Taller: Seguimiento y Control de Proyectos según el PMI Bsc. Sergio André Espinoza Díaz, CAPM
Cómo medimos el estado actual de la ejecución de nuestro proyecto?
El Porcentaje Completado ayuda al seguimiento y control del proyecto? Por Qué?
Caso Ejemplo "Un proyecto para construir una pared de piedra consiste en 100 piedras apiladas en 5 filas. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que levantar las piedras una fila más, así que se necesita algo más de tiempo. Para la tercera fila se necesitarán 30 minutos, para la cuarta 35 y para la última 40 (150 minutos en total). Después de colocar las tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene el 60% físico completado (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, sólo ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en términos de duración, el trabajo sólo tiene un 50% completado."
Grupos de Proceso de la Dirección de Proyectos Inicio Planificación Ejecución Cierre Seguimiento y Control
Seguimiento y Control
Es necesario articular ALCANCE TIEMPO COSTOS
Earned Value Management Gestión del Valor Ganado Es una metodología que combina medidas de alcance, cronograma y recursos para evaluar el desempeño y avance del proyecto Valor Planificado (PV) Es el presupuesto autorizado que se ha asignado al trabajo programado Valor Ganado (EV) Es la medida del trabajo realizado en términos de presupuesto autorizado para dicho trabajo Costo Real (AC) Es el costo incurrido por una actividad durante un periodo específico
Earned Value Management Gestión del Valor Ganado Variación del Cronograma (SV): Es una medida de desempeño del cronograma que se expresa como la diferencia entre el valor ganado y el valor planificado SV = EV - PV Variación del Costo (CV): Es el déficit o superávit presupuestario en un momento dado CV = EV AC Se espera que estas medidas estén cercanas a 0
Earned Value Management Gestión del Valor Ganado Índice de Desempeño del Cronograma (SPI): Es una medida de eficiencia del cronograma del proyecto SPI = EV / PV Índice de Desempeño del Costo (CPI): Es una medida de eficiencia de los costos de los recursos del proyecto CPI = EV / AC Los valores esperados para estos indicadores son cercanos a 1
Earned Value Management Gestión del Valor Ganado
Earned Value Management Gestión del Valor Ganado Presupuesto hasta la conclusión (BAC): Presupuesto autorizado Estimación a la conclusión (EAC): Costo realizado al final del proyecto Formulas para pronosticar el EAC: EAC = AC + (BAC EV) EAC = BAC/CPI EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI*SPI)]
Valores acumulados ($) Análisis del estado de mi proyecto Fecha de los datos Costos reales (AC) Valor planificado (PV) Valor ganado (EV) Cómo interpretas esta gráfica? Tiempo
Repaso DEFINICIONES Costo presupuestado (TV) El costo representando las estimaciones de las partes del trabajo durante la planificación Valor ganado (EV) El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para un producto del cronograma EV = (% Avance real) x Costo presupuestado Valor planificado (PV) El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado PV = (% Avance planificado) x Costo presupuestado Costo real (AC) El costo realmente incurrido en la realización del trabajo
Repaso COSTO CRONOGRAMA
Desempeño del Proyecto PI = Índice de rendimiento del cronograma x Índice de rendimiento de costos La evolución del PI refleja el desempeño del proyecto en una sola variable y provee una medición objetiva para el cumplimiento de los resultados PI = SPI x CPI
Desempeño del Proyecto Clasificación de Proyectos: La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema PI 1.0.80.60 Alerta Problema 20% 40% 60% 80% 100% % Desembolsado
Cuidado Como con otros indicadores el análisis e interpretación del Valor Ganado tiene que ser prudente! Un estudio por Beach en 1990 ha demostrado que, tan pronto como se ha completado el 15% del proyecto, la métrica de valor ganado puede predecir la fecha del término y los costos finales. Sin embargo, las medidas del valor ganado no pueden seguirse tan de cerca durante el desempeño temprano en el proyecto. Por lo tanto, hay que ser prudente con la introducción de acciones correctivas cuando se observan variaciones desfavorables. A Practical Guide to Earned Value Project Management
Caso Práctico
Premisas Se Planifica realizar 5 talleres de Planeamiento estratégico, uno por semana. Reserva de Gestión Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 30 30 30 30 30 Viáticos 30 30 30 30 30 Materiales 15 15 15 15 15 Coffee Break 20 20 20 20 20 Facilitador 50 50 50 50 50 Presupuesto Total 145 145 145 145 145
Avance a la fecha 3 Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Viáticos 40 35 Materiales 20 20 15 Coffee Break 20 20 30 Facilitador 50 50 60
Preguntas y Respuestas
GRACIAS