Manual de Procedimientos Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación 2011
INDICE INTRODUCCIÓN 1. Macroprocesos 2. Procedimientos Clave Nombre 1 600--PR-01 Procedimiento Control de Gestión 600--PR-01 Diagrama de flujo
INTRODUCCIÓN En cumplimiento a lo señalado en el Artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y sus reformas, así como en las Disposiciones en Materia de Control Interno y su Manual Administrativo de Aplicación General publicado el 12 de julio de 2010, donde se determina la obligación de mantener actualizados los Manuales de Procedimientos y la conformación de éstos como parte de las acciones para implementar el Modelo de Control en los diferentes ámbitos de actuación, se emite el Manual de Procedimientos de la Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación de manera correspondiente al Manual de Organización Específico de la Estructura Orgánica del 01 de Septiembre de 2008. A efecto de contribuir con el proceso de mejora organizacional se incluye el Mapa de Procesos Institucional, componente en el que se ubican los procesos en los que participa la Subsecretaría. Además de que el Manual de Procedimientos contribuye al conocimiento de cómo, cuándo y por quién son efectuadas las acciones en el quehacer de una organización, se tienen beneficios adicionales entre los que se pueden mencionar: Propicia el conocimiento de cómo funciona el área favoreciendo la transparencia y el Control Interno Facilita la inducción a cualquier puesto, dentro de la estructura del área Evita repetir las tareas Ayuda al incremento de la eficiencia, y Fomenta la mejora continua en los procesos Se convoca a todos los involucrados a conocer y aplicar el manual en su ámbito de competencia y contribuir permanentemente en su actualización. Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN. Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-002 Presentación del procedimiento Objetivo(s): Establecer el control en las diligencias conducentes sobre los asuntos que ingresan a esta unidad administrativa. Establecer los pasos para mantener un control puntual de gestión sobre los requerimientos en las etapas de registro, seguimiento y finiquito. Glosario: Documentación: Oficios, tarjetas, notas informativas, volantes de turno, etc dirigidos a la Subsecretaría. Documentación de respuesta: Oficios, tarjetas, notas informativas y/o volantes de turno que atiendan y den seguimiento a los asuntos dirigidos a la Subsecretaría. Expediente: Es el compendio de los documentos de ingreso, soporte y finiquito de un asunto. OM: Oficialía Mayor Secretaría: Secretaría de Desarrollo Social. SIGANET: Sistema de Gestión Administrativa Solicitante: Cualquier unidad administrativa contenida en el Reglamento Interior de la Secretaría, Dependencias o Entidades de la Administración Pública Federal, Órganos Sectorizados, Organizaciones de la Sociedad Civil o Particulares, que ingrese una solicitud a esta unidad administrativa. Solicitud: Cualquier asunto, requerimiento o petición de información de competencia de esta unidad administrativa. Subsecretaría: Subsecretaría de Prospectiva, Planeación y Evaluación Unidad Administrativa: Las previstas en el Reglamento Interior de la Secretaría y sus órganos administrativos desconcentrados. Marco legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, publicada en el D.O.F. 5-II- 1917. Página 2 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN. Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-002 Presentación del procedimiento Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, publicada en el D.O.F. 29-XII- 1976. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, vigente, publicada en el D.O.F. 05-VII-2010. Ley General de Desarrollo Social, publicada en el D.O.F. 20-I-2004. Programa Nacional de Reducción de Gasto Público, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, publicado en el D.O.F. 12-III-2010. Decreto por el que se aprueba el Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008-2012, publicado en el D.O.F. 11-XII- 2008. Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social, publicado en el D.O.F. 19- VII-2004. Referencias: Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos 2009. Alcance: El control de gestión de las solicitudes comprende las etapas de ingreso, registro, seguimiento y Finiquito de los solicitantes. Responsabilidades: Denominación: Puesto derivado de la Estructura Orgánica Vigente y Responsabilidades en el procedimiento: 1. Titular Subsecretaria de Prospectiva, Planeación y Evaluación: Revisa los asuntos dirigidos a la Subsecretaría en acuerdo con el/la Asesor B, a fin de definir o autorizar la manera en que se atenderán ya sea turnarlo a otra unidad administrativa responsable adscrita a Página 3 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN. Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-002 Presentación del procedimiento esta Subsecretaría o áreas que conforman la Secretaría, para su atención de conformidad con sus atribuciones o darle atención directamente mediante oficio, tarjeta o nota informativa firmada por el/la Titular o el/la Asesor(a) B. 2. Asesor(a) Asesor(a) B : Revisa la documentación recibida para presentarla en acuerdo a él (la) Titular con la información soporte. Participa en la definición de la resolución de cada asunto, supervisa el seguimiento que se de a los mismos y valida las respuestas que se otorguen. Asimismo, supervisa la recepción, registro, control y desahogo de asuntos en el proceso de control de gestión de documentación. 3. Departamento Departamento de Gestión Interinstitucional: Recibe y registra la documentación dirigida a la Subsecretaría para posteriormente entregar a el/la Asesor(a) para revisión. Da seguimiento a los asuntos turnados a las unidades administrativas adscritas a la Subsecretaría o áreas de la Secretaría, y atendidos en la Subsecretaría, para finiquitarlos. Integra expedientes y bases de datos para un mejor control de la documentación. Página 4 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-003 Descripción de Actividades Paso núm 1. Responsable Departamento 2. Asesor(a) 3. Departamento Actividad Recibe la documentación original y copias marcadas, dirigidas a la Subsecretaría. Registra la misma en el SIGANET y en base de control interno de la Subsecretaria. Cataloga por tema la documentación para pasarla a revisión del/la Asesor(a). Escanea la documentación para dar de alta en el SIGANET y contar con un resguardo electrónico. Revisa la documentación en cuanto a procedencia y contenido y define el área competente para atender el asunto; se procede a firmar documentación de respuesta. En algunos casos, expone los asuntos al Titular en acuerdo para definir trámites o resoluciones a los asuntos. Prepara la documentación de respuesta con la autorización y visto bueno del (la) Asesor(a) para atender o dar seguimiento a los asuntos recibidos. Nombre y clave del documento de trabajo SIGANET, Base de datos Control de correspondencia 1hra. Documentación de respuesta 1hra. Documentación de respuesta 1hra. 4. Departamento Asesor(a) Asignan los documentos, inician los tiempos de atención y se da seguimiento a las Unidades Administrativas para su conclusión, conforme a los tiempos definidos. Ya que se entregan los turnos, oficios, tarjetas o notas, se escanea la información y se da de alta en el SIGANET para su resguardo electrónico y consulta por sistema. SIGANET Página 5 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-003 Descripción de Actividades Paso núm Responsable 5. Unidad Administrativa Actividad Atiende el asunto y entrega respuesta al solicitante, con copia a la Subsecretaría o responde directamente a la Subsecretaría para continuar con los trámites correspondientes. Nombre y clave del documento de trabajo SIGANET 6. Departamento Se revisa en el sistema el trámite y dar seguimiento a cada asunto, conforme a los tiempos definidos en acuerdo. Registra en SIGANET el seguimiento de los asuntos, respuestas mediante el número de control del turnado; y en la base de datos interna para su control, seguimiento o finiquito. Integra expedientes y bases de datos para un mejor control de la documentación. SIGANET, Base de Datos Control de Correspondenci a, Expediente 7. Asesor(a) Revisa y valida las respuestas de atención a los asuntos turnados de acuerdo a los tiempos establecidos y se generan las actualizaciones necesarias en la base de datos interna para informar al Titular sobre avances, seguimiento y desahogo de asuntos. En caso de que la respuesta no resulte satisfactoria, se solicita a la unidad administrativa responsable un complemento de información para dar por finiquitado el tema. SIGANET, Base de datos Control de correspondencia. 2 hrs. Página 6 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-003 Descripción de Actividades Paso núm 8. Responsable Departamento Actividad Actualiza el SIGANET y base de datos con los asuntos atendidos y archiva expediente. Nombre y clave del documento de trabajo SIGANET, base de datos Control de correspondencia, expedientes 3hrs. TIEMPO TOTAL. 8 horas 20 minutos Consideraciones: El tiempo de seguimiento varía conforme a los tiempos asignados de respuesta por asunto. Los tiempos de atención del asunto dependen de su realización por la Unidad Administrativa. El tiempo para responder es de 3 a 10 días dependiendo el tema de cada asunto. No debe exceder 10 días a partir que se turna Página 7 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión Código: 600-PR-01 FO-DGO-004 Descripción de Documentos de Trabajo Clave Nombre del Documento de Trabajo Responsable de Retención Tiempo de Retención N/A SIGANET Asesor(a) 5 años N/A Expediente por solicitud Asesor(a) 5 años N/A Base de datos Control de correspondencia Asesor (a) 5 años Tipo de Documento Registro vía electrónica por año. Resguardo digital (CD, documentaci ón en formato PDF) Registro. Carpetas por número de folio. Base de datos en formato Excel Página 8 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBSECRETARIA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Control de Gestión FO-DGO-005 Historial de cambios Código: 600-PR-01 Revisión núm. Fecha de aprobación Descripción del cambio Motivo(s) 00 16/06/11 Emisión Creación del Manual de Procedimientos de la Subsecretaria de Prospectiva, Planeación y Evaluación. Página 9 de 9 Fecha de Documentación: 15-06-11 SUBSECRETARÍA DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN SECRETARÍA DE DESARROLLO SOCIAL
CONTROL DE GESTIÓN 600-PR-01 Titular Asesor(a) Departamento Unidad Administrativa Inicio Recibe documentación, registra en SIGANET y control interno Para asuntos con el/la Titular realiza notas informativas Revisa asuntos, define área responsable firma volantes y expone en acuerdo asuntos al Titular para dar trámite o resolución a la solicitud Prepara volantes, oficios con autorización del /la Asesor(a) Asignan las solicitudes a las unidades administrativas y se da seguimiento en el sistema Atiende el asunto y entrega respuesta al solicitante y copia a la Subsecretaría Revisa y valida las respuestas y actualiza base de datos para informar a el/la titular de avances, seguimiento y soluciones Registra en el SIGANET el seguimiento, las respuestas e Integra expediente Actualiza el SIGANET y base de datos con los asuntos atendidos y archiva expediente Fin