Sistemas de contabilidad de costos III

COSTOS Y PRESUPUESTO SEMANA 4 Sistemas de contabilidad de costos III Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni ESTE utilizar DOCUMENTO los contenidos para CONTIENE fines comerciales LA de SEMANA ninguna clase. 4 1

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ÍNDICE SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS III... 4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 INTRODUCCIÓN... 4 1. COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO... 5 1.1 FLUJO DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO O ESPECÍFICAS... 8 1.2 HOJAS DE COSTOS... 8 1.3 REGISTRO Y CONTROL DE MATERIAS PRIMAS... 9 1.4 VALORIZACIÓN DE LAS MATERIAS PRIMAS... 10 1.5 REGISTRO Y CONTROL DE MANO DE OBRA... 11 1.6 CALCULANDO EL COSTO TOTAL DEL TRABAJO... 12 1.7 CONTROL DE MATERIAS PRIMAS, ALMACENAMIENTO Y PEDIDOS... 12 1.8 NIVELES DE EXISTENCIAS CRÍTICAS, MÍNIMASY MÁXIMAS... 13 2. COSTO POR PROCESOS... 13 2.1 CARACTERÍSTICAS DEL COSTO POR PROCESOS... 14 2.2 TIPOS DE EMPRESAS QUE USAN COSTO POR PROCESOS... 14 2.3 PRODUCCIÓN EQUIVALENTE... 14 2.4 FLUJO DE COSTOS... 15 2.5 TRATAMIENTO DE PÉRDIDAS NORMALES Y ANORMALES... 16 2.6 EJEMPLO DE REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DEL COSTO POR PROCESOS... 16 2.7 EJEMPLO DE UN CICLO DE FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA POR COSTOS POR PROCESOS... 17 COMENTARIO FINAL... 18 REFERENCIAS... 19 3

SISTEMAS DE CONTABILIDAD DE COSTOS III OBJETIVOS ESPECÍFICOS Describir las características de los sistemas de costos. Estructurar un sistema de contabilidad de costos en organizaciones productivas. INTRODUCCIÓN Con una competencia creciente a nivel nacional y global, las pequeñas disparidades de costos pueden ser la diferencia para que una empresa logre sobrevivir o no. Los rápidos cambios tecnológicos han incrementado la necesidad de contar con una exacta información de costos. Estos cambios motivan a los administradores a adoptar diferentes estrategias y diseños de productos capaces de mejorar el proceso de producción. El tipo de sistema de costeo usado para determinar los costos unitarios dependerá en un alto grado de la naturaleza del proceso productivo involucrado. Básicamente, dos sistemas de costeo se manejan como respuesta a las variaciones del proceso que se efectúa. Estos dos sistemas se conocen ampliamente como el sistema de costeo por órdenes de trabajo y el sistema de costeo por procesos. Por eso, esta semana de estudio estará enfocada en conocer estos sistemas de costeos que buscan entregar la mejor información de sus procesos para la toma de decisiones. 4

1. COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008) establecen que la determinación del costo exacto de un producto o servicio desempeña una función crucial en el éxito de las empresas en la mayoría de las industrias. El costeo por órdenes de trabajo es el proceso de acumular, clasificar y asignar materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos a los productos o servicios. Los costos por órdenes de trabajo se emplean considerando el tipo de producto y la organización del proceso fabril. En general, son recomendables cuando cada producto o lote de productos es considerablemente distinto o, en el caso de la producción de bienes, sofisticados de alto valor que no se producen en series continuas, sino que responden más bien a órdenes específicas recibidas de clientes u órdenes internas de fabricación. Por ejemplo, la fabricación de casas, aviones, barcos, etc. Los elementos de costos (materia prima directa, mano de obra directa, costos indirectos de fabricación) se acumulan en las órdenes de trabajo, obteniéndose el costo unitario por la división entre el costo total de producción en la orden de trabajo y el número de unidades de la misma orden. Esta modalidad también responde al tipo de producto y organización de la producción (ver el ejemplo Hoja de costo de una orden de trabajo ). La mayoría de los costos por órdenes de trabajo se conocen al final del proceso o término del mismo. El sistema de costeo por órdenes de trabajo lo aplican las empresas cuyo proceso no es continuo y en el que es posible identificar lotes específicos de producción y seguir su trayectoria a través de las distintas operaciones hasta que se transforman en productos terminados. Un trabajo puede ser una orden, un contrato, una unidad de producción o un lote que tenga que ser ejecutado para satisfacer las especificaciones de los clientes. En definitiva, el objeto del costo es una unidad o múltiples unidades de un producto o servicio distintos llamados trabajo, donde cada trabajo utiliza una cantidad diferente de recursos. El producto o servicio es, con frecuencia, una sola unidad o varias unidades, en las que los productos o servicios son distintos, y el sistema de costeo por órdenes de trabajo acumula costos por separado para cada producto o servicio. 5

Según Benítez, Miranda (2007) y Polimeni (2005), las características del proceso por órdenes de trabajo serían: 1 Se emplea en producciones heterogéneas a partir de un proceso donde no ocurren siempre las mismas operaciones tecnológicas, realizándose según las características específicas de la producción o servicio de que se trate. 2 3 La producción se organiza por pedidos, órdenes. Los costos de los materiales directos, mano de obra directa y costos fijos de fabricación se registran en cada orden de trabajo y por los centros de costos productivos que intervienen. 4 Los productos que se fabrican son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de trabajo o de producción específica. 5 El costo unitario no se determina hasta que no se concluya la fabricación completa de la orden. 6 Se conoce el destinatario de los bienes o servicios antes de comenzar la producción. 7 8 La unidad de costeo es la orden. Permite conocer con facilidad el resultado económico de cada trabajo. 6

Ventajas Desventajas Proporciona en detalle el costo de producción de cada orden. Su costo administrativo es alto, debido a la forma detallada de obtener los costos. Se calcula fácilmente el valor de la producción en proceso, representada por aquellas órdenes abiertas al final de un periodo determinado. Existe cierta dificultad cuando no se ha terminado la orden de producción y se tienen que hacer entregas parciales, debido a que el costo de la orden no se obtiene hasta el final del periodo de producción. Se podría establecer la utilidad bruta en cada orden o pedido. No se puede disponer de costos unitarios hasta que no se termine el lote o la orden completa. Fuente: basado en Benítez, Miranda (2007) y Polimeni (2005). El sistema de costos por órdenes de trabajo es aplicado a procesos productivos en los que los productos son elaborados de acuerdo con las especificaciones del cliente, por lo que cada producción posee requerimientos propios de materiales y costos de conversión. Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Industria de confecciones Industria de muebles Fabricación de piezas de repuesto Ejemplo 4 Ejemplo 5 Construcciones Servicios de reparación 7

En definitiva, el objeto del costo es una unidad o múltiples unidades de un producto o servicio distintos llamados trabajo. Cada trabajo utiliza una cantidad diferente de recursos. El producto o servicio es con frecuencia una sola unidad o varias unidades. Los productos o servicios son distintos, el sistema de costeo por órdenes de trabajo acumula costos por separado para cada producto o servicio. 1.1 FLUJO DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO O ESPECÍFICAS Normalmente, una orden de trabajo se genera por la necesidad de un cliente o proyecto, donde una vez que se recibe el pedido del cliente se genera la orden de trabajo, en la que se identificará el producto y sus características. Luego se llevará una hoja de costos, en donde se detallará la materia prima directa, mano de obra directa y gastos de fabricación que se usaron en la fabricación del producto terminado, y cumpliendo con todos los requerimientos del cliente se procederá a distribuirlo y finalmente a entregarlo al cliente. La figura que se muestra a continuación explica el flujo de una orden de trabajo o específica. Pedido de cliente Gerencia de producción nº Hoja nº de costos Producto terminado Distribución y entrega al cliente 1.2 HOJAS DE COSTOS La hoja de costos es aquel documento en el que se almacena la información de la materia prima directa, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación que se usaron en el proceso de fabricación de un producto. El tener un registro de toda la información de una hoja de costos de una orden de trabajo permite poder conocer en definitiva el costo de la producción de dichos productos. 8

HOJA DE COSTOS DE UNA ORDEN DE TRABAJO REGISTRO DE UNA ORDEN DE TRABAJO Trabajo No. 1 CLIENTE JP Fecha de inicio 01-06-2012 Fecha de termino 30-06-2012 Total Productos 5 MATERIALES DIRECTOS Fecha Requision Cantidad Costo Costos recepcion de Materiales Utilizada Unitario Totales 01-06-2012 2012_01 8 $ 20 $ 160 01-06-2012 2012_02 12 $ 90 $ 1.080 Total Materiales Directos $ 1.240 MANO DE OBRA DIRECTA Periodo Registro Horas Salario Costos que cubre de tiempo Utilizadas por Hora Totales 01-06 al 30-06 Hoja 5 180 3 $ 540 Total Mano de Obra Directa $ 540 GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION (Mano Obra Indirecta) Periodo Registro Horas Salario Costos que cubre de tiempo Utilizadas por Hora Totales 01-06 al 30-06 Hoja 5 60 2 $ 120 Total Gastos Indirectos de Fabricacion $ 120 Total Orden de Trabajo Costo Unitario ( 1900 / 5 ) $ 1.900 380 Fuente: material elaborado para esta asignatura (G. Jara, 2016). 1.3 REGISTRO Y CONTROL DE MATERIAS PRIMAS Para la fabricación de un producto por una orden de trabajo, uno de los elementos de costos es la materia prima. Esto hace que se genere el registro y control de las materias primas que serán usadas en la fabricación del producto. 9

A continuación, se muestra un ejemplo de una lista de materiales para la construcción de mesas laterales en Thomasville Furniture Industries, Inc. Fuente: Blocher, Stout, Cokins y Chen, K. (2008, p.88). 1.4 VALORIZACIÓN DE LAS MATERIAS PRIMAS Para una orden de trabajo, es necesario contar con las materias primas y tener claro cuánto se ocupará y cuánto costará esto. Esto hace la necesidad de valorizar las materias primas. A continuación se muestra un ejemplo de ello. 10

Fuente: Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008, p.89). 1.5 REGISTRO Y CONTROL DE MANO DE OBRA Para la confección de una orden de trabajo, es necesario contar con el detalle de la mano de obra, tener claro cuánto se ocupó y cuánto costó. Esto revela la necesidad de registrar y controlar la mano de obra. A continuación, se muestra un ejemplo de ello. Fuente: Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008, p.90). 11

1.6 CALCULANDO EL COSTO TOTAL DEL TRABAJO Para calcular el costo total del trabajo, se debe sumar el costo de la materia prima directa, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. A continuación, se muestra un ejemplo del procedimiento a seguir. Costo total del trabajo = costo de la materia prima directa + mano de obra directa + costos indirectos de fabricación. Costos directos de fabricación Materiales directos $ 180.000. Mano de obra directa $ 66.667. ------------ $ 246.667. Gastos indirectos de fabricación $ 25.000. ---------------- Costo de fabricación total $ 271.667.- 1.7 CONTROL DE MATERIAS PRIMAS, ALMACENAMIENTO Y PEDIDOS En el proceso de órdenes de trabajo se puede tener claridad y control de las materias primas, debido a que se estudia la cantidad que se ocupará para la confección del producto terminado. Por lo tanto, si existe una pérdida de materia prima, esta sería mínima, dado que se calculó antes la cantidad de materiales que se necesitarían. El registro y control de las materias primas ayuda a tener claridad respecto de la cantidad que se necesita. Esto sin duda también facilita su almacenamiento, porque se puede calcular el volumen de materia prima a ocupar, de tal manera que los administradores pueden buscar buenos espacios para ello. 12

1.8 NIVELES DE EXISTENCIAS CRÍTICAS, MÍNIMASY MÁXIMAS Los niveles de existencia son importantes para la producción de productos terminados. El no manejar bien las existencias puede poner en peligro la producción de las mismas. Por eso, existen tres niveles de existencias, los cuales se detallan a continuación: Se refiere al límite más bajo al que puede llegar la cantidad almacenada en bodega. Bajo este punto, puede producirse una interrupción en el flujo de abastecimiento. Se refiere a la cantidad mínima de material necesario para satisfacer las necesidades de funcionamiento u operación de la empresa. Se refiere al límite superior que se puede alcanzar en el nivel de existencias en que se produzcan pérdidas de intereses sobre el capital invertido. Nivel de existencia crítica 1 Nivel de existencia mínima 2 Nivel de existencia máxima 3 2. COSTO POR PROCESOS Según Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008), el costeo por procesos es un sistema que acumula los costos de acuerdo con los procesos o departamentos, y los asigna a un gran número de productos casi idénticos entre sí. Una empresa típica que utiliza el costeo por procesos emplea un proceso estandarizado de producción para manufacturar productos homogéneos. El costeo por procesos provee información para que los administradores analicen la rentabilidad del producto y los clientes tomen decisiones sobre la fijación de precios, la mezcla de producto y la mejora de procesos. En el ambiente competitivo de la actualidad, Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008) indican que para estar en posibilidades de tomar buenas decisiones, los administradores deben conocer los costos de los productos. Piénsese en el administrador de más alto rango de una gran corporación que trata de decidir si debe descontinuar un producto sin saber cuál es su costo. Los administradores necesitan la información del costo para poder establecer metas, formar una estrategia, desarrollar planes a corto y a largo plazo, y para propósitos de control, medición del desempeño y toma de decisiones. 13

El costeo por procesos también les permite a los contadores determinar los costos por unidad necesarios para evaluar el inventario y el costo de ventas en los reportes financieros externos. 2.1 CARACTERÍSTICAS DEL COSTO POR PROCESOS Según Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008), estas características son: Las empresas cuyos productos son homogéneos y deben pasar por procesos o departamentos similares utilizan el costeo por procesos. Dichas empresas, por lo general, realizan la producción en masa de pocos productos parecidos entre sí. Los costos de producción se acumulan en cada proceso. Para llevar el registro de la cantidad de la producción y la información de costos, el contador administrativo se vale de un reporte del costo de producción. Para calcular cada costo de producción, se dividen los costos de los procesos de cada departamento entre el número de unidades equivalentes producidas durante el periodo. 2.2 TIPOS DE EMPRESAS QUE USAN COSTO POR PROCESOS El sistema de costeo por procesos es usado en muchas industrias, entre ellas las de productos químicos, refinación de petróleo, textiles, pinturas, harinas, conservas, caucho, acero, vidrio, alimentos procesados, minería, líneas de producción de automóviles, electrónica, plásticos, medicinas, papel, madera, artículos de piel, productos de metal, artículos deportivos, cemento y relojes (Blocher, Stout, Cokins y Chen, 2008). 2.3 PRODUCCIÓN EQUIVALENTE Según Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008), la producción equivalente haría alusión al número de unidades terminadas iguales o parecidas que podrían haber sido producidas con la cantidad de trabajo que realmente se destinó, tanto a las unidades terminadas como a las parcialmente terminadas. Las unidades equivalentes no son lo mismo que las unidades físicas. Por ejemplo, supóngase que en un mes determinado una compañía de productos químicos tiene en proceso 30.000 galones de cierta sustancia, de los cuales 20.000 galones ya están terminados al final del mes, pero los 10.000 restantes solo están terminados al 50%. Las unidades equivalentes serían 25.000 galones [20.000 + 14

(10.000 * 50%)]. El porcentaje de terminación normalmente se mide mediante el porcentaje del costo total que ya se ha invertido en la elaboración del producto. 2.4 FLUJO DE COSTOS En el costeo por procesos los costos fluyen a través de diferentes procesos o departamentos (Blocher, Stout, Cokins y Chen, 2008). La siguiente figura muestra un modelo de cuenta T de flujos de costos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos en un sistema de costeo por procesos para dos departamentos. Obsérvense en esta figura cuatro puntos clave: Primero, se utiliza una cuenta separada de trabajo en proceso para registrar los costos de cada departamento de producción. Segundo, cuando el departamento A finaliza su trabajo, los costos de los artículos terminados se transfieren a la cuenta de trabajo en proceso del departamento B para su trabajo siguiente. Luego de este trabajo siguiente, los costos de los artículos terminados se transfieren a la cuenta del almacén de artículos terminados. Tercero, los costos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos, pueden asentarse directamente en las cuentas de trabajo en proceso de cada departamento de producción, no solo en la del primer departamento. Finalmente, a partir del segundo departamento (el departamento B), aparece un elemento adicional de costos, que serían los costos recibidos del departamento anterior. Estos son los costos de los artículos terminados en el departamento anterior y transferidos a este departamento durante el periodo. Fuente: Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008, p.407). 15

Según Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008), los cinco pasos a realizar en el costeo por procesos serían: 1. Analizar el flujo físico de unidades de producción. 2. Calcular las unidades equivalentes para cada elemento del costo de producción (materiales, mano de obra, costos indirectos). 3. Determinar el costo total para cada elemento del costo de producción. 4. Calcular el costo por unidad equivalente para cada elemento del costo de producción. 5. Asignar los costos totales de producción a las unidades terminadas. 2.5 TRATAMIENTO DE PÉRDIDAS NORMALES Y ANORMALES De acuerdo a Blocher, Stout, Cokins y Chen (2008), existen dos clases de desperdicio o pérdidas: el normal y el anormal. El desperdicio normal es el que tiene lugar bajo condiciones habituales de operación. Es incontrolable a corto plazo, y por ello se le considera como parte del costo del producto. En otras palabras, los costos de las unidades perdidas son absorbidos por las unidades producidas que se encuentran en buenas condiciones. El desperdicio anormal supera las pérdidas esperadas bajo condiciones eficientes de operación, y se carga como una pérdida a las operaciones del periodo en que fue detectado. 2.6 EJEMPLO DE REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DEL COSTO POR PROCESOS A continuación, se muestra una hoja de costos que se utiliza con normalidad en la producción de un producto en un sistema de costos por procesos. Los elementos que se toman en cuenta, tal como se señala en la figura más abajo, son materia prima directa (MPD), mano de obra directa (MOD) y gastos indirectos de fabricación. El proceso parte en el departamento A, donde después de que el producto o parte de él ha cumplido su etapa en dicho departamento pasa al departamento B, y así sucesivamente hasta que pasa por cada uno de ellos. El proceso es secuencial. 16

El producto se valoriza en términos económicos en cada uno de los departamentos, y finalmente se puede determinar el costo del proceso de dicho producto. 2.7 EJEMPLO DE UN CICLO DE FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA POR COSTOS POR PROCESOS Un ciclo de funcionamiento de una empresa por costos de procesos es una secuencia de pasos secuenciales que tienen un inicio y van pasando por varias etapas del proceso, hasta que finalmente se obtiene el producto. Por ejemplo, en la figura que se muestra a continuación se ilustra el proceso secuencial que tiene la construcción de varios tractores. Se parte con los elementos de costos (materia prima, mano de obra y gastos de fabricación). Luego, estos elementos de costos empiezan en el departamento A, donde se realiza la soldadura. Una vez que está listo en el departamento A, pasa al departamento B (mecánica). Luego de que termina su etapa en el departamento B, pasa al departamento C (armado). Después pasa al departamento D (electricidad) y finalmente sale el producto terminado. Este proceso es secuencial; se va pasando por cada uno de los departamentos para obtener el producto final. 17

Fuente: http://goo.gl/p0emks COMENTARIO FINAL En esta semana de estudio se ahondó en la importancia del rol que cumplen los sistemas de costeo por órdenes de trabajo y sistema de costeo por procesos. Ambos sistemas de costeos tienen su forma particular de operación y registros, y su uso está determinado por el tipo de giro o actividad de la empresa que lo utilizará. Sin duda que los sistemas de costeos son excelentes herramientas de gestión que permiten llevar un buen registro de los procesos y sirven de base para la toma de decisiones. Las empresas requieren de estos sistemas de costeos porque la información que proporcionan les permite poder evaluar si la producción de ciertos productos les resulta conveniente o si definitivamente deben dejar de producirlos. 18

REFERENCIAS Benítez, M. A. y Miranda, M. V. (2007). Contabilidad y finanzas para la formación de los cuadros de dirección. La Habana: Editorial Félix Varela. Blocher, E.; Stout, D.; Cokins, G. y Chen, K. (2008). Administración de costos: un enfoque estratégico. 4ª edición. México: McGraw-Hill Interamericana. EcuRed (s. f.). Sistema de costos por órdenes de trabajo. Recuperado de: http://goo.gl/goh5ww IACC (s. f.). Aspectos conceptuales de los costos. Contabilidad de costos. Semana 1. Polimeni, R. (2005). Contabilidad de costo. Conceptos y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales. La Habana: Editorial Félix Varela. PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2016). Sistemas de contabilidad de costos III. Costos y Presupuesto. Semana 4. 19

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