CUENTAS POR PAGAR Pag. 1 de 36
MANUAL DE CUENTAS POR PAGAR PARA FIDE Para iniciar a trabajar en el Sistema Intelisis, requieres darle doble click al logo de Intelisis para poder accesar a la Base de Datos, en la cual se va a trabajar. En la pantalla principal de acceso al sistema encontramos cuatro campos: Usuario/User, Contraseña/Password, Empresa/Company y Sucursal/Branch, para podernos desplazar entre ellos debemos presionar la tecla enter, la tecla de tabulador o bien lo podemos hacer mediante el mouse En el primer campo (Usuario/User) indicaremos el nombre del usuario que se ha asignado para ingresar a Intelisis. En el segundo campo (Contraseña/Password) indicaremos nuestra contraseña (recordar que esta es personal y no se debe compartir con nadie). Recordar que se puede cambiar de campo con las teclas de enter, tabulador o mediante el mouse En el tercer campo (Empresa/company) automáticamente nos aparecerá el nombre de la empresa. En el cuarto campo (Sucursal/Branch) en automático nos aparecerá el nombre de la sucursal en la cual estemos trabajando. Una vez que hayamos indicado toda la información en cada uno de los campos le damos click en OK. Pag. 2 de 36
CAPTURA DE MOVIMIENTOS DEL MÓDULO DE CXP EN FIDE Para ingresar al módulo de Gastos se ingresa al menú de Procesos y se selecciona el módulo. A continuación se despliega el Tablero de Control: Es una herramienta de Intélisis que aparece al momento de ingresar a cualquier módulo, catálogo, explorador entre otros, el cual permite visualizar la información general contenida en cada uno de los módulos y sus respectivos movimientos. En dichos Tableros se pueden hacer consultas por cualquiera de los filtros con los que cuentan los tableros según las necesidades de los usuarios Pag. 3 de 36
ICONO SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN Afectar Movimiento Este botón permite afectar el movimiento en cuestión para poder cambiar su estatus (Sin Afectar, Pendiente, Concluido, etc.) y poder generar los movimientos en los módulos que estén involucrados. Eliminar Movimiento Cancelar Movimiento Este botón permite eliminar el movimiento definitivamente de la base de datos. Nota importante: Una vez afectado el movimiento NO se puede eliminar Este botón permite Cancelar el estatus del movimiento, sin borrarlo de la base de datos. No puede cancelarse un movimiento sin haber sido afectado. Presentación Preliminar Este botón permite ver el movimiento previo a la impresión. Abrir Estatus Pendiente Estatus Concluido Estatus Cancelado Este botón nos lleva de regreso al Tablero de control dentro de las pantallas de captura de información de cada uno de los movimientos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que no ha sido afectado y por lo tanto no ha generado los movimientos en lo demás módulos. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus porque fue afectado y generó los movimientos correspondientes en los módulos involucrados. Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que fue cancelado debido a errores detectados por un usuario con los privilegios suficientes para cancelar el movimiento. Estatus Borrador Este Icono aparece en los tableros de control y nos indica que el movimiento que se consulta permanece en dicho estatus por que falta algún dato necesario para cambiar al siguiente estatus. Actualizar Este botón permite actualizar las búsquedas en el tablero de control y está ubicado en la esquina inferior izquierda. Pag. 4 de 36
MOVIMIENTOS: Los movimientos utilizados en el módulo de Cuentas por Pagar son: GASTO: Este movimiento aparece en el módulo de Cuentas por Pagar teniendo un origen en el módulo de Gastos. Este movimiento aparece en estatus Pendiente y al afectarlo despliega otra pantalla para elegir el siguiente paso que puede ser Contra Recibo o Pago. Pag. 5 de 36
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GASTO PRORRATEADO: se utiliza cuando se requiere dividir el total del gasto en diferentes centros de costos. Aparece en el módulo de Cuentas por Pagar en estatus Pendiente y lleva el mismo flujo que el Gasto Pag. 7 de 36
GASTO ANTICIPO: Se genera mediante un Anticipo en el módulo de Gastos y al afectar este movimiento continúa el flujo hacia Contra Recibo, Pago y Solicitud de Cheque. Pag. 8 de 36
ENTRADA DE COMPRA: Se utiliza para registrar en el sistema las facturas provenientes de proveedores y generar el pasivo para pago. Preferentemente compras nacionales por la adquisición de sumionistros para cumplir con la actividad económica de la empresa. Este movimiento tiene origen en el módulo de Compras y al afectarlo se genera el Contra Recibo y posteriormente el Pago. Pag. 9 de 36
CONTRA RECIBO: Es un documento que se genera al afectar el Gasto en Cuentas por Pagar que sirve como comprobante para el intermediario a cargo de la operación. Pag. 10 de 36
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GASTO DEV. ANTICIPO: Este movimiento se genera cuando es necesario hacer la devolución por un importe entregado en el Anticipo. Dicha Devolución se realizará a favor de FIDE. Al afectar este movimiento aparece otra pantalla con la opción de generar Aplicación, Devolución o Endoso a Favor, la selección se hará sobre el movimiento de Devolución. Pag. 12 de 36
DEVOLUCIÓN: Se genera al afectar la pantalla anterior y al afectar genera una Solicitud de Depósito en el módulo de Tesorería. En caso de capturar la Cuenta a la que se recibió el deposito y la Forma de Pago, generará un Depósito directo en el módulo de Tesorería Pag. 13 de 36
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PAGO: Este movimiento se genera a partir de un contra recibo o un gasto. Este pago se puede realizar de manera total o parcial, dependiendo de las características del pago que se le realizará al proveedor. Si se realiza un pago parcial, se deberá indicar la cantidad deseada y al afectar el movimiento se generará un movimiento llamado Solicitud de Cheque en estatus concluido en el módulo de Cuentas por Pagar y se replicará este movimiento en Tesorería, pero en estatus Pendiente. Si el pago es parcial, el movimiento de origen quedará en estatus pendiente por el saldo por pagar. Pag. 15 de 36
RETENCION: Este movimiento se genera de manera automática a partir de los gastos que se efectúen con el check prendido de retenciones, tales como honorarios. La aplicación de este movimiento se puede realizar en lote, es decir, se podrá efectuar un solo pago para muchas retenciones, solo se tendrá que afectar una de las retenciones y generar el movimiento de pago, posteriormente, en la parte del detalle en la parte inferior de la pantalla se le dará click en el campo de consecutivo y se desplegará una pantalla en donde se encuentran todos los movimientos pendientes de pago para ese acreedor y se podrán seleccionar los que se deseen pagar. Luego se genera el pago y la solicitud de cheque correspondiente Pag. 16 de 36
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PAGO NOMINA: Este movimiento se genera de manera automática desde el módulo de Nómina, por las cuentas que se tendrán que pagar por los conceptos correspondientes de nómina, este movimiento sigue el flujo general al afectarlo. Pag. 20 de 36
PERSONALIZAR VISTAS En todos los tableros de control está disponible la opción de personalizar las vistas, es decir, se pueden seleccionar los campos o columnas que requiere cada usuario para consultar los movimientos que aparecen en esta pantalla. Como pueden ser Proyecto, Movimiento, Nombre, entre otros, dependiendo del movimiento y módulo en cuestión. Así como también de puede Enviar a Excel para poder editar los datos de manera manual, directamente en está aplicación. Para realizar dicha operación es necesario posicionarse en la pantalla del tablero y dar clic al botón derecho del mouse y posicionarse en la opción de Personalizar Vista (Como se muestra en la pantalla anterior), posteriormente se seleccionan los campos deseados que se encuentran del lado izquierdo y se le da clic en agregar para personalizar el reporte con la información necesaria, para eliminar algún campo del reporte únicamente se selecciona del lado derecho el campo y dar clic en el botón quitar. De esta manera estaremos agregando o quitando campos según nuestras necesidades de información requeridas. Pag. 21 de 36
Se asignan los campos y se le asigna un nombre y se seleccionan. Esta información se puede mandar a Excel, verla de manera preliminar o imprimir directamente Pag. 22 de 36
EXPLORADORES: Se utilizan para generar reporte o revisar información por Clase, Concepto, Fecha, Proyecto, etc Se puede seleccionar el tipo de explorador que se desee e incluso personalizar su vista, enviar la información a Excel, imprimir, etc. Explorador de Movimientos Pag. 23 de 36
Explorador de Saldos Explorador de Pendientes Pag. 24 de 36
Explorador de Pagos Pag. 25 de 36
REPORTES: Se especifican rangos de proveedores o fechas para obtener cierta información Reporte de Saldos Pag. 26 de 36
Reporte de Pendientes Pag. 27 de 36
Reporte de Estados de Cuenta Pag. 28 de 36
Reporte de Antigüedad de Saldos Pag. 29 de 36
Reporte de pronóstico de Pagos Pag. 30 de 36
Reporte Concentrado Diario Reporte de Acumulados Pag. 31 de 36
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Reporte de Auxiliares Pag. 33 de 36
Reporte Movimientos Pag. 34 de 36
Reporte General de Movimientos Pag. 35 de 36
Reporte Diario de Movimientos Pag. 36 de 36