JD-00292-2016 San José, 20 de Mayo del 2016 Señores Sirelda Blanco/INS, Francisco Cordero/INS Referencia: Acuerdo 9331-XIII de Junta Directiva del INS. Adjudicación de la Licitación Pública N 2016LN-116001-UL "Contratación de servicios para el suministro de sillas de ruedas especiales para pacientes con lesión medular" Estimados Señora y Señor: Para su conocimiento y acciones correspondientes, le comunico que la Junta Directiva del INS en sesión ordinaria N 9331, artículo XIII del 16 de mayo del 2016, tomó el siguiente acuerdo sobre el tema citado en la referencia: El señor presidente, Lic. Elian Villegas Valverde, somete a conocimiento de los señores directores el oficio del Departamento de Proveeduría, PROV-02168-2016 del 12 de mayo del 2016 que contiene la solicitud de adjudicación de la Licitación Pública N N 2016LN-116001-UL: Contratación de servicios para el suministro de sillas de ruedas especiales para pacientes con lesión medular. Una vez discutido y analizado este tema, la Junta Directiva CONSIDERANDO: Primero: Que como parte del programa anual de compras aprobado para el 2015, se solicitó el servicio que nos ocupa, que cumple con las especificaciones técnicas del cartel, la justificación de la necesidad y la respectiva finalidad pública, tal y como lo señala la unidad usuaria; Página. 1
Segundo: Que han sido efectuados los análisis formales y técnicos de las ofertas, en apego a la normativa que rige la materia de la contratación administrativa, por lo que la recomendación de adjudicación planteada es de recibo para este Cuerpo Colegiado; Tercero: Que para cubrir el costo de la adjudicación recomendada, se dispone de suficientes recursos en las partidas correspondientes; Cuarto: Que por tratarse de una adjudicación de cuantía inestimada y acorde con el artículo N 58 del Manual de Reglamentos Administrativos, Título IV. Contratos Administrativos del INS (RICA), Capítulo II, le corresponde adjudicar a esta Junta Directiva el presente contrato, ACUERDA: Adjudicar la Licitación Pública N 2016LN-116001-UL "Contratación de servicios para el suministro de sillas de ruedas especiales para pacientes con lesión medular", en concordancia con las facultades conferidas por el artículo Nº58 del Manual de Reglamentos Administrativos, Título IV. Contratos Administrativos del INS (RICA), Capítulo II, y con sustento en las consideraciones de orden legal y técnico dictaminadas por el Departamento Proveeduría y la Subdirección de Seguros Solidarios que constan en el oficio PROV-02168-2016 del 12 de mayo del 2016, en los siguientes términos: I. Adjudicación: Oferta Adjudicada N 2 Adjudicatario Chupis Ortopédica CRC S.A. Cédula Jurídica: 3-101-242737 Renglones Adjudicados N 2 Silla de Ruedas Plegable. N 3 Silla de Ruedas de Marco Rígido. N 4 Silla de Ruedas Reclinables. Asimismo, en el oficio citado (OL-01314-2016 del 23 de marzo del 2016) la Unidad Página. 2
Usuaria expresó: Se advierte en este acto, que la Comisión de Equipo Ortopédico de la Red de Salud del INS no aceptará la presentación, en la fase de Metodología prevista en el pliego, del modelo de silla Myon propuesta por la empresa Chupis Ortopédica en virtud de la desfavorable experiencia acumulada en el año 2015. A ese respecto, todas las sillas de esa marca ameritaron y siguen requiriendo de atención y reparación en el primer año de uso por deterioro temprano de las partes sometidas a desgaste. Por lo expuesto para los renglones que se adjudican a la empresa Chupis Ortopédica CRC S.A., no es de recibo el modelo de la silla Myon, lo anterior tomando en consideración los inconvenientes obtenidos con dicho modelo en el año 2015. Oferta Adjudicada Adjudicatario Renglones Adjudicados N 1 Silla de Ruedas Eléctrica. N 3 Melodía Importaciones S.A. Cedúla Jurídica: 3-101-118386 N 2 Silla de Ruedas Plegable. N 3 Silla de Ruedas de Marco Rígido. N 4 Silla de Ruedas Reclinables. MONTO ADJUDICADO: Cuantía Inestimada. CONDICIONES APLICABLES PARA TODOS LOS ADJUDICATARIOS A. Descripción del requerimiento: Contratación de los servicios de personas físicas o jurídicas para el suministro de sillas de ruedas eléctricas; sillas de ruedas plegables; sillas de ruedas de marco rígido y sillas de ruedas reclinables o tipo coche o bien con aquellas especificaciones requeridas para casos particulares, así como el suministro de repuestos y componentes adicionales de estos equipos para pacientes con lesiones medulares, amparados por los regímenes de Riesgos de Trabajo, Seguro Obligatorio Automotor y otros seguros que administre el INS. B. METODOLOGÍA PARA LA ADQUISICIÓN DE SILLAS. Dada la amplia variedad de sillas de ruedas, según las lesiones de los pacientes de lo cual dependerá el tipo, las medidas y características específicas de aquellas, lo que dificulta formular una propuesta económica a priori, cada vez que surja un requerimiento por estos suministros se procederá de la siguiente manera: Página. 3
1. METODOLOGÍA: Con cada necesidad de sillas que se presente, la Subdirección de Seguros Solidarios, solicitará por escrito las cotizaciones correspondientes a todos los adjudicatarios del presente proceso, las cuales pueden ser presentadas directamente en sobre cerrado o por facsímil, según se establezca en cada caso particular. La Administración evaluará las propuestas, y le asignará el trabajo a quien sume la mayor cantidad de puntos tras la calificación de los factores que componen el cuadro de calificación de abajo. La Administración notificará a los adjudicatarios el resultado del ganador y coordinará el trabajo a realizar. Para el caso de los repuestos, la cotización se le solicitará directamente al proveedor de la silla si este demuestra ser el representante exclusivo o único distribuidor autorizado de la marca de la silla en Costa Rica. Si los repuestos fueran importados, junto con la cotización propia deberá aportar copia de la cotización de la casa matriz, además los comprobantes de pago del flete y desalmacenaje de aduana. Si lo repuestos son nacionales, de igual manera deberá acompañar factura proforma del suplidor. El oferente deberá manifestar expresa y explícitamente la aceptación de esta condición en su oferta. Lo anterior a fin de determinar la racionalidad del precio cotizado, como es lo procedente entratándose de oferentes únicos. 2. CUADRO DE CALIFICACIÓN DE COTIZACIONES Para seleccionar la cotización más conveniente a los intereses de la Institución, se les aplicará los siguientes criterios de evaluación, a las cotizaciones presentadas por los adjudicatarios, según el siguiente detalle: Precio: Se asignará 70 puntos a la cotización de menor precio. Para las restantes se calcularán los puntos mediante la aplicación de la siguiente fórmula: P = (P1/P2) x 100 Sea P = Puntos a asignar por la cotización P1 = Cotización de menor precio. P2 = Precio de la cotización por evaluar 100 = Puntos máximos por obtener. Criterios de desempate: En caso de presentarse un empate en la calificación, se asignará el trabajo requerido al adjudicatario que esté mejor ubicado en puntos en la lista de adjudicatarios definida mediante esta licitación. En caso de presentarse un empate en la calificación, se asignará el trabajo requerido al Página. 4
adjudicatario que esté mejor ubicado en puntos de acuerdo con el siguiente orden: 1. Experiencia del oferente en el mercado nacional. 2. Menor plazo de entrega 3. Empresario PYMES Comparación de ofertas: Los Oferentes podrán cotizar en cualquier moneda. En caso de recibir propuestas en distintas monedas, la Administración las convertirá a una misma para efectos de comparación, aplicando las reglas previstas en el cartel o en su defecto el tipo de cambio de referencia para la venta del dólar, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de apertura (presentación de las cotizaciones). (Artículo N 25 RLCA). Impuestos: El Oferente debe señalar claramente los impuestos a que esta afecto el suministro e indicar si están o no incluidos en el precio. Caso contrario se aplicará lo dispuesto por el artículo N 25 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Consideración del plazo de entrega: (aplica en cuadro de calificación de metodología) Para efectos de evaluación del plazo de entrega, se considerará en días naturales. Para aquellos Oferentes que indiquen un plazo de entrega en tiempo hábil, se aplicará la siguiente fórmula: Días naturales = plazo de entrega ofrecido * 1.4 El plazo de entrega indicado como inferior a un día, cero días o inmediato, se entenderá como un día hábil (Artículo N 68 RLCA). C. Forma de pago: El pago se realizará dentro de los 30 días naturales posteriores a la presentación de la factura una vez recibido el servicio a satisfacción del INS. El Instituto Nacional de Seguros realiza la cancelación de bienes y servicios a través del sistema S.I.N.P.E; por ello el Oferente deberá indicar en su oferta el número de cuenta cliente (SINPE 17 dígitos) y el nombre del banco en el que desea sean depositados los pagos por medio de transferencia electrónica, con la sola indicación de esa información se tomará por cierta y válida y el Oferente asumirá la responsabilidad si la información proporcionada resulta incorrecta. En la tramitación del pago regirá lo dispuesto en la Ley N 8204. Ofertas en moneda extranjera se cancelarán en colones al tipo de cambio de referencia para la venta del colón con respecto al dólar calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente en la fecha efectiva del pago. Para efectos de pago únicamente se tramitará las facturas cuyo desglose y monto coincidan con la adjudicación. En ese sentido para someter la factura a trámite de pago, el Adjudicatario debe detallar en la factura lo siguiente : a. Las partidas y cantidades o servicios entregados, con la indicación en cada línea del código material SIFA (del INS) que corresponde. Página. 5
b. Detallar en cada línea el costo unitario y total, el cual debe coincidir con la orden de compra. c. Indicar cuando corresponda, las líneas cuya entrega es parcial. d. Indicar en la factura el número de la orden de compra. En caso que por el sistema de facturación no sea posible incluir ese detalle en la factura, debe adjuntarlo como anexo, de tal forma que sean claros los materiales a cancelar. Por lo anterior, de incumplir con lo requerido, cualquier atraso en el trámite de pago será responsabilidad del Adjudicatario. D. Vigencia del contrato: Será por un año, con prórrogas automáticas por períodos anuales hasta un máximo de tres (3) renovaciones; salvo que el Instituto comunique al Contratista, con un mes de antelación al vencimiento de la anualidad respectiva, su deseo de no renovar el contrato. No obstante lo anterior el Instituto se reserva el derecho de aplicar en cualquier momento lo dispuesto por los artículos Nº202 al 204 y del 206 al 208, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. E. Inicio del Contrato: Debe iniciarse en el plazo indicado en el cartel, posterior a la formalización contractual, aprobación interna o refrendo por parte de la Contraloría General de la República, notificación de orden de compra o pedido, según corresponda; salvo que por indicación del Instituto se establezca otra fecha de inicio, aspecto que se comunicará con oportunidad al Adjudicatario. Por lo tanto, el plazo de entrega, así como el régimen de responsabilidad de las partes, correrá a partir de dicho inicio, aún y cuando el Contratista no haga retiro de dicha información. Se tendrá por perfeccionada la relación contractual entre la Administración y el Adjudicatario cuando el acto de adjudicación o readjudicación adquiera firmeza y, en los casos que se exija la constitución de la garantía de cumplimiento, ésta sea válidamente otorgada, o se hayan cancelados las especies fiscales correspondiente. Esto se dará previa notificación formal. F. Garantía de Cumplimiento: Será responsabilidad del (los) Adjudicatario (s) presentar la garantía, dentro de los (5) cinco días hábiles siguientes a la firmeza del acto adjudicado, el cual se produce según los plazos estipulados en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. En caso de no aportar dicha garantía la Administración iniciará el proceso de readjudicación conforme a lo establecido en el artículo N 191 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Página. 6
1. La garantía de cumplimiento debe estar a nombre del Adjudicatario y debe rendirse en moneda nacional. En este caso el Adjudicatario está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía, conforme lo establece el artículo N 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. 2. Para mayor facilitad del Adjudicatario, el Instituto Nacional de Seguros está emitiendo garantías de cumplimiento por lo que podrá apersonarse para su trámite en la Sede Central del INS o cualquiera de sus Sedes 3. Monto Rengló n 1 2 3 4 Descripción Silla de ruedas eléctrica Silla de ruedas plegable Silla de ruedas marco rígido Silla de ruedas reclinable Monto 1.402.425,0 0 825.600,00 1.384.250,0 0 17.175,00 4. Vigencia: Hasta por dos meses adicionales a la fecha de la recepción definitiva del objeto contractual. (Artículos 40, 43 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa). 5. Forma de rendir las garantías: Debe ajustarse a lo estipulado en el artículo N 42, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. G.Entrega de documentos: El Adjudicatario debe entregar los siguientes documentos en el Departamento Proveeduría en el acto de formalización: 1. Copia (por ambos lados) de la garantía de cumplimiento cuando ésta sea deposita en la Custodia de Valores. (Cuando corresponda) 2. Constancia de póliza de Riesgos del Trabajo: En caso que proceda el Adjudicatario deberá aportar constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se indique la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad económica para la cual está concursando. El INS podrá revisar las condiciones del seguro durante toda la vigencia de la contratación para comprobar el aseguramiento. 3. Certificación de personería jurídica: Las personas jurídicas que resulten adjudicatarias por montos iguales o superiores a los 90.600.000,00, deben presentar una certificación notarial vigente de la personería jurídica y certificación de la naturaleza de acciones. Página. 7
4. Especies Fiscales: Entero de Gobierno que acredite el pago de las especies fiscales o en su defecto las especies respectivas. Los demás términos, condiciones y características técnicas, según cartel y ofertas recibidas el 11 de febrero del 2016. II. Desestimación de ofertas: Desde el punto de vista técnico: 1. Desestimar la oferta N 2 Chupis Ortopédica CRC S.A., para el renglón N 1, tomando en consideración el presente criterio técnico: Se desestima oferta de Chupis Ortopédica para este renglón, por cuanto sólo presenta al señor Mario Francisco Granados Masís como técnico capacitado en casa matriz para las sillas eléctricas que propone, sin embargo no posee título o certificado de capacitación en electrónica. Propone además al señor Cesar Vargas Chavarría (1/4 de tiempo), de quien aporta atestados de formación en informática y como técnico en electrónica, pero no aporta de él certificación o nota de la empresa madre de la cual distribuye sillas de ruedas eléctricas indicando la capacitación dada al personal técnico sobre las sillas eléctricas que ofrece. Mediante nota del 14 de marzo que abajo se inserta, a modo de subsanación indica que "...el 28 de febrero entró a laborar el bachiller en ingeniería electrónica Fabian Calvo Madrigal. Nuestra empresa se compromete a que el ingeniero Calvo reciba el debido entrenamiento en el campo de sillas motorizadas y componentes electrónicos de las mismas, este entrenamiento de directamente de los ingenieros de las fábricas proveedoras nuestras", sin embargo, amén de que no reúne los requisitos plenos estipulados en la cláusula F) del aparte V del pliego, dicho profesional no fue referenciado en la oferta razón por la cual no puede ser considerado. En la misma nota manifiesta el oferente "En nuestro caso la empresa Chupis Ortopédica trae al señor Leo John 4 veces al año para cumplir con este contrato. Es nuestra intención proponerles a ustedes hacer lo mismo con los pacientes que nos adjudiquen...", pero tampoco fue designado el señor John por el oferente en su plica como parte de su equipo técnico. En relación con todo lo expuesto, la cláusula F) del aparte V del pliego estipula: "Personal: El oferente debe disponer de al menos dos (2) técnicos para la reparación de las sillas ofertadas con un año mínimo de experiencia en esa labor. El Oferente que ofrezca sillas de ruedas eléctricas, debe demostrar Página. 8
que cuenta con técnico(s) capacitado(s) en el campo de la electrónica, para lo cual deberá aportar copia de certificados emitidos por la entidad donde el o los técnicos adquirieron la capacitación. Adicionalmente para las sillas eléctricas, deberá aportar certificación o nota de la empresa madre de la cual distribuye sillas de ruedas eléctricas indicando la capacitación dada al personal técnico sobre las sillas eléctricas que estén vendiendo, ya que es esencial que el técnico conozca y domine los detalles de las sillas ofertadas. En vista de lo anterior, tomando en consideración que no se cuenta con un hecho histórico en la oferta, donde se pueda determinar que los técnicos eléctricos sugeridos para el presente renglón, no se encuentran nombrados dentro del listado del personal propuesto desde un inicio en la oferta, si no que los mismos se proponen posterior a la presentación de la oferta, los mismos no se pueden tomar en consideración en el presente proceso, lo anterior por cuanto se estaría dando una ventaja indebida sobre las demás ofertas presentadas que si presentaron completa la información requerida desde un inicio en el cartel. 2. Desestimar la oferta N 1 Corporación PM Costa Rica S.A., de conformidad con el siguiente detalle: Se desestima técnicamente, por cuanto según se constató en la oferta, dicha empresa ha realizado la venta de solamente 4 sillas, cuando el pliego cartelario solicitó adjuntar a la oferta copias de recibos o contratos que demuestren la venta de al menos 10 sillas de cada tipo durante el período (de experiencia) declarado, por lo anterior, la oferta no cumple técnicamente para los renglones que ha ofertado, dado que no cumple con el mínimo de experiencia y sillas vendidas por renglón. Adicionalmente, indicó en su oferta que cuenta con una experiencia de un (1) año en el negocio de venta de sillas, con lo cual cumpliría únicamente con el mínimo exigido en el pliego y no obtendría puntos en el sistema de calificación, siendo lo necesario para optar a la adjudicación un mínimo de 70 puntos. Acuerdo firme Atentamente, Junta Directiva Secretario de Actas Alex Díaz/INS Enviado: 20/05/2016 04:24:16 J.S.F. Página. 9
cc: Elian Villegas/INS, Luis Fernando Monge-SubGerente/INS, Eduardo Zumbado/INS, Leopoldo Pena/DMV/INS, Yesenia Quirós/INS, Leonel Fernández/AU/INS, Pilar Castro/AU/INS, Antonieta Solis/INS, Cecilia Soto/INS, Nelson Conejo/INS, Paula Sánchez/INS Página. 10