GESTION DE BANCOS
Revisión Fecha Modificaciones
Código: XXX Edición 1 Página 3 de 6 INDICE 1. Objeto general 2. Alcance 3. Procedimientos generales
Código: Edición 1 Página 4 de 6 1. Objetivo general Establecer los procedimientos bajos las cuales se realizan operaciones con las entidades bancarias. 2. Alcance El presente procedimiento es de aplicación en la oficina de Colombia de la Organización de Estados Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI). 3. Procedimientos Generales 1. El Director de la oficina será el representante de la Organización ante las instituciones financieras. 2. Periódicamente el Director de la oficina deberá hacer un análisis de los servicios ofrecidos por cada una de las entidades financieras con las cuales la compañía está vinculado, de tal forma que se evalúen los servicios prestados, pudiendo proponer cambios que se consideren oportunos. Dentro de los criterios de evaluación se encuentra: Tamaño Servicios Ubicación / Cobertura Disponibilidad de los portales Los tiempos de respuesta a las solicitudes Beneficios Calificación 3. Se deberá llevar un archivo para cada una de las cuentas bancarias, de tal forma que incluya la correspondencia tanto recibida como enviada, así como todos los documentos que soporten la apertura, cierre y firmas registradas. 4. La responsabilidad de la custodia de la documentación de las cuentas bancarias es del Responsable de Administración. 5. Los bancos con los cuales se vincula la Organización deberán cumplir con las características de calificación y cobertura, entre otras, así como deberán tener la aprobación previa del Director de la oficina. 6. Para la apertura de una nueva cuenta, se debe hacer una solicitud formal a la Dirección de la oficina para su aprobación. La mencionada solicitud deberá indicar el objeto por el cual se requiere la apertura de la cuenta bancaria, nombre del banco y tipo de cuenta. Las firmas autorizadas serán designadas por el Director de la oficina, labrándose un acta donde se certifique el nombramiento de las mismas.
Código: Edición 1 Página 5 de 6 7. Toda apertura de cuentas debe ser aprobada por el Director de la oficina. 8. Una vez la cuenta es aprobada, el Responsable de Administración debe incluir dentro de las condiciones de manejo la siguiente información, así como proceder a reportarla: Empleados con firma autorizada. Limites para el manejo de la cuenta. Medios de pago (cheque, transferencia). Dirección para el envío de extractos bancarios. En todas las cuentas se deberán reconocer, como mínimo, tres firmas que firmarán mancomunadamente a dos firmas. 9. Inmediatamente se aprueba la apertura de la cuenta por el banco, dichos soportes deben ser remitidos al responsable contable para la correspondiente creación de la cuenta en la contabilidad. 10. La apertura de toda cuenta bancaria en el exterior debe ser autorizada por el Director de la oficina. 11. El cierre de una cuenta bancaria, debe solicitarse de manera formal el Director de la oficina, incluyendo la siguiente información: Nombre del Banco, dirección, teléfono y contacto Saldo de la cuenta a la fecha del cierre Motivos del cierre Niveles de autorización según correspondan 12. Todo saldo de las cuentas a ser canceladas, debe ser trasladado a otra cuenta bancaria que será designada por el Director de la oficina. 13. Para las cuentas bancarias del exterior su solicitud de cierre debe ser realizada por el Responsable de Administración, previa autorización del Director de la oficina. 14. Una vez la cuenta bancaria ha sido cerrada, el Responsable de Administración debe informar inmediatamente al responsable contable, de tal forma que se procedan a realizar los correspondientes registros contables. Otras disposiciones: 15. Todo préstamo bancario debe tener la aprobación el Director de la oficina. 16. La presente política debe ser revisada anualmente, garantizando que dichos lineamientos son acordes con los objetivos de la Organización.
Código: Edición 1 Página 6 de 6 17. Mensualmente se realizará una conciliación bancaria de todas las cuentas corrientes y de ahorro de la Organización, incluso aquellas que no tengas movimiento. El auxiliar del departamento Administrativo Financiero designado realizará conciliaciones bancarias de forma mensual de todos los bancos. Para realizar el procedimiento, se coteja el extracto mensual del banco (en formato electrónico extraído de la web del banco o en documento físico recibido del banco) con los saldos contables, analizando la razonabilidad de las partidas conciliatorias temporales. Las conciliaciones bancarias son a su vez revisadas y firmadas mensualmente por el responsable del departamento Administrativo Financiero, dejándose una copia impresa de la revisión en archivo físico. 18. Cualquier modificación de la presente política, será aprobada por el Director de la oficina.