Proyecto de Ley Federal de Archivos 5ª REUNIÓN DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL Noviembre 2010
Antecedentes El 18 de marzo de 2009, la Comisión de Gobernación de la Cámara de Diputados de la LX Legislatura aprobó el dictamen de Ley Federal de Archivos. El dictamen se presentó para su discusión y aprobación en el pleno de la Cámara durante la sesión del 31 de marzo, aprobándose por una mayoría de 241 votos a favor, 55 en contra y 1 abstención. La iniciativa se remitió a la Cámara de Senadores, siendo turnada a las Comisiones Unidas de Gobernación y Estudios Legislativos para su análisis. Actualmente está pendiente de dictamen en el Senado.
Estructura del dictamen aprobado por la Cámara de Diputados La iniciativa consta de 28 artículos y ocho transitorios, divididos en tres Títulos: Título Primero: Disposiciones Generales Capítulo Único: Artículos 1 6 Título Segundo: De la Organización de los archivos Capítulo I De la Organización de los Archivos: Artículos 7-15 Capítulo II De los usuarios, autorizaciones de salida y enajenación de documentos: Artículos 16-19 Título Tercero: De los Aspectos Institucionales Capítulo I Del Archivo General de la Nación: Artículos 20-22 Capítulo II Del Registro Nacional de Archivos: Artículos 23-25 Capítulo III Del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 26-28
Observaciones Generales al dictamen aprobado por la Cámara de Diputados Su alcance es limitado para detonar una auténtica política pública de mediano y largo plazo. Las disposiciones nodales del Título Segundo: De la organización de los archivos, sólo resultan aplicables a las dependencias y entidades de la APF. No es contundente en cuanto a las obligaciones en materia de elaboración de instrumentos de control y consulta archivísticos. Es limitada en materia de regulación del documento electrónico. Carece de un Título relativo a infracciones y sanciones.
Observaciones Generales al dictamen aprobado por la Cámara de Diputados o La figura del Archivo General de la Nación no se ve fortalecida. El Consejo asesor del AGN está integrado sólo por representantes de dependencias del sector central. La iniciativa no prevé la participación del IFAI en la elaboración de los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de documentos administrativos. No prevé la publicidad de los archivos históricos. No prevé una disposición relativa a los archivos de las dependencias y entidades que se extingan o desaparezcan.
Estructura de la propuesta IFAI-AGN La propuesta consta de 54 artículos y once transitorios, divididos en seis Títulos: Título Primero: Disposiciones Generales Capítulo Único: artículos 1 7 Título Segundo: De la Organización y Administración de los Archivos Capítulo I De la Organización de los Archivos: artículos 8 17 Capítulo II De la Administración de los Archivos: artículos 18-24 Título Tercero: De los Sujetos Obligados Distintos al Poder Ejecutivo Federal Capítulo Único: artículo 25 Titulo Cuarto: Del Acceso a los Archivos Históricos, Autorización de Salida y Enajenación de Documentos Capítulo Único: artículos 26-34
Estructura de la propuesta IFAI-AGN Título Quinto: Del Archivo General de la Nación Capítulo I Del Archivo General de la Nación: artículos 35 39 Sección Primera Del Órgano de Gobierno: artículos 40 41 Sección Segunda Del Director General: artículos 42 43 Capítulo II Del Registro Nacional de Archivos: artículos 44-46 Capítulo III Del Sistema Nacional de Archivos: artículos 47 49 Capítulo IV De la Sección de Archivos Presidenciales: artículos 50-51 Título Sexto: De las Infracciones y Sanciones Capítulo Único: artículos 52 54 ARTÍCULOS TRANSITORIOS Primero Decimoprimero
Disposiciones Generales Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN Ley de observancia obligatoria para los servidores públicos. Sujetos obligados por la Ley: Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como órganos constitucionales autónomos y tribunales administrativos federales. Principios que regirán a la Ley: conservación, procedencia, integridad y disponibilidad. Objetivos de la Ley. Prohibición expresa a los servidores públicos para sustraer documentos al concluir su cargo.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN De la Organización y Administración de los Archivos Estructura: coordinación de archivos, archivos de trámite, concentración e histórico. Funciones Comité de Información. Instrumentos de control y consulta archivística. Sistemas automatizados para la gestión documental. Facultades IFAI y SFP, como coadyuvantes del AGN. Notificación al AGN de listado de documentos desclasificados. Obligación de incluir en el acta entrega-recepción, los instrumentos de control y consulta archivística y archivos organizados. Extinción dependencias y entidades.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN Del Acceso a los Archivos Históricos, Autorización de Salida y Enajenación de Documentos Disposición expresa para que el acceso a los documentos históricos no esté sujeto a los términos y condiciones de la Ley Federal de Transparencia. Los archivos históricos son una fuente de acceso público. Tratamiento de documentos considerados histórico confidenciales. Acceso a documentos confidenciales con valor histórico. Facultades para expropiar documentos históricos en posesión de particulares que estén en riesgo de destrucción, desaparición o pérdida.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN Del Archivo General de la Nación El AGN será un órgano descentralizado de la APF, sectorizado a la SEGOB. Director General: Doctor en historia o mínimo 5 años de experiencia en la dirección de un archivo. Órgano de Gobierno integrado por: Representante del Secretario de Gobernación Representante de la Presidencia de la República Representante de la Secretaría de la Función Pública Representante de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público Representante de la Secretaría de Educación Pública Consejo Académico Asesor. Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del Ejecutivo Federal.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN Principales atribuciones AGN: Ser ente rector de la archivística nacional; Elaborar en coordinación con el IFAI los lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal; Desarrollar sistemas para la creación, mantenimiento y preservación de documentos electrónicos que asegure su autenticidad, integridad y disponibilidad a través del tiempo; Dictar las disposiciones administrativas relacionadas con la conservación y custodia de los documentos históricos del Poder Ejecutivo Federal; Proponer la adopción de Normas Oficiales Mexicanas en materia de archivos y coadyuvar en su elaboración con las autoridades correspondientes; Vigilar y, en caso de incumplimiento de esta Ley, hacer las recomendaciones a las dependencias y entidades para asegurar su cumplimiento y el de sus disposiciones reglamentarias, así como hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control o de las autoridades que correspondan, las afectaciones del patrimonio documental, a efecto de que se establezcan las responsabilidades correspondientes, y Fomentar el desarrollo profesional de archivistas.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN Sección de Archivos Presidenciales o Al término de cada mandato, la Presidencia de la República deberá efectuar las transferencias secundarias al AGN, que conforme a su catálogo de disposición documental procedan.
Asuntos relevantes propuesta IFAI-AGN De las Infracciones y Sanciones Catálogo de infracciones: Hacer ilegible, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, etc. un documento de archivo. Extraer sin autorización documentos o archivos públicos Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de documentos públicos. Omitir entregar algún documento o archivo bajo su custodia al separarse de su cargo, tratándose de un servidor público.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Archivo Histórico: En el proyecto IFAI-AGN, el archivo histórico no sólo es una unidad de la estructura del sujeto obligado con responsabilidades administrativas definidas, sino que se constituye en una fuente de acceso público. Prohibición expresa para los servidores públicos para sustraer documentos: El proyecto IFAI-AGN incorpora un artículo al respecto, mismo que no está contemplad en el dictamen de la Cámara de Diputados.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN De los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal: Minuta Diputados: Artículo 6. [ ] establecerán mediante reglamentos o acuerdos de carácter general los órganos, criterios y procedimientos institucionales relativos a la administración de sus respectivos archivos, de acuerdo con los principios y reglas establecidos en la presente Ley. A diferencia de la minuta, el proyecto IFAI-AGN sólo acepta la excepción en lo que refiere a las autoridades que se encargarán de aplicar la Ley en los sujetos obligados distintos al Poder Ejecutivo Federal, pero no considera que se deba hacer mención a los criterios y procedimientos institucionales, pues éstos no tendrían que diferenciarse entre sujetos obligados.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Área coordinadora de archivos: En el proyecto AGN-IFAI, la obligación para contar con un área coordinadora de archivos es para todos los sujetos obligados, no sólo para las dependencias y entidades. El proyecto AGN-IFAI es el hecho de que el responsable del área coordinadora de archivos sería nombrado por el titular de la dependencia o entidad o su equivalente en los sujetos obligados distintos al poder Ejecutivo, lo que de manera implícita reconoce la importancia del cargo y abona para que tenga un nivel jerárquico superior. El proyecto incorpora un artículo respecto de las funciones de esta área.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Archivo de trámite, concentración e histórico: El proyecto IFAI-AGN incorpora artículos relativos a las funciones de estos archivos. o Transferencia de documentos históricos al AGN: El proyecto IFAI-AGN propone la transferencia de los documentos de la APF con valores históricos al AGN, a fin de concentrar la información con estos valores, así como garantizar su debida conservación.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Sistemas de archivos: A diferencia de la minuta aprobada, la propuesta IFAI-AGN establece las características que deberán tener los sistemas de archivos de todos los sujetos obligados, no sólo del Poder Ejecutivo Federal. Instrumentos de consulta y control archivístico: La propuesta IFAI-AGN incorporó un artículo que establece el deber de todos los sujetos obligados de contar con estos instrumentos.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Notificación al AGN sobre listado de documentos clasificados: La propuesta IFAI-AGN incluye un artículo relativo a esta obligación. Acta entrega-recepción: El proyecto AGN-IFAI establece la obligación de los servidores públicos de entregar todos los documentos y levantar un acta de entrega recepción al término de su encargo.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Acceso a archivos históricos: El proyecto AGN-IFAI resuelve uno de los vacíos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, con relación al procedimiento para acceder a información contenida en archivos históricos. La ley propuesta establece con claridad, por una parte, que los archivos históricos son una fuente de acceso público y, por otra, señala que para el acceso a la información en ellos contenida deberán seguirse los procedimientos que establezcan los propios archivos. Por otra parte, establece de forma novedosa el procedimiento para el acceso a documentos con valor histórico que contengan información confidencial.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Archivo General de la Nación: A propuesta del IFAI, el proyecto otorga al AGN el carácter de organismo descentralizado con autonomía de gestión y personalidad jurídica propia, lo que dota al organismo de mayores recursos y facultades para llevar a cabo sus objetivos. La importancia de que el AGN sea un organismo descentralizado puede observarse en el hecho de que las actividades que realizan estas instituciones se consideran estratégicas y prioritarias. En ese sentido, su titular lo nombra el Presidente de la República o el Órgano de Gobierno, y para ser nombrado tiene que cumplir con requisitos bien definidos.
Principales diferencias entre el dictamen y propuesta IFAI-AGN Sección de archivos presidenciales: El proyecto IFAI-AGN incluye un capítulo relativo a los archivos presidenciales, que obliga a la Presidencia de la República a efectuar las transferencias secundarias que procedan. De las infracciones y sanciones: El proyecto AGN-IFAI incluye un capítulo dedicado a las infracciones y sanciones, que establece las causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley.