Reglamento Comité de Convivencia Laboral

REGLAMENTO Comité de CONVIVENCIA LABORAL

Reglamento Comité de Convivencia Laboral 1.OBJET IVO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL El Comité de Convivencia Laboral tiene por objetivo canalizar con objetividad y transparencia, todo tipo de quejas que tiene como origen una conducta de acoso laboral para poder recomendar las medidas que debe adoptar cualquier empleado del Club y el establecimiento de las medidas correctivas contra el autor del acoso laboral según disposiciones legales. Dicho Comité procurará proteger la intimidad, honra, salud mental y la libertad de los empleados promoviendo el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los empleados del Club. 2. DE LA CONFORMACIÓN DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL Hasta las elecciones correspondientes del año 2014, el Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por cinco (5) representantes del empleador y cinco (5) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, dos (2) de la sede Llanogrande y tres (3) de la sede Medellín. Después de dicha fecha el Comité de Convivencia Laboral estará compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2) de los trabajadores, con sus respectivos suplentes. 3. OBLIGACIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL Los miembros del Comité de Convivencia Laboral deberán: a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas. b) Cuando un miembro del Comité no pueda asistir a las reuniones, debe excusarse válidamente con por lo menos veinticuatro (24) horas de anticipación y entregar carta al Presidente informando las causas de su ausencia. Adicionalmente, debe informar al suplente para que asista en su reemplazo y debe presentar la prueba de la oportunidad con que informó al suplente para que asistiera a la reunión. Una vez informado el suplente y si este no pudiere asistir, también deberá entregar carta al Presidente informando las causas para no asistir. c) Mantener bajo estricta confidencialidad la información que conozcan en ejercicio de sus funciones. d) Suscribir la cláusula de confidencialidad correspondiente. e) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité. f) Asumir los compromisos de capacitación necesarios para el buen desempeño de sus funciones. g) Llevar a cabo las tareas encomendadas por el Comité. 4. INHABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL Siempre que uno o varios miembros del Comité consideren que existe algún factor que impide su actuación con la autonomía e imparcialidad necesarias, deberá manifestarlo a los demás miembros del Comité, para que estos se pronuncien al respecto. También se pueden recibir quejas de personas distintas a los miembros del Comité, sobre la inhabilidad de alguno de sus miembros, exponiendo los motivos que afecten la autonomía o la imparcialidad de alguno para decidir en un caso concreto de actuación del Comité. Dicha queja se recibirá por el formato de quejas, diligenciado en la parte de sugerencias.

En caso de que la inhabilidad sea aceptada por la votación de la mayoría de los miembros del Comité, se designará al o los suplentes y lo convocará la Secretaría del Comité. Respecto de las quejas por hechos que presuntamente constituyan conductas de acoso laboral, los trabajadores podrán presentar las quejas ante el inspector de trabajo de la Dirección Territorial donde ocurrieron los hechos o ante el Comité de Convivencia Laboral. 5. CAUSALES DE RET IRO DE UN MIEMBRO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL Son causales de retiro de los miembros del Comité de Convivencia Laboral, las siguientes: a) La terminación del contrato de trabajo. b) Haber sido sujeto de la imposición de sanción disciplinaria por falta grave, como trabajador. c) Haber violado el deber de confidencialidad como miembro del Comité. d) Faltar a más de dos (2) reuniones consecutivas sin justificación válida. e) Incumplir en forma reiterada las otras obligaciones que le corresponden como miembro del Comité. f) La renuncia presentada por el miembro del Comité. La decisión de retiro en los casos b, c, d y e, debe ser estudiada y adoptada por los miembros del Comité. Para el reemplazo de un representante de los trabajadores, ya sea principal o suplente, se realizará nuevamente las elecciones en la forma que rezan las normas legales. 6. REEMPLAZOS T EMPORALES Y DEFINIT IVOS Los representantes, tanto del empleador como de los empleados, deberán tener suplentes designados en la forma prevista en las normas legales, los cuales, serán convocados por los principales, en las ausencias válidas y ellos estarán actuando como principales en dicho Comité. Cuando se retira un principal, el suplente pasará a ser principal y el suplente vacante se elegirá como lo determinen las normas legales. 7. ELECCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL a) En caso de requerirse la convocatoria de nuevos miembros representantes de los trabajadores, ya sean principales o suplentes, estos se elegirán de acuerdo con las normas legales o en un término no mayor a un mes de conocida la vacante. Los de mayor número de votos serán principales hasta completar la cantidad aprobada de miembros, los siguientes serán suplentes hasta igualmente completar la cantidad aprobada de miembros. Si no se consiguiera el número suficiente para conformar los miembros para el Comité de Convivencia Laboral, se realizará nuevamente la votación y, si persisten las vacantes, se actuará conforme las normas legales lo permitan. b) Para la convocatoria de nuevos miembros representantes del empleador, será de acuerdo a lo que determine la Gerencia General del Club. 8. FUNCIONAMIENTO DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la instalación formal del Comité, y de dicha instalación se dejará constancia en un acta, de igual manera, en este acto constarán los siguientes puntos:

a) Nombramiento del Presidente y Secretario del Comité. b) Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad y reserva. c) Definición de fechas de reuniones según la periodicidad legal. d) Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral. e) Los otros temas que los miembros quieran tratar y que se aprueben con la mitad más uno de los votos asistentes. La instalación del Comité debe informarse a toda la comunidad laboral por los medios masivos que se posea en el Club al momento de la divulgación. 9. FUNCIONES DEL PRESIDENT E a) Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias. b) Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz. c) Tramitar ante la administración del Club, las recomendaciones aprobadas en el Comité. d) Gestionar ante la Gerencia General del Club, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité. Los miembros que consulten el archivo, deberán diligenciar la planilla de registro donde se informe la fecha, miembro del Comité, número de acta consultada, motivo, etc. La planilla para el registro será elaborada por la Secretaria del Comité, en donde debe incorporarse los elementos mínimos de control para las consultas. 10. SECRETARIA DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL El Comité de Convivencia Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones: 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del Comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión. 3. Citar individualmente al comité a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma. 4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia. 5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información. 6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité. 7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las diferentes dependencias del Club. 8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas. 9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la Gerencia General del Club. 11. CAPACITACIÓN PARA LOS MIEMBROS DEL COMIT É Cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir la capacitación respectiva para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano y será coordinada con la Gerencia de Talento Humano del Club en un terminó inferior a un mes. Las demás capacitaciones serán analizadas por el Presidente del Comité para su aprobación. Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comité podrá solicitar apoyo a

especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicología y derecho, entre otros, garantizando en todo caso, la confidencialidad de los temas allí tratados mediante la suscripción de las cláusulas contractuales correspondientes, de acuerdo con el literal b) artículo 8 del presente reglamento. 12. T IPO DE REUNIONES DEL COMITÉ Las reuniones se clasificarán de la siguiente manera: a) Reuniones ordinarias: Las celebradas mediante convocatoria previa, una vez cada tres meses. b) Reuniones extraordinarias: Cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención podrá ser convocada por cualquiera de los miembros del Comité a través del presidente del comité. El Comité sesionará con la mitad más uno de sus integrantes. 13. ACTAS De cada reunión se elevará un acta en la cual se señalará la naturaleza de la reunión, la fecha y lugar de reunión y los asuntos tratados. Toda acta deberá ser firmada por los miembros del Comité que asistieron a la reunión correspondiente. Para la conservación de las actas se implementará un archivo confidencial especial que será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará bajo la custodia de Secretaría del Comité. Los miembros que consulten el archivo, deberán diligenciar la planilla de registro donde se informe la fecha, miembro del Comité, número de acta consultada, motivo, etc. La planilla para el registro será elaborada por la Secretaria del Comité, en donde debe incorporarse los elementos mínimos de control para las consultas. 14. DE LAS FUNCIONES DEL COMIT É DE CONVIVENCIA LABORAL 1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. 2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior del Club. 3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja en la reunión programada para dicho fin. 4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. 5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. 6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado. 7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral, deberá remitir la queja a la gerencia general de la empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente. 8. Presentar a la gerencia general del Club, las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia a las dependencias de gestión del recurso humano y salud ocupacional. 10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la Gerencia General del Club. Para poder establecer si la queja encaja dentro de acoso laboral, el Comité podrá apoyarse en el concepto del asesor jurídico o un experto. Si la conclusión del Comité es que el asunto no corresponde a la legislación sobre acoso laboral, así se lo hará saber al interesado mediante escrito confidencial. Si por el contrario, la conclusión es que el asunto encaja dentro de la temática del acoso laboral, el Comité deberá pasar a la siguiente etapa del trámite, que es la correspondiente a la verificación de los hechos. De todas formas el Comité deberá verificar la información de la queja, revisando si las conductas encajan en lo previsto en los artículos 2 ó 7 de la ley 1010 de 2006. 15. RECEPCIÓN DE LAS QUEJAS El Comité recibirá las quejas interpuestas por los empleados del Club, a través del diligenciamiento del formato diseñado para tal efecto, depositado en el buzón ubicado en las porterías, lugar donde puede reclamar el formato. 16. ASPECTOS PROBATORIOS Los miembros del Comité deben realizar actividades tendientes a verificar, con las pruebas del caso, las circunstancias en que los hechos han ocurrido. Las sesiones probatorias deberán adelantarse haciendo saber, tanto al trabajador que presenta la queja, como al presunto acosador, que este es un escenario en el que en primera instancia se pretenden construir soluciones negociadas para lograr un buen ambiente laboral en el Club. Las pruebas podrán ser recopiladas con el diligenciamiento de documentos que dejen el testimonio de las partes. 17. SEGUIMIENTO A LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LAS PART ES INVOLUCRADAS EN EL SUPUESTO ACOSO LABORAL El comité dará seguimiento a los compromisos y podrá hacerse a través de una comisión que éste determine para el caso y con las respectivas pruebas. 18. DECISIONES DEL COMIT É El Comité adoptará en principio decisiones con el voto de la mitad más uno de los asistentes; sin embargo, en caso de un empate, se llamarán durante la misma sesión a dos miembros suplentes del Comité, uno del representante del empleador y otro de los empleados, si estos votos no dirimen el empate, se procederá a otro sistema de votación. Los miembros del Comité deberán construir la fórmula conciliatoria o la decisión que juzguen adecuada para superar las situaciones que fueron sometidas a su consideración, y comunicarla por escrito a las partes; así como a las autoridades competentes del Club, cuando fuere el caso.

El Comité tendrá un término máximo de dos meses para responder a una queja por acoso laboral, contados a partir de la fecha en que la misma fue presentada. Para tomar las decisiones los miembros del comité de convivencia deberán: a) Escuchar con empatía sin juzgar a priori. b) Investigar los hechos para comprender el problema. c) Ser paciente, no acelerarse. d) Generar confianza, guardar la confidencialidad. e) Ser imparcial, sin ser indiferente. f) Ser neutral y transparente según las reglas establecidas. g) Saber aliviar las tensiones. h) Fomentar la creatividad en las soluciones. i) Conocer la cultura de la organización y los temas de que trata el conflicto. j) Ser aceptado por todas las partes. 19. PERIODO DE LOS MIEMBROS Los miembros del Comité de Convivencia Laboral tendrán un periodo de dos años a partir de la instalación del Comité y estos solo podrán ser reelegidos por una sola vez de manera consecutiva. 20. GENERALES Todas las demás decisiones que se deban tomar y que no se encuentren especificadas en éste reglamento, serán tomadas con la mitad más uno de los asistentes. Cuando el reglamento este contrario a la ley, se tendrá observancia sólo sobre la ley o la normatividad vigente. 21. VIGENCIA Y MODIFICACIONES El presente Reglamento rige a partir de su aceptación y podrá modificarse con la intervención de los miembros del Comité mediante decisión adoptada a través de una reunión especial. Aprobado en Medellín, diciembre 4 de 2012