1. ABRIR DOCUMENTOS V amos a continuar con la introducción a los distintos programas de la suite ofimática Microsoft Office 2013, viendo algunas de sus características comunes. Recuerda que lo que veamos se puede aplicar a cualquiera de los programas de Office (Word, Excel, PowerPoint...). De esta forma es más fácil el uso de los distintos programas, porque comparten el entorno, la manera de abrir y guardar documentos, el sistema de ayuda, etc. En esta lección nos centraremos en el trabajo con los documentos de estos programas. Lo primero que vamos a ver es cómo abrir documentos que tengamos guardados en el equipo o en cualquier otro sitio. En el apartado Abrir de la Vista Backstage tenemos varias opciones. Así, lo primero que encontramos es la posibilidad de abrir un documento que hemos utilizado recientemente, para lo que simplemente tendremos que seleccionarlo de la lista. Adicionalmente, podremos abrir un documento desde nuestro espacio personal SkyDrive o desde cualquier ubicación del equipo. SkyDrive es la ubicación predeterminada para abrir y guardar archivos en Office 2013. Esto se debe al enfoque que se desea aplicar a la hora de trabajar con documentos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1
La idea principal es que tengamos los documentos siempre disponibles, independientemente del equipo o dispositivo que utilicemos. Esto se puede conseguir guardando los documentos en SkyDrive, ya que es un espacio que Microsoft pone a disposición de todos los usuarios que tienen una cuenta Microsoft. Este espacio se encuentra en sus servidores de Internet, en lo que se conoce como "la nube". Claro está, que nosotros podemos seguir esta indicación de Microsoft o seguir guardando nuestros documentos en el equipo. Todo dependerá de lo que necesitemos. En la sección Documentos recientes de la vista Backstage irán apareciendo los documentos más recientes con los que vayas trabajando, desapareciendo de esta lista los documentos antiguos. Puedes hacer que el acceso a un determinado documento reciente no desaparezca de esta lista, a pesar de que trabajes con otros documentos. Para esto, pulsa en el icono de la chincheta que aparece a la derecha de su nombre ; de esta forma, este icono cambiará a una chincheta clavada, para indicarte que dicho archivo aparecerá siempre en esta lista, como si lo "fijaras" en este menú; además, el archivo pasará a mostrarse en la parte superior de la lista. Si vuelves a pulsar en el icono de la chincheta clavada se desclavará, con lo que el acceso al archivo puede desaparecer de la lista de Documentos recientes al ir trabajando con otros documentos. Además, aquí encontramos un botón muy interesante, que nos permite recuperar documentos en los que trabajamos pero que no guardamos. Las aplicaciones de Office guardan por su cuenta, cada cierto tiempo, los cambios que efectuamos en los documentos. Esto permite recuperarlos si se ha producido un corte de luz o la aplicación ha dejado de funcionar. En definitiva, si te ha ocurrido algún problema o simplemente no guardaste un documento que te gustaría recuperar, puedes intentarlo con esta opción y comprobar el estado del documento la última vez que la aplicación hizo un autoguardado automático. Para que esto funcione así, es necesario tener habilitadas las opciones Guardar información de Autorrecuperación y Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar. Encontrarás estas opciones en la categoría Guardar del cuadro de opciones generales de Word. 2
Independientemente de la ubicación que elijas, accederás al cuadro de diálogo Abrir. Se trata de un uno de los cuadros de diálogo más utilizados en Office y funciona exactamente igual en cualquiera de las aplicaciones de Office, permitiéndote abrir un documento que ya esté creado. Desde este cuadro de diálogo puedes abrir rápidamente cualquier documento, sin importar dónde se encuentre: en tu disco duro, en alguna carpeta compartida de tu red local, etc. Los campos y botones de la parte superior del cuadro sirven para organizar el contenido de la carpeta, la forma de ver el contenido, etc. Desde los botones de la parte superior puedes ir hacia atrás o hacia delante, recorriendo las distintas carpetas que has ido mostrando en el cuadro de diálogo. También aparece un campo con la ubicación actual y un cuadro de búsqueda para buscar archivos en la vista actual. El botón Nueva carpeta permite crear nuevas subcarpetas en la carpeta actualmente seleccionada. Entre otras opciones, desde el menú del botón Organizar puedes copiar, cortar y pegar documentos de una carpeta a otra, cambiar el nombre de las carpetas o de los documentos, eliminarlos y establecer varias opciones de diseño, para mostrar o no ciertos elementos en este cuadro. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3
El menú del botón Vistas sirve para indicar cómo se deben mostrar los archivos y carpetas en este cuadro (en forma de lista, viendo sus detalles, en forma de icono, etc.). En principio se muestra el contenido de la biblioteca Documentos del usuario actual de Windows, aunque puedes acceder a cualquier otra carpeta para ver qué hay en ella. En la parte izquierda del cuadro puedes ver y acceder a las distintas carpetas de tu equipo. Para ver el contenido de una carpeta solo tienes que seleccionarla en esta lista de carpetas. Desde el botón que se encuentra a la derecha del campo Nombre de archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puedes indicar el tipo de documentos que quieres ver en esta ventana. Por ejemplo, desplegando la lista de tipos podrías indicar que se muestren documentos de versiones anteriores de Office e incluso los creados con otras aplicaciones. Después de seleccionar el archivo adecuado, puedes pulsar el botón Abrir para abrirlo. Fíjate que este botón tiene una flecha en su parte derecha. Si haces clic en esta flecha se abrirá un menú con otras opciones relacionadas con la manera de abrir el documento. 4
Por ejemplo, puedes abrir el documento como de solo lectura, con lo que te aseguras de que no podrás modificarlo; o abrirlo como una copia, trabajando con una copia del documento y dejando el documento tal como está en el disco sin modificar. La opción Abrir y reparar puede ser útil para reparar y recuperar el contenido de un archivo que te haya causado problemas o errores, que esté dañado o que no se pueda abrir normalmente. Al abrir un archivo en la Vista protegida tendrá las funciones de edición del documento deshabilitadas, lo que te puede servir para aumentar la seguridad en caso de que no conozcas de manera fiable el origen del documento o proceda de una fuente potencialmente no segura, por ejemplo, de Internet o como contenido adjunto en un mensaje de correo electrónico. Como has visto, el cuadro de diálogo de Abrir tiene muchas cosas. Este cuadro es estándar en el sistema operativo Windows, por lo que también aparece en otros programas. 2. CREAR NUEVOS DOCUMENTOS O tra de las cosas que más se suelen hacer relacionadas con los documentos es crear nuevos documentos. Puedes hacer esto utilizando la vista Backstage, eligiendo la opción Nuevo. Por ejemplo, puedes crear un documento en blanco, preparado para empezar a escribir en él e introducir los elementos que quieras (imágenes, tablas, etc.). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5
O puedes utilizar alguna plantilla, que es como un modelo o patrón que se utiliza al crear un documento, para que te sirva de ayuda. Vemos que aparecen distintas plantillas, que se clasifican según su temática. Así, tenemos plantillas para cartas, currículos, faxes, etiquetas, tarjetas, calendarios, etc. Y dentro de cada una de estas categorías, disponemos de distintas plantillas que se adaptan a los gustos o necesidades de todo el mundo. Al seleccionar una plantilla podrás ver una vista previa de la misma, para que te hagas una idea del aspecto que tendrá el documento. 6
Como las plantillas ya tienen muchos elementos (textos en el formato adecuado, dibujos, fondos, etc.), con solo hacer unos pequeños cambios e introducir el texto adecuado lograrás tener un documento con un aspecto profesional. De esta forma, Office hace la mayor parte del trabajo. Aunque utilices una plantilla, siempre puedes modificar el documento, añadiendo o eliminando elementos del mismo, cambiando el formato de la forma que quieras, etc. Es decir, que utilizar una plantilla no te limita a la hora de crear y modificar documentos. Ahora lo único que tendrías que hacer es completar el documento, escribiendo los datos particulares de tu carta y el texto. Los tipos de letra, formato, colores, etc., son los de la plantilla. Ten en cuenta que, aunque hayas utilizado una plantilla para crear un nuevo documento, todos los cambios que hagas se aplican sobre el documento, sin que cambie para nada la plantilla. Así la podrás utilizar en otros documentos. Además de las plantillas que aparecen en la vista Backstage, también puedes utilizar las plantillas que te ofrece Microsoft a través de Internet, en el sitio web de Microsoft Office. Para ello, podrás utilizar el campo de búsqueda de la parte superior. Fíjate en la imagen de la página siguiente, en la que también aparece el botón para volver a la lista inicial de plantillas. En la parte derecha de la pantalla puedes ver subcategorías de la categoría elegida. Por ejemplo, para este caso podrías obtener plantillas para folletos de anuncios, marketing, educación, etc. Además, también es posible que nos sugieran plantillas para otras aplicaciones de Office, si para el tema que buscas la aplicación con la que estás trabajando no dispone de ninguna plantilla adecuada. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7
Existe una gran cantidad de plantillas que puedes utilizar para crear tus documentos. Además, los usuarios también pueden crear sus propias plantillas y enviarlas al sitio web de Microsoft Office, así como puntuar o valorar las plantillas, información que puedes ver en la vista previa de la plantilla. Así pues, con las plantillas podrás hacer documentos con un aspecto profesional en muy poco tiempo. 3. GUARDAR DOCUMENTOS El botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido hace lo mismo que la opción Guardar de la vista Backstage, por lo que es lo mismo utilizar esta opción que pulsar este botón Este botón se suele utilizar para guardar el documento de una manera rápida. U na vez has acabado de trabajar con un documento, el siguiente paso es guardarlo para conservar los cambios que hayas hecho y poder recuperarlo y seguir trabajando con él en otro momento. Con la opción Guardar de la vista Backstage guardarás el documento. Si es la primera vez que guardas el documento, aparecerá la opción Guardar como, para que indiques el nombre y la ubicación donde lo vas a guardar. Por lo tanto, para la primera vez, ambas opciones llevarán a Guardar como. Sin embargo, si ya habías guardado el documento antes (es decir, que ya tiene un nombre), la opción Guardar guardará el documento automáticamente, sin pasar por Guardar como. 8
Deberemos indicar dónde vamos a guardar el documento. Como ya hemos comentado en alguna ocasión, la ubicación predeterminada es el espacio SkyDrive de la cuenta de nuestro usuario de Windows (siempre que estemos utilizando una cuenta Microsoft y no una cuenta local). Si has instalado la aplicación de escritorio de SkyDrive de Windows, entonces tendrás una carpeta con el nombre SkyDrive en tu disco duro, que también puedes utilizar, ya que está sincronizada con el contenido almacenado en la nube. Pulsando en el botón Examinar, aparece el cuadro de diálogo Guardar como y vemos el contenido del espacio SkyDrive, con sus tres carpetas iniciales: Documentos, Fotos y Público. Si guardas el documento aquí, podrás acceder a él desde cualquier dispositivo o equipo en el que utilices la misma cuenta Microsoft. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9
Si eliges guardarlo en el equipo, también accederás al mismo cuadro de diálogo. Por defecto, la ubicación inicial es la biblioteca Documentos. Este cuadro de diálogo Guardar como es muy parecido al de Abrir: panel de navegación con las carpetas de tu ordenador, botones y campos de la parte superior del cuadro... Igual que antes, si guardas el documento en el equipo, por defecto lo harás en la biblioteca Documentos del usuario, pero puedes elegir cualquier otra carpeta. Después de elegir la ubicación deseada, tienes que indicar el nombre del documento y el formato con el que quieres que se guarde a través de la lista Tipo (fíjate en la imagen anterior). En este ejemplo, en principio el documento se graba con el formato de Documento de Word, con extensión docx. Otros programas utilizarán sus propios formatos; por ejemplo, en Excel los documentos se guardan por defecto en formato de Libro de Excel (xlsx), mientras que en PowerPoint se guardan como Presentación de PowerPoint (pptx). Dependiendo del programa de Office de que se trate, desde la lista Tipo podrás elegir distintos formatos para guardar el documento: RTF, página web... Las extensiones de los formatos predeterminados en Word, Excel y PowerPoint añaden una x o una m a las extensiones antiguas de Office. La letra x indica que el formato del archivo es XML, mientras que la m indica un archivo XML que además tiene macros. De esta forma, las extensiones de archivo de los formatos de documentos más comunes en los programas de Office 2013 son: Word: Documento: docx Documento con macros: docm Plantilla: dotx Plantilla con macros: dotm 10
Excel: Libro: xlsx Libro con macros: xlsm Plantilla: xltx Plantilla con macros: xltm PowerPoint: Presentación: pptx Presentación con macros: pptm Plantilla: potx Plantilla con macros: potm La opción Guardar miniatura permite guardar una vista en miniatura del documento, que se puede ver, por ejemplo, en el Panel de detalles del Explorador de Windows al seleccionar el archivo. Cuando hayas indicado el nombre y la ubicación, pulsa en el botón Guardar y guardarás el documento. Podrás comprobar que el nombre que has establecido aparece en la barra de título de la aplicación, en la parte de arriba de su ventana. Si ahora continúas trabajando con el documento, haciendo más cambios, podrás guardarlo cuando quieras pulsando el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o con la opción Guardar de la vista Backstage. Ya no tendrás que volver a indicar el nombre ni la ubicación donde guardar el archivo a través del cuadro Guardar como. Eso sí, si una vez has guardado un documento, quieres guardarlo con otro nombre o en otra ubicación distinta, puedes utilizar la opción Guardar como para volver a ver el cuadro de diálogo e indicar los datos adecuados. En cuanto a la opción Compartir de la Vista Backstage, si hemos guardado el documento en SkyDrive, desde aquí podremos obtener un enlace para enviarlo a otras personas y que puedan acceder a dicho documento. Otras posibilidades de compartir el documento son enviarlo por correo electrónico o incluso publicarlo como una entrada en un blog. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11
Por ejemplo, en el caso de elegir la opción Correo electrónico, podrás enviar el documento como un archivo adjunto e incluso convertirlo en un PDF al mismo tiempo, de forma que el destinatario no pueda modificarlo fácilmente. Office 2013 usa los formatos de archivo basados en XML que ya se usaban en las versiones de Office 2007 y Office 2010. Por lo tanto, los documentos creados con Word 2013 o Excel 2013, por ejemplo, pueden abrirse directamente con las versiones 2007 y 2010. 4. DOCUMENTOS DE VERSIONES ANTERIORES DE OFFICE L os formatos de los archivos de los programas de esta versión de Office son distintos a los formatos de alguna de las versiones anteriores. En esta versión se utiliza el formato Microsoft Office Open XML, lo que significa que los documentos se guardan utilizando XML, lo que reduce el tamaño de los archivos, mejora la recuperación de datos en los archivos dañados y facilita el compartir datos entre programas, entre otras características. De esta forma, el formato predeterminado de los documentos de Word es docx, en Excel es xlsx y en PowerPoint es pptx. Si quieres compartir un documento con alguna persona que tiene una versión anterior de Office (por ejemplo, mandárselo por correo electrónico), puedes guardar el documento con el formato anterior. Para ello, selecciona la opción Exportar en la vista Backstage y haz clic en el botón Cambiar el tipo de archivo. 12
En realidad, estas opciones son equivalentes a acceder al cuadro Guardar como y seleccionar el formato en la lista Tipo. Desde aquí puedes seleccionar la opción adecuada para guardar el documento con el formato de una versión más vieja o incluso en otros formatos (como texto sin formato o RTF, por ejemplo). En este caso, podemos elegir la opción Documento de Word 97-2003. Al guardar un archivo con un formato de una versión anterior, aparece un comprobador de compatibilidad, que te dice las cosas de esta versión de la aplicación que se van a perder o que van a cambiar de aspecto. Pulsa el botón Continuar para guardar finalmente el documento con el formato anterior. De esta forma, las personas que tengan una versión anterior de Office podrán abrir y modificar el documento, aunque perderemos las características especiales de la versión 2013 que no aparecen en las versiones antiguas. Es decir, que el formato doc no permite aplicar todas las opciones que el formato docx si hablamos de Word y de forma equivalente para el resto de aplicaciones de Office. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13
De todas formas, no es necesario convertir un documento a una versión anterior para que los usuarios con esta versión puedan verlo. Si el usuario tiene una versión actualizada de Office 2000, Office XP u Office 2003 (es decir, con todos los parches y service packs proporcionados por Microsoft), al abrir un documento que está con el formato de la versión de Office 2010, aparecerá un mensaje indicando que el documento se creó con una versión posterior de la aplicación. También se les preguntará si quieren descargar un convertidor para abrir y trabajar con este tipo de documento. Este convertidor es gratuito y está disponible en los sitios web de Microsoft Office y Microsoft Update. Por otro lado, fíjate en la figura siguiente que en el título de la ventana de Word aparece el texto [Modo de compatibilidad]. Al abrir un documento creado con una versión anterior de Office, aparece este texto [Modo de compatibilidad] en el título de la ventana, indicando que el archivo se ha creado con una versión anterior y que, por lo tanto, no podrás usar todas las características de esta nueva versión. Si guardas el documento se seguirá guardando con el formato de la versión anterior. Si quieres guardarlo con el formato de esta nueva versión, utiliza la opción Documento de Word (*.docx) en el cuadro Guardar como. En esta lección hemos visto las opciones básicas relacionadas con el trabajo con los documentos de Office. Además de estas, hay otras características comunes que es útil conocer (vista previa e impresión, propiedades de los documentos...). 14