo.
5.4 Contacto Enviar mensajes Envió de mensajes al administrador del sistema de egresados. 5.5 Consultar Boletines Aparecerán los boletines con una breve descripción, la fecha de publicación y una opción para ver el documento.