Procedimiento de Registro de Administradores de la Sociedad Sistema ebox Bolsa de Comercio de Santiago Bolsa de Valores Enero - 2013
Procedimiento de Registro de Administradores I. Responsabilidad de los Administradores Es responsabilidad del Administrador es mantener y administrar en forma confidencial y reservada sus credenciales de acceso al sistema (código de usuario y contraseña), debiendo periódicamente modificar su contraseña por motivos de seguridad. El Administrador debe velar que en el proceso de creación de un Usuario de la sociedad, quien es encargado y responsable del envío electrónico de información de su sociedad a la Bolsa de Comercio de Santiago a través del sistema ebox, que los datos que se ingresen estén correctos, sean validados y correspondan exactamente a los antecedentes del Usuario. El Administrador debe adoptar los mecanismos de control periódicos de tal forma que tanto los datos asociados a sus Usuarios omo los tipos de información autorizados se encuentren permanentemente actualizados, debiendo oportunamente efectuar las modificaciones que procedan. Asimismo, debe velar que los Usuarios habilitados dispongan permanentemente de las facultades para cumplir esa función y cumplan el rol para ello. En caso contrario, el Administrador deberá gestionar los cambios del caso, modificando los datos del Usuario, deshabilitándolo, o eliminándolo si corresponde Con el objeto de apoyar y facilitar los procesos de control y auditoría de la información que envían los Usuarios a la Bolsa de Comercio de Santiago a través de ebox, el sistema remitirá al Administrador copia del e-mail de notificación que se le envía al Usuario acreditando la recepción conforme del registro documental entregado.. II. Proceso de Registro de Usuarios Administradores 1. Acceso al ambiente de registro El usuario que inicia el proceso de registro como Administrador debe ingresar al sitio web de la Bolsa de Comercio de Santiago www.bolsadesantiago.com, seleccionar la opción ebox y luego, en la siguiente pantalla, hacer doble click sobre la opción Registro de Administradores, tal como se muestra en las imágenes siguientes:
2. Ingreso de datos personales del Administrador solicitante En el formulario que se presenta en pantalla, el solicitante debe escoger a la sociedad respecto de la cual desea ser registrado como Administrador y luego completar los dat os solicitados, todos los cuales son obligatorios. Adicionalmente, deberá digitar una contraseña que será la que le permitirá acceder al sistema ebox una vez que sea habilitado como Administrador. Dicha contraseña podrá ser modificada posteriormente a través de la opción Cambiar contraseña, disponible en la interfaz de Administrador. Una vez que haya ingresado los datos requeridos y éstos hayan sido cuidadosamente revisados, debe pulsar el botón Enviar para continuar con el proceso.
3. ebox notifica por e-mail recepción de antecedentes del solicitante a Administrador y entrega link de descarga del formulario de autorización Una vez recibidos los antecedentes entregados por el solicitante a Administrador, el sistema le notificará por correo electrónico al e-mail definido por el usuario, la recepción conforme de tales antecedentes. Adicionalmente, en dicho correo el sistema le entregará un link que le permitirá acceder a la descarga del formulario de Autorización de Administradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago, el que se encuentra prellenado con los antecedentes aportados por el usuario y que debe ser firmado por el Gerente General o Representante de la sociedad que representa. Por último, se precisa que el referido formulario debidamente completado y firmado debe ser enviado a la Bolsa a través del sistema, dentro de los 30 días siguientes a la fecha de su emisión, en caso contrario la solicitud perderá vigencia y caducará. 4. Descarga del formulario Autorización de Administradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago Al hacer click sobre el link mencionado en el número anterior, el sistema presentará una nueva pantalla en la cual, a través de la opción Ver Documento, podrá descargar y visualizar el documento PDF que contiene el formulario de Autorización de Administradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago, copia del cual se adjunta como Anexo al presente procedimiento. El mencionado formulario, el cual viene prellenado con los datos del usuario solicitante a Administrador, deberá ser impreso, completado y firmado por el Gerente General o Representante Legal de la sociedad a quien el solicitante representa. Además, el referido formulario registra un N de solicitud que será requerido en la fase siguiente.
5. Carga del formulario Autorización de Administradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago llenado y firmado Una vez que el formulario de Autorización de dministradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago haya sido debidamente completado y firmado por el Gerente General o Representante Legal de la sociedad, éste deberá ser escaneado a un archivo PDF. Para efectos de cargar en el sistema el mencionado archivo, el usuario deberá ingresar al sitio web de la Bolsa de Comercio de Santiago www.bolsadesantiago.com, seleccionar la opción ebox y luego, en la siguiente pantalla, hacer click sobre la opción Validar Administrador Solicitante. Una vez efectuada la acción anterior, en la siguiente pantalla el usuario deberá ingresar el N de solicitud registrado en el formulario antes señalado, adjuntar el archivo PDF y presionar el botón Enviar.
6. ebox notifica por e-mail recepción del formulario de Autorización de Administrador es Una vez que el archivo con el formulario Autorización de Administradores en el sistema ebox de la Bolsa de Comercio de Santiago firmado por el Gerente General o Representante Legal haya sido exitosamente recibido en la Bolsa, el sistema notificará al usuario por correo electrónico la recepción conforme del mismo, precisándole que el resultado del proceso de su solicitud, sea de aceptación o rechazo, será notificado dentro de las siguientes 24 horas. 7. ebox notifica por e-mail aprobación o rechazo de solicitud de Autorización de Administrador Una vez que la Bolsa de Comercio concluya el proceso de validación de todos los antecedentes presentados por el solicitante a Administrador, el sistema ebox le notificará el resultado de aprobación o rechazo de la solicitud. En el evento que la solicitud sea aprobada, en el e-mail se le informará que a contar de la fecha de dicha notificación queda habilitado para actuar como Administrador, pudiendo al efecto: crear, habilitar, deshabilitar, modificar y eliminar a los Usuarios de su sociedad, quienes serán los encargados materiales de enviar información a la Bolsa de Comercio de Santiago a través del sistema ebox. Asimismo, se le comunicará su código de usuario y que la contraseña de acceso al sistema es la que definió al momento de registrar sus datos en el inicio del proceso. Por el contrario, si la solicitud fuere rechazada se le informarán las causales de rechazo y que el proceso de su solicitud ha concluido.
ANEXO N Solicitud : 123456789 Fecha solicitud : dd/mm/aaaa AUTORIZACION DE ADMINISTRADORES EN SISTEMA ebox DE LA BOLSA DE COMERCIO DE SANTIAGO En a de de Yo,, Rut Nº, en mi calidad de Gerente General o Representante de (prellenado), declaro que me hago responsable de la veracidad e integridad de la información que la sociedad que represento remita a través del sistema ebox a la Bolsa de Comercio de Santiago. Para este efecto, autorizo a don (prellenado), Rut Nº (prellenado), para que actúe como Administrador de esta sociedad pudiendo al efecto crear, modificar, eliminar, habilitar y deshabilitar a los Usuarios de esta sociedad, quienes serán los responsables del envío electrónico de información a esa Bolsa a través del sistema ebox. FIRMA GERENTE GENERAL O REPRESENTANTE