GUÍA PARA LA ASIGNACION, OPERACIÓN, COMPROBACIÓN Y REEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO DE LOS CENTROS DE TRABAJO ADSCRITOS AL INSTITUTO NACIONAL DE BELLAS ARTES Y LITERATURA (INBAL) EJERCICIO PRESUPUESTAL 2016 Con fundamento en el Artículo 35 del Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública y conforme a lo dispuesto en artículos 1 y 61 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria; 66 y 86 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, así como a lo establecido en los Lineamientos para la Apertura, Operación y Reintegro al Interior de la Secretaría de Educación Pública (Secretaría) y, al oficio DGP y RF.40.1 0700 de fecha 6 de febrero de 2013 expedido por la Secretaría para efectos de la entrega del recurso, se expide el presente documento para la asignación, operación, comprobación y reembolso del Fondo Rotatorio. CONCEPTO: Fondo Rotatorio es el mecanismo que la Secretaría autoriza expresamente a cada una de las dependencias para que cubran compromisos derivados del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados. OBJETIVO Regular la asignación, operación, comprobación y reembolso del FONDO ROTATORIO que se autorice a los Centros de Trabajo adscritos al Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura, destinado a cubrir gastos con carácter urgente y de poca cuantía, que permitan atender de forma oportuna las necesidades de bienes y servicios de los mismos, derivado del ejercicio de sus funciones, programas y presupuestos autorizados. A) ÁMBITO DE APLICACIÓN
I.- El presente documento es de observancia obligatoria para los Titulares de los Centros de Trabajo, quienes son responsables de la administración del Fondo Rotatorio, así como para los encargados designados por los Titulares como responsables de su manejo y operación. II.- Los fondos ministrados serán destinados a la adquisición de bienes de consumo inmediato de carácter urgente, correspondiente al Presupuesto autorizado de los Capítulos 2000.-Materiales y Suministros y 3000.- Servicios Generales, conforme a los conceptos y partidas de gasto que se detallan en el Anexo No. 1, el cual no es limitativo, en caso de extrema urgencia se podrá hacer una excepción previa solicitud justificada y formalizada III.- Bajo ninguna circunstancia podrán efectuarse préstamos personales con los recursos del Fondo Rotatorio, ni ningún otro que maneje el Centro de Trabajo. B) DE LAS POLITICAS Y MECANISMO DE OPERACIÓN IV.- La Dirección de Recursos Financieros, a través de la Subdirección de Tesorería mediante Carta Responsiva y Recibo de Solicitud (ejemplo) entregará al servidor público designado los recursos para el FONDO ROTATORIO. V.- El destino y uso de los recursos asignados al centro de Trabajo para el FONDO ROTATORIO quedará bajo la responsabilidad del titular del Centro de Trabajo solicitante y de los servidores públicos a cargo de su operación. VI.- El Fondo Rotatorio se autoriza mediante solicitud del titular del Centro de Trabajo a la Subdirección General de Administración. VII.- Cuando proceda el manejo de recursos financieros del Fondo, será en una Cuenta de Cheques, productiva, siempre que el monto de las comisiones por manejo de cuenta, sean inferiores a los intereses generados, en caso contrario, deberá ser de cortesía.
VIII.- Para el manejo de la cuenta de cheques, se deberán registrar las firmas del Titular del Centro de Trabajo y del Administrador, en el caso de un tercero, deberá ser autorizada por el Titular del Centro de Trabajo ya que se expedirán en forma mancomunada. IX.- Para hacer pagos con cargo al Fondo Rotatorio autorizado, será indispensable que el Centro de Trabajo cuente con asignación presupuestaria en la partida que soportará la erogación, por lo que antes de efectuar erogaciones con cargo al Fondo Rotatorio, deberán verificar el saldo correspondiente. En ningún caso la aplicación del fondo dará lugar a ampliaciones presupuestales. X.- Las erogaciones con cargo al Fondo Rotatorio se realizarán a través de cheque a nombre del proveedor, prestador de servicios o legítimo beneficiario, los cuales en todos los casos deberán de estar justificadas y comprobadas con los documentos originales respectivos que reúnan los requisitos fiscales. XII.- Con el propósito de que el Fondo Rotatorio resuelva efectivamente las necesidades de liquidez y disponibilidad inmediata de recursos, se deberá: a) Evitar el uso de los recursos cuando los gastos puedan ser cubiertos a través del procedimiento normal de pago (solicitud de pago). b) Procurar que su recuperación se tramite en forma inmediata a la realización de los gastos.
XIII.- La solicitud de revolvencia se efectuará a través de una Cuenta por Liquidar Certificada, con cargo al presupuesto autorizado de cada Centro de Trabajo. En ningún caso la revolvencia podrá ser por un monto mayor al importe autorizado como Fondo Rotatorio. XIV.- Conforme lo establecido en el artículo 66 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, las dependencias y entidades serán responsables de que los pagos efectuados con cargo a su presupuesto se realicen con sujeción a los siguientes requisitos: I) Correspondan a compromisos efectivamente devengados. II) Que se efectúen dentro de los límites de los calendarios de presupuesto III) Que se encuentren debidamente justificados y comprobados con los documentos originales respectivos, entendiéndose por justificantes las disposiciones y documentos legales que determinen la obligación de hacer un pago y, por comprobantes, los documentos que demuestren la entrega de la suma de dinero correspondiente. XV.- La comprobación sólo deberá incluir documentación comprobatoria que haya sido pagada con recursos del fondo rotatorio. XVI.- Los Centros de Trabajo serán los responsables de efectuar las retenciones que por concepto de IVA del 4%, se deban de aplicar en su caso, previo a efectuar el pago a través del Fondo Rotatorio. C) DE LAS RESTRICCIONES DEL FONDO ROTATORIO XVII.- El responsable del Fondo Rotatorio en cada Centro de Trabajo, deberá verificar que los recursos se destinen a las partida (s) presupuestaria (s) específica (s) que correspondan únicamente a los concepto (s) y partida (s) de gasto de los capítulos 2000 y 3000, Materiales y Suministros y Servicios Generales, respectivamente.
XVIII.- En ningún caso los recursos del fondo podrán destinarse al pago de notas o facturas de años anteriores. XIX.- El ejercicio de los recursos del fondo rotatorio, deberá sujetarse al calendario y montos de su presupuesto autorizado. Dicho ejercicio deberá apegarse a la normatividad vigente en materia de presupuesto comprometido y suficiencia presupuestal. XX.- No podrán utilizarse los recursos del Fondo Rotatorio para cubrir anticipos a proveedores, prestadores de servicios y contratistas, así como préstamos al personal. D) DE LA COMPROBACION Y REEMBOLSO DEL FONDO ROTATORIO XXI.- La solicitud de reembolso del Fondo Rotatorio, deberá sujetarse estrictamente al monto autorizado no pudiendo exceder del mismo. XXII.- La solicitud de reembolso del Fondo deberá estar soportada con documentos comprobatorios autorizados con firma del titular del Centro de Trabajo tomando en consideración lo siguiente: a) La documentación del gasto deberá ser original. b) Los comprobantes deberán cumplir con todos los requisitos fiscales de conformidad con lo establecido en los artículos 29, 29-A, 29-B, 29-C y 29-D del Código Fiscal de la Federación, contar con las firmas del responsable del manejo del fondo y del titular, además de incluir la verificación del documento en el portal del Sistema de Administración Tributaria (SAT). c) En caso de facturas expedidas por centros comerciales, incluir el ticket de compra respectivo.
d) En la documentación comprobatoria del gasto, su fecha de expedición no deberá exceder de 30 días naturales para proceder a su reembolso e) La comprobación de gastos de pasajes locales por concepto de mensajería deberá registrase en el formato (comprobante de gastos), sin que por este concepto se otorguen compensaciones a los servidores públicos. f) Las facturas o comprobantes no deberán presentar tachaduras o enmendaduras. g) La documentación comprobatoria del gasto y la partida correspondiente, deberá especificarse claramente en la relación de pago del Sistema de Administración Financiera (SAF). XXIII.- La Subdirección de Control Presupuestal, fiscalizará la documentación justificativa y comprobatoria del gasto antes de proceder al trámite de reembolso. XXIV.- No se autoriza realizar compra de artículos o bienes inventariables, tales como, mobiliario, equipo y enseres. XXV.- No se aceptarán gastos por concepto del Capítulo 1000 Servicios Personales. XXVI- El Fondo Rotatorio asignado a cada Centro de Trabajo, podrá ser reembolsado por el monto total o parcial, cada vez que se justifique el gasto. XXVII.- La documentación comprobatoria del gasto que no cumpla con alguno de los requisitos fiscales, legales y administrativos establecidos, será motivo de devolución por parte de la Subdirección de Control Presupuestal, para que en un plazo máximo de cinco días hábiles sea reingresada para su revisión y aplicación, de no ser así, no procederá para su reembolso.
XVIII.- Una vez que proceda la aceptación de la documentación justificativa y comprobatoria se hará reposición del Fondo Rotatorio a través de Cuenta por Liquidar Certificada a nombre del Centro de Trabajo. XXIX.- El Servidor Público designado para la operación del Fondo Rotatorio asignado, será el responsable de efectuar la comprobación y devolución correspondiente en la fecha que señale la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. XXX.- Los Titulares del Fondo deberán reintegrar el importe total de los recursos ante la Dirección de Recursos Financieros, mediante ficha de depósito a la cuenta bancaria número 65502936969, establecida en el Banco Santander, S.A., por el importe del fondo entregado de conformidad con la Carta Responsiva. E) DE LAS RESPONSABILIDADES XXXI.-. En caso de no reintegrar el importe del Fondo Rotatorio autorizado en la fecha señalada, se harán acreedores a las responsabilidades administrativas que correspondan, conforme lo establecido en la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. XXXII.- Es responsabilidad de los funcionarios facultados para su manejo, así como de los Titulares de los Centros de Trabajo el cabal cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en la materia que regula su operación y comprobación de las erogaciones por concepto del Fondo Rotatorio. XXXIII.- El cumplimiento de observancia de la presente Guía, así como el uso adecuado de los recursos será responsabilidad del Titular del Centro de Trabajo, así como de los servidores públicos facultados para su manejo. F) DE LA VIGILANCIA
XXXIV.- La vigilancia del cumplimiento de las disposiciones del presente, corresponde al Órgano Interno de Control del Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura. La presente Guía entrará en vigor a partir del presente ejercicio fiscal y continuará su vigencia, siempre y cuando no sea derogado por uno posterior, u ordenamiento de jerarquía superior a éste.