TEMA 4: DOCUMENTACIÓN BÁSICA EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL 1- DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA 2- EL PRESUPUESTO 3- LA HOJA DE PEDIDO 4- EL ALBARÁN 4.1- Los portes 5- LA FACTURA 6- DOCUMENTOS DE PAGO 6.1- LA TRANSFERENCIA BANCARIA 6.2- LA DOMICILIACIÓN BANCARIA 6.3- EL CHEQUE 6.4- EL PAGARÉ 6.5- LA LETRA DE CAMBIO 7- EL RECIBO 8- LOS CONTRATOS 1
1- DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA La actividad de la empresa supone la obtención de productos y servicios que, después de un proceso de producción más o menos complejo, serán vendidos. La empresa participa como compradora y como vendedora en diversos mercados. Por ello ha de formalizar y cumplimentar la documentación relacionada con cada una de las etapas de la compraventa. Documentos de las distintas etapas: 1º- El comprador, en algunas ocasiones, solicita al vendedor que le prepare un presupuesto 2º- El comprador solicita un determinado bien o servicio mediante un pedido 3º- El vendedor proporciona el producto demandado acompañado de un albarán 4º- El vendedor expide la factura que acredita legalmente la compraventa o la prestación de servicios, en su caso 5º- El comprador procede al pago en la forma convenida, al contado o a plazo, mediante un cheque, un pagaré o una letra de cambio 6º- El vendedor acredita documentalmente que el pago se ha efectuado mediante recibo 2- EL PRESUPUESTO El presupuesto es un documento que utiliza el vendedor para plasmar una oferta detallada a un posible comprador. Si la oferta es aceptada por el comprador, el presupuesto es el origen de un contrato. Un presupuesto es vinculante para el vendedor, es decir, le obliga a cumplir con lo establecido en el mismo, pero al comprador, solamente le obliga desde el momento en el que lo acepta. En el presupuesto figurarán los datos necesarios para establecer las condiciones de la operación: - Identificador del vendedor y del comprador: nombre, dirección, NIF o CIF - Fecha de emisión - Periodo de validez del presupuesto - Descripción y precio de las mercancías - Condiciones: forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc. La aceptación de un presupuesto se puede hacer mediante la firma y la expresión acepto u otra similar, escrita en el propio presupuesto, o mediante cualquier otro medio como correo o fax. El cliente se quedará con una copia del presupuesto. 2
3- LA HOJA DE PEDIDO La hoja de pedido, también conocida como orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor En este documento, se indica entre otras cosas: - la cantidad - los productos - el precio - las condiciones de pago (cómo y cuando se debe pagar el pedido) El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados. La hoja de pedido es importante, ya que al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, y al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido. Las hojas de pedido no son obligatorias para las empresas, ya que los pedidos se pueden realizar de muchas formas, por ejemplo por teléfono o vía email. Por lo tanto, no existe un modelo oficial de pedido, si bien, estos suelen contener la siguiente información: - Datos de la empresa o persona que efectúa el pedido (Nombre, CIF o DNI, Dirección) - Datos de la empresa vendedora - Lugar y fecha de emisión. - Número de pedido - Descripción del producto, número de unidades, precio de cada unidad e importe total del pedido - Condiciones de pago - Condiciones de entrega de los productos - Firma del cliente que realiza el pedido 3
4- EL ALBARÁN Una vez el vendedor ha recibido el pedido, procede a preparar las mercancías para su envío, acompañadas del correspondiente albarán. El albarán es un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente El albarán firmado, es un documento clave que permite la emisión de la factura y su posterior cobro. Sirve de prueba en caso de desacuerdo en la operación de compraventa La entrega de las mercancías al cliente irá acompañada por dos copias del albarán: - Una de ellas debe ser firmada por el cliente y devuelta al proveedor para acreditar que se ha recibido la mercancía - La otra copia será archivada por la empresa compradora 4
No existe ningún modelo tipo para los albaranes, aunque en la mayoría de ellos se indica: - Identificación - de la empresa vendedora - de la empresa compradora - datos del albarán: - fecha del albarán, - número de albarán, - referencia del pedido - las características del envío: - empresa que efectúa el transporte (en caso de que exista) - empresa que se hará cargo del gasto de transporte - domicilio de entrega - descripción de los materiales enviados: - referencia del artículo - descripción de cada artículo - cantidad - precio - importe - Fecha y lugar donde se reciben los productos - Firma del comprador - Observaciones 5
4.1- Los portes Cuando existe una tercera empresa que se encarga del transporte, la empresa compradora recibirá también una nota de portes que refleje documentalmente el servicio y su coste En el lenguaje mercantil se utilizan estas dos expresiones para hacer referencia a quién tiene que pagar los gastos de transporte o envío: - Portes debidos : los gastos de transporte o envío los paga quien recibe el envío, es decir, el destinatario. - Portes pagados : los gastos de transporte o envío los paga quien realiza el envío En el caso de que los gastos vayan a cargo de la empresa compradora (portes debidos), existen dos posibilidades para hacer frente a los gastos de transporte o envío: - que la empresa compradora se lo pague a la empresa vendedora y sea esta quien se lo pague al transportista. En este caso en la posterior factura, aparecerán incluidos los gastos de transporte. - pagar directamente a la empresa que realiza el envío en el momento en el que nos entrega la mercancía. En este caso, será la empresa transportista la que nos dará una factura a su nombre. Si es la empresa vendedora la que se hace cargo del transporte (portes pagados), la empresa compradora firmará la nota de portes para acreditar el servicio y facilitar que la empresa de transportes pueda cobrar su coste a la empresa vendedora. 5- LA FACTURA Una vez aceptada la mercancía por el comprador, el vendedor expide la correspondiente factura La factura es un documento que acredita legalmente la prestación de servicio o la compraventa de mercancías Es obligatorio entregar la correspondiente factura por cada entrega de mercancías o prestación de servicios. La empresa vendedora, además, ha de conservar una copia para acreditar la operación efectuada. 6
Aunque el modelo de factura es libre, el contenido de este documento está regulado legalmente, y será el siguiente: - Identificación de la empresa que efectúa la venta: nombre y dirección, CIF, datos registrales - Identificación del comprador: nombre, dirección y CIF - Datos de la factura (número, fecha y localidad en que ha sido expedida, referencia del albarán, nº del cliente según el registro de clientes que mantenga la empresa) - Descripción y referencia de los artículos vendidos, o de los servicios prestados, indicando la cantidad, el precio y el importe - El importe bruto, que es la suma de los importes de los diferentes artículos vendidos - Descuento aplicado, indica el porcentaje aplicado y el importe - Gastos de la operación: portes realizados por el vendedor y a cargo del comprador, seguro, embalajes - La base imponible, es la cantidad sobre la cual se calculará el IVA Base Imponible = Importe bruto Descuentos + Gastos -Impuesto aplicable y tipo impositivo, que será el IVA y el recargo de equivalencia en su caso (aplicable a los comerciantes minoristas con personalidad física). También puede darse el caso de que la factura contenga retenciones (facturas de profesionales) 4% 0 50% I.V.A 10% R.E 1,40% 21% 5,20% RETENCIÓN 19% (Tipo general) 15% (Profesionales con ingresos < 15.000 el año anterior) 9% (Nuevos profesionales: 1º año de actividad y dos siguientes) - El total de la factura: la base imponible más los impuestos Total Factura = Base imponible + Impuestos - Retenciones 7
6- DOCUMENTOS DE PAGO Una vez que se ha presentado la factura, el cliente ha de proceder al pago en la forma y momento convenidos. Existen dos formas de pago: - Pago al contado: es el que tiene lugar en el mismo momento de la entrega de bienes o prestación de servicios - Pago a plazo: es el que se efectúa en algún momento posterior 8
Entre los medios de pago podemos destacar: - el dinero en efectivo - la transferencia bancaria - domiciliación bancaria - el cheque - el pagaré - la letra de cambio 6.1- LA TRANSFERENCIA BANCARIA Una transferencia bancaria es la operación por la que una persona o empresa, denominada ordenante da instrucciones a su entidad bancaria para que envíe, con cargo a una cuenta suya, una determinada cantidad de dinero a la cuenta de otra persona o empresa, denominada beneficiario. Dicho de otra forma, realizar una transferencia es pasar dinero de una cuenta a otra, bien de la misma entidad o bien en otra entidad. Las transferencias que tienen lugar dentro de la misma entidad se suelen denominar traspasos. Se trata de un servicio bancario por el que normalmente se cobran comisiones. Casi todas las entidades cobran un porcentaje del importe de la transferencia, pero fijan una cantidad mínima a cobrar. Tipos de transferencias: Las transferencias bancarias se pueden clasificar según el plazo, el modo de ordenar su ejecución y el área geográfica - Según el plazo pueden ser: ordinarias o urgentes - Según el modo de ordenarlas: personalmente en la sucursal de la entidad, a través de cajeros, por teléfono y por internet - Según el área geográfica: nacionales o internacionales Plazos: Es importante recordar que, aunque el adeudo en la cuenta del ordenante se produce en el mismo momento en el que se ejecuta la transferencia, la disponibilidad de los fondos por parte del destinatario no es inmediata. En las transferencias nacionales entre distintas entidades puede demorarse hasta dos días hábiles, y los plazos se incrementan en el caso de transferencias transfronterizas (sobre todo si el origen o el destino está fuera de la Unión Europea). 9
6.2- LA DOMICILIACIÓN BANCARIA Una domiciliación bancaria es un medio de pago consistente en dar la orden a nuestro banco de que atienda periódicamente, hasta nuevo aviso, todos los recibos que una empresa, administración o particular pase al cobro contra nuestra cuenta bancaria. La domiciliación bancaria se asocia a la contratación de un servicio por suscripción a lo que sea (un curso de idiomas en una academia, una suscripción a una revista, etc.), o al pago periódico de recibos (luz, agua, teléfono, adsl, etc.). Existen unos plazos para devolver los recibos domiciliados o cargados en la cuenta corriente: 6.3- EL CHEQUE Es un documento mediante el cual se da una orden de pago a una entidad financiera para que abone una determinada cantidad de dinero a la persona a quien va destinado o lo presente a cobro Ejemplo: un cliente compra una mercancía a un proveedor. El cliente en vez de pagarle en efectivo le paga con un cheque, y el proveedor irá al banco del cliente a cobrar el cheque Los cheques no tienen fecha de vencimiento, ya que si la tuvieran se denominarían pagarés 10
Los elementos que debe contener un cheque son: - Nombre y dirección de quien ha de pagar el cheque. Ha de ser un banco o caja de ahorros - Número de la cuenta corriente de la que se tiene que cobrar el cheque - Importe que se debe pagar, expresado en números - Persona que puede cobrarlo - Importe expresado en letras - Lugar y fecha en que se ha emitido el cheque - Número y serie del cheque - Firma del titular de la cuenta corriente Tipos de cheques: - Al portador: puede ser pagado a cualquier persona que lo presente a cobro - Nominativo: se escribe el nombre de la persona que lo puede cobrar, y únicamente puede ser cobrado por ésta, que habrá de identificarse mediante un documento acreditativo de su identidad - Barrado o cruzado: tienen dos líneas paralelas que cruzan el cheque. Solamente se pueden cobrar mediante un abono en cuenta corriente, es decir, no se pueden cobrar en metálico - Conformado: es un cheque en el que el banco certifica que esa cuenta tiene fondos 11
Regulación del pago de los cheques: la Ley Cambiaria y del Cheque - Un cheque emitido y pagadero en España debe ser presentado a su pago en un plazo de 15 días - Un cheque emitido en el extranjero y pagadero en España debe presentarse en un plazo de 20 días si fue emitido en Europa, y 60 si fue emitido fuera de Europa - El Banco está obligado al pago del cheque en el momento de su presentación, siempre que la cuenta corriente tenga fondos suficientes. Si sólo dispone de una provisión parcial estará obligado a entregar ese importe - En caso de que no se disponga de fondos en el momento de presentar el cheque al cobro, se deberá pagar, además de la cantidad indicada, el 10% del importe no cubierto del cheque y una indemnización por los daños y perjuicios ocasionados 6.4- EL PAGARÉ Son como los cheques, pero incluyen una fecha de vencimiento, día hasta el cual no puede cobrarse dicho pagaré (a no ser que se descuente) 6.5- LA LETRA DE CAMBIO Es como los pagarés, pero se diferencia de éstos en que: - es un documento timbrado. - lo emite el que debe cobrarlo Cuanto mayor sea el importe de la letra de cambio, mayor será el timbre. (Va por tramos. Por ejemplo (datos no reales) de 1 a 999 un timbre de 1 5, de 1000 a 2999 un timbre de 4 ) Este medio de pago da prioridad de cobro sobre los cheques y pagarés. 12
7- EL RECIBO Una vez que se ha efectuado el pago, le empresa vendedora ha de emitir el correspondiente recibo. El recibo es un documento que acredita el pago de la cantidad adeudada En general, los recibos suelen contener los siguientes datos: - Número de recibo - Persona o empresa que ha efectuado el pago - Fecha del pago - Importe del pago en números y en letras. En caso de que el pago se haya efectuado mediante cheque o letra de cambio, es recomendable apuntar el número del mismo - Motivo por el que se entrega el recibo (lo que se paga con el) - Firma de la persona que extiende el recibo 13
8- LOS CONTRATOS Un contrato es un acuerdo entre dos o más personas o empresas mediante el cual pactan dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algún servicio. Existen diferentes tipos de contrato, entre los que podemos destacar: - El contrato de compraventa: tiene la finalidad de fijar las condiciones en que el comprador y el vendedor han de llevar a cabo la compraventa de una cosa determinada - El contrato de prestación de servicios: tiene la finalidad de fijar las condiciones en que se prestará un determinado servicio - El contrato de suministro: el suministrador (de gas, agua, luz, teléfono, etc.) se compromete a llevar a cabo una serie de prestaciones con una continuidad fijada, y el suministrado se compromete a pagar el precio establecido - El contrato de seguros: tiene la finalidad de prevenir los riesgos derivados de la actividad de la empresa. Mediante él, una persona (asegurado) transmite a otra (asegurador) las consecuencias de un siniestro 14