Incorporando a las Familias en Su Club de Leones La incorporación de familias en su club de Leones es una manera excelente de aumentar su número de socios y hacer que su club tome una nueva dirección. Esto introduce a su club de Leones a un sector demográfico que anteriormente era difícil de alcanzar y afectará a su club en todo sus aspectos, desde los socios que serán parte de su club hasta los tipos de actividades de servicio que su club provee. Los clubes de Leones que han adoptado este modelo han descubierto que sus clubes han mejorado grandemente y han cobrado fuerza con la adición de los grupos familiares. Beneficios de Incorporar a las Familias en un Club de Leones La inclusión de las familias en su club de Leones tiene beneficios considerables para todas las partes involucradas: Su Club se beneficia aumentando el número de socios y atrayendo a socios más jóvenes. Sus Socios se benefician por la introducción de socios nuevos y entusiastas, las diferentes actividades de servicio y la nueva dirección tomada por su club. Los Miembros Adultos de la Familia se benefician al participar como voluntarios en una actividad que se ajusta a su estilo de vida, les provee la flexibilidad que necesitan y les ofrece más oportunidades de pasar tiempo junto a su familia. Los Miembros Jóvenes de la Familia se benefician al ser expuestos a la importancia y al placer de participar como voluntarios a una edad temprana. La Familia se beneficia al pasar más tiempo juntos y compartiendo la experiencia del voluntariado. Su Comunidad se beneficia al tener más miembros participando en actividades para ayudar a satisfacer las necesidades de la comunidad. La Asociación Internacional de Clubes de Leones se beneficia del legado del voluntariado que se está creando a través de los Clubes de Leones centrados en la familia, lo que puede ayudar a que los Clubes Leos y de Leones sigan creciendo durante muchos años venideros. 1
Qué es una Familia? Según está definida por el Vanier Institute, la familia es: Cualquier grupo de dos o más personas que se consideren a sí mismos como familia: padres, niños, hermanos, padres de crianza temporal, abuelos, tías, tíos, primos, amigos y cualesquiera otros que se consideren a sí mismos como una familia. Uno de los mejores atributos del concepto familiar es que abarca un campo amplio de familias, incluyendo: Familias nucleares (tradicionales) Parejas casadas, sin hijos Familias de entenados Parejas jubiladas Tutores legales y niño/niños Abuelos y nietos Concepto Familiar: Lista de Comprobación Paso a Paso Introduzca la idea a su club. Explique el Concepto Familiar y cómo éste afectará a su club. Si los socios de su club están a favor de explorar la idea más detalladamente, forme un comité para explorar todos los aspectos importantes que afectarán a su club. Fije una fecha límite para que el comité presente sus conclusiones. Si los socios del club están a favor de proseguir, enumere las metas y elabore un plan de acción para ejecutar los cambios necesarios dentro de su club. Después de que se realicen los cambios y su club se haya adaptado cómodamente a su nuevo programa, planifique y ejecute actividades para fomentar el Concepto Familiar. 2
Dónde Comenzar A pesar de sus muchos beneficios, el concepto no es lo más apropiado para todos los clubes. Para poner el Concepto Familiar en práctica de manera exitosa, usted necesita la aceptación y el entusiasmo de todos sus socios. Antes de proseguir, cerciórese de que usted entiende el concepto completamente y está preparado a efectuar los cambios necesarios para acoger a las familias dentro de su club de Leones. Existen varios asuntos que necesitan atención antes de adoptar el Concepto Familiar. Hay un formulario al final de esta guía para ayudarlo a planificar el nuevo formato para su club. Después de completar el formulario, usted pudiera encontrar que la introducción del Concepto Familiar se ajusta de manera muy natural a su club. Reuniones del Club: Las reuniones del club tendrían que alterarse para ofrecer un ambiente hospitalario a las familias y que al mismo tiempo continúen siendo productivas. Algunas cosas a considerar incluyen: Las reuniones del club tendrán que llevarse a cabo a una hora que sea conveniente para la participación de las familias. El lugar de la reunión tendrá que ser adecuado para niños. Las reuniones tradicionales con cena formal no serían necesariamente adecuadas para los niños pequeños. Considere algo más informal, tal como una comida estilo bufé o pot-luck. Las reuniones tendrían que ser más cortas. Si bien los niños tomarían parte en la reunión, su capacidad de concentración es tal que necesitarían a alguien que los cuidara o algunas actividades alternativas para mantenerlos interesados y permitirle a los adultos finalizar con los asuntos que necesitan atención. Actividades de Servicio: Las actividades de servicio del club necesitarían ser adecuadas para la familia. Los elementos siguientes generalmente NO son apropiados para actividades de servicio centradas en la familia: Aquellos trabajos que requieren la participación de toda la familia durante todo el tiempo Mezclar familias con niños jóvenes con agencias comunitarias con niños pequeños (la supervisión se vuelve un problema) Tareas fijas, recurrentes Tareas que requieren una función única que no puede dividirse Proyectos que duran varias horas puede que no sean apropiados para las familias con niños pequeños Proyectos que requieren mucho movimiento físico puede que no sean adecuados para las personas mayores jubiladas Al considerar los tipos de actividades, tenga presente lo siguiente: Es una oportunidad divertida y práctica para los niños? Permite la actividad el uso de destrezas, talentos y conocimientos múltiples? Es el horario flexible? Puede participar más de una familia a la vez? Trabajará la familia en conjunto y podrán compartir la experiencia? Tienen las actividades un impacto directo en la comunidad? 3
Proyectos que trabajan BIEN para la participación familiar incluyen: Programas Juveniles de la Asociación Internacional de Clubes de Leones Otras actividades comunitarias para niños niños exploradores, deportes, escuelas, etc. Ayudar a personas mayores jubiladas Trabajar con las personas sin hogar Proyectos de alfabetización Proyectos del medio ambiente Eventos de deportes escolares Clínicas de cuidado infantil para los adolescentes Esos proyectos están disponibles en la mayoría de las comunidades. Liderazgo: Para ayudar a facilitar el Concepto Familiar, sería útil añadir varias posiciones de liderazgo dentro de su club, tales como el Coordinador de Eventos de Servicio, que se encarga de programar a las familias para actividades de servicio y el Coordinador Familiar, que es responsable de preparar las actividades y el cuidado para los niños durante las reuniones. Asuntos Legales/de Seguro: Cuando los niños participan en actividades comunitarias de servicio, sería prudente investigar las leyes y decretos laborales infantiles locales. También es importante revisar cualesquiera responsabilidades de seguro y aumentar la cobertura de seguro, si fuese necesario. Además, cuando los niños participan en actividades de voluntariado, es importante realizar investigaciones de antecedentes para los adultos que participarán en las actividades con los niños. Se deberá consultar con las autoridades locales acerca de cuál es el mejor curso de acción para proceder. Responsabilidades Fiscales: Adicionalmente al posible aumento en los costos del seguro como se mencionó anteriormente, otras cuestiones financieras incluyen el posible costo del cuidado infantil durante las reuniones y el cambio en la estructura de las cuotas para ofrecer un descuento familiar (no se deben imponer cuotas a los niños menores). Informes: Los informes de las actividades del club serán similares a los ya usados por otros clubes de Leones. Sería conveniente que usted llevara un registro de cuáles miembros de la familia participan en las actividades. Reconocimiento: Tal como los socios de otros clubes de Leones, los socios de los clubes familiares aprecian ser reconocidos por su buen trabajo y su dedicación al club. Sin embargo, usted podría considerar otros tipos diferentes de reconocimiento para los socios familiares, incluyendo: Certificados Cupones/tarjetas de descuento para restaurantes locales Inclusión en materiales de relaciones públicas Comidas y reuniones especiales Notas de apreciación inesperadas Reconocimiento durante las reuniones del club Tarjetas en días festivos Billetes de entrada para eventos deportivos Billetes de entrada para el cine 4
Continuando con el Legado: Según los socios jóvenes van creciendo con el club, habiendo aprendido la importancia de ofrecer sus servicios voluntarios, es importante tener una manera de que ellos continúen participando. Si su club no está patrocinando todavía a un club Leo, esto sería una progresión muy natural para los niños mayores. De ahí, los socios jóvenes pueden considerar su participación en un Club de Leones Universitario o un Club de Leones Nuevo Siglo. Haciendo los Cambios Necesarios Una vez que usted determina que a su club le gustaría tratar de instituir el Concepto Familiar, usted necesita elaborar un plan de acción y un horario para efectuar los cambios necesarios. En esta guía se incluye un planificador de acción para ayudarlo con este paso. Dándole Publicidad a la Nueva Estructura del Club Mientras que ajusta la estructura de su club para acomodar a un club familiar, usted necesitará hacer planes para darle publicidad a este nuevo esfuerzo en la comunidad. Algunas ideas para fomentar el concepto familiar en su club de Leones incluyen: Planificar un Evento de Participación Familiar donde las familias en perspectiva pueden tener interacción con los socios actuales del club (vea la próxima sección para los detalles de la planificación). Invitar a las familias interesadas a probar el club participando en una actividad de servicio para ver si el club es adecuado para ellos. Educar a los socios acerca del concepto familiar y de cómo invitar de manera eficaz a las familias nuevas a pertenecer a su club de Leones. Escribir un artículo o publicar un anuncio en los boletines de noticias de grupos locales gubernamentales, escolares, eclesiásticos y comunitarios. Escribir y distribuir comunicados de prensa acerca de los cambios del club (vea un ejempo al final de esta guía). Anunciar sus actividades de servicio para que la comunidad esté más informada acerca de su club. Planificando un Evento de Participación Familiar Un Evento de Participación Familiar es una oportunidad excelente de introducir los nuevos miembros de su comunidad a su club y fomentar el concepto familiar. De manera similar a la celebración de una noche de socios o una cena, un Evento Familiar abre las puertas de su club a un gran número de individuos interesados a la misma vez. Fijar la Fecha/Hora: Usted necesitará por lo menos seis semanas para planificar adecuadamente, hacer los arreglos necesarios y realizar la promoción del evento de manera eficaz. Al momento de elegir la fecha, cerciórese de que no caiga en la misma fecha de otro evento competitivo una feria de atracciones escolar, un festival comunitario, etc. Tenga presente que los fines de semana son particularmente agitados para las familias tan ocupadas de hoy en día y considere realizar su evento con un plazo de duración de varias horas con el fin de que la gente pueda asistir cuando sea conveniente para ellos. Sería una buena alternativa para muchas familias que el evento se celebrara el viernes por la tarde o el viernes temprano al anochecer. El viernes no es una noche de escuela y el evento no estaría compitiendo con las actividades del fin de semana. 5
Encontrar un Local: Si su club tiene su propio local de reuniones, encontrar un lugar para su evento no será un problema (siempre que el local sea lo suficientemente grande para acomodar a las familias y a los niños). Si usted necesita encontrar un local, trate los salones para usos múltiples de los centros comunitarios, los gimnasios escolares, los salones sociales de las iglesias, etc. Si bien algunos locales de alquiler ofrecerán un descuento para grupos con fines no lucrativos, en los fines de semana todos están típicamente reservados de antemano a precio completo para fiestas y bodas. Un evento que se lleve a cabo el viernes por la tarde o al anochecer sería una buena opción para un local de alquiler. Planificar las Actividades del Evento: Ya que éste es un evento centrado en la familia, los discursos largos y los homenajes no serían apropiados. Un evento del tipo de puertas abiertas podría funcionar mejor. Considere tener estaciones preparadas de modo que las familias puedan turnarse para visitarlas, tales como: Registro/Información General del Club: Es importante tener una hoja de registro para el nombre, la dirección y el número de teléfono de cada una de las familias que asistan para referencia futura. También sería buena idea preguntarle a los asistentes cómo se enteraron ellos del Evento de Participación Familiar. Tenga disponibles el folleto y la hoja informativa de su club, así como algunas publicaciones de la Asociación Internacional de Clubes de Leones (incluyendo varias copias de la Revista EL LEÓN). También tenga información acerca del concepto familiar y cómo se llevará a cabo. Si su club tiene un vídeo, éste puede mostrarse en esta estación. Tenga listo a un socio de carácter amistoso para que conteste preguntas y haga que se entablen discusiones acerca de su club. Actividades del Club: Tenga fotos de las actividades del club en exhibición (ya sea fijadas en una tablilla o al estilo de un álbum de recortes). Haga que un León bien informado comparta anécdotas acerca de los proyectos del club, personas a quienes su club ha ayudado, etc. Si su club va a realizar actividades nuevas a través del concepto familiar, destaque esas actividades en esta estación. Considere hacer un letrero o usar otro recurso visual que muestre el número de personas que su club ha servido hasta la fecha. Presentación: Tenga preparada una presentación de PowerPoint o algo similar acerca del concepto familiar y su club. Conceda tiempo para preguntas y respuestas. Inscripción: Tenga solicitudes de afiliación disponibles para aquéllos que desearan llenar la solicitud allí mismo en el local. Si todavía no están listos en ese momento para comprometerse, cerciórese de obtener sus nombres y números de teléfono para que pueda ponerse en contacto con ellos más adelante, contestar alguna pregunta que tuvieran e invitarlos a la próxima reunión de su club. También es una buena idea tener una actividad de servicio programada cerca del Evento de Participación Familiar de modo que las familias puedan inscribirse para participar y observar personalmente a su club en acción. 6
Rincón Infantil: Tenga una variedad de actividades divertidas disponibles para los niños tales como páginas para colorear y lápices de colores, rompecabezas, bloques, un proyecto simple de artesanía, etc. Un socio del club que le guste leer en voz alta puede tener un área para narrar cuentos. Si su presupuesto lo permite, considere contratar a un artista de programas infantiles o a un pintor de caras. Otra sugerencia es el hacer participar a los niños en una actividad de servicio, tal como preparar cestos de alimentos para las personas necesitadas o algo similar. Tenga bastantes voluntarios disponibles para supervisar las actividades. Refrescos: La hora y la duración de su evento determinarán la clase de refrescos. Si celebra un evento a la hora de una comida, cerciórese de incluir alimentos más fuertes. Si su evento es del tipo de puertas abiertas, cerciórese de que los alimentos no requieran el uso extenso de utensilios de cocina. Disposición/Decoraciones: Al momento de preparar la habitación, cerciórese de tener mesas y sillas disponibles en lugares estratégicos para alentar a las familias a platicar entre sí. Tenga mesas y sillas disponibles en el área de actividades para los niños para mayor comodidad. Considere tener algunas bolsas de plástico disponibles para que los participantes puedan llevarse información impresa y los proyectos de sus niños a la casa. Las decoraciones deben ser simples y festivas. Personas para dar la Bienvenida: Haga que algunos socios del club se estacionen en la puerta para darles la bienvenida a los participantes y explicarles cómo está todo arreglado. Haga que otros socios vayan de estación a estación para alentar la interacción, contestar preguntas y fomentar un ambiente de bienvenida. Haciendo la Propaganda del Evento: Una vez que usted tenga la fecha, el lugar y las actividades planificadas, entonces querrá invitar a la gente a participar. Hay varias maneras de hacer esto: Comience por pedirles a los socios actuales del club que hagan una lista de las familias que ellos creen que estarían interesadas en asistir. Envíele invitaciones personales a todas esas personas. Aliente a sus socios a enviarle invitaciones a las familias que ellos se encuentren a través de la comunidad. Imprima volantes de invitación para que los socios los lleven con ellos. Pegue volantes en los locales de los negocios del área. Pídale a las escuelas locales que incluyan los volantes en las mochilas de los estudiantes (ellos a menudo hacen esto para grupos con fines no lucrativos) o pídales que incluyan la información en el boletín de noticias mensual de la escuela. Incluya la información en los boletines o comunicados de noticias de la comunidad, iglesias y otras organizaciones. Incluya la información en el sitio en la red de su club. Compre espacio para anuncios en el periódico local. Envíe un comunicado de prensa a los periódicos locales, las estaciones de televisión y radio para que incluyan el evento en el calendario de la comunidad. (Vea un ejemplo al final de esta guía). 7
Como incentivo adicional, haga una rifa para que participen todas las familias que asistan. El premio pudiera ser una cena en un restaurante local y billetes de entrada para el cine para una familia de cuatro personas (o alguna otra actividad centrada en la familia). Anuncie la rifa en todas sus comunicaciones referentes al evento. Después del Evento: Póngase en contacto inmediatamente con las familias que demostraron interés en su club o se inscribieron para participar en una actividad de servicio. Considere emparejar una nueva familia con la familia de un socio actual para ayudarlos a hacer la transición de entrada a su club, de modo muy parecido a lo que haría un León patrocinador. Calendario del Evento de Participación Familiar Seis Semanas Antes: Fije la fecha, la hora y el lugar; comience a planificar las actividades Cinco Semanas Antes: Finalice las actividades; prepare los materiales preliminares de promoción y las invitaciones; haga la lista de invitaciones; haga una lista detallada de responsabilidades con los plazos límites de tiempo. Cuatro Semanas Antes: Distribuya los materiales de publicidad, volantes e invitaciones; empiece a preparar las exhibiciones para el evento Tres Semanas Antes: Continúe trabajando en los arreglos para el evento y las exhibiciones; aliente a los socios a invitar a las familias a asistir; comuníquese con sus contactos en los medios de difusión Dos Semanas Antes: Vuelva a confirmar todos los arreglos; finalice todos los detalles Semana del Evento: Finalice los asuntos de última hora; celebre un evento excepcional y exitoso! Recursos Los recursos siguientes le serán útiles a medida que su club se adapta a invitar a las familias a que se unan a su club de Leones. Solicitud de Afiliación de Bolsillo (ME-6B) Contiene todo lo necesario para invitar a los socios nuevos a unirse a su club Guía del Asesor de Relaciones Públicas del Club (PR710) Repleta de información útil acerca de las relaciones públicas y muestras de materiales de relaciones públicas Guía de Orientación para Socios (ME-13) Esta publicación lo ayudará a planificar y conducir orientaciones eficaces para los nuevos socios 8
(Nota de Artes Gráficas: Este es un formulario tipo hoja de trabajo para que los clubes puedan determinar los aspectos de sus clubes que necesitarán atención cuando adopten el formato familiar. A esta hoja hay que darle formato, añadirle líneas, etc. para que sea funcional el formato horizontal sería mejor.) Formulario de Planificación para el Concepto Familiar Efectivo Propuesto Reuniones del Club Fecha/Hora Lugar Formato de la Reunión Actividades de Servicio Liderazgo Cuidado Infantil Seguro Cuestiones Financieras Mercadotecnia 9
Planificador de Acción para el Concepto Familiar Asunto Prioridad: Plazo: Paso Quién es Responsable Fecha en que se Completó Asunto Prioridad: Plazo: Paso Quién es Responsable Fecha en que se Completó 10
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Concepto Leonístico Familiar Muestras de Comunicados de Prensa Ejemplo 1: Propaganda del Concepto Familiar en los medios de comunicación El Club de Leones de Lakeside Ofrece Oportunidades de Voluntariado para las Familias El Club de Leones de Lakeside está ofreciendo ahora una oportunidad excelente para que las familias participen juntas en servicios comunitarios. El club está ahora dándoles la bienvenida a los grupos familiares para que formen parte de su organización. Este nuevo concepto permite que las familias pasen juntas un tiempo de primera ofreciendo su ayuda voluntaria en proyectos comunitarios como socios de la Asociación Internacional de Clubes de Leones. El Club de Leones de Lakeside ha hecho cambios en la estructura de sus reuniones y en las actividades del club para alentar la participación de las familias Estamos muy entusiasmados con la oportunidad de que más familias lleguen a unirse a nuestro club, dijo Patty Marshall, Presidenta del Club de Leones de Lakeside. Las investigaciones demuestran que las familias que realizan trabajo voluntario juntas tienen vínculos familiares más fuertes y las organizaciones como la nuestra se benefician al crear un legado de servicio que comienza con la nueva generación. Para obtener más información acerca del Club de Leones de Lakeside y su concepto familiar, póngase en contacto con el Asesor del Comité de Aumento de Socios Jack Thomas al 555-1234. El Club de Leones de Lakeside ha venido sirviendo a la comunidad durante más de 43 años. Participa activamente en proyectos comunitarios tales como el Banco de Alimentos de Lakeside, recolectando gafas usadas para aquéllos que están necesitados en los países en desarrollo y ofreciendo pruebas de detección para problemas de la vista y la diabetes en la Feria de Salud de la Municipalidad de Lakeside. Recientemente, el club recaudó fondos para la renovación de los campos de juego y el parque de recreo en Jefferson Park. ### 13
Ejemplo 2: Propaganda del Evento de Participación Familiar El Club de Leones de Lakeside Celebra una Noche de Participación Familiar El Club de Leones de Lakeside está celebrando una Noche de Participación Familiar para introducir a los miembros de la comunidad a las oportunidades de voluntariado disponibles a través de su club. El evento se celebrará el viernes, 14 de mayo de 4PM a 8PM en el Salón de Reuniones del Club de Leones de Lakeside, 300 W. Jefferson Street. Recientemente, el club hizo cambios significantes en cuanto a la hora y a la estructura de sus reuniones así como en sus actividades de servicio para alentar la participación de las familias. Atraer a los grupos familiares a nuestro club es un cambio emocionante para nosotros, dijo Patty Marshall, presidenta del Club de Leones de Lakeside. La Noche de Participación Familiar nos da la oportunidad de introducir nuestro club a las familias dentro de la comunidad y exponer nuestras excelentes actividades de voluntariado. En el evento habrá información acerca del Club de Leones de Lakeside, presentaciones de medios múltiples, refrescos y actividades para los niños, incluyendo la presentación de la cantante y narradora de cuentos local Mary McGuire. Será un evento divertido así como educacional para todos los miembros de la familia, dijo Marshall. Las familias que participen en el evento podrán participar en el sorteo de un paquete de diversión familiar, incluyendo un vale para un restaurante y billetes de entrada para el cine para una familia de cuatro personas. Para obtener más información acerca de la Noche de Participación Familiar del Club de Leones de Lakeside, póngase en contacto con el Asesor del Comité de Aumento de Socios Jack Thomas al 555-1234. El Club de Leones de Lakeside ha venido sirviendo a la comunidad durante más de 43 años. Participa activamente en proyectos comunitarios tales como el Banco de Alimentos de Lakeside, recolectando gafas usadas para aquéllos que están necesitados en los países en desarrollo y ofreciendo pruebas de detección para problemas de la vista y la diabetes en la Feria de Salud de la Municipalidad de Lakeside. Recientemente, el club recaudó fondos para la renovación de los campos de juego y el parque de recreo en Jefferson Park. ### 14
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