INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE 1

REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE 2

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Jaime Sosa Ruales Analistas de Estados Financieros Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 01/07/2013 3

ÍNDICE Contenido ANTECEDENTE... 5 BASE LEGAL... 6 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 6 PROCEDIMIENTO... 7 4

ANTECEDENTE Es deber primordial del Estado planificar el desarrollo nacional, erradicar la pobreza, promover el desarrollo sustentable y la redistribución equitativa de los recursos y la riqueza para acceder al Buen Vivir, conforme los siguientes artículos bases legales: Art. 3, 85, 147, 227 de la Constitución de la República del Ecuador. Art. 5 numeral 6, 10, 11, 15, 16, 165 del Código de Planificación y Finanzas Públicas. El Art. 55 del Estatuto del Régimen Jurídico, Administrativo de la Función Ejecutiva, El literal b) del artículo 5 de la Ley de Modernización del Estado. La organización administrativa y territorial de las entidades y organismos que conforman la Administración Pública Central e Institucional deberá observar la zonificación establecida en el Decreto Ejecutivo No. 878, publicado en Registro Oficial No. 268 de 8 de febrero del 2008, reformado con Decretos Ejecutivos Nos. 956 y 352 de 12 de marzo del 2008 y 20 de mayo de 2010 respectivamente. El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través de la centralización contable y de la caja fiscal y desconcentración de la ejecución presupuestaria, para lo que se constituyen los niveles estructurales de Unidad de Administración Financiera-UDAF, Unidad Coordinadora-UC y Entidad Operativa Desconcentrada-EOD, tal como se lo detalla en el numeral 1.1.2 Modelo de Gestión Financiera de la Normativa del Sistema de Administración Financiera. En este contexto, por los cambios de modelo de gestión e implementación de las diferentes estructuras de desconcentración territorial, a los que deben sujetarse las entidades del Estado Central, lo que provoca el cierre o traslado de varias entidades operativas desconcentradas a unidades administrativas; ó, la creación de entidades operativas desconcentradas en calidad de coordinadoras de zona, distritos o circuitos, se determina la necesidad de establecer procedimientos de ayuda para el traslado de saldos contables y 5

presupuestarios, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de cada una. Es importante señalar, que por disposición de la autoridad competente de cada institución existirán procesos de: cierre (eliminar una entidad), fusión (unificar más de una entidad) o traslado (mover una entidad a otra) UDAFs o EODs. El Ministerio de Finanzas ha elaborado el siguiente instructivo para que los responsables de las áreas financieras, que utilizan las herramientas informáticas e-sigef y e-sipren, realicen las acciones pertinentes, a fin de ejecutar el cierre, fusión y/o traslado de saldos contables y presupuestarios en coordinación con esta Cartera de Estado. BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con el artículo 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que señala: Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas que operan con el sistema e-sigef. 6

INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE CIERRE, FUSION Y/O TRASLADO DE SALDOS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS DE ENTIDADES DEL PGE PROCEDIMIENTOS: Observaciones Generales El procedimiento que a continuación se describe, tiene que ser ejecutado por las UDAFs y EODs que se eliminan, en coordinación con los Analistas de las Subsecretarías de Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y Presupuesto; con las siguientes consideraciones: Desconcentración de entidades (UDAFs EODs) Fusión de entidades (EODs EODs) Traslado de saldos (UDAFs - EODs) Las máximas autoridades institucionales o sus delegados, deberán notificar a las Subsecretarías de: Contabilidad Gubernamental, Tesoro Nacional y Presupuesto, qué entidades pierden su calidad de UDAF y/o EOD y cuáles asumen las competencias, adjuntando para el efecto de traslado de saldos y el cierre presupuestario y contable definitivo, los siguientes documentos habilitantes: Pedido de la Máxima Autoridad Base Legal Copia del RUC de las nuevas unidades creadas. Resolución Presupuestaria de creación de EOD Como parte del proceso de cierre y/o traslado de saldos, se debe considerar que la entidad cerrada NO debe estar habilitada para ejecutar gastos. Para el caso de las Declaraciones del Servicio de Rentas Internas, la entidad deberá coordinar con la Subsecretaria del Tesoro Nacional. Ejemplo: Clase de Registro RAFS Regulación Anticipos de Fondos por Pagar al SRI. 7

Clase de Registro RDFS Regulación de Depósitos y Fondos para el SRI. NOTA: Una vez que se encuentren incorporados todos los ajustes relacionados al proceso de traslado de saldos, la entidad deberá solicitar a la SCG, los saldos contables a la fecha, con oficio firmado por la máxima autoridad. Posteriormente la entidad deberá verificar los saldos de las cuentas contables en la aplicación de la herramienta informática e-sigef por la siguiente ruta: Contabilidad / reportes / Saldos Contables por Unidad Ejecutora, para determinar los saldos a nivel de grupos de cuentas. La entidad deberá utilizar la misma ruta para obtener los saldos contables a nivel de auxiliar. Ruta: Contabilidad / reportes / Libro Mayor por Unidades Ejecutoras 8

NOTA: Para los dos casos la entidad deberá utilizar el formato del reporte en Excel y continuar. La entidad que se cierra, deberá conversar con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto, para coordinar las actividades del traslado de saldos presupuestarios. El momento que se inicie el proceso de cierre y/o traslado contable y presupuestario, la entidad que desaparece, NO podrá realizar ningún tipo de operación financiera. En caso de ejecutar algún movimiento financiero o presupuestario, será de exclusiva responsabilidad institucional. DEPURACIÓN DE SALDOS PRESUPUESTARIOS Las Máximas Autoridades o sus Delegados, mediante oficio, solicitarán a la Subsecretaría de Presupuesto, la incorporación en el Catálogo de Instituciones y de Entidades Operativas Desconcentradas del Sector Público en función de la desconcentración territorial institucional, adjuntando el documento legal de creación correspondiente. Para el caso de las entidades que se cierran y conforme a las actividades del ejercicio fiscal, donde adquirieron compromisos que no han sido devengados 9

en su totalidad; deberán realizar la reversión parcial o total de los mismos, con el fin de liquidar las certificaciones presupuestarias aprobadas. En el caso de las entidades que tengan compromisos, en los cuales no haya registrado devengados y solo entregó anticipos que se encuentran en estado PAGADO, coordinará con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto, con el propósito de realizar la reversión total de los compromisos no devengados y registrar los compromisos en la nueva EOD. Es importante señalar, que la entidad que cierra sus operaciones debe coordinar con la entidad que recibe los datos, con el fin de que realicen las modificaciones presupuestarias que correspondan para la ejecución y finalización de los compromisos citados en el párrafo anterior. En los contratos, sean de obra o de servicios, la entidad receptora de los saldos contables, deberá cargar y actualizar el catálogo de contratos respetando las características del contrato original del programa, subprograma y proyecto. Cabe señalar que, los proyectos y programas tendrán una identificación única de código y denominación, la que permanecerá invariable desde el momento de su generación hasta la terminación o liquidación de los mismos. La depuración presupuestaria es simultánea con algunos puntos del área contable; por tal razón, se recomienda una revisión general de este documento, para que el análisis y depuración presupuestaria vaya en coordinación con la contable. Concluido el proceso de depuración presupuestaria, la entidad (UDAF y/o EOD) solicitará a la Subsecretaría de Presupuesto, la certificación de que no registra saldos disponibles en las partidas presupuestarias de la entidad; documento que formará parte de los anexos al oficio que será enviado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental. ACTUALIZACION DEL DISTRIBUTIVO Y LISTADO DE SERVIDORES PARA ANTICIPOS DE REMUNERACIONES. Las entidades que participan en este proceso de traslado de saldos deberán ejecutar las reformas WEB, que le permitirán actualizar el distributivo de sueldos. El traspaso de la información de la nómina de los servidores de la entidad operativa desconcentrada que se cierra o se transforma en unidad administrativa deberá coordinar con el Analista de la Subsecretaría de Presupuesto encargado del proceso; a fin de que se efectúen las acciones pertinentes de traspaso de la EOD. 10

En el caso de las cuentas del subgrupo 112.01.XX Anticipos a Servidores Públicos, los saldos contables de las cuentas de remuneraciones Tipo A, B ó C, deberán ser informados a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante un listado de los servidores que al momento tienen anticipos otorgados, conforme al modelo de gestión de cada EOD; a fin de que se actualice la base de datos en la nueva entidad. DEPURACION TESORERIA CONTROL DE INGRESOS La entidad antes de iniciar el proceso de traslado de saldos contables deberá revisar y verificar que no existan saldos por registrar en el control de ingresos. DEPURACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Antes del traslado de saldos contables, las EOD s que se cierran o se transforman en unidades administrativas, deberán solicitar mediante oficio firmado por la máxima autoridad que se habiliten las siguientes Clases de Registro: Clase de Registro CIGC: Cierre de Cuentas de Ingresos y Gastos de Gestión. Clase de Registro CCST: Cierre de Cuentas por Cobrar. Clase de Registro CCPP; Cierre de Cuentas por Pagar. Clase de Registro TSCE; Resto de Cuentas. Clase de Registro APIC: Asiento de Apertura. Como regla general en este tipo de asiento jamás deben existir cuentas de los grupos 113 y 213. Existen cuentas contables que son transitorias, en este sentido la entidad deberá realizar el seguimiento que corresponda y cuyos saldos deberán tener el valor de cero. Ejemplo: 112.40 Descuentos y Retenciones Generados en Ingresos 112.50 Por Recuperación de Fondos (revisar instructivo administración de fondos) 112.81 Anticipos de Fondos por pagos al SRI (dato del e-sigef versus la declaración) 212.40 Descuentos y Retenciones Generados en Gastos - Administración Pública Central (RUC SRI y RUC IESS confirmar pago saldo debe ser cero) 212.50 Fondos a Otorgarse - Administración Pública Central (confirmar pago) 212.81 Depósitos y Fondos para el SRI (dato del e-sigef versus la declaración) Los saldos de las cuentas contables restantes (activos, pasivos) deberán ser regulados conforme lo indica la normativa legal vigente. 11

Nota: Antes de la carga total de saldos contables, las entidades deberán preparar el archivo Excel, transformar en formato.txt y deberán cruzar sus diferencias contra la cuenta 611.51 (-) Regularización del Patrimonio. La institución deberá considerar lo estipulado en la norma técnica de contabilidad 3.2.17 Cierre de cuentas relacionado al subgrupo de cuentas contables 618 Resultados de Ejercicios. Para la ejecución de este proceso la institución deberá utilizar la clase de registro TSCE cuentas: 618.01 Resultados Ejercicios Anteriores, 618.03 Resultado del Ejercicio Vigente, 618.05 Resultado de Traslados de Entidades en el Período; observando su naturaleza contable y ajustando contra el patrimonio institucional 611.01 Patrimonio Gobierno Central. Para las entidades que tienen registradas las cuentas del Grupo de Ingresos de Gestión 62 y del Grupo de Gastos de Gestión 63, deberán utilizar exclusivamente la Clase de Registro CIGC y determinar el Resultado del Ejercicio con la cuenta 618.05. Cuenta 112.50 Por Recuperación de Fondos Administración Pública Central: Esta cuenta no debe pasar con saldo a la nueva entidad; ya que es una cuenta transitoria producto de la liquidación de un fondo y su saldo debe ser depurado con la recaudación que corresponda. (depósito). Ejemplo: Cuando el responsable del fondo, no gastó todo o parte del fondo asignado, este valor debe ser depositado en la cuenta de recaudación de la entidad; cuando el usuario procede a liquidar el Fondo, se genera un asiento automático con clase de registro FRF que es el siguiente: Mayor S_1 S_2 Auxiliar 1 Auxiliar 2 Auxiliar 3 Débito/ Crédito Monto Débito Monto Crédito 112 50 00 02000230000 1768085430001 0 D 185.54 0.00 12

112 13 01 02000230000 1768085430001 0 C 0.00 185.54 Como se observa en el cuadro adjunto, al liquidar el fondo se crea la cuenta 112.50 Recuperación de Fondos APC, por el valor no utilizado. Nota: Para regular el saldo contable de la cuenta 112.50, la entidad deberá revisar el instructivo de Administración de Fondos, publicado en el Portal Web del Ministerio de Finanzas, referente al registro de depósito de valores sobrantes del fondo, numeral 2.11. Grupo de Cuentas 113. CUENTAS POR COBRAR La EOD que se cierra o transforma en unidad administrativa, debe cerrar todas las Cuentas por Cobrar (113.XX.XX), con asociación presupuestaria a la fecha del cierre o traslado. La entidad debe considerar la siguiente excepción: Se utilizará la clase de registro CCST únicamente para la cuenta 113.81 con RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan según el noveno digito del RUC o cédula o en su defecto hasta el día 28 del mes siguiente cuya responsabilidad será para la entidad que recibe los datos: Si la entidad registró los devengados de ingresos y olvidó el percibido (recaudación), existiendo el depósito; tendrá que ejecutar el CUR de disminución del devengado de ingresos. Cuando la entidad reclasificó las Cuentas por Cobrar de Años Anteriores y no registró la recaudación, porque aún no recibe el pago o el depósito deberá realizar la reversión del registro contable (CAS- Contrasiento). Si la entidad tiene en el ejercicio vigente Cuentas por Cobrar de Años Anteriores al 2011, debido a que no registró los depósitos en los respectivos ejercicios fiscales; deberán considerar los lineamientos impartidos en el Instructivo de Control de Ingresos y coordinar con la Subsecretaría del Tesoro Nacional; anexando los justificativos pertinentes para su registro. 13

Grupo de Cuentas 131. EXISTENCIAS La entidad que se cierra o se transforma en unidad administrativa, debe realizar los respectivos Ajustes o Regulaciones por consumo, utilización o venta de las Existencias, considerando los egresos de bodega para que los saldos queden debidamente conciliados según la normatividad vigente para el caso. Grupos de Cuentas 141-144 145 BIENES DE LARGA DURACION La entidad que se cierra o pierde su característica de UDAF y/o EOD, deberá presentar el informe de la toma física de los bienes ante la entidad que recibe los datos, adicionalmente los saldos contables deberán estar acorde al informe presentado, con la finalidad de que no existan ajustes pendientes, como por ejemplo: donaciones entregadas y recibidas, valores de las depreciaciones acumuladas, bajas de bienes por robos o pérdidas, revalorización de bienes, entre otros. También se deberá dejar constancia de los Bienes de Larga Duración entregados y recibidos en comodato. Grupos de Cuentas 151 y 152. INVERSIONES EN OBRAS EN PROCESO E INVERSIONES EN PROGRAMAS EN EJECUCION (con excepción de las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98) La entidad que se cierra o se transforma, debe realizar los asientos de Aplicación a Gastos de Gestión, Acumulación de Costos y liquidación para cerrar las cuentas de inversión. Las cuentas 151.92, 151.98, 152.92 y 152.98 son las únicas que pueden pasar con saldo a la nueva entidad, estas cuentas se cerrarán si la obra o el programa ha sido terminado o entregado con documentos que sustenten esta operación. Se recuerda a las entidades que este instructivo no es un manual de contabilidad, es exclusivo para el proceso de cierre de entidades. Grupo de Cuenta 213. CUENTAS POR PAGAR La EOD que se cierra o transforma debe cerrar todas las Cuentas por Pagar con asociación presupuestaria a la fecha del cierre o traslado. La entidad debe considerar la siguiente excepción: 14

La Clase de Registro CCPP, deberá utilizarse únicamente con la cuenta 213.81 que tenga el RUC del SRI, ya que las declaraciones se realizan al mes siguiente donde la responsabilidad será en la entidad que recibe los datos: CUR de Gastos en estado Aprobado y no solicitado el pago, la entidad debe autorizar el pago y posteriormente solicitar a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia, para que se genere el registro contable PAG, Pago Automático de Gastos. Cabe señalar que la entidad antes de ejecutar el traslado de saldos deberá realizar todas las reclasificaciones de los rechazos de pago existentes. Grupo de Cuentas 224. CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES Reclasificaciones efectuadas a Cuentas por Pagar de Años Anteriores que no se solicitaron el pago, la entidad deberá autorizar el pago y posteriormente pedir a la Subsecretaría del Tesoro Nacional que realice la transferencia para que se genere el asiento POAA, (Pago de Obligaciones de Años Anteriores), en caso de que la entidad no desee realizar el pago, debe ralizar el contrasiento (CAS) que corresponda. Cuenta 212.50 Fondos a Otorgarse Administración Pública Central. Esta cuenta es transitoria, por tal motivo, se deberá comunicar a la Subsecretaría del Tesoro Nacional, para que finalice el proceso de pago de todas estas cuentas, con sus respectivos auxiliares. ADMINISTRACION DE FONDOS Los fondos creados a través del Módulo de Administración de Fondos, deben ser rendidos y liquidados en su totalidad, esto permitirá la depuración y regulación de las cuentas 112.13.XX y 112.15.XX según lo determina las directrices para el efecto. CONFIRMACIÓN DE PAGOS Y TRANSFERENCIAS (Rechazos) 15

Para todos los casos de Cuentas por Pagar y Fondos a Otorgarse, la entidad deberá esperar la confirmación de las transacciones que el Tesoro Nacional ejecuta vinculados con el Banco Central, a fin de verificar que no se produzcan rechazos en los pagos; es decir se tendrá que esperar dos días para su verificación. Para los casos en que se presenten rechazos de autorizaciones de pago, dentro de la depuración de cuentas, la entidad deberá solucionar el problema (reclasificación del rechazo), esperar la verificación y volver a solicitar el pago. CATALOGO DE CONTRATOS Para el caso de los contratos, sean de obra o servicios, la entidad receptora de los saldos contables de la entidad que se cierra, deberá cargar y actualizar el catálogo de contratos respetando las características y estructura del contrato original de los campos programa, subprograma y proyecto. Si la entidad presenta novedades que no puedan solucionarlas en forma directa, deberá comunicarse con el Centro de Servicios, para el respectivo asesoramiento. Para la carga de los contratos de años anteriores la entidad deberá aplicar la siguiente ruta: Contabilidad Registro de Operaciones no Presupuestarias Anticipo a Contratistas y/o Anticipo a Proveedores Carga Inicial de Contratos de Obra y/o Servicio Además, la entidad deberá mantener el año, los datos del contrato original, pero deberá cambiar el número del contrato y la EOD que corresponda; es importante señalar que el archivo deberá ser cargado en formato texto (.txt). En el caso de contratos del año vigente, deberá aplicar la siguiente ruta: Contabilidad Registro de Operaciones no Presupuestarias Anticipo a Contratistas y/o Anticipo a Proveedores Catálogo de Contratos, identificar la entidad y crear el contrato llenando los campos de la pantalla. Favor observar la plantilla modelo, que se encuentra en el archivo adjunto de este documento. El resultado de esta carga ejecutado por la EOD, deberá ser notificado a la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, mediante Oficio adjuntando el listado con toda la información financiera actualizada. 16

Una vez que la EOD en proceso de cierre confirme la depuración de los saldos contables y la actualización del catálogo de contratos cuyo campo debe estar en estado EJECUCION, el analista de la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, verificará los saldos contables. Concluido con el proceso de traslado de saldos contables, se deberá elaborar el acta de finalización del proceso antes descrito entre las instituciones participantes. Para finalizar este documento es importante señalar que todas las operaciones financieras son de absoluta responsabilidad institucional; además todos los procesos administrativos relacionados a las cuentas de activos institucionales, (actas de entrega recepción, documentación de respaldo y otros) deberán ser actualizados por la entidad que recibe los datos. 17