MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ELABORADO EN EL MES DE MAYO DE 2014
MANUAL DEL USUARIO DEL SISTEMA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA El Órgano de Fiscalización Superior del Estado Baja California (OFSBC), en la búsqueda de fomentar la consolidación de una mejor rendición de cuentas públicas y transparencia de la gestión gubernamental, mediante el establecimiento de un vínculo de comunicación con la sociedad; ha desarrollado el Sistema de Acceso a la información Pública del OFSBC (SAIP), a través del cual, se puede realizar solicitudes remotas de la información pública que genera y/o administra en el ejercicio de sus atribuciones; así como solicitudes sobre ejercicio de un derecho ARCO. Es de destacar que el SAIP fue puesto en marcha en fecha 07 de junio de 2013, con la finalidad de agilizar la recepción, procesamiento y respuesta de las solicitudes de información y de derechos ARCO; por lo que, además se encarga de resguardar y administrar la información de los solicitantes y de publicar automáticamente sus respuestas. De ahí que, para facilitar el manejo del Sistema por parte de sus usuarios, el OFSBC ha elaborado el presente Manual, que tiene por objeto servir como guía de navegación donde se explica la organización, estructura, formularios y filtros del sistema, así como el proceso de registro para la realización de solicitudes y de soporte, entre otros aspectos. Por último, se estima importante informar al usuario del SAIP, que en el Portal de Internet del OFSBC http://www.ofsbc.gob.mx, se contiene un apartado especial denominado Transparencia, donde se presenta la información pública que dispone la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Baja California. El apartado de Transparencia es desarrollado en tres distintas secciones, a través de las cuales, se puede consultar lo siguiente: En la primera sección se encuentra la Información pública de oficio que dispone la Ley de la materia, específicamente lo señalado en los Artículos 11 y 13, que son aplicables al Poder Legislativo del Estado - OFSBC; asimismo, contiene el calendario por el que se rige la Entidad para mantener actualizada la información. En la segunda sección, el usuario del Portal de Internet encontrará un acceso directo a la página electrónica SAIP: http://saip.ofsbc.gob.mx. Y la tercera sección, es dedicada al Derecho de ARCO, es decir, a difundir la información sobre el derecho de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición sobre datos personales que se encuentran en posesión del OFSBC. Para conocer más sobre la información publicada en el portal electrónico de esta Entidad Fiscalizadora, te invitamos consultar el Manual del Usuario del Portal de Internet del OFSBC. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 2
I. INGRESO AL SISTEMA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL OFSBC Para acceder al sitio del Sistema de Acceso a la Información Pública del OFSBC, se debe ingresar en su navegador, la siguiente dirección electrónica: saip.ofsbc.gob.mx Una vez realizado lo anterior, se desplegará en la pantalla de su computadora, la siguiente imagen del sistema, la cual representa su página principal o de inicio. Es de precisar que para solicitar información mediante el SAIP, es necesario registrar un usuario del Sistema; por lo que, la página principal del portal nos otorga las opciones para realizar dicho registro. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 3
II. REGISTRO DE USUARIO Para que pueda ingresar una solicitud al SAIP, es necesario que se registre dando clic en las ligas electronicas Registrarse o regístrese aquí, las cuales se visualizan en circulo rojo, en la siguiente imagen: Hecho lo anterior, se abre una nueva ventana en donde se le solicita como campos obligatorios: nombre del solicitante, nombre de usuario, correo electrónico y contraseña que desee utilizar para futuros accesos al sistema. Una vez que se dé clic a la opción Registrarme, se habilitará el acceso al SAIP y se colocará automáticamente en la página de inicio, dando la bienvenida como usuario del sistema. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 4
III. INICIO DE SESIÓN Si se cuenta con usuario y contraseña previamente registrado en el Sistema, solo será necesario dar clic sobre la leyenda iniciar sesión, que se resalta en círculo rojo en la siguiente imagen. Con lo anterior, se habilitará la siguiente ventana del portal donde se ingresará el nombre del usuario y contraseña correspondiente: Una vez que se dé clic a la opción Iniciar sesión, automáticamente volverá a la página de inicio, dando la bienvenida como usuario del sistema. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 5
IV. SOLICITUD DE INFORMACIÓN Una vez que se ha ingresado al SAIP, se habilitará en la parte superior del menú la opción Solicitud de Información, la cual otorga la posibilidad para que el usuario pueda realizar nuevas solicitudes de información pública y de ejercicio de un derecho ARCO; así como revisar el historial y estado de solicitudes anteriores. Nueva solicitud Para solicitar información mediante SAIP, se debe dar clic en la opción Nueva solicitud, y se presentará una ventana donde se le requerirán datos sobre la información que desea conocer. Los datos requeridos son los siguientes: A) Tipo de Solicitud: En este apartado se requiere que el usuario del SAIP, especifique el tipo de solicitud que formula, otorgando como opciones las siguientes, cabe precisar que este campo es obligatorio. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 6
B) Domicilio y Teléfono: No son campos obligatorios. C) Información pública que se solicita o en su caso, la información personal a la que se requiere acceder, rectificar, cancelar o establecer oposición: No existe limitante en la captura de datos y se hace la aclaración que de presentarse una solicitud de información pública, se pide no incluir dentro del texto de la petición datos personales tales como: nombre, correo, teléfono, dirección del solicitante. Este campo es obligatorio. D) Adjuntar archivos: Se ofrece la opción de adjuntar archivos de Word, Excel, PowerPoint, PDF e imágenes, que puedan servir de referencia para facilitar la localización de la información solicitada. No es un campo obligatorio. E) Modalidad de entrega: Este campo si es obligatorio y se refiere a la forma como requiere el usuario del sistema, le sea otorgada la respuesta de su solicitud. Misma que puede ser mediante correo electrónico, copias, cd y consulta directa. F) Autorización para publicar los datos personales con esta solicitud. Este campo no es obligatorio; sin embargo, si no se selecciona la opción, la información sobre el usuario continua siendo privada. Una vez ingresados los datos antes mencionados, se deberá dar clic en la opción Guardar, con lo cual se genera en el SAIP, un número de folio único por solicitud; asimismo, el solicitante recibirá una notificación mediante el correo electrónico proporcionado durante su registro como usuario, con la información relativa a la solicitud planteada para su seguimiento a través del sistema. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 7
Mis solicitudes de información Esta sección ofrece al usuario del SAIP, la opción de consultar el estatus de sus solicitudes de información, así como aquellas que hayan concluido su proceso; toda vez que se genera una base de datos con un registro permanente de los movimientos que se realicen en el sistema. IV. SOPORTE Una vez que se ha ingresado al SAIP, se habilitará además, en la parte superior del menú, la opción Soporte, la cual es una herramienta tutorial para el usuario, con la que podrá recibir orientación respecto a ingresar una solicitud de información o ejercicio de un derecho ARCO o bien, reportar una incidencia del sistema, entre otros. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 8
IV. RESPUESTAS DE SOLICITUDES A esta sección del Portal del SAIP, se tiene acceso sin necesidad de ingresar con un nombre y clave de usuario; toda vez que ofrece la opción de que cualquier persona consulte las respuestas otorgadas por la Unidad de Transparencia del OFSBC, a las solicitudes de información pública o de ejercicio de derecho ARCO. Es de precisar, que la información es publicada por año de ejercicio fiscal y de conformidad al trimestre que corresponda a la fecha en la que se presentó la solicitud. Asimismo, se muestra el numero de folio, fecha de recepción, tipo de solicitud, sentido de la respuesta, fecha de notificación y el status. De igual forma, en la parte de Detalles se habilita una nueva sección donde se visualiza la información completa de cada solicitud. Manual del Usuario del Sistema de Acceso a la Información Pública 9