Versión 1.4 Manual de usuario Julio 2013
Índice A. Objetivo... 3 B. Acceso al sistema... 3 C. Menú pedido de insumos... 4 1. Búsqueda de los equipos... 4 2. Actualización de datos:... 6 3. Generación de un nuevo pedido... 7 D. Menú Historial de Pedidos... 9 E. Menú Pedido de retiros... 12 1. Ingresar un nuevo retiro de insumos vacios... 12 2. Buscar el retiro de insumos vacios solicitados... 13 F. Menú Adm. de sitios... 14 2
A. Objetivo El presente documento tiene como objetivo informar a los usuarios los pasos a seguir para la generación de solicitudes de insumos por medio del nuevo portal KYTA, desarrollo que busca optimizar la generación de órdenes de pedidos y retiro de insumos. B. Acceso al sistema El usuario asignado a la cuenta deberá ingresar al sistema en su explorador a través de la siguiente URL: http://www.insumoshp.com, Deberá ingresar el usuario y la password, luego presionar El usuario y la password le serán otorgados por el responsable de la cuenta de Hewlett Packard En caso de no recordar la contraseña, deberá presionar automáticamente le reenviara un mail con los datos solicitados. y el sistema Una vez ingresado su usuario y password, ingresara en la pantalla de Administración de Insumos. 3
Pudiendo identificar en el lateral izquierdo, el nombre del usuario y la empresa para la cual está trabajando. En la parte central de la pantalla aparecerá un listado con el total de los equipos disponibles. C. Menú pedido de insumos 1. Búsqueda de los equipos Existen diversos métodos para la búsqueda de equipos, para los cual se deberá ingresar al menú Pedido de insumos, ubicado en la izquierda de la pantalla. Método de búsqueda por sitio: Este método se utiliza para filtrar todos los equipos que se encuentran en un determinado sitio, es decir que están registrados bajo una misma dirección. Para utilizarlo, se debe hacer click en el menú desplegable que se encuentra en el cuadrante superior, seleccionar el sitio deseado y presionar el botón: En el cuadro inferior de la pantalla se listarán todos los productos que están registrados para esa dirección. 4
Método de búsqueda por Número de serie: Este método permite buscar un único dispositivo a través de su número de serie. Para ello se deberá completar en el campo Serie/Producto con el número de serie del dispositivo y luego presionar el botón. En el cuadro inferior se listará el equipo con ese número de serie. 5
Método de búsqueda por Código de Producto: Este método permite buscar todos los dispositivos iguales localizados en los diversos sitios. Para ello se deberá completar en el campo Serie/Producto de producto del dispositivo y luego presionar el botón los equipos iguales ubicados en los diversos sitios. con el código. En el cuadro inferior se listarán todos Si lo que se desea es cambiar algún dato se deberá ingresar al menú editar como se explica en el punto 4 Actualización de datos En caso que se desee se podrá exportar la base de datos con los filtros establecidos, podrá hacerse presionando el botón que se encuentra en la parte superior derecha. 2. Actualización de datos: Los datos de los equipos podrán ser modificados según corresponda a un cambio en el responsable del mismo o en los datos del responsable. También corresponde hacer la actualización de datos en el caso que el equipo fuera trasladado a otro sitio. Ingresando en el menú de la izquierda: Pedido de Insumo, se deberá localizar el sitio o el equipo correspondiente siguiendo los pasos detallados en el Punto 3: Búsqueda de los equipos. Una vez identificado el equipo o el sitio que requiere modificación, se deberá seleccionar el botón Acciones y se abrirá una nueva pantalla. debajo de la columna 6
En la misma se deberán los campos correspondientes, como se muestra a continuación. Luego presionar Esta opción no genera ningún pedido de insumos, sólo actualiza la información del dispositivo. 3. Generación de un nuevo pedido Para la generación de un pedido, se deberá ingresar en el menú del lateral izquierdo Pedido de insumo y localizar el sitio o equipo que requiere un nuevo insumo, el mismo podrá buscarse según los pasos indicados en el punto A. 1 Menú Pedido de Insumo, Búsqueda de los Equipos. Una vez localizado el equipo para el cual se requieren los insumos, se deberá proceder a la carga de la cantidad y tipo de insumos requeridos. Se deberá hacer click en el icono con el signo columna Acciones. debajo de la 7
Se abrirá una nueva ventana de solicitud de insumos, que mostrará todos los insumos existentes para el modelo de equipo correspondiente. Luego se deberán Completar los campos Cantidad de aquellos insumos que se requieran con el número requerido y presionar el botón. Una vez presionado el botón el sistema enviará un e-mail al responsable de Hewlett Packard de reponer los insumos. En caso que el usuario posea un mail registrado le llegara un mail, indicando el número de pedido y la descripción del mismo. Para solicitar información del estado de su pedido contacte a mps.arg@hp.com indicando el número de solicitud. 8
Antes de guardar el pedido se deben revisar los datos del contacto a fin de asegurar que estos sean los correctos y agregar en observaciones aquellas especificaciones necesarias, tales como horarios de entrega. Si el equipo fue cambiado de sucursal se deberá cambiar la misma desde el menú desplegable en la parte superior de la pantalla y verificar los datos de contacto y teléfono. D. Menú Historial de Pedidos Para ingresar al Historial de Pedidos se deberá hacer click en el Menú de la izquierda Historial de Pedidos. Dentro de este Menú se podrá acceder a todo el historial de pedidos realizados y verificar el estado de los mismos. Los estados disponibles para los pedidos que podrán visualizarse son: Ingresado: será identificado en la columna estado con un punto de color rojo, esto significa que el pedido fue ingresado pero aun no fue procesado. Pendiente: será identificado en la columna estado con un punto de color amarillo, esto significa que el pedido fue ingresado pero aun no fue procesado en su totalidad. Completado: será identificado en la columna estado con un punto de color rojo, esto significa que el pedido fue ingresado pero aun fue procesado en su totalidad. Anulado: será identificado en la columna estado con un punto de color negro, esto significa que el pedido fue ingresado pero fue anulado por el responsable de la gestión de pedidos de Hewlett Packard. Asimismo se puede identificar el contacto que realizo cada pedido y en qué fecha fue realizado. Esta información podrá obtenerse a través de diversos filtros o criterios de búsqueda como se detalla a continuación. Cualquiera sea el filtro aplicado, en caso que se desee se podrá exportar la base de datos a un archivo Excel presionando el botón que se encuentra en la parte superior derecha. Periodo: Fecha desde y hasta Se deberán completar los campos Desde y Hasta, con la fecha completa dd/mm/aaaa o podrá utilizarse el calendario emergente que surge al apretar. Una vez seleccionada la fecha se deberá presionar el botón. 9
Id de Pedido En caso de conocer el Nro. de Pedido, se podrá completar el campo con el número correspondiente y presionar el botón. 10
Estado del Pedido En caso de querer filtrar los pedidos de insumos por el estado en el que se encuentran se deberá utilizar la lista desplegable del campo Estado, debiendo seleccionar alguno de los estados disponibles y presionar el botón. Los estados disponibles son los detallados en el Punto D: Historial de Pedidos 11
E. Menú Pedido de retiros Se podrá solicitar el retiro de insumos vacíos de los diversos sitios. Ingresando al menú de la izquierda Pedido de Retiros 1. Ingresar un nuevo retiro de insumos vacíos Para solicitar el retiro de insumos vacíos, se deberá ingresar al menú de la izquierda Retiro de Insumos, presionar el botón y se abrirá una nueva pantalla donde se deberá ingresar el sitio y luego completar las cantidades correspondientes y por ultimo presionar. Una vez presionado el botón el sistema enviará un e-mail al responsable de Hewlett Packard de retirar los insumos. En caso que el usuario posea un mail registrado le llegara un mail, indicando el número de retiro y la descripción del mismo. Para solicitar información del estado contacte a mps.arg@hp.com indicando el número de solicitud. 12
El sistema completara automáticamente la información del sitio y los modelos de insumos que se consumen en el mismo. 2. Buscar el retiro de insumos vacíos solicitados La búsqueda podrá realizarse seleccionado el sitio del menú desplegable de la izquierda y luego presionando el botón: aparecerán todos los pedidos de retiros solicitados.. En la parte inferior de la pantalla 13
Cualquiera sea el filtro aplicado, en caso que se desee se podrá exportar la base de datos a un archivo Excel presionando el botón que se encuentra en la parte superior derecha. F. Menú Adm. de sitios En el Menú Adm de sitios que se encuentra en la izquierda, se podrá solicitar el alta de un sitio para el cual se requieren insumos para los equipos o el retiro de insumos vacíos, Primero se deberá buscar en el menú desplegable si sitio ya está dado de alta. Si el mismo no se encuentra se podrá solicitar el alta presionando el botón. Cualquiera sea el filtro aplicado, en caso que se desee se podrá exportar la base de datos a un archivo Excel presionando el botón que se encuentra en la parte superior derecha. 14
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